Значення первинних документів у бухгалтерському обліку дуже велике. Документ — це початкове джерело всієї облікової інформації. З іншого боку, приблизно ЗО % усіх документів, що створюються на промисловому підприємстві, припадають на бухгалтерію. Без документа жодну господарську операцію не може бути прийнято до обліку. Документи є основою, фундаментом, на якому ґрунтується вся облікова робота. Від якості документів залежить якість усіх облікових показників, включно зі звітністю, а документування як процес оформлення господарськихоперацій документами є одним із основних елементів методу бухгалтерського обліку.
Первинні документи — це доказ виконаних господарських операцій або письмове розпорядження на право їх виконання. Із застосуванням у бухгалтерському обліку комп'ютерів під документами стали розуміти і електронні носії первинних даних.
Про первинні документи як про основу обліку писав ще Лука Пачолі у відомому "Трактаті про рахунки і записи" [16]. Хоча він і не розглядав документи як свідоцтва, що підтверджують кожну господарську операцію, проте вказував на необхідність ведення такого "первинного документа", як Меморіалу — книги, в яку "...купець записував усі справи в такій послідовності, в якій вони відбувалися з дня в день, година за годиною". Уже тоді мова йшла про обов'язковість зазначення таких даних, котрі має бути відображено в обліку: суб'єкт (хто); об'єкт (що); час (коли); місце (де).
Документи в системі бухгалтерського обліку мають важливе практичне, юридична, контрольно-аналітичне, організаційно-управлінське та економічне значення. 1
Практичне значення документів в оперативно-господарської діяльності полягає в тому, що в них правильно і своєчасно реєструються усі розпорядчі та виконавчі дії (наприклад, відпуск матеріальних цінностей зі складу у виробництво, виплата з каси готівки, акцептування рахунків постачальників і перерахування грошових коштів з розрахункових рахунків та ін.)
Юридичне значення документів полягає в тому, що вони забезпечують доказове обгрунтування показників бухгалтерського обліку та звітності, встановлюють відповідальність виконавців за проведені господарські операції. Документи або дані документів використовуються як отримання аудиторських доказів для складання аудиторського висновку про достовірність бухгалтерської звітності економічного суб'єкта, а також в якості свідоцтв при вирішенні господарських і судових спорів, що виникають між організаціями або між організацією і органами податкового контролю з приводу податкових правопорушень і т. д.
Контрольно-аналітичне значення документів полягає в тому, що вони служать джерелом контрольних даних при здійсненні внутрішньогосподарського контролю за рухом майна з метою встановлення законності та економічної доцільності здійснених операцій. Крім того, документи є джерелом отримання аудиторських доказів для зовнішніх аудиторів при проведенні ними як обов'язкових, так і ініціативних аудиторських перевірок з метою обгрунтованого рішення цілей і завдань аудиту, обумовлених договором між економічним суб'єктом і аудиторською організацією. Документи є також підставою проведення і джерелом інформації контролю і ревізії.
Документи мають важливе значення і для аналізу виробничо-господарської та фінансової діяльності з метою виявлення причин і винуватців нестач, втрат матеріальних і грошових коштів, непродуктивних витрат, для виявлення невикористаних (прихованих) резервів та їх мобілізації у виробництві.
Організаційно-управлінське значення документів полягає в тому, що шляхом системного використання інформації, носієм якої є бухгалтерські документи, можна домогтися оптимальної взаємодії всіх функцій управління (обліку, планування, прогнозування, контролю, аналізу, регулювання) і всіх систем господарського механізму для досягнення намічених економічних показників і отримання максимального прибутку.
Економічне значення документів полягає в тому, що вони дозволяють зміцнювати господарський розрахунок в організації і в її підрозділах, що працюють на принципах самоконтролю, самоокупності та самофінансування. Дані первинних документів використовуються для визначення важливих економічних і виробничих показників, таких, як продуктивність праці, фондовіддача, матеріаловіддача і т. д. 2.
Таким чином, первинний бухгалтерський документ є письмовим свідченням того, що господарська операція має юридичну силу і не потребує подальших пояснень і деталізації. До обліку можуть прийматися тільки правильно оформлені первинні документи, які будуть мати юридичну силу.
Достовірність бухгалтерської інформації безпосередньо залежить від якості складеного документа. Тому кожен первинний обліковий документ, складений з дотриманням встановлених правил і вимог.
Найбільш поширений матеріал носій - обліковий бланк (надрукований друкарським способом розграфлений лист паперу) куди заносяться відомості про господарську операцію. Вони можуть заповнюватися від руки або автоматизовано, що визначається в інструкції щодо складання первинних облікових документів. Ряд документів необхідно заповнювати тільки з використанням техніки (платіжні доручення).
Обліковий документ у бланку часто складається у кількох примірниках, що регламентується правилами ведення бухгалтерського обліку та відповідними інструкціями.
2.
За проф. М.В. Дембінським [5, с. 83], первинні документи класифікуються за такими ознаками:
а) призначення;
б) обсяг даних;
в) спосіб використання.
За призначенням бухгалтерські документи поділяються на розпорядчі, виконавчі (виправдувальні), бухгалтерського оформлення і комбіновані.
Розпорядчі документи містять розпорядження, завдання, накази керівника організації або інших уповноважених для цього осіб про вчинення певних операцій. До них відносяться: накази, розпорядження, чеки на отримання грошових коштів з розрахункового рахунку в банку, платіжні доручення на перерахування грошових коштів з банківських рахунків організації, довіреності на отримання товарно-матеріальних цінностей та ін
Виконавчі (виправдувальні) документи засвідчують (підтверджують) факт здійснення господарських операцій. До них належать накладні на видачу матеріальних цінностей, лімітно-забірні картки (відомості) на отримання матеріальних цінностей, наряди на відрядну роботу і т. д. Ці документи є джерелом інформації для поточного і наступного контролю господарських операцій.
За обсягом містяться в документах відомостей або один за одним їх складання вони діляться на первинні і зведені.
Первинні документи складаються безпосередньо в момент здійснення господарської операції. Вони мають юридичну (доказову) силу, оскільки є першим формальним доказом, що операція виконана. До них відносяться, зокрема, накладні, документи на вступ і відпуск матеріалів, нарахування заробітної плати, відвантаження продукції та ін
Зведені документи складають на підставі первинних документів, в них відображаються операції, вже оформлені перш первинними документами. Зведені документи складають для узагальнення даних первинних документів з метою отримання укрупнених або нових показників. Прикладом можуть служити розрахунково-платіжна відомість, авансовий звіт, звіт про рух матеріальних цінностей та ін
За способом використання документи поділяються на разові та накопичувальні.
У разових документах відображаються (реєструються) одна або кілька господарських операцій, що здійснюються одночасно. Відразу після їх складання вони можуть бути підставою для бухгалтерських записів.
Накопичувальні документи складають за певний період часу (день, декаду і т.д.); вони містять інформацію про однорідних господарських операціях. До них відносяться лімітно-забірні картки (відомості) на відпустку матеріалів, реєстри, відомості, накопичувальні облікові листи та ін Вони дозволяють скоротити кількість заповнюваних документів, бухгалтерських записів і тим самим сприяють зниженню трудомісткості роботи бухгалтерської та інших служб організацій. 4
Доц. Н.М. Грабова [4, с. 207] до класифікації документів за призначенням додавала ще й документи бухгалтерського оформлення, які складають працівники бухгалтерії для підготовки й полегшення облікових записів на підставі відповідних первинних документів. Часто документи за призначенням поєднують ознаки різних видів.
За місцем складання документи бувають внутрішніми (складаються на підприємстві й обертаються в його межах) та зовнішніми (складаються на підприємстві або за його межами, але обертаються між підприємствами й організаціями).
Залежно від кількості облікових позицій розрізняють одно-позиційні та багатопозиційні документи.
Документи бухгалтерського оформлення складаються з метою підготовки, забезпечення, скорочення і упорядкування облікових записів, а також з метою підготовки виконавчих (виправдувальних) та розпорядчих документів. До таких документів відносяться:
-Документи з обліку ОС і НМА;
-Документи з обліку сировини і матеріалів;
-Документи з обліку касових операції;
-Документи з обліку банківських операції;
-Документи з обліку ПДВ;
-Документи по розрахунках з підзвітними особами;
-Документи з обліку робочого часу та нарахування зарплати.
