Форматы мероприятий для прессы

Работа с прессой

Как привлечь внимание прессы к вашему мероприятию (или продукту)?

 

Большинство мероприятий организуются с целью PR, поэтому на них приглашают прессу. Достаточно много написано о том, как организовать мероприятие для прессы: статьи, небольшие брошюры, целые книги — многие из них с формальной точки зрения безупречны. Эти тексты предназначены для тех, кто организует такие мероприятия, — как правило, специалистов по PR.

Разные форматы мероприятия имеют разное значение и помогают вам решать разные коммуникационные задачи. Личное знакомство с журналистами, выход коротких и четких выпусков новостей, инициирование серии обзорных материалов или эксклюзивных интервью, предотвращение кризиса или презентация новых экспертов компании — разные задачи определяют разные подходы.

Форматы мероприятий для прессы

Пресс-конференция. Формальное, строгое мероприятие с четким сценарием. Строгое расположение мест в зале: президиум с местами для докладчиков и местами для журналистов напротив. Задача мероприятия — презентация целого блока новой информации для журналистов специалистами разного уровня. Средняя продолжительность 50—60 минут: 30 минут — выступления, 20 — секция «вопросов и ответов» (Q&A). Ход пресс-конференции корректирует модератор.

«Круглый стол». Формальное, строгое мероприятие с долей импровизации. Презентация социально значимой, важной для данного сектора проблемы, обсуждение этой проблемы заинтересованными сторонами. Цель — повышение экспертного статуса компании в профессиональном сообществе и обществе в целом. Формат мероприятия поощряет вопросы и свободное общение. Приглашенные — независимые эксперты, аналитики, журналисты, партнеры.

Результат — выход развернутых обзорных материалов и увеличение количества обращений со стороны журналистов за комментариями. Также может быть презентацией собственного исследования, разработки или проекта, значимость которых выходит за рамки узкокорпоративных интересов.

Пресс-ланч. Неформальное мероприятие с относительно произвольным сценарием. В ходе мероприятия гости (представители компании и журналисты) могут обсудить различные проблемы, связанные с компанией, в ходе завтрака или обеда. Столы стоят в произвольном порядке.

На первом плане — личное знакомство и неформальное равностороннее обсуждение. Несомненное преимущество данного формата — журналисты могут в более открытой форме задать интересующие их вопросы, что в целом позволяет оценить их отношение к компании. В рамках мероприятия возможно проведение серии мини-интервью («мобильный докладчик»).

Задача представителей компании — лучше почувствовать реакцию журналистов, их эмоциональный фон и предубеждения.

Пресс-брифинг. Формальное мероприятие с определенным сценарием. Основная специфика — оперативность: свежие новости после завершения крупной сделки или проведения крупной конференции должны немедленно попасть на ленты информационных агентств и в ежедневные газеты. Поводом также могут служить ввод крупного объекта или кризисная ситуация, требующая оперативного освещения.

По сценарию представители компании выходят к журналистам, затем следует краткое заявление и жестко регламентированное время для вопросов.

Результат — оперативный выход новостей в СМИ. Как правило, докладчиков немного: 1—2 человека.

Интернет-пресс-конференция. Преимущества данного формата очевидны: максимально широкий круг участников — от СМИ до потребителей и партнеров, максимально широкий географический охват. Относительно невысокая стоимость организации самого процесса.

Необходимо заранее подготовить список вопросов — все должно быть под контролем. В процессе проведения поток вопросов контролируется и отбирается.

Часто в зал приглашают несколько представителей СМИ: докладчику психологически проще говорить в присутствии живых глаз. Встречные вопросы и спонтанная реакция помогают понять структуру интереса к компании в разных регионах, разных социальных слоях.

Личная встреча с журналистами (в ресторане, кафе или бизнес-центре). Серия таких встреч, правильно организованных и правильно поданных, может быть полезнее одного большого мероприятия, поскольку позволяет инициировать серию обзорных разноплановых публикаций. Цель — получить выход нестандартных материалов или развернутых комментариев по значимой проблеме. Результат — личное знакомство, уникальный материал.

Это самый эффективный формат с точки зрения влияния на личное мнение журналистов. Позитивный эффект — значительно повышается вероятность, что в будущем именно к вам обратятся за комментариями, оценкой, дополнительной информацией.

Пресс-тур. Централизованная поездка представителей целевых СМИ на объект компании за ее счет.

Цель — личное знакомство, позитивный эмоциональный фон, выход серии полноценных материалов. Отличная возможность для фотосессии. В числе минусов — сложная логистика и высокая стоимость.

Дни открытых дверей. Централизованное приглашение журналистов посетить объект компании: салон, офис, завод etc. Продолжительность — как правило, несколько дней (от одного дня до одной недели).

Специальный человек встречает журналистов, проводит экскурсию, знакомит с нужными специалистами. Места посещения украшаются, журналисты получают подарки.

Формат мероприятия позволяет наглядно показать реалии компании: ее структуру, стиль работы, уровень оснащения и т.д. Происходит знакомство с бизнес-процессами компании и производством.

Дни открытых дверей — это еще один способ расширить представления журналистов о компании и создать у них более лояльное к ней отношение.

Теперь обратимся к организаторам.