Создание запроса с помощью мастера

Построение запросов к базе данных.

Цель работы: Ознакомление с методами формирования запросов с использованием мастера запросов, конструктора для сортировки, объединения отображения данных.

 

Теоретическая часть.

В простейшем случае процесс построения и использования запроса включает в себя выбор требуемых полей из таблицы, задание при необходимости некоторых условий и просмотр результатов запроса. Но чаще бывает необходимо использовать данные, размещенные в разных таблицах.

Запрос – это вопрос, который вы формулируете для таблицы или таблиц базы данных, т.е. пользователь формулирует некоторые условия, а Access извлекает соответствующие данные из таблиц. Таким образом, запросы позволяют ограничить диапазон просмотра данных, извлекая при этом поля из одной или нескольких таблиц.

В Access можно создать следующие запросы:

простой на выборку

на добавление

на обновление

на создание таблицы

для удаления одной или нескольких записей из базы данных

для подсчета данных

как источник записей для формы или отчета

на поиск, скрытие и удаление повторяющихся данных

на поиск записей с самыми последними или самыми давними датами

на поиск записей, содержащих наибольшие или наименьшие значения в группе или в поле

Запросы можно сохранять и использовать многократно.

Существует два способа создания запросов:

- с помощью мастера

- с помощью конструктора.

Режим конструктора позволяет не только создать запрос, но и модифицировать уже существующий. Открыв запрос в режиме конструктора, можно добавлять поля, задавать условия отбора, устанавливать параметры, определять порядок сортировки и обобщать информацию.

Создание запроса с помощью мастера.

Самый легкий путь создания запроса — воспользоваться мастером создания запросов, позволяющим выбрать поля таблицы (таблиц), которые вы хотите включить в запрос.

Мастер позволяет создать:

Простой запрос

Перекрестный запрос

Повторяющиеся записи

Записи без подчиненных

Простой запрос полезен тогда, когда вы хотите избавиться от лишних полей, но при этом желаете видеть каждую запись в таблице базы данных. Мастер создания простых запросов поможет вам создать запрос на выборку. Он используется для отбора определенных данных из таблицы или таблиц, а также может выполнить некоторые простые вычисления, основываясь на результатах отбора (такие как подсчет количества значений или нахождение среднего значения).

1. При открытой базе данных на вкладке Создание в группе Другие щелкните Мастер запросов.

2. В диалоговом окне Новый запрос выберите вариант Создание простых запросов и нажмите кнопку ОК. Появится первое диалоговое окно мастера создания простых запросов.

3. Из раскрывающегося списка Таблицы и Запросы выберите таблицу, поля которой собираетесь включить в запрос.

4. Щелкните на имени поля в списке доступные поля, затем щелкните на кнопке со значком “>“, чтобы переместить поле в список Выбранные поля. Добавьте остальные необходимые поля или переместите их все за один раз, щелкнув на кнопке со значком.

5. Если необходимо, выберите другую таблицу (или запрос) из раскрывающегося списка Таблицы и Запросы и добавьте некоторые из ее полей в список Выбранные поля (эта возможность позволяет собирать в запросе данные из нескольких таблиц). Когда закончите добавлять поля, щелкните на кнопке далее.

6. В следующем окне мастера задайте тип генерируемого запроса, оставив выбранной заданную по умолчанию опцию подробный (вывод каждого поля каждой записи). Щелкните на кнопке далее.

7. В следующем окне мастера введите имя запроса. Затем щелкните на кнопке Готово, чтобы увидеть результаты запроса.

Мастер запросов выполняет пошаговую процедуру построения запросов, задавая серию вопросов и предлагая варианты ответов.