Практическая работа № 2
Виды деловых документов. Понятие шаблона типовых документов. Создание шаблона типовых документов.
Цель работы: Дать понятие о видах деловых документов, их шаблонах. Научить создавать и использовать шаблоны документов.
Ход работы.
Разработать шаблон бланка письма учреждения согласно образцу, представленному на рисунке и создать документ на основе разработанного шаблона.
1. 1Создайте в Microsoft Word шаблон документа (бланк письма)
Создайте файл mytemplate (мой шаблон) на основе общего шаблона
Чтобы создать новый шаблон на основе общего шаблона Новый документ выполните следующее:
· выберите команду меню Файл/Создать;
· в области задач на панели Создание документа в разделе Шаблоны щелкните на ссылке "На моем компьютере...";
· в открывшемся окне диалога Шаблоны выделите новый документ, а переключатель "Создать" установите в положение "шаблон" и нажмите ОК. В окне приложения откроется Шаблон 1;
· внесите необходимые изменения в размеры полей страницы (Файл/Параметры страницы): Верхнее - 1,6 см, Нижнее - 1,8см, Левое - 2см, Правое - 2см, ориентация страниц - книжная;
· установите гарнитуру шрифта - Times New Roman, кегль - 10 пунктов;
· в меню Файл выберите команду "Сохранить как";
· в поле Тип файла выберите значение - Шаблон документа;
· По умолчанию в поле Папка открывается папка Шаблоны;
· в поле Имя файла введите имя mytemplate для шаблона бланка письма и нажмите кнопку Сохранить. Шаблон mytemplate.dot будет сохранен в папке Шаблоны и будет отображаться в окне диалога Шаблоны на вкладке Общие.
1.2Между "шапкой" и текстом письма создайте границу в виде двойной сплошной линии черного цвета. В качестве границы раздела между фрагментами документа используйте горизонтальную линию.
Создайте горизонтальную линию одним из способов:
· установите курсор ниже таблицы и выполните команду Формат/Границы и заливка. В открывшемся окне на вкладке Граница добавьте границу, щелкнув на образец верхняя граница, и выберите соответствующий тип границы;
· нарисовать линию, используя Панель рисования.
1.3Слева под горизонтальной линией создайте поле для даты и номера письма
Для создания поля "Дата и номер письма" выполните:
· установите требуемый отступ слева для поля "Дата и номер письма" с помощью команды "Формат/Абзац...";
· предварительно установите позиции табуляции 4 и 8 см командой Формат/Табуляция;
· установите начертание "Подчеркнутый", введите жесткий пробели и нажмите клавишу TAB, затем отключите начертание Подчеркнутый и введите жесткий пробел, символ № и еще жесткий пробел. Опять установите начертание Подчеркнутый, введите жесткий пробел и нажмите клавишу TAB.
1.4 Создание строки "на № " и справа под горизонтальной линией поле "Кому адресовано письмо"
Для создания этого поля (с помощью объекта Надпись) выполните следующие действия:
· создайте объект Надпись, щелкнув на панели рисования объект Надпись, или выполните команду Вставка/Надпись;
· переместите объект Надпись в требуемое место документа и, изменяя размеры с помощью маркеров изменения, введите текст "Кому адресовано письмо";
· удалите линии (границы) объекта Надпись в окне диалога Формат надписи, используя команду "Формат/Надпись...".
1.5 Создайте поле "Заголовок письма".
Нарисуйте уголки для полей "Кому адресовано письмо" и "Заголовок письма"
Для создания уголков (линий) воспользуйтесь инструментом Линия, который размещен на Панели рисования.
1.6 Выполните форматирование текста шаблона
Установите следующие параметры форматирования:
· для текстового поля "Кому адресовано письмо": гарнитура шрифта - Times New Roman, кегль - 12, выравнивание - по левому краю;
· для текстового поля "Заголовок письма": гарнитура шрифта - Arial, кегль - 12, выравнивание - по центру;
· для остального текста письма: гарнитура шрифта - Times New Roman, кегль - 12, выравнивание - по ширине.
1.7 Сохраните изменения и закройте шаблон бланка письма, выполнив команду Файл/Закрыть
