Организация обследования предприятия

Введение

Предпроектное обследование предприятия - один из важнейших этапов успешного внедрения проекта. Этот этап служит фундаментом для всей последующей работы над проектом.

Предпроектное обследование начинается с ознакомительных бесед с руководством компании и начальниками отделов.

Сначала выявляются основные проблемы предприятия, описываются текущие технологические процессы в производстве. Руководство определяет основные структурные единицы предприятия, а так же выделяет первоочередные, наиболее важные и менее важные задачи, которые необходимо достигнуть в процессе реализации проекта.

Руководители отделов объясняют структуру своего отдела, основные документы и основные потоки документооборота в отделе, а так же взаимосвязи между другими отделами. Например, вместе с начальником склада составляется схема движения документов через склад, по каким документам происходит отгрузка продукции, по каким её оприходование, как организовано взаимодействие с поставщиками и покупателями.

Результатом предпроектного обследования является официальный документ, подписанный как руководством предприятия, так и руководством внедренческого центра. В данном документе отражена текущая структура предприятия, взаимосвязи отделов, потоки документооборота внутри отделов, потоки документооборотов между отделами, приведен список всех документов и отчетов компании.

 

Организация обследования предприятия

Обследование – это работа бизнес аналитика на предприятии заказчика по изучению бизнес-процессов, документооборота, выявление тенденций развития бизнеса предприятия, определения требований к автоматизированной системе с целью выработки рекомендаций по разработке оптимальной для данного предприятия схемы внедрения автоматизированной системы.

В задачи обследования входит:

· изучение бизнес-процессов организации заказчика и определение необходимости их изменения, в случае неэффективности их реализации в существующем виде;

· определение и оценка пожеланий Заказчика по автоматизации управления организацией;

· определение особенностей финансово-хозяйственной деятельности организации заказчика;

· определение требований заказчика к целевым показателям автоматизированной системе управления предприятием;

· оценка уровня подготовленности персонала заказчика к освоению нового программного обеспечения;

· идентификация области учета и основных бизнес-процессов, подлежащих автоматизации (определить границы автоматизации) организации заказчика;

· оценка рисков неконтролируемых изменений объема, стоимости и продолжительности предстоящих проектных работ;

· определение бюджета проекта;

· написание отчета о проведенном обследовании.

 

Выделяют два этапа процесса обследования организации: определение стратегии внедрения ИС и детальный анализ деятельности организации.

На этапе определения стратегии внедрения ИС определяются цели и задачи внедрения, оценивается реальный объем проект внедрения. Данный этап предполагает тесное взаимодействие с основными потенциальными пользователями системы и бизнес-экспертами. Основная задача данного этапа – понимание требований заказчика.

Результатом первого этапа является технико-экономическое обоснование проекта. В данном документе фиксируется стоимость проекта, сроки завершения отдельных этапов проекта, окупаемость проекта, возможность изменения и прочее.

На втором этапе обследования – детальный анализ деятельности – изучаются задачи, обеспечивающие реализацию функций управления, организационная структура, штаты и содержание работ по управлению предприятием.

По результатом всего процесса обследования предприятия устанавливается перечень задач управления, которые целесообразно автоматизировать. Данные задачи ранжируются по степени важности (классификация MuSCoW). Must have – необходимые функции, Should have – желательные функции, Could have – возможные функции, Won’t have – отсутствующие функции.