Відповідальність за повноту і достовірність заповнення реєстраційних документів, а також за своєчасність їх направлення до обліково-реєстраційних підрозділів покладається на керівників суб'єктів обліку.
Основним документом первинного статистичного обліку злочинності є статистична картка на виявлений злочин за формою 1. Ця картка є підставою для реєстрації та взяття на облік будь-якого відомого злочину, незалежно від того, чи встановлені особи, які його вчинили. Злочин уважається зареєстрованим, коли потрапляє до централізованого обліку в інформаційному бюро та введений у статистичну звітність. Статистична картка за формою 1 може бути основною та додатковою. Основна картка складається у таких випадках.
1. Порушення кримінальної справи.
2. Направлення справи прокурором відповідно до ст. 430 КПК України.
3. Звільнення особи, що вчинила злочин, при направленні справи (матеріалу) до суду від кримінальної відповідальності внаслідок акта амністії.
4. Прийняття до провадження кримінальної справи, порушеної судом, а також справи, що надійшла з Служби безпеки України, підрозділів податкової міліції і військової прокуратури або навпаки.
5. Прийняття до провадження кримінальної справи, що надійшла в установленому законом порядку за територіальною підслідністю з органів прокуратури або внутрішніх справ інших областей, Автономної Республіки Крим, інших держав, за місцем вчинення злочину або УМВС на транспорті, якщо злочин, що розслідується у даному звітному періоді, раніше не був зареєстрований і поставлений на облік.
6. Виділення справи про злочин з іншої кримінальної справи.
Додаткова картка складається у таких випадках.
1. Приєднання до розслідуваної справи іншої справи або матеріалу про інший, раніше не зареєстрований злочин.
2. Виявлення під час розслідування справи про основний злочин додаткового, раніше не зареєстрованого злочину, якщо розслідування об'єднано в одній справі.
3. Поновлення провадження за раніше закритою кримінальною справою, зі зняттям злочину з обліку.
4. Перекваліфікація під час розслідування вчиненого діяння з менш тяжкого на більш тяжкий злочин і з більш тяжкого на менш тяжкий злочин.
5. Необхідність повного відображення у звітності кількості осіб, які загинули в результаті вчиненого злочину, якщо хто-небудь із потерпілих помер у процесі розслідування кримінальної справи, після її порушення.
Якщо особою вчинено декілька злочинів, які становлять реальну сукупність, кожен з яких підлягає обліку, то складаються основна та додаткова картки. В основній картці зазначається кваліфікація основного злочину. За одночасного складання основних та додаткових карток основним вважається найбільш тяжкий злочин. У додаткових картках вказують кваліфікацію інших злочинів, які становлять реальну сукупність.
Якщо кримінальні справи об'єднують в одну справу у зв'язку з тим, що злочини вчинені однією особою, то в журналах обліку злочинів роблять відповідні позначки про об'єднання цих справ, але зміни до звітності про кількість зареєстрованих злочинів не вносяться.
Статистична картка про наслідки розслідування злочину за формою 1.1 є підставою для відображення в обліку і звітності таких відомостей про наслідки розслідування злочинів:
• для обліку злочину, коли вона подається за закінченою розслідуванням справою, одночасно зі статистичною карткою форми 2 на особу, яка вчинила злочин;
• для обліку злочину, коли вона подається у разі винесення постанови про зупинення слідства за нерозшуком або невстановлепням особи, яка підлягає притягненню як обвинувачений та захворюванням обвинуваченого;
• для зняття злочину з обліку, коли вона подається у разі закриття справи за відсутністю події, складу злочину або за інших підстав, що виключають оцінку діяння як злочинного.
Статистична картка про результати відшкодування матеріальних збитків та вилучення предметів злочинної діяльності за формою 1.2 виставляється як додаток до статистичної картки форми 1.1.
Відомості про матеріальні збитки та їх відшкодування, вилучення предметів злочинної діяльності відображаються всіма органами розслідування щодо кожного злочину, за наслідками якого заподіяні матеріальні збитки або вилучені предмети злочинної діяльності, за справами, закінченими розслідуванням, направленими до суду відповідно до ст. 232, 430 КПК України та направленими до суду для вирішення питання про звільнення особи від кримінальної відповідальності за п. 4 ст. 6, ст. 7. 7-2, 8. 9, 10, 111 КПК України або закриття справи щодо померлого обвинуваченого на підставі п. 8 ст. б КПК України.
Статистична картка на особу, яка вчинила злочин, за формою 2 є підставою для реєстрації та поставлення на облік таких осіб і відображення у статистичній звітності показників. що характеризують осіб, які вчинили злочин.
Картка форми 2 може бути тільки основною. Вона складається у випадках, коли щодо винних осіб приймається одне з таких процесуальних рішень.
а) Прокурором затверджено обвинувальний висновок і кримінальну справу направлено до суду (ст. 232 КПК).
б) Прокурором складено обвинувальний висновок і кримінальну справу направлено до суду відповідно до ст. 430 КПК.
в) Кримінальну справу закрито щодо померлого обвинуваченого (п. 8 ст. 6 КПК) або направлено до суду для вирішення питання про звільнення особи від кримінальної відповідальності за однією з таких підстав:
- внаслідок акта амністії (п. 4 ст. 6 КПК);
- внаслідок зміни обстановки (ст. 7 КПК);
- у зв'язку з дійовим каяттям (ст. 7-2 КПК);
- у зв'язку з примиренням обвинуваченого з потерпілим, із застосуванням до неповнолітнього примусових заходів виховного характеру, з передачею особи на поруки (ст. ст. 8, 9, 10 КПК);
- із закінченням строків давності (ст. 11-1 КПК).
Якщо особа вчинила декілька злочинів, то на неї складається одна картка за формою 2, де вказується в пунктах 23 - 26 всі статті КК України, за якими пред'явлено обвинувачення. У цьому випадку особа, яка вчинила злочини, повинна бути відображена у звітності за злочином, який передбачає більшу міру покарання.
При заповненні карток на осіб, які вчинили злочини, слід керуватися такими правилами:
- відомості про вік злочинця показуються в повних роках. Наприклад, якщо злочинцю в момент вчинення злочину було 28 років 11 місяців і 28 днів, то така особа повинна бути показана в пункті 15 картки у віці "25 - 28 років";
- відомості про працездатних осіб (16 років і більше), які не працюють і не навчаються, показуються у всіх випадках, коли вони до моменту вчинення злочину ніде не працювали і не навчались, незалежно від того, скільки часу пройшло з моменту залишення ними (їх звільнення) останнього місця роботи або навчання. У числі непрацюючих не слід вказувати пенсіонерів, у т. ч. інвалідів, осіб пенсійного віку, безробітних, домашніх господарок, вагітних жінок та жінок, які перебувають у відпустці по догляду за дитиною;
- у числі осіб, які вчиняли злочини, враховуються всі особи, які раніше скоїли злочини, незалежно від того, були вони засуджені чи звільнялись від кримінальної відповідальності на підставі статей 7, 7-2, 8, 9, 10 КПК, а також незалежно від того, погашена чи знята з них судимість, або закривались щодо них справи п. 4 ст. 6, 11-1 КПК внаслідок акта амністії та із закінченням строків давності. З цієї категорії виділяються особи, щодо яких, згідно закону, судимість не знята і не погашена.
У разі винесення судом виправдувального вироку або закриття кримінальних справ за пунктами 1, 2, 5, 6, 7, 9, 10 і 11 статті 6, статей 7-3, 100, 226 КПК особи по цих справах знімаються з обліку.
Статистична картка про рух кримінальної справи форми 3 є підставою для відображення в обліку і звітності даних про рух кримінальних справ у процесі розслідування.
Картка складається після прийняття за кримінальною справою (матеріалу) одного із таких рішень:
а) при порушенні кримінальної справи;
б) про передачу кримінальної справи за підслідністю згідно зі ст. 112 КПК та ч. 2 ст. 104 і ст. 109 КПК або за територіальністю відповідно до ст. 116 КПК України;
в) про об'єднання кримінальних справ згідно зі ст. 26 КПК;
г) про виділення із кримінальної справи іншої справи у самостійне провадження відповідно до статті 26 КПК;
д) при прийнятті кримінальної справи до провадження: після скасування прокурором постанови про відмову в порушенні кримінальної справи, за постановою або ухвалою суду, при передачі справи із іншого органу, після повернення справи для додаткового розслідування та після відновлення слідства в закритій або зупиненій справі та в інших випадках;
е) при направленні до суду та закриття справи;
ж) про зупинення кримінальної справи за однією з трьох підстав, указаних у ст. 206 КПК;
з) про продовження строку розслідування кримінальної справи відповідно до статей 108, 120 КПК;
и) при поверненні справи на додаткове розслідування прокурором або судом будь-якої інстанції;
к) про відновлення слідства за раніше закритою кримінальною справою відповідно до ст. 216 КПК;
л) про відновлення слідства за раніше зупиненою справою за п. 1, 2, 3 ст. 206 КПК;
м) при пред'явленні для ознайомлення матеріалів справи обвинуваченому та його захиснику.
Статистична картка на злочин, за вчинення якого особі пред'явлено обвинувачення, за формою 4 потрібна для здійснення контролю за процесом розкриття і розслідування злочину після пред'явлення обвинувачення. Картку заповнює особа, яка провидить розслідування кримінальної справи після пред'явлення обвинувачення в порядку ст. 140 КПК Укрпїнн особі (особам), щодо якої винесено постанову про притягнення як обвинуваченого за цими злочинами. Картка складається на кожен злочин.
У разі винесення постанови про притягнення як обвинуваченої особи, місце перебування якої не встановлено, статистична картка форми 4 не складається. При зупиненні досудового слідства у таких справах па підставі п. 1 ст. 200 КПК України особи, яка провадить розслідування, зобов'язана скласти картки форм 1.1 та 3.
Статистичну картку форми 4 підписує прокурор (заступник прокурора) за умови представлення до прокуратури згідно зі ст. 132 КПК України копії постанови про пред'явлення особі обвинувачення та коли впевниться, що дійсно за злочином пред'явлено обвинувачення у його вчиненні вказаній в картці особі (особам).
Статистична Довідка про наслідки розгляду справи судом за формою 6 є підставою для відображення в обліку та звітності про злочинність результатів розгляду кримінальної справи судом.
При направленні прокурору кримінальної справи з подальшою її передачею до суду слідчий або орган дізнання заповнює пункти 1 - 14 довідки за формою 6 на кожного обвинуваченого і приєднує їх до справи.
Після набрання вироком постановою про закриття справи, постановою (ухвалою) про застосування примусових заходів медичного характеру законної сили секретар суду заповнює відповідні пункти про результати розгляду справи та подає на підпис судді. Перевіривши достовірність результатів розгляду справи, суддя підписує дану довідку.
Зазначені довідки по всіх розглянутих справах, у тому числі розслідуваних прокурором або слідчим прокуратури, повертаються судами з супровідними листами (під розписку або надсилаються заказним листом) в правоохоронні органи за місцем проведення слідства не пізніше 5-ти робочих днів з дня набрання рішенням суду (вироком, постановою, ухвалою) законної сили чи повернення справи після розгляду судом апеляційної інстанції (касаційної інстанції - у випадку винесення вироку апеляційним судом).
При одержанні із суду довідки за формою 6 працівник з обліково-статистичної роботи органу вносить відомості про судимість у журнал обліку злочинів і не пізніше трьох робочих днів з дня надходження довідок пересилає їх до обліково-реєстраційного підрозділу для використання цих документів при статистичному і оперативно-довідковому обліку осіб, які вчинили злочини.
Журнал обліку злочинів, кримінальних справ і осіб, які вчинили злочини потрібен для здійснення оперативного контролю за своєчасністю надходження документів первинного статистичного обліку. Після реєстрації в журналі статистичної картки 1 кримінальній справі надається відповідний слідчий номер, з якого і починається розслідування кримінальної справи. У журналі враховують всі виявлені злочини, осіб, які їх вчинили, кримінальні справи й протокольне провадження, а також результати розгляду справ в суді.
Журнал обліку злочинів у тому регіоні, де це необхідно, може складатися із двох розділів (двох томів): у першому реєструються виявлені злочини, особи, що їх вчинили, і справи органів внутрішніх справ та податкової міліції, у другому - органів прокуратури.
У межах Автономної Республіки Крим, областей, території, яка обслуговується органами внутрішніх справ на транспорті, встановлюється єдина для органів внутрішніх справ і прокуратури нумерація справ.
Обліково-реєстраційні підрозділи органів внутрішніх справ для реєстрації кримінальних справ щорічно виділяють для міськрайлінорганів внутрішніх справ, підрозділів податкової міліції, органів прокуратури і оперативних відділів установ виконання покарань, які ведуть розслідування за кримінальними справами, необхідну кількість реєстраційних номерів.
У районі (місті) кількість виділених номерів з урахуванням обсягу роботи розподіляється між органами внутрішніх справ, податкової міліції і органами прокуратури, про що повідомляється в обліково-реєстраційні підрозділи.
Слідчий і працівник дізнання органів внутрішніх справ, податкової міліції одночасно з заповненням картки за формою 1 на виявлений злочин одержує в міськрайліноргані внутрішніх справ порядковий номер справи.
Слідчий прокуратури одержує порядковий номер справи, порушеної і прийнятої ним до провадження, у прокуратурі.
При реєстрації злочинів у журналі обліку злочинів поруч з реєстраційним номером при певних умовах проставляються літери:
а) "ПР" - по кримінальній справі прокуратури.
б) "ПРТ" - у випадках направлення справи прокурором до суду відповідно до ст. 430 КПК.
в) "ПМ" - по кримінальній справі податкової міліції.
Повнота і достовірність записів у журналі обліку злочинів, їх відповідність змісту обліково-реєстраційних документів повинні систематично перевірятися начальником міськрайліноргану внутрішніх справ, а також обліково-реєстраційними підрозділами при перевірках стану обліково-реєстраційної роботи і проведенні звірок облікових даних за кожний звітний період.
