Классификация документов — это разделение всех документов предприятия по определенным признакам на дела

На различных предприятиях состав и количество создаваемых документов неодинаковы. Тем не менее документы любого предприятия можно систематизировать по одному или нескольким признакам. Практика делопроизводства выработала следующие признаки группировки документов в дела:

● по названию видов документов, например: «Акты», «Приказы», «Контракты» и т.д.

● по содержанию документов, например: «Документы по поставке фарфоровых изделий за 2004 год» (контракты, акты, переписка);

● по объектам, фирмам-контрагентам, к которым относятся документы, например: «Документы по совместной деятельности с ОАО «Реал» за 2004 год»;

● по корреспондентам, с которыми ведется переписка;

● по грифу ограничения доступа к документам, содержащим коммерческую тайну, например: «Протоколы заседаний Совета директоров за 2004 год».

Приведенные признаки классификации не исключают использование других, менее распространенных, таких, как географический, когда в деле подобрана переписка нескольких корреспондентов одного региона, например: «Переписка с учебными центрами Англии по организации стажировок за 2004 год».

В текущей работе классификация документов производится на этапе группировки их в дела или во время составления номенклатуры дел.

6. Основным видом работы, обеспечивающим систематизацию документов в делопроизводстве, является составление номенклатуры дел.

Номенклатура дел представляет собой список заголовков (наименований) дел, заводимых на предприятии, с указанием сроков их хранения. В заголовке должны быть указаны: виды документов; вопрос; автор; корреспондент; период, за который создан документ.

В номенклатуру дел включаются все дела предприятия, журналы регистрации, справочные картотеки. Не включаются в номенклатуру научно-технические документы и печатные издания.

Номенклатуру дел необходимо составлять на каждом предприятии вне зависимости от его специфики или организационно-правовой формы.

В качестве разделов номенклатуры используются наименования структурных подразделений предприятия. Первым разделом номенклатуры является «секретариат» (дирекция, общий отдел), ему присваивается индекс «1» или «01». Другие структурные подразделения располагаются по степени значимости. Вначале указываются наиболее важные производственные отделы, затем функциональные или вспомогательные службы с присвоением им индексов 01, 02 и т.д.

При отсутствии структурных подразделений в качестве разделов номенклатуры могут быть использованы должности руководителей и специалистов предприятия. Например:

01 — генеральный директор;

02 — заместитель директора;

03 — коммерческий директор.

В начале каждого раздела указываются наиболее важные для деятельности предприятия документы: протоколы, приказы. После них указываются переписка и другие информационно-справочные документы.

Заголовок дел должен быть кратким и соответствовать смысловому содержанию документов данного дела.

Номенклатура дел может использоваться на протяжении нескольких лет, если нет коренных изменений структуры и функций предприятия.

7. Формированием дел называется группировка исполненных документов в дела. Каждое дело должно содержать не более 250 листов (30–40 мм).

Правильное формирование дел способствует оперативному поиску необходимых документов в постоянно растущем документном массиве предприятия, обеспечивает их сохранность, устанавливает порядок в организации делопроизводства.

Формирование дел предприятия проводит, как правило, секретарь-референт или другой специально назначенный работник под непосредственным контролем руководителя предприятия.

На обложке каждого дела указывают:

● название вышестоящей организации;

● название данного учреждения;

● название структурной части;

● номер дела по номенклатуре;

● заголовок дела;

● дату;

● количество листов;

● срок хранения.

В большинстве организаций формирование дел проводится по названиям видов документов, например, акты, приказы, контракты. При большом объеме документов необходимо для оперативного поиска вводить другие признаки классификации, например, контракты разделить на дела, содержащие контракты о поставке стекла, контракты о поставке леса и т.д.

При формировании дел необходимо соблюдать следующие требования:

● в дело помещаются документы, работа по которым проделана;

● документы, подшитые в дело, являются подлинниками или заверенными копиями;

● документы разных сроков хранения формируются в разные дела;

● документы, касающиеся одного вопроса, помещаются в одно дело;

● в дело включается 1 экземпляр документа;

● каждый документ, помещенный в дело, должен быть правильно оформлен (иметь дату, подпись, отметку об исполнении и т.д.);

● в дело формируются, как правило, документы одного года;

● документы внутри дела располагаются в хронологической или нумерационной последовательности.

Оформление дела включает: описание его на обложке, брошюровку, нумерацию листов, составление заверительной надписи.

В процессе группировки документов в дела постоянного хранения составляется опись документов, содержащихся в деле. Ее помещают в начале дела. Она включает: индекс документа, краткое содержание, дату и номера листов в деле, листы нумеруются отдельно.

8. Значение и практическая ценность документов предприятия различны. Одни документы используются длительное время, другие очень быстро утрачивают свою значимость.

Для долговременного хранения документов создается архив предприятия, который подчиняется непосредственно руководителю предприятия или его заместителю. Лучше всего расположить архив в специально выделенном архивном помещении. В исключительных случаях архив может занимать часть помещения со стеллажами, шкафами или сейфами, в котором можно было бы обеспечить сохранность документов.

В задачи архива входят:

● прием, учет и хранение завершенных дел;

● информационно-справочная работа по архивным документам учреждения;

● организационно-методическая помощь по ведению делопроизводства.

Архив принимает дела по описям и номенклатуре дел.

Специалистами установлен оптимальный срок использования документов в делопроизводстве — 3 года. После истечения этого срока решается дальнейшая «судьба» документов: передать ли их в архив предприятия, уничтожить или оставить для дальнейшего использования в делопроизводстве.

Для определения сроков хранения документов, подготовки документов к архивному хранению и отбора документов для уничтожения на предприятии создается постоянно действующая экспертная комиссия (ЭК). ЭК назначается приказом руководителя предприятия и состоит из 3-х человек. Примерный состав ЭК: зам. директора, ведущий специалист и секретарь-референт. ЭК является совещательным органом. Ее решения по хранению или уничтожению документов вступают в силу после их утверждения руководителем предприятия.

В зависимости от значимости документов устанавливаются следующие сроки хранения: 6 мес., 3 г., 5 л., 10 л., 15 л., 50 л., 75 л.

Срок «ДМН» (до минования надобности) означает, что документ имеет ограниченное практическое значение и срок хранения определяет само предприятие.

При исчислении сроков хранения учитываются только годы (день и месяц составления документа значения не имеют). Так, например, переписка за 1997 год с трехлетним сроком хранения должна включаться в акт на уничтожение не раньше 1 января 2001 года.

К документам долговременного хранения, передаваемым в архив, относятся прежде всего документы по личному составу предприятия, устав и учредительный договор, протоколы заседаний Совета директоров (учредителей), протоколы общих собраний, годовые планы и отчеты предприятия и т.п.

Бухгалтерские документы (за исключением лицевых счетов по з/пл, годовых отчетов, балансов) и переписка предприятия, за редким исключением, на архивное хранение не передаются. Нельзя уничтожать бухгалтерские документы, не прошедшие ревизию, даже если срок их хранения истек.

В результате работы ЭК документы подразделяются на 2 группы:

● документы, предназначенные для архивного хранения;

● документы, подлежащие уничтожению.

Дела, отобранные на архивное хранение, требуют дополнительного оформления. Необходимо:

● расположить документы в хронологическом порядке;

● пронумеровать (в правом верхнем углу);

● подшить заверительный лист;

● составить внутреннюю опись дел;

● переплести его или прошить в 4 прокола;

● на обложке указать количество листов, срок хранения, заголовок и крайние даты дела.

9. Под экспертизой документов понимается их изучение и определение научного, народнохозяйственного, культурного и другого государственного значения в целях установления сроков хранения и отбора для включения в состав НАФ (национальный архивный фонд). Документы научного значения должны вечно храниться в государственных архивах. Документы справочного значения хранятся временно в архивах ведомств и учреждений и по истечении сроков возможного их использования уничтожаются.

Подвергая документы экспертизе, руководствуются определенными критериями для установления их ценности.

Основными критериями, определяющими ценность документов, являются: степень значимости содержания документов, значение учреждения (лица), в деятельности которого они образовались, автографичность, время и место их возникновения, юридическая сила документов, подлинность, копийность, дублетность, поглощенность информации, содержащейся в документе, внешние особенности документов (художественные особенности, материал, на котором они написаны и т.п.), их физическое состояние.

Перечисленные критерии неодинаковы по своему значению. Одни из них всегда учитываются (значимость содержания документов и значение учреждения и лица, в деятельности которых образовались документы). Эти критерии применены ко всякой документации и служат главными, определяющими ценность документа.

КОНТРОЛЬНЫЕ ВОПРОСЫ

1. Что такое документооборот?

2. Что представляет собой объем документооборота?

3. Какие этапы обработки проходят входящие документы?

4. Из каких операций состоит обработка исходящих документов?

5. Что такое регистрация документов?

6. Какие формы регистрации документов Вы знаете?

7. На какие группы делятся документы при регистрации?

8. Какие рубрики входят в журнал регистрации исходящих документов?

9. Какие рубрики входят в журнал регистрации входящих документов?

10. Какие признаки группировки документов в дела Вы знаете?

11. Что представляет собой номенклатура дел?

12. Какую информацию указывают на обложке дела?

13. Какие требования необходимо соблюдать при формировании дел?

14. Какие функции выполняет экспертная комиссия?

15. Какого дополнительного оформления требуют дела, отобранные на архивное хранение?

16. Что понимают под экспертизой документов?