Общая характеристика и состав группы организационных документов. Состав реквизитов организационных документов

Организационные документы - комплекс взаимосвязанных документов, регламентирующих структуру, задачи, функции предприятия, организацию его работы, права, обязанности и ответственность руководства и специалистов предприятия.Организационные документы (уставы, положения, инструкции, штатное расписание) реализуют нормы административного и гражданского права, являются правовой основой деятельности учреждения и строго обязательны для исполнения.Эти документы проходят обязательную процедуру утверждения непосредственно руководителем с проставлением «Грифа утверждения» или распорядительным документом (постановление, решение, приказ, распоряжение) или заседанием коллегиального органа и действуют до утверждения новых.

В группу организационных документов входят: устав, положения, инструкция, регламент, структура и штатная численность, штатное расписание. Положения оформляют на общем бланке организации с указанием наименования организации, структурного подразделения, вида документа, дата, гриф утверждения, регистрационный номер, место издания, заголовок к тексту, текст, подпись, гриф согласования/виза согласования. Инструкция оформляется на общем бланке организации. Реквизиты: наименование организации, вид документа, дата, место издания, заголовок к тексту, текст, подпись, гриф утверждения, гриф согласования/виза согласования. Инструкция подписывается руководителем и тем, кому она адресована. Регламент – документ, устанавливающий порядок деятельности руководства организации, коллегиального или совещательного органа. Структура и штатная численность – документ, который закрепляет наименования всех структурных подразделений, должностей и количество штатных единиц каждой должности организации. Штатное расписание оформляется на бланке предприятия, указываются перечень должностей, сведения о количестве штатных единиц, должностных окладов, надбавках и месячном фонде заработной платы.

Среди большого разнообразия документов предприятий и организаций, входящих в перечисленные группы, организационно-распорядительная управленческая документация (ОРД) занимает центральное место.

ОРД классифицируется на три группы:

1) организационные документы (уставы, положения, инструкции, штатное расписание и др.);

2) распорядительная документация (приказы, распоряжения, постановления, решения, указания и др.);

3) информационно-справочная документация (письма, акты, протоколы, справки и др.).

Организационные документы реализуют нормы административного и гражданского права, являются правовой основой деятельности учреждения и строго обязательны для исполнения. Эти документы проходят обязательно процедуру утверждения непосредственно руководителем с проставлением грифа утверждения или распорядительным документом (постановлением, решением, приказом или распоряжением) или заседанием коллегиального органа и действуют до утверждения новых. В случае реорганизации деятельности учреждения разрабатываются новые организационные документы.

 

31.Дать определение понятия «Устав». Определить, охарактеризовать структуру текста, выявить особенности и отличия от других распорядительных документов.

Устав – правовой акт, определяющий порядок образования, компетенцию организации, ее функции, задачи, порядок работы. Содержание устава в соответствии с законодательством Республики Беларусь должно включать:

1.Уста́в — свод правил, регулирующих организацию и порядок деятельности в какой-либо определённой сфере отношений или какого-либо государственного органа, организаций, предприятия, учреждения и так далее.

2.Основные реквизиты:

наименование министерства или ведомства;
название организации;
название вида документа;
дата, номер;
место издания;
гриф утверждения;
текст;
подпись руководителя
3.Устав - сложный документ, структура и содержание которого определяются самими разработчиками. Сам текст устава предприятия можно с известной долей условности разделить на шесть разделов. Основные разделы текста устава:

общие положения;
организационное единство;
регламент деятельности;
финансово - материальная база;
отчетная и ревизионная деятельность;
порядок ликвидации и ответственность по делам организации

32. Дать определение понятию «формуляр документа». Объяснить значение постоянных и переменных реквизитов. Охарактеризовать обязательные и дополнительные реквизиты документа. Выделить особенности оформления реквизитов.

Каждый документ состоит из ряда составляющих его элементов, которые называются реквизитами. Поскольку появился профессиональный термин реквизит, раскроем его содержание.

В ГОСТе на термины и определения реквизитом документа называется "обязательный элемент оформления официального документа". Наименование документа (вид), автор, адресат, текст, дата, подпись, резолюция и т.д. - это реквизиты документов. Различные документы состоят из разного набора реквизитов. Число реквизитов, характеризующих документы, определяется целями создания документа, его назначением, требованиями к содержанию и форме данного документа, способом документирования. Помимо реквизитов документ могут характеризовать и такие признаки, как оригинальность и копийность, подлинность и подложность, физическое состояние документа, формат бумаги, способ изготовления документа и т.д.

Совокупность реквизитов, из которых состоит документ, называется формуляром документа. Формуляр, характерный для конкретного вида документов, например, приказа, акта, называется типовым формуляром. Типовой формуляр характеризуется определенным количеством реквизитов, расположенных в строгой последовательности. Например, в формуляр заявления входят следующие реквизиты: адресат, автор, указание вида документа (заявление), текст, подпись, дата.

В 1965-1975 гг. разработаны стандарты, устанавливающие требования к отдельным системам документации, применяемым в сфере управления (внешнеторговой, внутриторговой, организационно-распорядительной, первичной, учетной и др.).

В основу унификации и стандартизации был положен принцип общей модели построения документов. Такие графические модели или схемы построения образцов документов получили название "формуляров-образцов".

Формуляр-образец - это совокупность расположенных в определенной последовательности реквизитов, присущих всем видам данной системы документов. В нем перечисляются реквизиты документов и устанавливаются границы расположения каждого реквизита. Проектируется формуляр-образец на конструкционной сетке, соответствующей параметрам пишущих машин и расположенной на стандартном формате бумаги А4 (210х297мм). На основе формуляра-образца бланки документов строятся с учетом межстрочных интервалов и шага письма пишущих машин. Расположение реквизитов всегда в одном и том же месте помогает быстро найти нужные данные при ознакомлении с документом, применить метод однократной записи.

 

33. Дать определение понятия «инструкция», определить, охарактеризовать структуру текста, выявить состав реквизитов, особенности и отличия от других документов.

1.Инструкция — документ, содержащий правила, указания или руководства, устанавливающие порядок и способ выполнения или осуществления чего-либо.

2.Обязательными реквизитами должностной инструкции являются: наименование организации,
гриф утверждения,
название вида документа и заголовок к тексту,
место составления,
подпись.
подлиннике должностной инструкции работник проставляет ознакомительную визу:

С инструкцией ознакомлен,
дата,
подпись.
3.Текст должностной инструкции, как правило, состоит из разделов:

1. Общие положения.

2. Должностные обязанности.

3. Права.

4. Ответственность.

5. Взаимоотношения.

Раздел «Общие положения» включает:

наименование должности с обозначением структурного подразделения;
кому непосредственно подчиняется работник;
порядок назначения на должность и освобождения от должности;
перечень нормативных, методических и других документов, которыми руководствуется работник, занимающий данную должность;
квалификационные требования (уровень образования, стаж работы);
требования к специальным знаниям и навыкам.
В разделе «Должностные обязанности» устанавливается конкретное содержание деятельности работника.

В разделе указывают:

участок работы, закрепленный за работником (группа решаемых вопросов, направлений работы или перечень курируемых объектов);
виды работ, выполняемых работником (следует определять их не только по содержанию, но и по организационно-правовому характеру: «руководит», «готовит», «утверждает», «рассматривает», «исполняет», «обеспечивает» и т.п.).
При перечислении обязанностей их следует разбить на группы:

обязанности по разработке, подготовке или участию в составлении документов по конкретным вопросам, находящимся в компетенции работника (приказов, инструкций и т.п.);
обязанности по своевременному и качественному сбору, обработке, анализу и использованию информации (сводок, отчетов, справок, устной информации и т.п.);
обязанности по использованию работником организационных, методических, инструкторских, контрольно-инспекторских и других форм работы (выезды на места, созыв совещаний или участие в них, проведение семинаров, консультаций, инструктажей и т.п.);
обязанности по соблюдению сроков выполнения конкретных действий.
В разделе «Права» устанавливаются полномочия работника, обеспечивающие реализацию возложенных на него обязанностей:

право принимать решения, давать указания по конкретным вопросам, самостоятельно подписывать документы в пределах компетенции;
право обращаться с предложениями к вышестоящему руководителю;
право представительствовать от имени подразделения или организации в других организациях и пределы представительства;
право участвовать в совещаниях, на которых рассматриваются вопросы, относящиеся к деятельности работника;
право требовать необходимую для выполнения возложенных функций информацию (статистическую, экономическую, управленческую и др.);
право требовать определенных действий от других работников.
В разделе «Ответственность» устанавливаются критерии оценки работы и мера персональной ответственности работника. Критериями оценки являются объективные показатели, характеризующие качество и своевременность выполнения работы. Ответственность работника определяется в соответствии с действующим законодательством и может быть дисциплинарной, административной или уголовной.

В разделе «Взаимоотношения» указывается: от кого, в какие сроки и какую информацию получает работник; кому, какую и в какие сроки представляет; с кем согласовывает проекты подготавливаемых документов; с кем осуществляет совместную подготовку документов и другие вопросы информационных взаимосвязей работника с другими подразделениями, лицами, организациями

34.Дать определение понятия «структура» и «штатная численность организации», предприятия. Охарактеризовать структуру и штатное расписание, выделить характерный состав реквизитов.

Структура и штатная численность – документ, который закрепляет наименования всех структурных подразделений, должностей и количество штатных единиц каждой должности организации. Оформляется на общем бланке предприятия с указанием реквизитов: наименование организации, наименование вида документа, дата, место издания, гриф утверждения, визы согласования, подпись, печать. Текст оформляется в виде таблицы. Документ подписывает начальник отдела кадров или заместитель руководителя, утверждает руководитель организации. Согласовывают его с главным бухгалтером и юристом. Подпись руководителя в грифе утверждения заверяется печатью.

Штатное расписание – документ, закрепляющий должностной и численный состав предприятия, указывающий фонд заработной платы. Форма штатного расписания унифицирована УСОРД и оформляется на общем бланке организации с указанием реквизитов: наименование организации; наименование вида документа; дата; место издания; гриф утверждения; текст; визы согласования; подпись; печать. Текст оформляется в виде таблицы, указывается перечень должностей, сведения о количестве штатных единиц, должностных окладов, надбавок и месячном фонде заработной платы. Штатное расписание визирует главный бухгалтер, юрист подписывает начальник отдела кадров или заместитель руководителя, утверждает руководитель организации, подпись которого заверяется печатью.

35.Дать определение понятия «положение об организации и структурном подразделении», определить состав реквизитов, структуру, выделить отличительные особенности от других документов.

Положение об организации – правовой акт, определяющий статус организации, ее задачи и функции, права, ответственность, порядок деятельности. Положение о структурном подразделении — документ, в котором определяются: порядок создания (образования) подразделения; правовое положение подразделения в структуре организации; структура подразделения; задачи, функции, права и ответственность подразделения; порядок взаимодействия подразделения с иными структурными единицами организации. Выделяются разделы: 1. Общие положения. 2. Основные задачи подразделения. 3. Функции подразделения. Также в макетах положений можно встретить следующие блоки: 1. Организационная структура подразделения. 2. Права подразделения. 3. Взаимоотношения (служебные связи) подразделения с другими подразделениями. 4. Ответственность подразделения. Реквизиты: наименование организации, гриф утверждения, дата, номер, место издания, наименование структурного подразделения, подпись и расшифровка подписи руководителя структурного подразделения, визы.

36.Дать определение понятия «распорядительные документы», охарактеризовать состав распорядительных документов, выделить особенности и отличия от других документов.

Распорядительная документация – совокупность распорядительных документов, издаваемых коллегиальными органами управления, а также руководителями государственных и негосударственных учреждений, организаций и предприятий в целях реализации возложенных на них функций.

Распорядительные документы создаются для исполнения распорядительных документов вышестоящих организаций, а также документов по основной деятельности, административно-хозяйственной деятельности и по личному составу.

Текст распорядительного документа чаще всего состоит из двух взаимозависимых частей – констатирующей и распорядительной.

Констатирующая часть является введением в существо рассматриваемого вопроса. Нередко в констатирующей части дается пересказ акта вышестоящего органа, во исполнение которого издается данный распорядительный документ. В этом случае указывается вид акта, его автор, дата и номер, полное название (заголовок). Констатирующая часть может и отсутствовать, если нет необходимости давать разъяснения.

Распорядительная часть излагается в повелительной форме. В зависимости от документа она начинается словами: «постановляет» («постановил») – в постановлении; «решает» (решил») – в решении; «предлагаю» – в распоряжении; «приказываю» – в приказе. Эти слова печатаются прописными буквами. Располагаются эти слова на отдельной строке прямо от полей. С новой строки абзаца печатается текст постановляющей части.

Распорядительная часть может делиться на пункты, которые нумеруются арабскими цифрами. В каждом пункте указываются исполнитель (организация, структурное подразделение, конкретное должностное лицо, например, в приказах), действие, которое поручается выполнить, и срок исполнения. Исполнитель указывается в дательном падеже. Можно указывать и обобщенно, например: ректорам вузов, директорам школ. Предписываемое действие выражается глаголом в неопределенной форме – «подготовить», «зачислить», «организовать» и т.д.

Если распорядительные документы имеют приложения, указание на них дается в соответствующих пунктах текста.

Текст распорядительного документа должен иметь заголовок.

В конце текста распорядительного документа помещается перечень документов, утративших силу или подлежащих изменению с изданием данного акта. Если распорядительные документы имеют приложения, указание на них дается в соответствующих пунктах текста.

Подготовив текст распорядительного документа, приступают к его оформлению на бланке конкретного вида документа. Документ визируется и/или согласовывается, а постановления и решения еще проходят стадию обсуждения. После представляются на подпись. Приказы и распоряжения подписываются руководителем или его заместителем. Постановления и решения имеют две подписи – председателя и секретаря (управляющего делами) коллегиального органа. Подписывается первый экземпляр документа, изготовленный на бланке. Распорядительные документы вступают в силу с момента их подписания или доведения до сведения исполнителя. К распорядительным документам относятся: приказ, решение, постановление, распоряжение, указание, поручение и т.д.

37.Дать определение понятия «формуляр распорядительного документа», дать характеристику и выделить особенности оформления обязательных и дополнительных реквизитов распорядительного документа.

Формуляр - образец - совокупность расположенных в определенной последовательности реквизитов, присущих всем документам определенной системы документации. Реквизиты можно разделить на обязательные и дополнительные. Обязательные реквизиты обеспечивают юридическую силу документа и они присутствуют всегда на любом виде ОРД. К обязательным относятся следующие реквизиты: наименование организации - автора документа, дата, регистрационный индекс, подпись.

При оформлении большое внимание уделяется доп. реквизитам, придающим документам юридическую силу. Их назначение – закреплять в юридически значимой форме и довести до адресатов и всех участников управления предписание о совершении управленческих действий, подтверждение факта, удостоверение происхождения документа. К этой группе реквизитов относятся: гриф утверждения, печать (явл. доп. свидетельством подлинности док-та), отметка о заверении копии.

38.Дать определение понятия «приказ», охарактеризовать приказы по основной и административно-хозяйственной деятельности, выделить состав реквизитов, определить особенности констатирующей и распорядительной частей.

П РИКА́З - Официальное распоряжение органа власти (войскового начальника, руководителя учреждения).

2. В состав реквизитов приказа, включая реквизиты бланка, входят (см. "Реквизиты документа"):
01 - Государственный герб Российской Федерации, если это соответствует Положению о Государственном гербе РФ. На этом месте также может быть помещен герб субъекта Российской Федерации (02) или изображена символика (эмблема, логотип, товарный знак) организации (03);
04 - код организации (ОКПО);
05 - основной государственный регистрационный номер (ОГРН) юридического лица;
06 - идентификационный номер налогоплательщика/код причины постановки на учет (ИНН/КПП);
07 - код формы документа (ОКУД);
08 - наименование организации;
09 - справочные данные об организации;
10 - наименование вида документа;
11 - дата документа;
12 - регистрационный номер документа;
14 - место составления или издания документа;
18 - заголовок к тексту;
20 - текст документа;
21 - отметка о наличии приложения;
22 - подпись;
23 - гриф согласования документа;
24 - визы согласования документа;
27 - отметка об исполнителе;
28 - отметка об исполнении документа и направлении его в дело;
30 - идентификатор электронной копии документа.

3. Приказ по основной деятельности - правовой акт, издаваемый руководителем учреждения, действующим на основе единоначалия, для обеспечения основной и оперативной деятельности.

2.2. Приказами оформляются властные полномочия руководства по отношению к подведомственной сети; они могут быть адресованы одному конкретному органу управления и целой системе подведомственных учреждений.

2.3. Приказы могут носить разъяснительный характер в отношении постановлений, распоряжений вышестоящих органов, издаваться во исполнение нормативных актов вышестоящих органов.

2.4. Приказами по основной деятельности:

- утверждаются штатные расписания, положения, должностные инструкции работников;

- регулируются вопросы финансирования деятельности учреждения, материально-технического обеспечения, научно-технической политики;

- оформляются порядок работы учреждения, решения и поручения по ее организации, организационные мероприятия, итоги работы, результаты ревизий, инвентаризации имущества (основных средств) и др.;

- создаются коллегиальные исполнительные органы, контрольные (ревизионные) органы, научные, экспертные, методические, консультативные органы (комитеты, комиссии, советы и др.);

- определяются порядок проведения конкурсов на замещение вакантных должностей, организации воинского учета, бронирования работни ков, комплекс мероприятий по гражданской обороне, охране труда и т. п.;

- оформляются создание, переименование, реорганизация, ликвидация, смена ведомственной подчиненности учреждения, образование филиалов и др.

2.5. Критерием отнесения приказа к приказу по основной деятельности является то, что в его содержании отражена основная деятельность учреждения, определенная уставом (положением).

Например, приказы о направлении на лечение, оказании материальной помощи инвалидам, обратившимся в Хабаровскую краевую общественную организацию Всероссийского общества инвалидов, следует отнести к приказам по основной деятельности и формировать на постоянное хранение, т. к. такой вид помощи определен Уставом организации.

В то же время, приказы о премировании, созданные в Хабаровском краевом суде, нельзя отнести к документам постоянного срока хранения, т. к. премирование сотрудников суда не является основной деятельностью данного учреждения.

Приказы по административно-хозяйственным вопросам - распорядительные документы, направленные на решение административно-хозяйственных задач, стоящих перед учреждением.

4.2. К приказам по административно-хозяйственной деятельности относятся приказы:

- о выделении места для курения, закреплении машины за водителем;

- установлении (отмене) сезонных норм расхода на бензин, регистрации, перерегистрации, страховании транспорта, прохождении техосмотра;

- покупке оборудования, приобретении спецодежды, канцелярских принадлежностей, хозяйственного инвентаря;

- проведении инвентаризации основных средств и др.

4.3. Учреждения, в которых покупка оборудования, продажа горюче-смазочных материалов и др. являются основной деятельностью, приказы по этим вопросам откладывают на постоянное хранение.

4. Текст приказа, как правило, состоит из двух частей: констатирующей и распорядительной.

В констатирующей части излагаются цели, задачи и причины издания приказа. Как правило, констатирующая часть приказа начинается с абзаца словами «в связи», «в целях», «в соответствии» и т.п. Цели и задачи предписываемых действий и причины издания приказа излагаются в форме предложений с отглагольными существительными, которые согласуются с управляющим словом («в связи», «в целях») в роде, числе и падеже. Обычно используются существительные в творительном или родительном падеже.

Если распорядительная часть приказа не нуждается в обосновании, констатирующая часть может отсутствовать.

Распорядительная часть приказа по основной деятельности начинается словом «ПРИКАЗЫВАЮ», которое печатается прописными буквами от 0-го положения табулятора (от границы левого поля), без кавычек и без разрядки. Перед распорядительным словом (в конце констатирующей части) знаки препинания ставятся в зависимости от синтаксической связи.

39.Дать определение понятий «указание», «распоряжение», определить их состав реквизитов, выделить структуру и особенности данных документов.

Распоряжение – распорядительный документ, издаваемый руководителем коллегиального органа в рамках присвоенной должностному лицу, государственному органу компетенции.

Указание – распорядительный документ, издаваемый министерствами, ведомствами, организациями преимущественно по вопросам, связанным с организацией исполнения приказов, инструкций и др. актов. Указание должно иметь конкретных исполнителей и по оформлению не отличается от приказа, его распорядительная часть начинается словами «ПРЕДЛАГАЮ» («ОБЯЗЫВАЮ»).

2. Обязательнымиреквизитамиуказания являются: наименование организации, название вида документа (УКАЗАНИЕ), дата и регистрационный номер документа, место составления или издания,заголовок к тексту, подпись, визы согласования документа.

Кроме реквизитов бланка при составлении и оформлении распоряжения используются следующие реквизиты:

- заголовок к тексту;

- текст;

- визы;

- подпись;

- дата;

- регистрационный индекс.

40.Дать определение понятий «выписки из приказа» и «выписки из протокола», охарактеризовать состав реквизитов, выделить особенности и отличительные черты выписки из приказа и протокола.

Информационно-справочные документы выполняют служебную роль по отношению к организационным и распорядительным документам, не содержат поручения, а сообщают сведения, побуждающие принимать управленческие решения. Назначение инф.-справ. докум. - передача от одного адресата другому, фиксация каких-либо сведений. Справочно-инф. док-ты входят в состав организационно-распорядительной документации. К справочно-инф. относятся: акты, докладная записка, справки, письма, телеграммы, телефонограммы и др. Перечисленные документы объединены в один вид по признаку – фиксировать информацию о жизнедеятельности предприятия и передавать её заинтересованным должностным лицам или организациям. Многие из них не являются обязательными к исполнению. Протокол – документ, фиксирующий ход обсуждения вопросов, порядок принятия решений на собраниях, заседаниях. Он отражает деятельность по совместному принятию решений коллегиальным органом или группой работников. От протоколов заседаний, создаваемых в управленческой деятельности, следует отличать протоколы следственных органов (санитарные инспектора, дорожно-транспортного происшествия). Акт — это докум., составл. группой лиц (не менее 2 чел.) для подтверждения установленных фактов, событий, действий. Они составл. при ревизиях и обследованиях, инвентаризации и имеют много разновидностей: приема-передачи, списания материалов, ликвидации орг., проведения испытаний. Письмо – обобщен.название различаются по содержимому докум., пересылаются по почте, курьером, электронной. почтой. Виды: инструкционное, директивные, гарантийные, информационные, письма-извещения, письма-напоминания, оферта, письма-просьбы, рекламные, письма-запросы, письма-приглашения. Справка – это докум., содержащий описание фактов, событий основной деятельности или подтверждающий сведений биограф.и служебного характера. Бывают служебные (внутренние и внешние) и личного характера. Справки служебного характера (внеш.) предоставляются в др. орг. по запросу. Внутренние справкисоставл. для представления руководителю или в коллег.орган и оформляются на чистом листе бумаги. Внеш. подписывает руководитель или его зам., гл. бухгалтер. Внутренние подписываются составителем или руководителем стр. подразделения. Справки личного характера служат для удостоверения юр. фактов. Доклад.записка – докум., адресован. руководителю, содержащий изложение вопроса с выводами и предложениями составителя. Это основной вид докум., который исп. для документирования внутренних связей. Ее цель- информировать руководство о ситуации, имевших место фактах и побудить к ПР. Внеш. доклад. записка оформляется на общем бланке и подписывается руководителем. Внутренняя докладная записка может быть написана от руки, но должна содержать сведения об авторе. Она начинаются с названия стр. подразделения, вида документа и даты его составления. Объяснит.записка – докум., сост. для пояснения отд. положений выполняемой работы. По структуре текста они отличаются от доклад. - не содержанием выводов и предложений иной способ действия. Телеграммы используются при необходимости установления срочной связи с адресатом. Они характеризуются предельной сжатостью языка.

41.Дать определение понятия «информационно-справочные документы», общую характеристику, определить состав и особенности информационно-справочных документов.

Информационно-справочные документы сообщают сведения, побуждающие принимать определенные решения, т.е. инициируют управленческие решения, позволяют выбрать тот или иной способ управленческого воздействия. Они не содержат поручений, не обязывают выполнять поручения.

2.

3. Выделяют следующие виды информационно-справочных документов:

§ письма;

§ докладные (служебные) и объяснительные записки;

§ сводки;

§ справки;

§ акты;

§ телеграммы и телефонограммы.

4. Информационно-справочные документы используются как для передачи информации от одного адресата (должностного лица, структурного подразделения, всей организации) к другому, так и для фиксации каких-то информационных сведений.

В отличие от распорядительных документов эти документы могут не требовать исполнения. Информация, заключенная в этих документах, может побуждать к действию, а может быть только принята к сведению. На основе резолюции руководителя эти документы могут стать основанием для принятия каких-то решений или подготовки распорядительных документов.

42.Дать определение понятия «служебное письмо», охарактеризовать и выделить его разновидности, определить особенности и типичные признаки.

Служебное письмо – это обобщенное название различных по содержанию документов, выделяемых в связи с особым способом передачи текста, – пересылкой почтой.Текст служебного письма должен быть простым. Письма могут состоять из 1-ой основной части без пояснений, или иметь еще и вводную часть, где излагаются мотивы создания документа, ссылки на решения вышестоящих органов.Служебные письма оформляются на спец.бланке для письма организации, имеют реквизиты «Адресат», «Заголовок к тексту», «текст», отметку о наличии предложений. Подписываются должностным лицом в рамках его компетенции. Обязательно наносится реквизит отметка об исполнителе. Наименование вида документа не указывается. Письма, отправляемые из учреждения, делятся на 2 группы – инициативные и ответные. Инициативные письма – это письма, требующие ответа (могут выражать просьбу/предложение/запрос).

Ответные письма по своему содержанию носят зависимый характер от инициативных писем. Разновидности писем: сопроводительное, информационное, рекламное, письма-приглашения, письмо-извещение, письмо-подтверждение, письмо-напоминание, гарантийное и т.д.

43.Дать определение понятия «формуляр служебного письма», определить правила оформления обязательных и дополнительных реквизитов служебного письма, выявить характерные признаки.

Формуляр служебного письма- набор реквизитов служебного письма, расположенных в определенной последовательности.

Формуляр служебного письма:

дата (дата отправления письма);

регистрационный номер документа;

ссылка на индекс и дату документа (указывается в ответных письмах);

гриф ограничения доступа к документу;

адресат;

заголовок к тексту (кроме формата А5);

текст;

подпись;

визы;

печать;

служебные отметки.

При подготовке писем используется специальный бланк для письма, подготовить письмо можно и на чистом листе бумаги формата А4 или А5, однако использование бланков не только создает положительный имидж организации, но и упрощает восприятие документа. При подготовке этого вида документа используется большое количество реквизитов, оформление которых также регламентировано нормативными правовыми актами:

•«заголовок к тексту», без заголовка допускается составлять лишь письма формата А5, т.е. текст которых не превышает 5-7 строк (как правило, сопроводительные письма).

• «адресат», его располагают в правом верхнем углу рабочей площади документа под бланковыми надписями (на уровне реквизитов «дата» и «регистрационный индекс»).

• текст, во-первых, письмо должно быть посвящено одному вопросу, во-вторых, оно не должно быть большим по объему (как правило, до 1 страницы, в исключительных случаях - до 5). Если необходимо обратиться в организацию по нескольким разным вопросам, то следует составлять отдельные письма по каждому из них.

• при наличии приложения в письме об этом делается специальная отметка («Отметка о наличии приложения»)

• Напечатав в проекте письма отметку о наличии приложения, следует оформить подпись. «Подпись» является одним из реквизитов, придающих документу, в т.ч. письму, юридическую силу, без подписи документ будет недействительным.

• Исходящие письма подлежат визированию на общих основаниях. Визы в исходящих документах оформляются на экземплярах, остающихся в организации-отправителе (отпусках).

• Обязательным реквизитом письма является также отметка об исполнителе, оформляемая с огласно установленным требованиям.

Полностью оформленное и завизированное письмо представляется на подпись руководителю. Вместе с 1-м экземпляром письма одновременно подается его копия, которая останется в организации после отправки письма. Руководитель подписывает лишь первый экземпляр документа, который отправляется адресату, а отпуск заверяется службой ДОУ.

 

44.Перечислить состав реквизитов письма адресованного иностранному корреспонденту, определить правила его оформления, выделить типичные особенности и отличия от других писем.

Письма заруб. Адресатам оформляются на станд. Листах бумаги, либо на спец. Бланках – проекты писем печатаются шрифтом Times New Roman 14 шр. С интерв. 18 пт.

Состоит из:

Реквизиты бланка

Наименование и адрес получателя

Вступительное обращение

Основной текст

Закл. Форма вежливости

Указание на приложение (если оно есть)

Фамилия и номер тел., на последнем листе письма.

Переписка осущ. в соответствии с нормами и правилами гос. протокольной практики

Адресат- в правом верхнем углу первого листа письма, выравнивание по левому краю.

Дата- проставляется в верхней части, порядок располож. года, числа и месяца будет зависеть от страны, куда отправл. д-т.

Регистр. номер письма- проставляется в соотв. с расположением на бланке.

Заголовок к тексту не явл. обязат. реквизитом.

Ссылка на регистр. Номер и дату д-та оформляется только на письмах-ответах.

Подпись – вкл в себя наим должности, подпись и инициалы.

Отметка об исполнителе – на подлиннике письма не проставляется, только на копии.

При оформлении письма на русском языке, на бланке установл формы необходимо приложить не официальный перевод текста письма и подписи.

45.Перечислить виды писем, дать характеристику коммерческим и некоммерческим письмам, выделить особенности оформления некоммерческих и коммерческих писем.

Коммерческие – используются при подготовке к заключению коммерческой сделки, а также при выполнении условий договоров:

· оферта (письмо-предложение) – заявление лица о желании заключить сделку с указанием конкретных условий сделки;

· письмо-запрос - обращение одной стороны к другой о желании заключить сделку, как правило, без указания условий сделки либо уточнить какой-то вопрос при осуществлении сделки;

· рекламация (письмо-претензия) - претензии к стороне сделки, которая нарушила принятые на себя по договору обязательства, и требование возмещение убытков.

Некоммерческие (собственно деловые письма) – используются при решении различных организационных, правовых вопросов, экономических взаимоотношений:

· благодарственное письмо – содержит выражение благодарности по какому-то поводу;

· гарантийное письмо – содержит в себе подтверждение определенных обязательств;

· информационное письмо (письмо-извещение, письмо-сообщение, письмо-уведомление) - предполагает информирование о каких-то событиях либо фактах, которые составляют интерес либо могут заинтересовать адресата;

· письмо-напоминание - содержит напоминание о выполнении договоренностей, обязательств и меры, которые будут приняты в случае их невыполнения;

· письмо-подтверждение – содержит подтверждение получения какого-товара, согласия с чем-либо, какого-то факта и т.п.;

· письмо-поздравление – содержит поздравление по какому-то поводу;

· письмо-приглашение – содержит приглашение на какое-то мероприятие;

· письмо-просьба – содержит просьбу совершить либо прекратить какое-то действие, побудить к действию и т.п.;

· письмо-соболезнование – содержит сочувствие по какому-то поводу;

· сопроводительное письмо – составляется для сообщения адресату о направлении каких-тосопроводительных документов, материальных ценностей и т.п.

46.Дать определение понятия «гарантийное письмо», определить состав и правила оформления, выделить отличия от информационных писем.

47. Дать определение понятия «сопроводительное письмо», определить состав и правила оформления, выделить отличия от гарантийных писем.

48.Перечислить справочно-информационные документы, дать определение понятия справочно-информационные документы, охарактеризовать, определить особенности оформления справочно-информационных документов.

К справочно-информационным документам относятся акты, служебные письма, справки, докладные и объяснительные записки, телефонограммы. Они носят вспомогательный характер по отношению к организационным и распорядительным документам, информация, содержащаяся в справочно-информационных материалах, может побуждать к действию или могут быть лишь принятыми к сведению.

ü Служебное письмо – это обобщенное название различных по содержанию документов.

Датой письма является дата его отправки, письма могут быть адресованы в организацию, ее структурное подразделение, конкретному должностному лицу, руководителю организации.

Текст письма должен быть простым, последовательным, убедительным и корректным. В тексте не должно быть лишних слов, затрудняющих чтение, приводимые факты должны быть объективны, обязательно проверены, цифровые данные – точны.

Текст письма как правило состоит из вводной части и основной. Во вводной части указываются причины, послужившие основанием для составления письма, приводятся ссылки на факты, документы и т.д. В основной части письма излагается цель, просьба, предложение, сообщение, отказ и т.д. Поэтому, если с одним адресатом нужно решить несколько вопросов, то по каждому из них следует составить отдельные документ.

 

ü Акт – это документ, составленный несколькими лицами, подтверждающий

установленный факт события, действия.

 

 

Текст акта делится на части: вводная – для всех актов одинаковая: в ней указывается основание для составления акта; лица, составившие акт и при необходимости – присутствующие при составлении акта.

Слово ОСНОВАНИИЕ печатается о левого поля, далее указывается состав

комиссии. ФИО председателей указывают в алфавитном порядке с перечислением

должностей и названием учреждения. После слова ПРИСУТСТВОВАЛИ, перечисляют

в алфавитном порядке ФИО присутствующих. В констатирующей части, которая начинается с абзаца, излагаются цели, задачи и суть проведенной работы, ее результаты. Эта часть акта м.б. оформлена в виде таблицы, позволяющей обеспечить высокую информативность текста. В некоторых актах текст м. иметь третью часть – выводы, заключения, предложения комиссии. Акт подписывает председатель и все члены комиссии, а также все лица, принимавшие участие в составлении. Дата место составления акта должна соответствовать дате и месту активного события. Для ряда актов требуется подпись руководителя и заверение печатью предприятия. С актом ревизий, проверок знакомят всех лиц, деятельность которых они затрагивают в акте. После подписи составителей ставится отметка «с актом ознакомлены: должности, подписи, расшифровки подписей и дата».

 

ü Справка – это документ, подтверждающий какие-либо факты или события.

Текст такой справки состоит из двух частей: в первой излагают факты, послужившие поводом для написания этой справки, во второй – приводятся конкретные данные. Датой справки дата ее подписания. Справки, составленные по указанию вышестоящей организации подписывает руководитель, справки, составленные для руководителя – составитель, справки финансового характера – руководитель и главбух. Заверяют такие справки печатью. Справки, выходящие за пределы предприятия оформляются на общем бланке формата А4, а внутренние – на чистом листе бумаги, но с теми же реквизитами. Справки на производственную тематику составляют в двух экземплярах, один из которых направляют адресату, а второй подшивают в дело. – справки.

 

ü Докладная записка - это документ, адресованный руководителю данного или вышестоящего учреждения и содержащий изложение какого-либо вопроса с выводами и предложениями составителя.

Текст д/з делится на 2 части:

- изложение фактов, послуживших причиной составления д/з.

- выводы и мнения составителя.

Текст д/з может состоять только из одной части, если речь идет об общеизвестных фактах. Оформление д/з зависит от ее адресата: если она адресована руководителю данного предприятия, то считается внутренней и пишется на листе бумаги формата А4 или А5 с помощью компьютера, машинописным или рукописным способом, подписывает ее автор-составитель. Если документ выходит за пределы организации (в вышестоящую организацию), то считается внешним, и оформляется на общем бланке организации, формата А4, подписывается руководителем организации. Датой д/з считается дата ее подписания. д/з по основным вопросам предприятия хранится 5 лет.

 

ü Телефонограмма - обобщенное название различных по содержанию документов, выделенных в связи с особой передачей текста (по телефону и записывается получателем).

Телефонограммы передают несложные тексты до 50 слов, чаще всего – это приглашения, напоминания о совещании. Текст должен быть кратким, четко сформулированным и не содержащим труднопроизносимых слов. Подписывается телефонограмма руководителем или ответственным лицом. Телефонограмма составляется в 1 экземпляре на чистом листе бумаги и специальном бланке.

 

49.Перечислить обязательные и дополнительные реквизиты, охарактеризовать реквизиты справочно-информационных документов, выделить особенности оформления обязательных и дополнительных реквизитов справочно-информационных документов, оформляемых на общем бланке.

Информационный элемент документа, характеризующий сам документ, его целевое назначение или место, занимаемое им в пространстве и во времени, называется реквизитом.

Состав реквизитов документов, входящих в систему ОРД, а также общие правила их оформления определены Государственным стандартом Республики Беларусь (СТБ) 6.38-2004 «Унифицированные системы документации Республики Беларусь. Система организационно-распорядительной документации. Требования к оформлению документов», который введен в действие с 1 июля 2005 г.

При создании и оформлении организационно-распорядительных документов согласно СТБ 6.38-2004 используются 32 реквизита. Состав реквизитов организационно-распорядительных документов, установленных СТБ 6.38-2004, приведен в приложении 1. Назначение этих реквизитов неоднозначно, каждый из них выполняет строго определенную функцию.

Обязательными реквизитами, обеспечивающими юридическое значение документов, являются:

Ø наименование организации – автора документа;

Ø дата документа;

Ø регистрационный номер;

Ø подпись.

Дополнительные реквизиты документа:

Ø наименование структурного подразделения – автора документа;

Ø резолюция;

Ø гриф утверждения;

Ø отметка о заверении копий;

Ø печать;

Ø гриф внешнего согласования;

Ø отметка о наличии приложения;

Ø Государственный герб;

Ø эмблема организации или предприятия;

Ø адресат;

Ø почтовый и телеграфный адрес;

Ø номер телефона, номер счета в банке;

Ø место составления или издания;

Ø фамилия исполнителя и номер его телефона (для писем – обязательно);

Ø отметка об исполнении документа и направлении его в дело;

Ø отметка о поступлении; ссылка на индекс и дату входящего документа;

Ø отметка о переносе данных на машинный носитель и др.

 

Большинство документов, создаваемых учреждениями, являются информационно - справочными. Информационно - справочные документы – это совокупность документов, содержащих информацию о фактическом положении дел, служащих основанием для принятия решений, издания распорядительных документов. Виды информационно - справочных документов:

1. акт;

2. протокол;

3. докладная записка;

4. объяснительная записка;

5. справка;

6. письма;

7. телеграмма, телефонограмма.

Одним из видов информационно - справочных документов является акт. Акт - информационно - справочный документ, составляющийся группой лиц для подтверждения установленных фактов, событий. Акт может содержать выводы, рекомендации, предложения его составителей. Акты подлежат утверждению, если имеют контрольно - ревизионный характер, содержат рекомендации и предложения, если они не оформлены распорядительным документом. Акт утверждается распорядительным документом или руководителем, по указанию которого составлен документ. Текст акта состоит из двух частей: вводной; констатирующей.

В вводной части текста акта указывается основание для составления акта, перечисляются лица, составившие акт и присутствующие при этом.

Констатирующая часть текста акта содержит описание проделанной работы (сущность, характер, методы, сроки); в ней фиксируются факты, излагаются выводы, предложения составителей акта.

Текст акта может быть разделен на пункты, составленные в виде таблицы. Если есть приложения, то отметка о их наличии проставляется после текста. Акт подписывается всеми лицами, принимавшими участие в его составлении. С актами ревизии и обследований знакомят всех лиц, деятельности которых они касаются. Акты составляются на общем бланке. Формуляр акта состоит из реквизитов:

1. наименование министерства или ведомства;

2. название организации;

3. наименование структурного подразделения;

4. наименование вида документа;

5. дата, номер;

6. место издания;

7. заголовок;

8. текст;

9. приложения;

10. подписи (членов комиссии);

11. гриф утверждения, согласования.

Реквизиты отделяются друг от друга 1,5 - 3 интервалами.

Следующий вид информационно - справочного документа - протокол. Протокол - документ, фиксирующий ход обсуждения вопросов и принятия решений на собраниях, заседаниях, совещаниях и т.п. Протоколы оформляются на бланках организаций формата А4. Текст протокола состоит из двух частей: вводной и основной. Вводная часть текста протокола имеет постоянную и переменную информацию. Постоянная - слова "Председатель", "Секретарь", "Присутствовали". Пишутся от начала левого поля. Переменная - инициалы и фамилии председателя, секретаря и присутствовавших. Пишется от второго положения табулятора.

Основная часть протокола строится по схеме: СЛУШАЛИ - ВЫСТУПИЛИ - ПОСТАНОВИЛИ (РЕШИЛИ) - по каждому вопросу отдельно. От левого поля без знаков препинания. Перед словом СЛУШАЛИ ставится цифра вопроса повестки дня, если вопросов несколько. С красной строки пишут инициалы и фамилию докладчика в именительном падеже. Затем печатают содержание доклада, сообщения. После ВЫСТУПИЛИ с красной строки пишут инициалы и фамилии выступающих в именительном падеже, затем печатают содержание доклада, сообщения.

Завершающая часть текста протокола - постановление по вопросу. Начинается словом ПОСТАНОВИЛИ. Она строится по схеме: действие - исполнитель - срок.

Протокол может фиксировать решение об утверждении какого-либо документа. Протокол подписывают председатель и секретарь. Последний редактирует текст, знакомит каждого выступавшего с записью его выступления и получает подпись. Датой протокола является дата проведения заседания. Формуляр протокола состоит из реквизитов:

1. наименование организации или ведомства (если есть);

2. НАЗВАНИЕ ОРГАНИЗАЦИИ - крупно;

3. наименование структурного подразделения(если есть);

4. наименование вида документа - ПРОТОКОЛ;

5. дата заседания, номер (в течение календарного года);

6. место составления (город);

7. заглавие (вид коллегиальной работы и наименование коллегиального органа);

8. текст вводной и основной части;

9. подписи;

10. гриф утверждения, согласования (если нужно).

Следующий вид информационно - справочного документа - докладная записка. Докладная записка - документ, адресованный руководителю своей организации или в вышестоящую организацию и содержащий изложение какого-либо вопроса или факта. По содержанию докладные записки бывают:

а) информационные;

б) отчетные (по результатам командировки и т.д.).

В зависимости от адресата докладные записки бывают: внутренние; внешние. Внутренние докладные записки оформляются на бланке формата А4, подписывает их автор - составитель. Внешние докладные записки оформляются на общем бланке формата А4, подписываются руководителем организации. Датой записки является дата её подписания. Докладные записки составляются как по инициативе автора, так и по указанию руководства. Цель инициативной докладной записки - побудить руководителя принять решение. Информационные докладные записки о ходе выполнения работ представляются руководству постоянно. Текст докладной записки делится на две части:

1. изложение фактов, послуживших причиной её составления;

2. выводы, предложения организации или должностного лица.

Формуляр внутренней докладной записки состоит из реквизитов:

1. наименование структурного подразделения(если есть);

2. наименование вида документа - докладная записка;

3. дата, номер;

4. адресат;

5. заголовок;

6. текст;

7. приложения;

8. подпись.

Формуляр внешней докладной записки состоит из реквизитов:

1. наименование министерства или ведомства;

2. название организации;

3. наименование структурного подразделения (если есть);

4. наименование вида документа - докладная записка;

5. дата, номер;

6. место издания;

7. адресат;

8. заголовок;

9. текст;

10. приложения;

11. подпись.

Следующий вид информационно - справочного документа - объяснительная записка. Объяснительная записка - документ, поясняющий содержание отдельных положений основного документа (плана, программы, отчета) или объясняющий причины нарушения трудовой дисциплины, невыполнения какого-либо поручения. Объяснительные записки, являющиеся приложением к основному документу, поясняющие его, оформляются на общих бланках. Подписывает их руководитель. Объяснительные записки, объясняющие причины нарушения трудовой дисциплины, невыполнения какого-либо поручения, составляются отдельными работниками на стандартном листе бумаги. Подписываются составителями. Формуляр объяснительной записки состоит из реквизитов:

1. наименование министерства или ведомства;

2. название организации;

3. наименование структурного подразделения (если есть);

4. наименование вида документа;

5. дата, номер;

6. место издания;

7. адресат;

8. заголовок;

9. текст;

10. подпись.

Следующий вид информационно - справочного документа - справка. Справка - документ, подтверждающий какие-либо факты или события. Справки составляются для описания и подтверждения фактов или событий в производственной деятельности организации. Текст справки состоит из двух частей: в первой излагаются факты, послужившие поводом для её написания; во второй - приводятся конкретные данные. Выводы и предложения в справке не даются. Это и отличает её от докладной записки. В справке фиксируют сведения определенного периода времени. Датой справки является дата её подписания. Справки составляются для удостоверения юридических фактов: подтверждение места работы, учебы, занимаемой должности и т.д. При составлении справок, удостоверяющих юридические факты, используются унифицированные трафаретные бланки формата А5.

Если необходимо включить в справку сведения по нескольким вопросам, текст ее делится на разделы, количество которых определяется количеством освещаемых вопросов. Разделы должны иметь заголовок и нумерацию арабскими цифрами. Текст справки, имеющий цифровые показатели, может быть оформлен в виде таблицы. Справки по производственной тематике составляются в двух экземплярах, один из которых направляется адресату, а второй - подшивается в дело. Формуляр справки состоит из реквизитов:

1. наименование министерства или ведомства;

2. название организации;

3. наименование структурного подразделения (если есть);

4. наименование вида документа;

5. дата, номер;

6. место издания;

7. адресат;

8. заголовок;

9. текст;

10. подпись;

11. печать.

Текст справки начинается с указания фамилии, имени и отчества (в именительном падеже) работника (или иного лица - учащегося, пенсионера и т.д.), о котором сообщают сведения.

Следующий вид информационно - справочного документа - доклад. Доклад - последовательное изложение на собрании, заседании и т.п. информации, касающейся проделанной или планируемой работы руководителем организации или другим должностным лицом работникам определенного подразделения или всей организации. Чтобы составить хороший доклад, надо определить цель документа и правила оформления. Цели доклада: информирование и убеждение. Элементы доклада: вступление (показ целей и назначения доклада); основная часть - изложение основных фактов; выводы (в виде положений); рекомендации.

Текст доклада должен состоять из коротких предложений. В предложении должно быть не более 20 слов.

Следующий вид информационно - справочного документа - телеграмма. Телеграмма - официальное сообщение, переданное по телеграфу. Текст телеграммы должен быть кратким. Союзы, предлоги, знаки препинания в тексте опускаются. В первой части телеграммы указываются: отметка о категории телеграммы; адресат; текст; фамилия должностного лица, подписавшего телеграмму. Во второй части телеграммы - под чертой - указываются:

адрес и наименование организации - отправителя телеграммы;

наименование должности;

подпись лица, от имени которого телеграмма исходит;

печать;

дата.

Следующий вид информационно - справочного документа - телефонограмма. Телефонограмма - официальное сообщение, переданное по телефону. Этот вид информационно - справочного документа используется для передачи срочных распоряжений, извещений в пределах телефонной связи. При передаче телефонограммы полагается придерживаться следующих установок: передавать только краткую, срочную информацию; проверять правильность записи обратной связью; текст - не более 50 слов; не использовать трудно выговариваемые и редкие слова; записывать в специальный гроссбух факт передачи телефонограммы. Формуляр телефонограммы состоит из реквизитов:

1. наименование министерства или ведомства;

2. название организации - отправителя;

3. наименование вида документа;

4. дата, номер;

5. место составления;

6. адресат;

7. заголовок;

8. текст;

9. подпись;

10. должность, фамилия передавшего телефонограмму, номер телефона, время передачи;

11. должность, фамилия принявшего телефонограмму, номер телефона, время приема.

Самым значительным видом информационно - справочных документов являются деловые письма. Письмо - обобщенное название различных по содержанию документов, служащих для связи и передачи информации между адресатами. Функции письма следующие: средство коммуникации; ретрансляции информации; уведомление о чем-либо. Виды служебных писем:

1. письмо - просьба;

2. письмо - предложение;

3. письмо - претензия;

4. письмо - запрос;

5. письмо - извещение;

6. информационное письмо;

7. письмо - отказ;

8. письмо - напоминание;

9. сопроводительное письмо и т.д.

Формуляр письма состоит из реквизитов:

1. наименование министерства или ведомства;

2. название организации;

3. наименование структурного подразделения (если есть);

4. адрес организации (почтовый, телеграфный);

5. номер телефона, факса, телетайпа;

6. номер счета в банке;

7. дата, номер;

8. ссылка на индекс и дату входящего документа;

9. адресат;

10. заголовок;

11. текст;

12. приложения;

13. подпись;

14. печать;

15. фамилия и телефон исполнителя;

16. гриф ограничения доступа.

Требования к тексту письма следующие: краткость; лаконичность; последовательность; убедительность; корректность; одноаспектность; объективность; ясность. Текст письма состоит из двух частей: вводной и основной. В вводной части излагаются факты, послужившие поводом для его написания. В основной части излагаются цели: просьба, предложение, отказ и т.д.

А теперь рассмотрим отдельные виды писем. Сопроводительное письмо - документ, информирующий адресата о направлении к нему прилагаемых к письму документов, отправленных материальных ценностей. Оно составляется лишь в том случае, когда содержит пояснения о характере исполнения или цели направления приложенного документа. Текст начинается словами: НАПРАВЛЯЕМ, ВОЗВРАЩАЕМ. Например:

НАПРАВЛЯЕМ НА УТВЕРЖДЕНИЕ ПРОГРАММУ.

Письмо - приглашение - документ, содержащий приглашение на заседание, совещание, конференцию и т.д. Письмо - приглашение может содержать:

полную повестку дня мероприятия;

фамилии докладчиков по вопросам повестки дня;

фамилию и телефон ответственного за проведение мероприятия;

способ проезда и другую информацию.

Например:

ПРИГЛАШАЕМ ВАС НА ЗАСЕДАНИЕ...

Информационное письмо - документ, в котором сообщается о каких-либо фактах или мероприятиях, пропагандируются деятельность организаций, продукция. Рекламное письмо - документ, содержащий описание рекламируемых услуг, товаров. Цель письма - побудить воспользоваться предложенными услугами, заказать товар. Текст рекламного письма должен содержать полную, четкую, конкретную информацию. Письмо - извещение - документ, являющийся ответом на запрос. Письмо - извещение составляется для конкретного адресата, начинается словами: "Ставим Вас в известность...".

Письмо - подтверждение - документ, уведомляющий отправителя о получении документов, ценностей, подтверждающий факты, действия. Направление письма - подтверждения относится к обязательной части деловых отношений. Письмо - подтверждение начинается словами: ПОДТВЕРЖДАЕМ УСЛОВИЯ ПОСТАВКИ...

Письмо - напоминание - документ, сообщающий о приближении, ускорении, истечении срока исполнения какого-либо действия. Письмо - напоминание направляется адресату тогда, когда не удается получить ответ с помощью личного контакта или телефонных переговоров. Например:

НАПОМИНАЕМ, ЧТО СРОК АРЕНДЫ ЗАЛА ИСТЕКАЕТ 16.02.99.

Гарантийное письмо - документ, в котором гарантируется оплата выполненной работы или предоставление чего-либо (работы, помещения и т.д.). В гарантийном письме организация - адресат берет на себя определенные обязательства, поэтому такое письмо имеет правовую нагрузку. Например:

ПРОСИМ ИЗГОТОВИТЬ И ВЫСЛАТЬ КОМПЛЕКТ МЕБЕЛИ. ОПЛАТУ ГАРАНТИРУЕМ.

Такие письма подписывает директор и главный бухгалтер предприятия.

Письмо - претензия - документ, в котором указываются требования, предъявляемые автором претензии, основания требований. Письмо - претензия подписывается руководителем организации и визируется главным бухгалтером.

Письмо - ответ - документ, являющийся реакцией и обусловленный содержанием инициативного документа. Ответа требуют письма - запросы, просьбы, обращения, требования, предложения, претензии. Письмо - ответ должно содержать ссылку на индекс и дату инициативного письма. В тексте излагается решение, принятое по инициативному документу:

принятие предложения;

отказ от предложения;

выполнение просьбы;

ответ на запрос.

Ответ должен быть изложен в конкретной, четкой форме. Отказ должен быть убедительно аргументирован. Письмо иностранному партнеру должно иметь четкую структуру. Структура письма иностранному партнеру:

1. эмблема и наименование фирмы (возможно указание рода деятельности);

2. адрес фирмы (почтовый, телеграфный, номера телефона(ов), факса, название банка, адреса представительств и филиалов);

3. номер документа в цифровой или буквенной форме;

4. дата в буквенно - цифровой форме;

5. адрес получателя;

6. вступительное обращение;

7. заголовок;

8. текст;

9. заключительная формула вежливости;

10. личная подпись автора письма;

11. ниже подписи - её расшифровка;

12. на следующей строке - должность лица, подписавшего документ.

Факс - документ, полученный с помощью специального аппарата (телефакса) по телефонным каналам связи. Факс всегда будет являться копией переданного документа. Оформление факса осуществляется аналогично оформлению делового письма. Дополнительными данными, которые проставляет сам аппарат, являются:

указание (код) отправителя;

дата и время передачи;

длительность передачи;

номер телефакса, с которого передана информация;

количество страниц.

Если полученные факсы имеют важную информацию и предназначены для длительного поль