Потребность в автоматизации холдинговых структур

Автоматизация деятельности предприятий позволяет повысить эффективность работы, обеспечить прозрачность операционных и финансовых показателей, применить лучшие мировые практики в организации бизнес-процессов. Холдинги как одна из наиболее сложных и разнопрофильных форм бизнеса испытывают потребность в автоматизации и унификации наиболее остро. Именно в холдингах внедрение систем автоматизации встречает наибольшее число трудностей и проблем, устранение которых требует профессионализма и усилий ИT-департамента.

Интенсивный рост деловой активности в России в последние годы обусловил появление на рынке мощных игроков — представителей как западного, так и отечественного бизнеса. Многие компании, расширяя сферу своих интересов, либо скупают, либо основывают новые для себя бизнес-направления, а также продолжают развитие старых. Это приводит к образованию структуры компаний, в которой одна является материнской или управляющей, а остальные — дочерними. Такие структуры называют холдингами. Управляющая компания холдинга контролирует дочерние компании с помощью их акций, которыми она владеет. В большинстве случаев она имеет право решающего голоса, действуя посредством механизма контрольного пакета акций. Такая форма организации чаще всего применяется для осуществления единой политики и соблюдения интересов ее собственников. Можно выделить три вида холдинговых структур по видам бизнеса, который они в себя включают: горизонтальные, вертикальные, диверсифицированные. Горизонтальные холдинги объединяют компании одного вида деятельности (например, производство пищевых продуктов, дистрибуция товаров народного потребления и т.д.). Холдинги подобного вида ярче всего иллюстрируют тенденцию монополизации в экономической среде. Обычно горизонтальные холдинги активно влияют на ценообразование производимой ими продукции (товаров) на рынке. Вертикальные холдинги контролируют компании единого технологического цикла — от добычи или производства сырья до производства конечного готового продукта. Такие холдинги образуются с целью снижения издержек и себестоимости готовой продукции, а также повышения прибыльности бизнеса. Они мало зависят от внешних компаний и могут более точно управлять себестоимостью своей продукции. Диверсифицированные холдинги включают в свой состав несвязанные бизнес - области. Ярким примером здесь служат покупки различных компаний банками. В диверсифицированных холдингах проявляется инвестиционная модель бизнеса, когда собственники, желая застраховать свои капиталы, вкладывают их в портфель разнопрофильных компаний, снижая тем самым риски потери прибыли от внешних рыночных воздействий на определенные отрасли. Повышение экономической стабильности в России способствует укрупнению бизнеса и его стремлению осваивать новые отрасли. На российском рынке появляется все больше холдингов всех вышеописанных типов. Трудности как предпосылка автоматизации Рассмотренные выше причины автоматизации холдингов достаточно концептуальны. Но существуют более конкретные проблемы, с которыми подобные компании сталкиваются каждый день. Многие из этих проблем также могут быть решены посредством внедрения системы автоматизации. 1. Снижение скорости принятия решений. При разрастании бизнеса либо при наличии нескольких бизнес-направлений осложняется циркуляция информации от мест ее возникновения до топ-менеджеров, которым необходимо на ее основе оперативно принимать управленческие решения. Прежде всего это связано с большим количеством документов разного формата, которые оформляются в различных подразделениях холдинга, проходят несколько этапов рассмотрения и утверждения. Часто несколько документов дублируют друг друга и на их создание и обработку расходуются излишнее время и ресурсы. Накопление документальной информации, ее организация в архивы и реестры — это тоже сложная задача. Часто при принятии управленческих решений требуется использовать выборку информации по набору критериев за определенный исторический период. При несистемной организации хранения информации подобная задача может оказаться невыполнимой. У одного из российских представительств западного холдинга одна и та же информация (данные о продажах клиентам) учитывалась несколькими отделами для своих внутренних целей и параллельно велся учет тех же данных для их предоставления в материнскую компанию. Бухгалтерское отражение продаж, которое необходимо менеджменту для принятия управленческих решений, бухгалтерия не могла оперативно предоставить из-за чрезмерной загруженности ее сотрудников. 2. Низкая эффективность затрат на управленческий аппарат. Из-за вышеописанных проблем холдинги вынуждены выстраивать сложные управленческие цепочки, разбивать сферы ответственности на более мелкие части, создавать промежуточные подразделения для учета, обработки и накопления информации и т.д. Все это ведет к росту расходов на содержание управленческого аппарата, которые не обеспечивают повышения эффективности или надежности управления, а лишь позволяют «удержать на плаву» перегруженное информационное поле. Ярким примером подобной перегруженности может служить наличие в штате специальных сотрудников, занимающихся сведением данных в различных аналитических разрезах для формирования разнообразных управленческих отчетов. Как правило, такие сотрудники обладают высоким уровнем квалификации и могли бы использовать свой потенциал более эффективно. 3. Рост доли ошибочных решений. Естественно, что в условиях запутанной схемы информационных потоков и излишнего количества управленческих кадров очень часто информация, предоставляемая «на стол руководителю», либо не содержит всех данных, либо содержит их несколько в ином разрезе, нежели требуется для принятия оптимального решения. Это приводит к росту числа неправильных управленческих решений, последствия которых могут быть весьма ощутимы для бизнеса в целом. 4. Рост конкуренции за ресурсы между подразделениями холдинга. Поскольку каждая бизнес-единица холдинга является полноценной компанией и имеет свои представления о желаемой для себя прибыли, рентабельности и прочих показателях деятельности, она стремится к приоритетному обеспечению собственных потребностей в материальных, денежных и прочих ресурсах. Возникает нездоровая конкуренция в рамках одного бизнеса, которая может стать причиной срывов графиков поставок и выполнения работ, обеспечения заявленного качества продукции и т.п. 5. Противоречия между целями отдельных подразделений и корпорации в целом. Описанная выше несогласованность целей характерна не только в отношениях между дочерними компаниями холдинга. Такая же ситуация может сложиться и в отношениях дочерняя компания— материнская компании. В большинстве российских дочерних компаний западных холдингов существует конфликт приоритета подготовки отчетности. Российская компания поставлена в жесткие временные рамки и регламентные условия подготовки бухгалтерской и налоговой отчетности для госорганов, в то время как материнская компания не переживает срывов сроков сдачи внутрикорпоративной отчетности и может считать ее более приоритетной. Основные задачи проекта внедрения в холдинге Все упомянутые причины делают вопрос автоматизации холдингов весьма актуальным. Опираясь на специфику организации и функционирования холдингов, можно выделить несколько основных задач, которые ставятся перед директором информационной службы компании. 1. Объединение всех подразделений и компаний в единое информационное пространство. При построении единого информационного пространства в холдинге решается множество проблем, связанных с циркуляцией информации. Во-первых, многие группы компаний обнаруживают склонность к лоскутной автоматизации — явлению, при котором отдельные бизнес-области и даже бизнес-процессы получают ИТ-поддержку с помощью множества разрозненных систем. Это создает проблемы при обмене информацией между такими системами и не позволяет увидеть картину на предприятии в целом. Внедрение единой информационной системы управления ресурсами предприятия (ERP) позволит осуществлять все бизнес-функции сотрудников компании согласованно, без перекачки и синхронизации данных. Любой сотрудник предприятия будет видеть все необходимые ему данные без запаздывания за любой исторический период. Осуществление всей цепочки операций, входящих в бизнес-процесс, будет проходить в режиме реального времени в одной системе, а результат бизнес-процесса (изменение финансовых и операционных показателей, пополнение справочников и т.п.) будет очевиден в режиме реального времени всем заинтересованным сотрудникам. Кроме того, система автоматизации класса ERP обеспечит единое хранилище данных с высокой степенью надежности и защиты от несанкционированного использования. 2. Стандартизация процедур обработки информации во всех подразделениях холдинга. Как уже говорилось, в холдингах существует проблема множественного ввода и обработки одной и той же информации. Это связано с отсутствием единых стандартов работы с данными, подчас нет единого понимания того, для чего данные регистрируются и хранятся, кем могут быть использованы и с какими целями. Единая система автоматизации позволяет максимально регламентировать процедуры ввода и обработки информации. Сотрудникам различных подразделений холдингов нет необходимости разрабатывать свои собственные отчеты, формы и т.д. — все это в доступном виде уже присутствует в системе. Скажем, все сменные производственные отчеты в различных компаниях, входящих в холдинг, будут печататься в едином формате из ERP-системы. Это даст возможность директорам по производству этих компаний постоянно сравнивать результаты производственной деятельности на своих предприятиях более наглядно и просто. Помимо этого, в случае перевода производственного персонала из одной компании холдинга в другую сотрудникам не придется привыкать к новой форме ведения отчетности, а значит, будет сэкономлено время на адаптацию персонала и снижен риск ошибок при вводе данных и формировании отчетности. 3. Оперативное обеспечение руководства и администрации необходимыми данными для контроля и управления. Для повышения скорости и надежности принятия управленческих решений необходимо своевременно предоставлять руководству разнообразную финансовую и управленческую отчетность в различных аналитических разрезах. Использование единой системы автоматизации позволит свести к минимуму долю ручного труда при верстке отчетов и обеспечит гибкость их формирования по разным аналитическим срезам, историческим периодам и методам группировки. То, что занимало раньше от нескольких дней до месяца (сбор данных и сведение их в отчет) с помощью ERP-системы производится за несколько минут нажатием одной кнопки! Корпоративной информационной системой (КИС) принято называть совокупность специализированного программного обеспечения и вычислительной аппаратной части, реализующую некоторый набор средств, автоматизирующих отдельные функции управления предприятием. Под этими функциями, как правило, понимается управление бизнес-процессами предприятия таким образом, чтобы увязать деятельность отдельных подразделений с движением финансовых и товарных потоков по всей технологической цепочке управленческих процедур.

3. Структура типовой производственной системы. Структура типовой производственной системы «снабжение – производство - сбыт». Производственный цикл такой системы. Информация, появляющаяся на каждом из этапов производственного цикла. Основные типы производства. Особенности дискретного и непрерывного производства. Структура производственного процесса, особенности его организации обусловливают систему управления предприятием и должны учитываться при создании АСУП

На самом высоком уровне промышленные предприятия делятся на предприятия с дискретным и непрерывным характером производства. К дискретному производству относятся, например, машиностроительные предприятия, а к непрерывному — металлургические, химические и т. п.

Традиционная классификация производства по типу основана на таких признаках, как состав номенклатуры, регулярность, стабильность и объем выпуска продукции. Существуют три типа производства: единичное, серийное, массовое.

- Для единичного производства характерны: широкая номенклатура, нестабильность и нерегулярность выпуска, единичные экземпляры

- Для серийного производства характерны ограниченная номенклатура, сравнительно большой выпуск периодически повторяющимися партиями. За одним рабочим местом закреплено несколько операций.

- Для массового производства характерны узкая номенклатура, большой выпуск непрерывно в течение длительного времени.

!! типы производственных систем на анализе связей предприятия с внешней средой:

o Изготовление на склад означает, что конечная продукция изготавливается полностью и поступает на склад в ожидании заказов.

o Изготовление на заказ означает, что выполнена техническая подготовка производства, создан определенный запас материалов

o Конструирование на заказ означает, что техническая подготовка производства начинается только после получения заказa

В централизованной системе управления наиболее полный набор функций управления реализуется на уровне предприятия. В децентрализованной системе полный набор функций управления реализуется для структурных подразделений более глубокого уровни. Для объединения — это заводы, для завода — производства, пека и т. д.