В соответствии с ТК РФ заработная плата должна выплачиваться сотрудникам не реже двух раз в месяц в сроки, установленные коллективным договором. Заработную плату за первую половину месяца принято называть авансом. Обычно эта фиксированная сумма (в пределах 40 % от оклада или среднего заработка), которая при расчете заработной платы за месяца вычитается из начисленной месячной оплаты труда.
Основным регистром, используемым для оформления расчетов по оплате труда, является расчетная ведомость. Это регистр аналитического учета, который составляется в разрезе каждого табельного номера работника, по категориям персонала или структурным подразделениям организации. В расчетной ведомости отражаются суммы начисленные каждому работнику по всем основаниям, суммы удержанные по видам удержаний, суммы заработной платы к выдаче.
Выплата заработной платы осуществляется по платежной ведомости, которая составляется на основании расчетной ведомости.
В соответствии с трудовым законодательством работодатель имеет право выплачивать заработную плату наличными через кассу либо в безналичном порядке, перечисляя на банковский счет сотрудника. При получении заработной платы из кассы работник должен расписаться в платежной ведомости. В настоящее время все чаще применяется такая форма расчетов, как выплата зарплаты с использованием пластиковых карт.
При осуществлении расчетов с работниками по оплате труда каждому работнику выдается расчетный листок, в котором указываются начисленные, удержанные суммы и суммы к выдаче за расчетный период.
Заработная плата выдается из кассы организации в течение трех-пяти дней, включая день получения денежных средств из банка. Заработная плата не полученная работниками из кассы организации в установленные сроки депонируется. Депонирование заработной платы - это возврат в банк полученных средств на зарплату, которую работники не получили в установленный срок. По окончании срока выдачи заработной платы кассир должен:
– в платежной ведомости напротив фамилий работников, которым не произведены выплаты, сделать отметку «депонировано»;
– составить реестр депонированной заработной платы;
– закрыть платежные ведомости, указав в них суммы фактически выплаченной и депонированной заработной платы;
– составить расходный кассовый ордер на выплаченную из кассы заработную плату и сделать запись в кассовую книгу.
Депонированные суммы сдаются из кассы в банк на расчетный счет организации. По каждой неполученной сумме в реестр депонентов производится запись с указанием фамилии работника, суммы и номера платежной ведомости. Тем самым организация отражает свою задолженность по неполученной заработной плате.
По первому требованию работника на основании расходного ордера из кассы выдается депонированная заработная плата, при этом в реестре депонентов делается пометка о выдачи заработной платы.
| № п/п | Содержание операции | Дебет счета | Кредит счета | Оценка, руб. |
| Выдана заработная плата из кассы организации | Сумма к выдаче | |||
| Депонирована неполученная заработная плата | 76-4 | Сумма депонированной заработной платы | ||
| Сданы в банк депонированные суммы | То же | |||
| Выдана из кассы депонированная заработная плата | 76-4 | То же | ||
| Перечислена заработная плата на счета пластиков карт в банке | Сумма к выдаче |
Если не все работники получили заработную плату, то оставшиеся невыплаченными суммы депонируют и сдают на расчетный счет в банк. Не полученная в срок заработная плата депонируется. По истечении 3-х дней, установленных для выдачи зарплаты, кассир должен построчно проверить в расчетно-платежной ведомости расписки в получении денег и суммировать выданную зарплату. Напротив фамилий тех, кто не получил зарплату, в графе "Деньги получил" (при выдаче денег по форме № Т-49) или "Подпись в получении" (при выдаче денег по форме № Т-53) ставится штамп или пишется от руки "Депонировано". Депонированные суммы сдаются в банк, и на сданные суммы составляется один общий расходный кассовый ордер (форма № КО-2).
Сумму депонированной зарплаты отражают проводками:
Дт 70 Кт 76-4 – депонирована не полученная работниками зарплата;
Дт 51 Кт 50 – депонированная зарплата внесена на расчетный счет.
Учет расчетов с депонентами (работниками, чья зарплата депонирована) ведется в книге учета депонированной зарплаты или в специальном реестре. Книга депонентов открывается на год. Каждому сотруднику в ней отводится отдельная строка, в которой указываются его табельный номер, ФИО, депонированная сумма.
Депонированная зарплата выдается работникам по расходным кассовым ордерам. Дата и номер расходного кассового ордера указываются в книге депонентов или реестре депонированной зарплаты.
При выдаче депонированной зарплаты в учете делаются записи:
Дт 50 Кт 51 – получены денежные средства в банке на выдачу депонированной зарплаты;
Дт 76-4 Кт 50-1 – депонированная зарплата выдана работникам.
Если депонированная зарплата не была востребована работником в течение 3-х лет, то она включается в состав внереализационных доходов проводкой: Дт 76-4 Кт 91-1.
