Заголовок (короткий зміст) до тексту документа складають обов'язково до кожного документа. Він має бути максимально коротким і ємним, точно передавати зміст тексту. Заголовок повинен граматично узгоджуватися з назвою документа і містити короткий виклад його основного пилового аспекту. Формулювати заголовок документа ні за допомогою віддієслівного іменника, відповідаючи на запитання "про що?", "кого?", "чого?". Наприклад, наказ (про Що?) про реорганізацію установи; посадова інструкція (кого?) головного спеціаліста; протокол (чого?) засідання кафедри. Якщо у документі йдеться про кілька питань, і головок може бути узагальненим.
Заголовки не складають до текстів телефонограм, телеграм, повідомлень.
Реквізити заголовка розміщують центрованим (початок і кінець кожного рядка реквізиту однаково віддалені від меж площі) або прапоровим (кожний рядок реквізиту
починається від лівої межі площі) способом. Заголовок переважно пишуть прапоровим способом перед текстом документа.
Відмітка про контроль
Відмітку про взяття документа на контроль позначають словом або штампом "Контроль", або літерою "К".
Відмітку про контроль розташовують на лівому березі першого аркуша документа, на рівні заголовка до тексту.
Текст документа
Текст документа містить інформацію, заради фіксування якої було створено документ. Текст документа викладають стисло, грамотно, зрозуміло і об'єктивно, без повторів та вживання слів і виразів, які не мають смислового навантаження. Зміст документа має бути пов'язаним із змістом раніше виданих документів з певного питання. Довільне скорочення найменування установ та окремих слів не дозволено.
Текст документа оформляють у вигляді суцільного складного тексту, анкети, таблиці або поєднання цих форм.
Суцільний складний текст документа містить граматично і логічно узгоджену інформацію про управлінські дії; його використовують під час складання правил, положень, листів, розпорядчих документів.
Як правило, тексти розпорядчих документів і листів складаються з двох частин. У першій зазначають підставу або обґрунтування для складання документа, а в другій -висновки, пропозиції, рішення, розпорядження або прохання. В окремих випадках текст документа може містити одну резолютивну частину, наприклад, наказ - розпорядчу частину без констатувальної, лист - прохання без пояснення.
Якщо частини тексту мають різні смислові аспекти або текст документа містить декілька рішень, висновків тощо,його треба розбити на розділи, підрозділи, пункти, підпункти, які нумерують арабськими цифрами і друкують з абзацу.
Форму анкети використовують у разі викладення цифрової або словесної інформації про один об'єкт за певним обсягом ознак. Анкетні тексти використовують в організаційно-розпорядчих документах, документах з матеріально-технічного постачання і збуту, фінансових документах тощо.
Форму таблиці використовують у разі викладення цифрової або словесної інформації про кілька об'єктів за рядом ознак. Табличні тексти використовують в планових, по-статистичних, фінансових, бухгалтерських, організації по-розпорядчих та інших документах.
У таблицях та анкетах, призначених для оброблення їм об'єкти, ознаки та їх показники у разі потреби кодують.
Текст документа розташовують по всій ширині сторінки від берега до берега.
Додатки до документів
Додатки доповнюють, пояснюють окремі питання документа або документ загалом. Про наявність додатків зазначають в тексті або після тексту документа перед підписом. Назва додатка у тексті документа повинна ні і повідати назві самого додатка.
Додатки до документів можуть бути трьох видів:
- додатки, які затверджено або введено в дію розпорядчими документами (додатки до розпорядчих документів);
додатки, які пояснюють або доповнюють зміст основного документа;
- додатки, які є самостійними документами і надіслані провідним листом.
Додатки повинні бути оформлені на стандартних аркушах і мати всі необхідні для конкретного виду документа реквізити.
У розпорядчому документі відомості про наявність одатків зазначають в тексті, наприклад: "Розробити і подати на затвердження графік комплексного плану за формою, зазначеною в додатку 1".
Додатки до розпорядчого документа повинні мати відмітку з посиланням на цей розпорядчий документ, його дату і номер. Цю відмітку ставлять на верхньому правому березі першого аркуша додатка, наприклад:
Додаток
до наказу Міністерства
освіти України
20.04.2004 №15
У разі наявності кількох додатків на них зазначають порядкові номери, наприклад: Додаток 1, Додаток 2. Знак № перед цифровим позначенням не ставлять.
Додатки до розпорядчих документів повинні підписувати керівники структурних підрозділів установи на лицевому боці останнього аркуша додатка.
Відомості про наявність додатків до планів, звітів, протоколів, повідомлень, листів оформляють у такому порядку:
- якщо документ має додатки, повну назву яких наведено у тексті, то відмітку про наявність додатків оформляють за такою формою:
Додаток: на 5 арк. у 2 прим.
- якщо документ має додатки, повну назву яких не наведено в тексті, то їх необхідно перелічити після тексту із зазначенням кількості аркушів у кожному додатку та кількості їх примірників, наприклад:
Додатки: 1. Довідка про виконання плану ремонтних робіт на 5 арк. в 1 прим.
2. Графік ремонтно-будівельних робіт на 2 арк. в 1 прим.
- якщо до документа додано інший документ, що має 10 додатки, то відмітку про наявність додатка оформляють таким чином:
Додаток: Висновок атестаційної комісії 25.01.02 №4 і додаток
до нього, всього на 21 арк. у 2 прим.
- якщо додатки зброшуровано (книги, журнали), кількість аркушів не зазначають;
- за великої кількості додатків на них складають опис, а в самому документі після тексту зазначають:
Додаток: відповідно до опису на______арк.
- якщо додаток надсилають не за всіма зазначеними в документі адресами, відмітку про наявність додатка оформляють за формою:
Додаток: на 5 арк. у 2 прим, на першу адресу.
Відмітку про наявність додатка розташовують ліворуч під текстом, перед підписом.
Підписання документа
Документи підписують посадові особи установи відповідно до їх компетенції, що встановлено чинними нормативно-правовими актами.
В установах, що діють на основі єдиноначальності, документи підписують лише керівник установи або його заступник відповідно до їх повноважень.
Документи, що надсилають іншим установам (закладам, організаціям), підписує перша посадова особа установи, а також керівники структурних підрозділів відповідно до їх компетенції.
Підпис складається з найменування посади особи, що підписала документ, (розташовують ліворуч), особистого підпису (ставлять посередині рядка) та його розшифрування – ініціалу(ів) й прізвища посадової особи (вказують праворуч). Розшифрування підпису в дужки не беруть.
Якщо документ надруковано не на бланку, вказують повну назву посади особи, яка підписує документ:
Начальник Головного
архівного управління
при Кабінеті Міністрів України Підпис Ініціал(и), прізвище
Якщо документ надруковано на бланку, вказують скорочену назву посади особи, яка підписує документ:
Начальник Головного
управління Підпис Ініціал(и), прізвище
Документи, як правило, підписує одна особа. Два або більше підписів проставляють в тому випадку, коли за зміст документа відповідають кілька осіб (акти, фінансові документи тощо). їх підписи розміщують один під одним відповідно до підпорядкованості посадових осіб. Наприклад:
Директор інституту Підпис Ініціал(и), прізвище
Головний бухгалтер Підпис Ініціал(и), прізвище
Підписують, як правило, перший примірник документа. При надсиланні службового документа одночасно кілько установам вищого рівня керівник підписує всі примірник документа.
Якщо установа надсилає ініціативний службовий документ одночасно кільком підвідомчим організація підписують лише оригінал, який залишають у справі, а і місця розсилають засвідчені примірники.
Документи, підготовлені кількома установам підписують всі керівники цих установ, причому їх підпис ставляться на документі поруч на одному рівні, наприклад:
Заступник міністра Заступник міністра
охорони здоров'я України освіти України
Підпис Ініціал(и), прізвище Підпис Ініціал(и), прізвище
Документи колегіальних органів підписують голова засідання колегіального органу і секретар, наприклад:
Голова комісії Підпис Ініціал(и), прізвище
Секретар Підпис Ініціал(и), прізвище
При підписанні документів, складених комісією, зазначають не посади осіб, якими складено документи, а розподіл обов'язків у складі комісії, наприклад:
Голова комісії Підпис Ініціал(и), прізвище
Члени комісії Підпис Ініціал(и), прізвище
Якщо посадова особа, підпис якої зазначено на проекті документа, відсутня, то документ підписує особа, яка виконує її обов'язки, або її заступник. При цьому обов'язково зазначають посаду особи, яка підписала документ, її прізвище. Виправлення вносять чорнилом або машинописним способом, наприклад, "Виконувач обов'язків", "Заступник".
Не дозволено підписувати документ, якщо перед найменуванням посади написано прийменник "за" або проставлено навскісну риску.
Документи, що вимагають надсилання зворотної інформації, звітів, різних відомостей, не передбачених державною статистичною звітністю, підписує керівник установи, окремі з них - його заступники.
Підпис розміщують під текстом документа або під відміткою про наявність додатків.
Погодження документа
У разі потреби в оцінці доцільності документа, його обґрунтованості та встановленні у відповідності до чинного законодавству здійснюють погодження проекту документа.
Розрізняють внутрішнє і зовнішнє погодження документів.
Внутрішнє погодження здійснюють в апараті установи (зі структурними підрозділами, посадовими особами, які відповідно до їх компетенції займаються питаннями, порушеними в проекті), зовнішнє - за її межами.
Внутрішнє погодження документа - це візування його проекту посадовою особою. Віза включає в себе особистий підпис, ініціали та прізвище особи, яка візує документ, та дату візування. У разі потреби зазначають найменування посади цієї особи. Наприклад:
Начальник юридичного відділу
Підпис Ініціал(и), прізвище
18.01.2001
Накази з основної діяльності візують заступник першої посадової особи установи, керівники структурних підрозділів, які готують проект, начальник юридичного відділу, а якщо є потреба, то й начальник фінансово-економічної служби.
Накази з особового складу візують керівники структурних підрозділів, які готують проект, у разі потреби - керівники юридичного відділу, фінансово-економічної служби.
Зауваження і пропозиції до проекту документа викладають на окремому аркуші, про що на проекті роблять відповідну відмітку за такою формою:
Начальник юридичного відділу
Підпис Ініціал(и), прізвище
Зауваження і пропозиції додаються
18.01.2004
Проекти нормативно-правових актів перевіряють Працівники юридичної служби установи на відповідність їх законодавству, а потім ставлять візу на зворотному боці останнього аркуша першого примірника проекту акта.
Відповідальність за зміст документа, який візують кілька осіб, покладена однаковою мірою на всі особи.
Візи проставляють на примірниках документів, які залишаються в установі.
Візу документа ставлять нижче від реквізиту "підпис". Візу проставляють як на лицевому, так і на зворотному боці останнього аркуша проекту документа, якщо місця для Цього на лицевому боці останнього аркуша не вистачає.
Зовнішнє погодження проектів оформляють відповідним грифом. Гриф погодження ставлять нижче підпису на лицевому боці останнього аркуша проекту документа. Він складається и слова ПОГОДЖЕНО (без лапок), найменування посади Особи, яка погоджує проект документа (включаючи найменування установи), особистого підпису, ініціалів, прізвища та дати погодження. Наприклад:
ПОГОДЖЕНО
Проректор з навчальної роботи
Національного університету
"Львівська політехніка"
Підпис Ініціал(и), прізвище
19 06.2002
Якщо зовнішнє погодження проекту документа здійснюють з колегіальним органом, протоколом, листом, актом, то гриф погодження оформляють таким чином:
ПОГОДЖЕНО
Протокол засідання
Вищої атестаційної комісії
України
01 08.2002 № 2
Якщо зміст документа стосується більше ніж трьох установ, складають "Аркуш погодження". У такому разі ставлять відмітку на самому документі на місці грифу погодження, наприклад: "Аркуш погодження додається" (додаток 11).
Гриф погодження документа розміщують нижче від реквізиту "підпис".
Затвердження документа
Особливим способом засвідчення документа після його підписання є затвердження. Затвердження - спосіб засвідчення документа після його підписання, який санкціонує поширення дії документа на визначене коло структурних підрозділів, організацій чи службових осіб. Документ затверджують відповідні органи або посадові особи, до компетенції яких належить вирішення питань, викладених у цих документах.
Примірний перелік документів, що підлягають затвердженню:
- акти (перевірок і ревізій, прийому закінчених будівництвом об'єктів, списання; експертизи; передачі справ; ліквідації установ);
- завдання (на проектування об'єктів, технічних споруд, капітальне будівництво; на проведення науково-дослідних, проектно-конструкторських і технологічних робіт; технічні тощо);
- звіти (про виборчу діяльність, відрядження, науково-дослідні роботи);
- кошториси витрат (на утримання апарату управління, будинків, приміщень, споруд; на підготовку та освоєння виробництва нових виробів; на капітальне будівництво тощо);
- нормативи (витрачання сировини, матеріалів, електроенергії, технологічного проектування; чисельності працівників тощо);
- переліки (посад працівників з ненормованим робочим днем; типових документальних матеріалів, що створюються
н установах із зазначенням термінів зберігання документів; тощо );
- плани (виробничі; будівельно-монтажних, проектно-розвідувальних, науково-дослідних робіт; впровадження новоїтехніки; кооперованих поставок продукції, розподілу продукції за встановленою номенклатурою; отримання прибутків житлово-комунальним господарством від і мигального ремонту; роботи колегії, науково-технічної ради, наукової ради тощо);
- програми (проведення робіт і заходів, відряджень і тощо);
- розцінки на здійснення робіт;
- статути державних підприємств (об'єднань); структура і штатна чисельність;
- форми уніфікованих документів; штатні розписи.
Затвердження документа здійснюють двома способами: грифом "затвердження" або виданням відповідного документа(постанови, рішення, наказу, розпорядження). Обидва способи затвердження мають однакову силу. Нормативно-правові акти (положення, інструкції, правила тощо)повинні бути затверджені відповідним розпорядчим документом установи, що видала акт.
Якщо документ затверджує конкретна посадова особа, то гриф затвердження складається з таких елементів: слово ЗАТВЕРДЖУЮ (без лапок), найменування посади, особистий підпис, ініціали і прізвище особи, яка затвердила документ, дата затвердження, наприклад:
ЗАТВЕРДЖУЮ
Міністр освіти України
Підпис Ініціал(и), прізвище
18.01.2002
У разі затвердження документа кількома посадовими особами їхні грифи затвердження розташовують на одному рівні.
При затвердженні документа розпорядчим актом (постановою, рішенням, наказом, протоколом) на документі проставляють гриф за такою формою:
ЗАТВЕРДЖЕНО
Наказ Міністра України
18.02.2002 № 356
Гриф затвердження документа розташовують праворуч у верхньому куті першого аркуша документа.
Завірення документа печаткою
Підпис відповідальної особи на документі повинен завірятися печаткою. Печатку прикладають до документів, що вимагають особливого засвідчення.
Печатки є гербові та прості.
Гербовою печаткою завіряють підписи відповідальних осіб на документах, що засвідчують юридичні або фізичні права осіб; а також фіксують витрати грошових коштів і матеріальних цінностей. Також печатку прикладають до статутів, положень установ, договорів, посвідчень, доручень, які вимагають відбитка печатки.
Примірний перелік документів, на які ставлять гербову печатку:
- акти (прийому закінчених будівництвом об'єктів, обладнання, виконання робіт; списання; експертизи тощо);
- аркуші погодження проектів нормативно-правових актів;
- висновки і відгуки установ на дисертації й автореферати, що направляють до Вищої атестаційної комісії України;
- довідки (лімітні; про виплату страхових сум; використання бюджетних асигнувань на зарплату; про нараховану і належну зарплату тощо);
- довіреність на одержання товарно-матеріальних цінностей, бюджетні, банківські, пенсійні, платіжні доручення;
- договори (про матеріальну відповідальність, підряди, науково-технічне співробітництво, оренду приміщень; про здійснення робіт тощо);
- завдання (на проектування: об'єктів, технічних споруд, капітальне будівництво; технічні тощо);
- заяви (на акредитив; про відмову від акцепту тощо);
- заявки (на обладнання, винаходи тощо);
- зразки відбитків печаток і підписів працівників, які мають право здійснювати фінансово-господарські операції;
- кошторис витрат (на утримання апарату управління; на підготовку та освоєння виробництва нових виробів, на калькуляцію за договором, на капітальне будівництво тощо);
- листи гарантійні (на виконання робіт, послуг тощо);
- подання і клопотання (про нагородження орденами і медалями; преміями);
- протоколи (погодження планів поставок);
- реєстри (чеків, бюджетних доручень);
- специфікації (виробів, продукції тощо);
- статути державних підприємств (об'єднань);
- титульні списки;
- штатні розписи.
Прості печатки мають різну форму: круглу, квадратну, трикутну. Герб на них не зображують. Проста (негербова) печатка відтворює найменування міністерства (установи). її и падають до документів, що виходять за межі установи: на розмножених примірниках розпорядчих документів у разі розсилання, на копіях документів, що надсилаються в інші установи, на довідках з місця роботи тощо.
Печатку треба проставляти таким чином, щоб вона захоплювала останні кілька літер найменування посади особи, яка підписала документ.
Засвідчення копії
Копії документа виготовляють лише з дозволу першої посадової особи установи.
Установа може засвідчувати копії лише тих документів, які створені в ній. Це правило не поширюється на архівні установи, державні нотаріальні контори і приватних нотаріусів.
При вирішенні питань приймання громадян на роботу, навчання, здійснення їх трудових, житлових та інших прав, при формуванні особових справ працівників дозволено виготовляти копії документів, виданих іншими установами (копії дипломів, свідоцтв про народження, про одержання освіти тощо).
Копії документа виготовляють рукописним, машинописним способами або засобами оперативної поліграфії. Під час виготовлення копії рукописним і машинописним способами текст документа відтворюють повністю. Якщо копію виготовлено не на бланку, але з оригіналу документа, виготовленого на бланку, при її знятті повністю відтворюють текст бланка оригіналу.
Копію засвідчують підписом посадової особи, яка підтверджує відповідність копії оригіналу. Засвідчувальний напис складається за такою формою: словами "Згідно з оригіналом", найменування посади, особистий підпис особи, яка засвідчує копію, її ініціали, прізвище, дата засвідчення копії, наприклад:
Згідно з оригіналом
Начальник загального відділу Підпис Ініціал(и), прізвище
18.01.2004
На копіях вихідних документів, які залишають у справах установи, текст бланків не відтворюють, зазначають лише дату підписання документа та його реєстраційний індекс, а також посаду працівника, який засвідчив копію, його підпис та дату засвідчення, наприклад:
18. 01.2002
05/234
Текст
Начальник загального відділу Підпис Ініціал(и), прізвище
Згідно з оригіналом:
Інспектор Підпис Ініціал(и), прізвище
18.01.2004
На копіях вихідних документів повинні бути: візи посадових осіб, з якими вони погоджені, та візи виконавців; напис про засвідчення документа, завірений печаткою з найменуванням установи (негербовою) або його структурного підрозділу. Копія повинна мати всі виправлення, зроблені в оригіналі.
Відмітку про засвідчення копії роблять у такій формі: у правому верхньому куті над реквізитом "адресат" пишуть слово"копія", а під реквізитом "підпис" - слово "згідно з
оригіналом", дату, посаду виконавця; підпис і його розшифрування; при потребі підпис засвідчують печаткою.
Відомості про виконавця документа
Кожен документ мусить мати відмітку про безпосереднього виконавця, що складається з його прізвища і номера службового телефону, які зазначають в нижньому лівому куті на лицевому боці останнього аркуша документа, наприклад:
Петренко 62-15-10
У разі потреби під прізвищем виконавця документа номером його телефону зазначають індекс друкарки (перші літери імені та прізвища, кількість надрукованих примірників і дата друкування), наприклад:
Кравченко 72-19-48
Т.С. 5 12.06.2004
Відомості про виконання документа
Відмітка про виконання документа містить такі відомості: посилання на дату і номер документа, коротку довідку про виконання, слова "До справи" і номер справи, в якій документ буде зберігатися; дату направлення документа до справи; найменування посади і підпис виконавця, наприклад:
До справи № 06-24
Питання вирішено позитивно
у телефонній розмові 05.03.2002
Посада Ініціал(и), прізвище
До справи № 03-5
Відповідь надіслано 15.01.2004 № 03-12/135
Посада Ініціал(и), прізвище
Відмітка "До справи" свідчить про те, що роботу над документом закінчено.
У процесі виконання документа виконавець періодично відмічає хід виконання доручення у реєстраційній картці, а після закінчення роботи оформляє відмітку про виконання, аналогічну тій, що робиться на документі під час направлення його у справу.
Відмітку про виконання документа і направлення його до справи ставлять у лівому куті нижнього берега лицевого боку першого аркуша документа.
Відомості про наявність документа в електронній формі
Відмітка про наявність документа в електронній формі містить повне ім'я файла і його місце зберігання, код оператората інші пошукові відомості.
Відмітку про наявність документа в електронній формі розміщують у центрі нижнього берега лицевого боку першого аркуша документа.
Відомості про надходження документа
Відмітка про надходження (реєстрування) документа в установу містить такі відомості: скорочене найменування установи, дату (за потреби - годину і хвилину) надходження документа, реєстраційний індекс документа. Цю відмітку доцільно ставити за допомогою реєстраційного штампа.
Відмітку про надходження документа в установу розміщують у правому куті нижнього берега лицевого боку першого аркуша документа.
Відомості про державну реєстрацію
Запис про державну реєстрацію фіксують тільки на нормативно-правових актах органів державної влади, які занесено до державного реєстру відповідно до Указу Президента України від 3 жовтня 1992 р. № 493 "Про державну реєстрацію нормативних актів міністерств та інших органів державної виконавчої влади", до "Порядку державної реєстрації документів Національного архівного фонду", затвердженого Постановою Кабінету Міністрів України від 16 листопада 2002 р. № 1739. Його розміщують у верхньому правому кутку після номера акта чи грифа затвердження на вільному місці (6x10) (додаток 12, 13).
Отже, кожен з видів управлінських документів повинен мати усі обов'язкові реквізити, без яких він не може бути підставою для обліку і не має юридичної сили (додаток 14).
5.4. Оформлення бланків документів
Службові документи оформляють на бланках установ. Бланк документа - це стандартний аркуш паперу з відтвореною на ньому постійною інформацією і місцем, відведеним для змінної інформації. Бланки використовують в усіх установах.
В установах розробляють і додають до інструкції з діловодства перелік документів, які оформляють на бланках.
Застосування бланків прискорює фіксування і відтворення інформації, скорочує трудомісткість документування, створює умови для використання технічних засобів опрацювання документів, підвищує культуру діловодства.
Бланки виготовляють згідно з вимогами державних стандартів та Примірної інструкції з діловодства. Бланки організаційно-розпорядчих документів конструюються відповідно до ДСТУ 3844-99 "Державна уніфікована система документації. Формуляр-зразок. Вимоги до побудови", в якому визначено структуру формуляр-зразка, ДСТУ 4163-2003 "Уніфікована система організаційно-розпорядчої документації. Вимоги до оформлювання документів", в якому визначено вимоги до бланків документів та оформлення документів.
Для складання службових документів треба використовувати два формати паперу згідно з ГОСТом 9327 -А4 (210 х 297 мм), А5 (146 х 210 мм). Дозволено використовувати бланки АЗ (297 х 420 мм) і А6 (105 х148).
Складання документів на папері довільного формату не дозволено.
Бланки документів повинні мати такі береги, мм: лівий -30, правий - 10, верхній і нижній - 20.
Бланки документів виготовляють на білому папері високої якості, друкують фарбами насичених кольорів. Дозволено виготовляти бланки за допомогою комп'ютерної техніки.
Бланки документів проектують за схемами, в яких позначено зафіксовані межі зон розташування реквізитів (додатки 4, 5). Кожну зону призначено для розташування певних реквізитів.
Частину реквізитів, встановлених формуляром-зразком, друкують на бланку безпосередньо під час його виготовлення. Відповідно до ДСТУ 4163-2003 "Уніфікована система Організаційно-розпорядчої документації. Вимоги до оформлювання документів", виготовляючи бланки документів, використовують такі реквізити: 01 - зображення Державного гербу України; 02 - емблема підприємства, установи, організації; 03 - зображення нагород; 04 - код підприємства, установи, організації; 05 - код форми документа; 06 - найменування органу вищого рівня; 07 - найменування підприємства, установи, організації; 08 - найменування структурного підрозділу; 09 - довідкові відомості про установу (індекс підприємства зв'язку, поштова і телеграфна адреса, номер телефону, номер телетайпа (абонентського телеграфу), номер рахунку в банку; 10 - назва виду документа.
Також можливі відмітки для розташування реквізитів: 11 - дата; 12 - індекс; 13 - посилання на дату та індекс документа, на який дають відповідь; 14 - місце складення або видання документа; 16 - адресат; 19 - заголовок до тексту; 20 - відмітка про контроль; 21 - текст. У разі застосування трафаретних текстів документів використовують реквізит 21.
Реквізити 06 - назва організації вищого рівня, 07 - назва організації, 08 - назва структурного підрозділу організації, 09 - довідкові відомості про організацію, 10 - назва виду документа, обмежувальні відмітки для реквізитів, 11 - дата документа, 12 - реєстраційний індекс документа, 13 - посилання на реєстраційний індекс і дату документа, на який дають відповідь, у межах зон розташування реквізитів треба розміщувати одним із способів:
- сцентрованим (початок і кінець кожного рядка р і візиту однаково віддалені від меж зони розташування реквізитів);
- прапоровим (кожен рядок реквізиту починається від п їй її межі зони розташування реквізитів).
У кожній установі, який має право юридичної особи, розробляються три види бланків:
- загальний бланк для створення різних видів документів (без зазначення у бланку найменування виду документа), крім листа (додаток 6);
- бланк листа (додаток 7, 8, 9);
- бланк конкретного виду документа (із зазначенням у бланку найменування виду документа), крім листа (додаток 10).
Загальний бланк залежно від установчих документів організації містить реквізити: 01 - зображення Державного гербу України; 02 - емблема підприємства, установи, організації; 03 - зображення нагород; 04 - код підприємства, установи, організації; 06 - найменування органу вищого рівня; 07 - найменування підприємства, установи, організації; 08 - найменування структурного підрозділу; 09 - довідкові відомості про установу (індекс підприємства зв'язку, поштова і телеграфна адреса, номер телефону, номер телетайпа (абонентського телеграфу), номер рахунку в банку; 14 - місце складання або видання документа. Дозволено розміщувати обмежувальні позначки для реквізитів: 11 - дата документа, 12 - реєстраційний індекс документа, 19 - заголовок до тексту документа, 20 - відмітка про контроль. Назва установи повинна бути наведена на бланку у строгій відповідності з офіційно прийнятою назвою, вказаною у відповідному правовому акті (наказі про створення або перейменування, статуті, положенні). Повну назву установи можна наносити за допомогою штампа або друкарським способом. Бланки документів для масового використання, які містять типову інформацію (довідки, які видають працівникам, акти приймання виконаних робіт, договори про матеріальну відповідальність тощо) мусять мати трафаретні частини тексту, які під час створення документа доповнюються змінною інформацією. Виготовляти трафаретні бланки друкарським способом доцільно, якщо на них оформляють більше 100 документів.
Бланк листа залежно від установчих документів організації містить реквізити: 01 - зображення Державного гербу України; 02 - емблема підприємства, установи, організації; 03 - зображення нагород; 04 - код підприємства, установи, організації; 06 - найменування органу вищого рівня; 07 - найменування підприємства, установи, організації; 08 - найменування структурного підрозділу; 09 - довідкові відомості про установу (індекс підприємства зв'язку, поштова і телеграфна адреса, номер телефону, номер телетайпа (абонентського телеграфу), номер рахунку в банку. На бланку листа рекомендовано розміщувати обмежувальні позначки для розташування реквізитів: 11 - дата документа, 12 - реєстраційний індекс документа, 13 - посилання на реєстраційний індекс і дату документа, на який дають відповідь, 16 - адресат, 18 - резолюція, 19 – заголовок тексту документа, 20 - відмітка про контроль, 21 - текст документа.
Бланк конкретного виду документа виготовляють для усіх видів документів (наказу, розпорядження, рішення, акта, протоколу), крім листа. Залежно від установчих документів організації цей вид бланків містить реквізити: 01 - зображення державного гербу України; 02 - емблема підприємства, установи, організації; 03 - зображення нагород; 04 - код підприємства, установи, організації; 06 - найменування органу вищого рівня; 07 - найменування підприємства, установи, організації; 08 - найменування структурного підрозділу; 10 - назва виду документа, 14 - місце складання або видання документа, а також обмежувальні позначки для розташування і реквізитів: 11 - дата документа, 12 - реєстраційний індекс документа, 19 - заголовок до тексту документа, 20 - відмітка Про контроль. Бланки конкретного виду документа виготовляють на основі загального бланка в організаціях з пікою кількістю документів. Назву виду документа і іначають на бланку друкарським або машинописним мої обом. Виготовляти бланки для окремих видів документів друкарським способом доцільно, якщо їх кількість в установі її а є 200 на рік. В інших випадках конкретну назву виду документа вдруковують у загальний бланк. Назва виду документа (наказ, розпорядження, рішення) мусить відповідати чинним нормативним актам. Найбільш поширеною помилкою під час оформлення цього реквізиту є використання словосполучень: "Наказ по міністерству", "Наказ міністерства", "Наказ міністра". Необхідно вказувати лише назву виду документа незалежно від того, хто його підписав - керівник чи інша уповноважена особа.
На основі загального бланка установи розробляють бланки структурного підрозділу або бланки посадової особи. Посадові бланки застосовують на основі відповідного рішення установи і в тому разі, якщо керівник підрозділу чи посадова особа має право підписувати документи. Посадові бланки мають додатковий реквізит "назва посади". їх можуть використовувати для оформлення листів, вказівок, службових записок, які підписує особа, посада якої відповідає реквізиту. Реквізит "назва посади" розміщують нижче реквізиту "назва установи, організації або підприємства".
Відповідно до ДСТУ 4163-2003 бланки кожного виду (загальний бланк, бланк листа, бланк конкретного виду документа) можуть виготовляти на основі поздовжнього або кутового розміщення реквізитів. Група реквізитів та їх постійних частин, відтворена на бланку документа як єдиний блок, називається штампом (додаток 6, 7, 8, 9, 10).
Бланки з поздовжнім розміщенням заголовної частини застосовують у випадках, коли назва установ і вищих органів, яким воно підпорядковане, містить значну кількість друкованих знаків і не може розміститися на площі, відведеній для кутового штампа..
Більша частина документів мусить виготовлятися на бланках з кутовим розміщенням реквізитів заголовної частини, яке є більш зручним для кодування вказаних реквізитів. Бланки з кутовим розміщенням реквізитів застосовуються для оформлення документів: листів, протоколів, актів, інструкції!, правил.
Бланк з кутовим штампом доцільніший, оскільки праворуч від штампа на вільному місці можна заповнити реквізити: "адресат", "гриф обмеження доступу до документа", "гриф затвердження", "резолюція".
На бланках установ - суб'єктів України, що мають право згідно із Законом України "Про мови в Українській РСР" використовувати поряд з українською мови національних меншин, друкують реквізити: 06 - найменування органу вищого рівня; 07 - найменування підприємства, установи, організації; 08 найменування структурного підрозділу; 09 - довідкові відомості про установу (індекс підприємства зв'язку, поштова і телеграфна адреса, номер телефону, номер телетайпа (абонентського телеграфу), номер рахунку в банку.
Якщо реквізити, які друкують двома мовами, можна розмістити в межах площі, відведеної для їх кутового оформлення, то виготовляють бланки з кутовим варіантом розміщенийреквізитів (додаток 15).
Організації, що ведуть листування з постійними іа кордонними кореспондентами, можуть виготовляти бланки двома мовами: ліворуч - українською, праворуч - іноземною (додаток 16). Бланки, в яких реквізити написано іноземною мовою, використовувати на території не рекомендовано.
Деякі види документів оформляють не на бланку, а на стандартному аркуші паперу. На бланках установи не оформляють:
- документи, підготовлені кількома установами; ці документи оформляють на стандартних аркушах паперу; у заголовній частині цих документів вказують повну назву всіх установ, від імені яких видають документ, назву виду документа, місце його складання; підписи розміщують на і тому рівні; у найменування посад осіб, які підписують документ, включають назви установ, які вони пред’являють; усі примірники спільно виданих документів мусять бути оригінальними, тобто мати особисті підписи посадових осіб та їх розшифрування.
- документи, які використовують в самій установі: іаяви працівників, окремі службові довідки, доповідні записки, пояснювальні записки.
5.5. Підготування та оформлення документів
до засідань колегіальних органів
Засідання колегіальних органів провадять відповідно до затверджених планів їх роботи та в міру потреби. У плані роботи колегіального органу зазначають зміст питань, дата розгляду, прізвище доповідача та найменування структурного підрозділу, який готує документи для розгляду колегіальним органом, термін подання документів.
Керівники структурних підрозділів завчасно подають для включення до плану роботи колегіального органу перелік питань, які вони вважають за необхідне розглянути на його засіданні. До переліку додають довідку про мотиви внесення питання на розгляд колегіального органу. Документи з питань, що вносять на розгляд колегіального органу, слід подавати не пізніше, ніж за 5 днів до засідання. Ці документи включають:
- доповідну записку, адресовану колегіальному органу, в якій ґрунтовно викладено питання з висновками і пропозиціями;
- проект рішення колегіального органу, а у разі потреби і проект наказу;
- довідку про погодження проекту із зацікавленими структурними підрозділами та іншими установами;
- список осіб, які запрошені на засідання колегіального органу.
Про кожне засідання колегіального органу складають протокол, який оформляють відповідно до правил.
Документи, підготовлені на розгляд колегіального органу, а також один примірник їх копій зберігають у секретаря або в протокольній частині колегіального органу з кожного засідання окремо.
У разі проведення закритого засідання колегіального органу (закритого обговорення окремих питань) підготовку документів здійснюють з дотриманням установлених правил роботи з документами обмеженого доступу.
Відповідальність за своєчасну та якісну підготовку документів до засідань колегіального органу покладено на керівників відповідних структурних підрозділів установи.
Секретар колегіального органу контролює своєчасність подання документів на розгляд, перевіряє їх наявність іправильність оформлення.
У разі порушення встановленого порядку підготовки документів до розгляду колегіального органу секретар доповідає керівникові колегіального органу, який вирішує, чи буде це питання розглядатися на засіданні, чи буде зняте і порядку денного.
Особи, які одержали проекти рішення та інші документи, н і.а сідання колегіального органу уважно їх вивчають і у разі потреби чітко формулюють свої зауваження і пропозиції.
5.6. Підготування документів про відрядження
Службові відрядження працівників здійснюють відповідно до плану роботи установи з урахуванням асигнувань за кошторисом витрат на відрядження. Якщо виникає потреба у відрядженні працівника поза планом, керівник структурного підрозділу в доповідній записці (заяві) на ім'я керівника установи або його заступника зазначає, куди, на який термін, з якою метою необхідно відрядити працівника,
Підготування відряджень працівника передбачає підбір необхідної інформації, документів, які можуть знадобитися, і а підготування програми відрядження.
Програму відрядження друкують у двох примірниках: один надають особі, яка відряджається, другий - залишають и установі. У програмі зазначають назви організацій, Посадових осіб (їхні прізвища, імена, по батькові, телефони), і якими передбачено зустрічі; зміст запланованих заходів, місце і час їх проведення.
Оформлення відряджень передбачає видання наказу Про відрядження та оформлення посвідчення про відрядження, в якому зазначають прізвище, ім'я, по батькові відрядженого; місце відрядження; підставу для відрядження; термін відрядження; назву, серію, номер документа, що засвідчує особу відрядженого.
Посвідчення про відрядження підписує керівник (для керівника - його заступник). Доповідну записку (заяву) разом з проектом наказу та посвідченням про відрядження передають керівникові установи, як правило, не пізніше як за три доби до початку відрядження. Наказ про відрядження видають за кілька днів до від'їзду. У зазначених місцях посвідчення про відрядження проставляють відбиток печатки і штамп установи.
Для реєстрації посвідчень ведуть спеціальний журна (додаток 17).
Дати вибуття, прибуття до пунктів призначення та вибуття з них, назву міста (селища, села), дату, підпис посадової особи, відбиток печатки установи, до якої прибув (вибув) відряджений, проставляють у місцях вибуття (прибуття).
Підприємство, що скеровує працівника у відрядження, обов'язково оплачує проїзди, проживання в готелі, добові.
Прибувши з відрядження, працівник у триденний термі доповідає керівникові структурного підрозділу про виконання завдання і подає авансовий звіт за встановленою формою Разом з посвідченням відряджений подає документи, щ свідчать про грошові витрати: квитки, квитанції про сплату за проживання в готелі. У посвідченні про відрядження повинно обов'язково бути відмічено пункти призначення, дати прибуття та вибуття з них, а також печатки. Керівник структурного підрозділу підтверджує виконання завдання і візує авансовий звіт, який передають до бухгалтерії установи.
5.7. Вимоги до документів, що виготовляють машинописними засобами
Документи виготовляють на конторській друкарській машинці або за допомогою комп'ютерної техніки. Управлінські документи переважно друкують розміром шрифту у 12-14 друкарських пунктів. Окремі внутрішні документи (заяви, пояснювальні і доповідні записки тощо), авторами яких є посадові та інші фізичні особи, дозволено створювати рукописним способом.
У друкарському бюро і структурних підрозділах друкують лише службові документи. Рукописи, які здають до друку, повинні бути написані чорнилом темного кольору, ретельно вивірені і завізовані виконавцем та керівником структурного підрозділу.
Рукописи, написані нерозбірливо, кольоровим чорнилом, до друку не приймають.
На рукописі виконавець зазначає скільки примірників необхідно друкувати, на якому форматі, дату надання матеріалів в друкарське бюро.
Текст документів, надрукованих на папері формату А4, друкують через 1,5 міжрядкових інтервали, а формату А5 - через 1-1,5 міжрядкового інтервалу. Тексти документів, що готують до видання, друкують через два міжрядкових інтервали.
Реквізити (крім тексту), які складаються з кількох рядків, друкують через один міжрядковий інтервал. Складові частини реквізитів "адресат", "гриф затвердження", "відмітка про наявність додатка", "гриф погодження" відокремлюються один від одного 1,5-2 міжрядковими інтервалами, наприклад:
ПОГОДЖЕНО
1.5
Заступник Міністра
освіти України
Підпис Ініціал(и), прізвище
1.5
Дата
Реквізити документа відокремлюються один від одного 1,5-3 міжрядковими інтервалами.
Назву виду документа друкують великими літерами.
Розшифрування підпису в реквізиті "Підпис" друкують на рівні останнього рядка найменування посади без пропуску між ініціалами і прізвищем, наприклад:
Директор НТБ
Національного університету
"Львівська політехніка" О.В. Шишка
Максимальна довжина рядка багаторядкових реквізитів - 73 мм (28 друкованих знаків).
Якщо заголовок до тексту перевищує 150 знаків (5 рядків), його дозволено продовжувати до межі правого берега. Крапку в кінці заголовка не ставлять.
Оформлюючи документи, треба дотримуватися таких відступів від межі лівого берега документа:
- 12,5 мм - для початку абзаців у тексті;
- 92 мм - для реквізиту "адресат";
- 104 мм - для реквізитів "гриф затвердження" та "гриф обмеження доступу";
- 125 мм - для розшифрування підпису в реквізиті "підпис";
- не роблять відступ від межі лівого берега для реквізитів "дата документа", "заголовок до тексту", "текст" (без абзаців), "відмітка про наявність додатка", "прізвище виконавця і номер його телефону", "відмітка про виконання документа і направлення його до справи", найменування посади у реквізитах "підпис" та "гриф погодження", засвідчувального напису "згідно", а також слів СЛУХАЛИ, ВИСТУПИЛИ, ВИРІШИЛИ, УХВАЛИЛИ, НАКАЗУЮ, ПРОПОНУЮ.
У разі наявності кількох грифів затвердження і погодження їх розміщують на одному рівні вертикальними рядками. Перший гриф - від межі лівого берега, а другий - через 104 мм.
Якщо у тексті документа йдеться про додатки або виділене в самостійний абзац посилання на документ, що став Підставою для його видання, слова "Додаток" і "Підстава" друкують від межі лівого берега, а текст до них - через 1 міжрядковий інтервал.
Під час оформлення документів на двох і більше сторійках друга та наступні сторінки повинні бути пронумеровані. Номери сторінок повинні проставлятися посередині верхнього берега аркуша арабськими цифрами без слова "сторінка" та розділових знаків.
Друкований текст перевіряє виконавець. Якщо виявлено друкарські помилки, пропуски тощо, виправлення тексту дозволено лише на машинці, без помарок.
На документи, створених за допомогою ПК, поширено всі основні вимоги щодо оформлення службових документів: застосування бланка, підписання; датування. Додатковою вимогою щодо оформлення цих документів є обов'язковість всіх понять, відображених цифрами, значками та іншим способом. Заголовки до текстів машинограм формулюють за І II 11 ми ж правилами. У разі складання документа на основі.інфікованої форми постійну частину заголовка доповнюють змінною інформацією, яка конкретизує його зміст.
5.8. Розмноження документів
Порядок розмноження документів засобами розмножувальної техніки визначають керівники установи, а необхідність розмноження окремих документів - керівники структурних підрозділів.
Службові документи залежно від їх призначення друкують у підрозділах установи, друкувальному бюро та розмножуються спеціалізованими підрозділами.
Матеріал, підготовлений до друку на машинці, повинен бути написаний розбірливо, темним чорнилом та ретельно перевірений. Рукописи, неохайно оформлені та з великою кількістю виправлень, до друку не приймають.
Для уникнення повторного друку зміст рукописів повинен бути погоджений виконавцем з відповідним керівником.
Розмноження невеликих за обсягом документів може здійснюватися безпосередньо секретарем за допомогою засобів оргтехніки, якими обладнане робоче місце. Розмноження великих за обсягом документів повинно здійснюватися спеціалізованим підрозділом за такими правилами:
- для виконання розмножувальних робіт виконавець заповнює замовлення, яке підписує керівник структурного підрозділу (додаток 18);
- документи, які необхідно розмножити, передають у спеціалізований підрозділ з розмноження разом із замовленням; на замовленні вказують його номер, дату передавання та термін виконання замовлення;
- замовлення реєструють у спеціальному журналі обліку роботи спеціалізованого підрозділу (додаток 19); одержавши розмножений документ, працівник, що його одержує, розписується за замовлення та вказує дату отримання;
- оригінали документів і виготовлені з них копії після розмноження повертають замовникам.
Тираж розмноження документів визначає виконавець з урахуванням потреб зацікавлених у них підрозділів установи.
5.9. Зберігання, облік та використання печаток,
штампів та бланків
Залежно від характеру діяльності установи її бланки можна облікувати. Фірмові бланки установи нумерують в канцелярії та видають під розпис в журналі матеріально-відповідальним особам структурних підрозділи. Порядкові номери, що їх проставляють нумератором, друкарським або іншим способом, рекомендовано розташовувати на нижньому березі зворотнього боку бланка.
Печатки та штампи зберігають та використовують так:
- гербову печатку установи зберігає керівник (його помічник) установи; її ставлять на документах, які підписали або затвердили керівники установи.
- печатки структурних підрозділів зберігають працівники діловодства структурних підрозділів; їх ставлять на документах, які підписали або затвердили керівники цих ні і розділів, а також на копіях та витягах з цих документів.
- штампи прийому на роботу, звільнення з роботи та піші штампи зберігають у відділі кадрів, відповідних структурних підрозділах згідно з положенням про ці підрозділи; їх використовують відповідно до чинного законодавства та нормативних актів.
Основні терміни та їх означення
Документування управлінської діяльності - фіксація за встановленими правилами управлінських дій на паперових або магнітних носіях.
Формуляр-зразок - модель побудови форми документа, яка встановлює галузь використання, формати, розміри берегів, вимоги до побудови конструкційної сітки та основні реквізити.
Реквізити - це сукупність обов'язкових відомостей в документі, без яких він не може бути підставою для обліку і не має юридичної сили.
Постійний реквізит - реквізит, який друкують під час виготовлення бланка.
Змінний реквізит - реквізит, який фіксують на бланку в процесі заповнення.
Найменування установи - найменування, зазначене у п установчих документах.
Довідкові відомості про установу - індекс підприємства зв'язку, поштова і телеграфна адреса, номер телефону, номер телетайпа (абонентського телеграфу), номер рахунку в банку, адресу електронної пошти.
Назва виду документа - назва уніфікованої форми документа згідно з ДК 010 або назва інших документів, що пі і повідають організаційно-правовому статусу установи.
Датування документа - зазначення дати проведення. правлінських дій на документі.
Дата документа - дата підписання документа; дата прийняття документа, який приймає колегіальний орган, та дата затвердження документа, який підлягає затвердженню.
Індексування документа - присвоєння документу умовного позначення - індексу, який надають документу під час реєстрації і вказує на місце складання, виконання та зберігання документа.
Індекс вхідного документа - умовне позначення, яке складається з індексу кореспондента, індексу структурного підрозділу та порядкового реєстраційного номера надходження документа за картотекою певної групи кореспондентів.
Індекс вихідного документа - умовне позначення, яке складається з індексу кореспондента, індексу структурного підрозділу, порядкового номера за картотекою ініціативної кореспонденції.
Індекс справи - умовне позначення, яке складається з індексу структурного підрозділу і номера справи за номенклатурою.
Адресат документа - установи, їх структурні підрозділи, конкретні посадові особи, громадяни, до яких скеровано документ.
Резолюція - напис на документі, зроблений керівником установи, що містить вказівки щодо виконання документа.
Резолюція - підтвердження - резолюція, яку пише керівник, якщо документ не вимагає ніяких дій від заступників та колективу.
Резолюція-розгляд - резолюція, яку пише керівник, якщо документ потребує вжиття заходів чи розгляду колективом установи.
Резолюція-відповідь - резолюція, яку пише керівник у випадку, коли документ надходить до установи з кур'єром і вимагає негайної відповіді, особливо якщо відповідь негативна.
Заголовок до тексту документа - короткий зміст основного смислового аспекту документа.
Відмітка про взяття документа на контроль - позначка словом або штампом "Контроль" або літерою "К".
Текст документа - інформація, заради фіксування якої було створено документ.
Суцільний складний текст документа - граматично і логічно узгоджена інформація про управлінські дії, яку викладають під час складання правил, положень, листів, розпорядчих документів.
Текст у формі анкети - текст, який складають для їїукладення цифрової або словесної інформації про один об'єкт запевним обсягом ознак.
Текст у формі таблиці - текст, який складають для викладення цифрової або словесної інформації про кілька об'єктів за рядом ознак.
Додатки - матеріали, які доповнюють, пояснюють окремі питання документа або документ загалом.
Підписання документа - форма засвідчення документа, який підписують посадові особи установи відповідно до їх компетенції, що встановлено чинними нормативно-право-ними актами.
Погодження документа - офіційна оцінка, зафіксована па документі посадовими особами, щодо доцільності документа, його обґрунтованості та відповідності до чинного законодавства.
Внутрішнє погодження (візування ) - погодження, яке здійснюють в апараті установи (зі структурними підрозділами, посадовими особами, які відповідно до їх компетенції займаються питаннями, порушеними в проекті).
Зовнішнє погодження документа - погодження, яке здійснюють поза межами установи.
Затвердження - спосіб засвідчення документа після його підписання, який санкціонує поширення дії документа па визначене коло структурних підрозділів, організацій чи службових осіб.
Завірення підпису на документі - прикладання печатки до документів, що вимагають особливого засвідчення.
Гербова печатка - печатка із зображенням державного герба, якою завіряють підписи відповідальних осіб на документах, що засвідчують юридичні або фізичні права осіб, а також фіксують витрати грошових коштів і матеріальних цінностей.
Проста печатка - печатка із найменуванням міністерства (установи), яку прикладають до документів, що виходять за межі установи.
Відомості про виконавця - відмітка, що складається з прізвища виконавця і номера його службового телефону.
Відомості про виконання документа - відмітка, що складається з посилання на дату і номер документа, коротку довідку про виконання, слова "До справи" і номер справи, в якій документ буде зберігатися; дату направлення документа до справи; найменування посади і підпис виконавця.
Відомості про наявність документа в електронній формі - відмітка, що містить ім'я файла і його місце зберігання, код оператора та інші пошукові відомості.
Відомості про надходження документа - відмітка, що містить скорочене найменування установи, дату (за потреби - годину і хвилину) надходження документа, реєстраційний індекс документа.
Відомості про державну реєстрацію - запис про державну реєстрацію нормативно-правових актів органів державної влади.
Бланк документа - це стандартний аркуш паперу з відтвореною на ньому постійною інформацією і місцем, відведеним для змінної інформації.
ТЕМА 6.
Організація контролю за виконанням документів
План
6.1. Завдання і порядок контролю за виконанням документів
6.2. Терміни виконання документів
6.3. Здійснення контролю за виконанням документів
6.1. Завдання і порядок контролю за виконанням документів
Завданням контролю за виконанням документів є забезпечення своєчасного та якісного їх виконання.
Контролю підлягають зареєстровані документи, в яких поставлено завдання.
Обов'язково контролюють виконання: законів України, постанов Верховної Ради України, указів, розпоряджень та доручень Президента України, постанов та розпоряджень Кабінету Міністрів України, запитів та звернень народних депутатів України.
За виконання документа відповідають особи, зазначені у розпорядчому документі (наказі, розпорядженні, рішенні тощо), резолюції керівника та безпосередні виконавці. Якщо документ виконують кілька працівників, відповідальним за організацію виконання (скликання) є працівник, який в резолюції зазначений першим. Але відповідають за своєчасне і правильне виконання завдання однаковою мірою всі вказані в резолюції виконавці.
Виконавець зобов'язаний в той самий день ознайомитися здокументами, які надійшли до нього, та виділити з них ті, що потребують негайного виконання.
Документи, що перебувають на виконанні, зберігаються в папках: "Терміново", "В очікуванні відповіді", " На доповідь".
Безпосередній контроль за виконанням документів покладають на канцелярію або спеціально створену комі рольну службу.
У структурних підрозділах безпосередній контролі. І виконанням документів здійснює секретар або працівник відповідальний за діловодство.
6.2. Терміни виконання документів
Документи можуть бути із зазначенням і без зазначиш терміну виконання. Терміни виконання можуть бути вказав в самому документі або встановлені законодавчими актами
До документів із встановленими термінами виконанні) належать:
- депутатський запит (виконують не пізніше як у 15-денний термін від дня його одержання або в інший термін,встановлений Верховною Радою України);
- звернення народного депутата України та депутата місцевої Ради народних депутатів (виконують протягом не більш як 10 днів від дня одержання);
- листи-доручення і листи-запити установ вищого рівня (виконують до зазначеного в них терміну або протягом 10 днів);
- звіт бухгалтерський і баланс річний (розгляд, затвердження і повідомлення про рішення стосовно них виконують у 15-денний термін від дня одержання);
- телеграми, в яких порушено питання, що потребують термінового вирішення (виконують у термін до 2 днів, решта - протягом 10 днів).
Документи без зазначення терміну виконання повинні бути виконані не пізніше ніж за 30 календарних днів, ц документи з позначкою "терміново" - протягом 7 робочих днів від дати підписання документа.
В інструкціях з діловодства установ терміни виконання окремих видів документів можуть бути конкретизовані. Так, у Національному університеті "Львівська політехніка" для документів, термін виконання яких не вказано в тексті або в резолюції керівників, встановлено такі терміни:
- з питань, на які необхідно дати пояснювальну відповідь згідно з чинним законодавством - до 10 днів;
- з питань, які стосуються компетенції інших підтип, з якими необхідне погодження - до 15 днів;
- з питань, які потребують підготовки наказів і розпоряджень:
а) на підставі нормативних документів вищих органів, зміст яких треба довести до відома структурних підрозділів – до 5 днів;
б) на підставі тих самих документів, якщо відповідно них необхідно розробити заходи - 15 днів.
Скерування документів на розгляд в інші установи здійснюють в термін до 5 днів з обов'язковим повідомленням про це автора.
Термін виконання починається від дня надходження документа в установу.
Термін виконання документа може бути змінено лише за вказівкою посадової особи, яка його встановила, а в разі її відсутності - посадової особи, яка її заміщає. У разі потреби термін може бути продовжено за обґрунтованим проханням мін милиця, яке подають не пізніше ніж за 3 робочі дні до закінчення терміну виконання, а щодо документа без зазначення терміну - до закінчення 30-денного терміну від дати його одержання.
Відомості про термін виконання та його продовження і іково записують у реєстраційно-контрольні форми. Відсутність безпосереднього виконавця (з причин роби, відрядження, відпустки) не звільняє підрозділ від відповідальності за своєчасне та якісне виконання документів та доручень.
6.3. Здійснення контролю за виконання документів
Контроль за виконанням документів включає такі види робіт:
- взяття документів (доручень) на контроль, формування картотеки контрольованих документів;
- перевірка своєчасного доведення документів до виконавців;
- попередні перевірки і регулювання ходу виконання;
- облік і узагальнення результатів контролю щ виконанням документів (доручень);
- інформування керівника про хід та підсумки виконання документів (доручень);
- повідомлення про хід і підсумки виконання документі п на оперативних зборах, засіданні колегіальних органів;
- зняття документів з контролю;
- формування картотеки виконаних документів.
Контроль за виконанням документів здійснюється на реєстраційно-контрольних картках (РКК). Під час взяття документа на контроль на лівому березі його першого аркуша проставляють штамп "Контроль" або літеру "К", після чого документ передають виконавцеві, а додатковий примірник РКК ставлять до контрольної картотеки.
РКК документів, що перебувають на контролі, групують в спеціальній контрольній картотеці або у відповідному розділі довідкової картотеки за термінами виконання документів, за виконавцями або за групами документів (постанови, розпорядження, накази, рішення тощо).
Відомості про хід виконання документів, одержані шляхом телефонного запиту або під час перевірок структурного піл, розділу-виконавця, вносять в РКК у графу "Контрольні відмітки". При цьому попередні записи не закреслюють.
В установі з обсягом документообігу понад 25 тис, документів на рік періодично складають і надсилають до структурних підрозділів-виконавців переліки документів, не виконаних у встановленні терміни. Після заповнення відповідних граф переліки повертають до контрольної служби.
В установі з великим обсягом документообігу контроль за виконанням може провадитися за допомогою ПК. При і комп'ютеризованій формі контролю пошуки необхідної інформації здійснюють за видом документа, датою, виконавцем, кореспондентом, терміном виконання, змістом.
Документ вважають виконаним лише тоді, коли поставлені в ньому питання вирішено і кореспонденту надіслано відповідь по суті.
Після виконання документ знімають з контролю. Зняти документ з контролю може тільки та особа, яка його поставила на контроль. При цьому
