1. Облікові первинні документи
Для узагальнення інформації з кадрів використовують облікові документи, які поділяються на первинні та похідні. Облікові первинні — це документи, в яких відображається вся інформація про кожну конкретну особу від початку роботи найманого працівника у роботодавця до його звільнення. До таких документів належать: -» особові картки (форма П-2, П-4, П-2ДС);
особові справи.
Особові картки ведуться на всіх працівників суб'єкта господарювання незалежно від форм власності, виду діяльності і галузевої належності. Особові картки комплектуються відповідно до штатного розкладу за структурними підрозділами, а всередині структурного підрозділу - за прізвищами працівників в алфавітному порядку.
Особові картки на сумісників, тимчасових працівників і жінок, які мають відпустку по догляду за дитиною, комплектуються окремо. З карток складається картотека особового складу суб'єкта господарювання. Усі записи в особовій картці підтверджуються особистим підписом працівника.
Картка має дві сторони: лицьову та зворот. На лицьовій стороні розміщені загальні відомості про працівника та відомості про військовий облік. На зворотній - розміщують інформацію про призначення, переведення та відпустки за весь період роботи.
Складають особову картку на підставі опитування працівника та інформації з відповідних документів: паспорта, трудової книжки, документа про освіту (кваліфікація, спеціальність), військового квитка. Особова картка заповнюється за відповідною формою чорнилом чи кульковою ручкою за винятком 12, 13, 14 пунктів. Ці пункти (паспортні дані, домашня адреса і телефон) заповнюються олівцем у зв'язку з можливими змінами. Зразок типової форми картки П-2 наведено нижче:
| № | 1 Порядок заповнення реквізитів |
| І. Загальні відомості | |
| 1. | Прізвище, ім'я, по батькові (без скорочень) |
| 2. | Записується рік, місяць, число народження (арабськими цифрами)-1970.04.09 |
| 3. | Місце народження: найменування населеного пункту записується в називному відмінку, а району і області - в родовому) |
| 4. | Освіта записується: а) вища (для осіб які закінчили навчальні заклади 3 чи 4 рівнів акредитації); ^ незакінчена вища (для осіб, які закінчили не менше як три курси вищого навчального закладу або продовжують навчання в ньому); ^ середня спеціальна (для осіб, які закінчили технікум, коледж, педагогічні, медичні, музичні, культурно-освітні та прирівняні до них навчальні заклади); ^ середня (для осіб: які отримали атестат зрілості); ^ початкова (для осіб, які закінчили 3-4 класи); б, в) записується повне найменування і дата закінчення навчального закладу. |
| 5. | Спеціальність за дипломом (свідоцтвом) - заповнюють лише на спеціалістів з вищою та середньою спеціальною освітою. Назва спеціальності вказується на підставі запису в дипломі (посвідченні, свідоцтві) про закінчення вищого чи середнього спеціального навчального закладу |
| 6. | Кваліфікація за дипломом (свідоцтвом). Особи, які закінчили вищий навчальний заклад: технікум (училище), коледж, інститут, консерваторію, академію, університет - заповнюють повну назву кваліфікації згідно із записом у дипломі, ставлять номер та дату видачі диплома про закінчення вищого навчального закладу. Далі записується дата заповнення особової картки фахівцем з кадрів чи відповідальною особою з оформлення прийняття працівника на роботу |
| 7. | Загальний стаж роботи: записується загальний стаж роботи з початку трудової діяльності, підрахувавши його згідно Постанови Кабінету Міністрів України від 19 жовтня 1996 р. №1658 |
| 8. | Безперервний стаж роботи: записується безперервний стаж роботи |
| 9. | Останнє місце роботи, посада: записується повне найменування підприємства, установи, організації, де востаннє працював і яку посаду займав |
| 10. | Дата і причина звільнення: записується дата і причина звільнення з підприємства, установи, організації |
| 11. | Родинний стан: записується родинний стан і перелічуються всі члени сім'ї із зазначенням дати народження |
| Паспорт, домашня адреса, телефон: записується серія і номер паспорта, ким виданий, дата видачі, домашня адреса і номер телефону. Дані паспорта і адреса записується олівцем із паспорта |
Після заповнення працівником відділу кадрів усіх пунктів першого розділу в особовій картці ставить особистий підпис працівник, який приймається на роботу.
II. Відомості про військовий облік
У цьому розділі картки П-2 записи ведуть по військовозобов'язаних на підставі даних військового квитка і відповідно до інструкції з обліку військовозобов'язаних. Наявність такої інструкції є обов'язковою, фахівець з кадрів одержує її в районному військовому комісаріаті за місцем розташування суб'єкта господарювання.
Вказані дані працівник відділу кадрів щороку звіряє в райвійськко-матах за місцем проживання працівника.
III. Призначення і переведення
Перший запис в розділі III особової картки здійснюється під час оформлення на роботу. Надалі тут відображаються переміщення, зміни у кваліфікації. Усі записи з цього розділу переносять до трудової книжки.
Вносячи на підставі наказів у трудову книжку записи про прийняття, переведення чи звільнення, працівник відділу кадрів ознайомлює про це п власника під розписку в графі „Підпис власника трудової книжки". У графі „Дата" ставиться дата, коли працівник приступив до роботи, ця дата вважається початком робочого року для надання щорічної відпустки.
У графі „Назва структурного підрозділу" коротко записується назва підрозділу — „ бухгалтерія ".
У графі „Назва професії, посади" записується найменування посади — „ бухгалтер по розрахунках з робітниками і службові(ями ".
У графі „Розряд" (оклад) - записується прописом розряд, категорія, посадовий оклад.
У колонці „Підстава" - записується номер і дата наказу про прийняття або переміщення працівника на інше робоче місце.
У графі „Підпис власника трудової книжки" ставиться особистий підпис працівника, з яким уклали трудовий договір. Це може бути і підпис ознайомлення з наказом про прийняття на роботу, переведення чи переміщення за винятком наказу про стягнення за порушення трудової дисципліни, де ставиться підпис на самому наказі.
IV. Відпустки
Цей розділ призначений для обліку щорічних і всіх додаткових відпусток, який дублюється в журналі обліку відпусток.
У графі „Вид відпустки" пишеться вид відпустки - „щорічна ", „без збереження заробітної плати " та ін.
У графі «За який період» - пишеться робочий рік, за який надається щорічна і додаткові відпустки. Робочий рік згідно ст.6 Закону України „Про відпустки" відлічується з дня укладення трудового договору (10.02.04р. - 09.02.05р).
У графі „Дата" - пишеться початок і кінець відпустки - «12.09.05 р.», «04.10.05 р.»
У графі „Підстава" - пишеться дата і номер наказу про надання відпустки - „наказ №12-к від 10.09.05р. "
Окремо в особовій картці по формі П-2 виділені пункти:
«Додаткові відомості», де записуються зміни, які відносяться до першого і другого розділів картки, зміни прізвища, підвищення кваліфікації тощо. Наприклад, прізвище Петренко змінено на Сидоренко на підставі наказу №201-к від 10.03.98р.
У рядку «Трудову книжку отримав» вказується дата, місяць і рік отримання трудової книжки, ставиться підпис її власника. Цей запис роблять після звільнення працівника зі штатної посади.
Особові картки на працівників повинні мати номери, що відповідають номерам запису в „Книзі обліку трудових книжок і вкладок до них". Зберігаються особові картки після звільнення працівника два роки у відділі кадрів і 73 роки в кадровому архіві. У випадках повторного прийняття особи на роботу на дане підприємство рекомендується користуватись її старою особовою карткою.
На спеціалістів з вищою освітою, які виконують науково-дослідні, проектно-конструкторські і технологічні роботи, крім особової картки по формі П-2, ведеться особова картка по формі П-4. Особливості цієї картки зумовлені специфікою підвищення кваліфікації наукових кадрів. Типова форма П-4 заповнюється і ведеться працівником кадрової служби аналогічно типовій формі П-2.
| Відомості про наукову діяльність | ||||||||||||||
| Наукові | публікації (кількість) | Наукові винаходи (кількість) | Одержані премії | |||||||||||
| Інші | Інші | |||||||||||||
| ( | ||||||||||||||
| Дата | Книги (моног підручниь | Брошурі | Наукові статті | Дата | Патенти | Винаході | Дата | Держави | а X | |||||
Для узагальнення інформації про працівників, на яких поширюється положення Закону України „Про державну службу", складається особова картка за формою П-2ДС.
Особова картка заповнюється українською мовою, в називному відмінку (крім окремо зазначеного). Пункти 1-11 заповнює державний службовець відповідно до записів у паспорті, дипломі, свідоцтві, атестаті про освіту та інших документах. До особової картки заносяться:
| № | І Порядок заповнення реквізитів |
| Розділ І. Загальні відомості | |
| 1. | Прізвище: теперішнє, дівоче (в дужках, якщо існує), ім'я та по батькові |
| 2. | Громадянство України |
| 3. | Місце народження: країна, область, район, місто (село). |
| 4. | Дата народження: (XX) число - двозначне число, місяць - назва, (ХХХХ) рік - чотиризначне число |
| 5. | Освіта: вища, середня. назва навчального закладу (на момент закінчення) та його місцезнаходження: дата вступу і дата закінчення навчального закладу; спеціальність: заповнюється відповідно до. запису у дипломі (свідоцтві); кваліфікація: заповнюється відповідно до запису у дипломі (свідоцтві); диплом (свідоцтво): номер і дата його видачі. Якщо державний службовець навчається у навчальному закладі, то заповнюються тільки графи „назва навчального закладу та його місцезнаходження, рік вступу, спеціальність" |
| 6. | Науковий ступінь, вчене звання: заповнюється відповідно до запису у дипломі (атестаті), рік присвоєння, номер диплома, дата його видачі |
| 7. | Якими мовами володієте, в якій мірі: читаю та перекладаю зі словником, читаю і можу розмовляти, володію вільно |
| 8. | Наукові праці та винаходи: кількість опублікованих монографій, статей, винаходів: список опублікованих робіт. Якщо таких багато, то в картці вказується, що їх перелік представлено в додатку |
| 9. | Сімейний стан: перелічують членів сім'ї із зазначенням дати народження, прізвища, ім'я та по батькові |
| 10. | Паспорт: серія, номер, ким виданий, дата видачі - записується відповідно до запису у паспорті |
| 11. | Домашня адреса: телефон, місто, поштове відділення, вулиця, корпус, номер будинку, квартира, особистий підпис |
| 12. | Дата прийняття Присяги державного службовця: число - двозначне число, місяць - назва, рік - чотиризначне число |
| 13. | Прийняття на державну службу: а) на підставі конкурсу: номер протоколу, дата (двозначне число), місяць (назва), рік (чотиризначне число); б) по патронатній службі: посада керівника; в) з резерву: дата включення в резерв; г) інше: відповідно до статті 15 Закону України «Про державну службу»). |
| 14. | Загальний стаж роботи: вказується приведена дата, яка визначається згідно з Законом України «Про пенсійне забезпечення», відповідно до записів у трудовій книжці |
| 15. | Безперервний стаж роботи: вказується приведена дата, яка визначається відповідно до записів у трудовій книжці |
| 16. | Стаж державної служби: вказується приведена дата, яка визначається згідно з Порядком обчислення стажу державного службовця, затвердженого постановою Кабінету Міністрів України від 3 травня 1994 року №283, відповідно до запису в трудовій книжці. |
Розділи II- VIII- заповнюються відповідно до вимог таблиць.
Записи повинні здійснюватись у точній відповідності з формулюванням чинного законодавства і з посиланням на відповідну статтю, пункт законів (Закон України «Про державну службу», КЗпП України).
Записи вносяться відповідно до наказу (розпорядження), із зазначенням дати його видачі.
Записи дат виконуються арабськими цифрами: число і місяць - двозначними числами, рік - чотиризначним числом, записи розділяють крапкою, крім окремо зазначених.
II. Продовження терміну перебування на державній службі
У графі «Підстава»: номер і дата листа-погодження Головдержслуж-би, на основі якого продовжено термін перебування на державній службі.
III. Просування у службі в державному органі
У разі заміни назви структурного підрозділу, посади, категорії, рангу проводиться окремий запис.
IV.Відпустки
Запис здійснюється аналогічно з Ф. П-2.
V. Дисциплінарна відповідальність
Заповнюється відповідно до статті 14 Закону України «Про державну службу».
У графі 1 «Причина» - причина, що викликала притягнення до дисциплінарної відповідальності.
У графі 2 «Вид стягнення» - дисциплінарне стягнення, захід дисциплінарного впливу; у випадку, коли державного службовця відсторонено від службових обов'язків та призначено службове розслідування відповідно до статті 22 Закону України «Про державну службу»
необхідно додатково вказувати строки відсторонення (термін від
до, на який відсторонено) та результати розслідування.
VI.Заохочення, нагороди, почесні звання
Запис здійснюється на підставі рішення відповідного органу.
VII.Зарахування до кадрового резерву
Заповнюється відповідно до постанови Кабінету Міністрів України від 19 грудня 1994 року №853, відновлюється кожного року.
Графа 1 - „Орган, до якого зараховано в кадровий резерв" - назва органу, до якого зараховано в кадровий резерв. В разі, коли державний службовець зарахований до кадрового резерву в тій самій установі (організації), де він працює, записується: „у цьому органі".
VIII.Підвищення кваліфікації
Назва навчального закладу (на момент закінчення), у тому числі за кордоном.
Програма чи тематика підвищення кваліфікації: заповнюється відповідно до запису у дипломі (свідоцтві).
IX. Відомості про військовий облік
Заповнюється згідно з «Інструкцією про порядок ведення обліку військовозобов'язаних і призовників на підприємствах, в установах, організаціях» та відповідно до записів у військовому квитку.
Додаткові відомості:
а) відомості, відповідно до статей 12,16 Закону України «Про державну службу», а саме; не мав судимості, не займається підприємницькою
діяльністю безпосередньо або через посередників, не працює за сумісництвом, не повірений третіх осіб у справах державного органу, не член складу керівних органів підприємств тощо;
6) до якої категорії пільговиків належить, наприклад, чи є ліквідатором аварії на ЧАЕС, офіцер запасу - пенсіонер та інші, номер посвідчення, дата видачі та назва органу, який видав.
Дата і причина звільнення
Записи здійснюються у точній відповідності з формулюванням чинного законодавства і з посиланням на відповідну статтю, пункт КЗпП України або статтю ЗО Закону України «Про державну службу». Форма особової картки П-2ДС затверджена наказом Мінстату України від 26.12.95 р. №343.
Оформлення та ведення особових справ
В особовій картці, що ведеться на кожного працівника, записують загальні відомості, інформацію про військовий облік та накопичують інформацію про призначення, переведення та відпустки за весь період роботи, а всі документи, витяги з документів та відповідні копії, які стосуються питань просування по службі, заохочень, стягнень тощо формуються в особову справу.
Особова справа
Особова справа - це сукупність документів, які містять найповніші відомості про працівника й характеризують його біографічні, ділові, особисті якості. Вона посідає основне місце в системі персонального обліку працівників. На підставі документів, що групуються в ній, проводиться вивчення, добір та використання кадрів управління.
Заводяться особові справи на керівника підприємства, його заступників, начальників відділів та служб, їх заступників, матеріально-відповідальних осіб, спеціалістів тощо. Оформляються особові справи після зарахування працівників на роботу. Спочатку до особової справи заносять документи, що відображають процес прийняття на роботу, потім - всі основні документи, які виникають упродовж трудової діяльності працівника в установі.
Систематизуються особові справи в алфавітному порядку або за структурними підрозділами, згідно зі штатним розкладом. Справи на матеріально-відповідальних осіб зберігають окремо. Кожній особовій справі присвоюється номер відповідно до номеру в штатно-посадовій книзі. Цей номер записується і в алфавітну книгу особових справ.
Документи особової справи:
1. Особовий листок з обліку кадрів із фотокарткою працівника розміром 4x6 см;
2. Додаток до особового листка з обліку кадрів.
3. Автобіографія.
4. Копії документів про освіту, науковий ступінь, підвищення кваліфікації.
5. Перелік наукових праць (для працівників, які мають науковий ступінь).
6. Різного роду характеристики чи рекомендаційні листи.
7. Документи, на підставі яких видаються накази про призначення, переведення, звільнення працівника (контракт, подання, листи про переведення тощо).
8. Копії наказів (розпоряджень) про прийняття (призначення), переведення та звільнення працівника або витяги з них.
9. Матеріали проведеної атестації.
10.Внутрішній опис документів.
До особової справи можуть бути внесені також довідки-об'єктив-ки, копії наказів, розпоряджень, постанов органів вищого рівня або витяги з них, витяги з протоколів наукових рад (для наукових працівників, які брали участь у конкурсному заміщенні вакантних посад), витяги з протоколів зборів трудового колективу (для керівників, яких обирає на посаду трудовий колектив), а також інші документи, що характеризують діяльність працівника. Порядок розміщення цих документів, як правило, хронологічний - усі вони підшиваються до справи за черговістю надходження.
Довідки з місця проживання, медичні довідки та інші документи другорядного значення можуть групуватись у самостійну справу тимчасового зберігання окремо від особової справи або розміщуватись у «кишеньці» на зворотному боці її обкладинки.
Включення до особової справи наказів (розпоряджень) про відпустки, про направлення у відрядження, на курси перепідготовки, підвищення кваліфікації чи стажування не допускається.
Оформлення обкладинки особової справи
Документи особової справи ведуться впродовж усього часу роботи особи на підприємстві й до номенклатури справ установи не заносяться.
На обкладинці розташовується заголовок. В ньому вказують у називному відмінку повну назву підприємства, номер справи, прізвище, ім'я, по батькові особи, на яку вона заведена.
Обов'язково проставляється дата заведення (день прийняття особи на роботу) та закінчення (день звільнення) особової справи. Оскільки справа є документом тривалого зберігання, її вкладають у тверду обкладинку й переплітають.
Після звільнення працівника його заяву про звільнення, копію наказу (розпорядження) або витяг з нього, а також інші документи (лист про переведення на іншу роботу, подання на звільнення тощо), на підставі яких видано наказ (розпорядження), підшивають в особову справу та записують в опис. У додатку до особової справи працівника робиться запис про його звільнення. Після виконання цих процедур особова справа зберігається у відділі кадрів упродовж двох років, потім здається на зберігання в архів організації на 73 роки. Загальний термін зберігання особової справи 75 років.
Доступ до особових справ має бути обмеженим. Особові справи зберігаються як секретні документи. Як правило, їх розмішують у сейфах чи в крайньому разі, у спеціально-пристосованих для цього залізних шафах, що замикаються. Відповідальність за зберігання особових справ несе начальник відділу кадрів, фахівець з персоналу або секретар.
Видаються особові справи для службового користування лише особам, коло яких визначене керівником установи. Не дозволяється затримувати особову справу більше ніж на один день та виносити її за межі підприємства. У разі використання особової справи забороняється робити будь-які виправлення раніше зроблених записів або вносити нові, вилучати документи чи долучати нові. Не дозволяється видавати особову справу особі, на яку вона заведена.
Щоб запобігти втраті особової справи, в ній необхідно тримати контрольну картку. Вона залишається у відділі кадрів на період видачі особової справи. Після повернення останньої в контрольній картці ставиться дата повернення, а особова справа повертається на своє місце. У разі відправлення особової справи поштою вказується дата відправлення, адресат, вихідний номер супровідного листа, дата повернення справи. Після передачі особової справи в архів контрольна картка
одиниця зберігання. У разі переведення працівника на інше підприємство особова справа не передається. Виняток становлять випадки переведення особи в межах однієї системи.
Складання опису документів особової справи
Опис документів особової справи містить їх порядкові номери, індекси, найменування, кількість сторінок. Він складається при первинному оформленні особової справи в тому порядку, в якому вони розміщені згідно з формою:
ОПИС
документів, які знаходяться в особовій справі
| № з/п | Найменування документа | Дата включення документа в особову справу | К-сть аркушів | Дата вилучення документів | Ким вилучений документ та причина вилучення |
| Заява про прийом на роботу | 08.10.04 р. | ||||
| та ін. |
У разі необхідності вилучення документа з особової справи працівник кадрів робить в описі відповідну позначку: ким вилучено документ і з якої причини. Вилучати документ з особової справи з метою знищення забороняється. У процесі підготовки справи до передачі в архів у описі робиться запис про кількість аркушів цифрами та словами, ставиться підпис відповідальної особи із зазначенням займаної нею посади та вказується дата.
2. Облікові похідні документи
Облікові похідні документи призначені для узагальнення інформації про кадри в цілому по господарюючому суб'єкту. До таких документів належать:
/ книга реєстрації наказів;
/ журнал обліку ознайомлення працівника з посадовою інструкцією та умовами роботи;
/ штатно-посадова книга; / алфавітна книга;
/ книга обліку руху особового складу; / журнал обліку прийняття на роботу;
/ журнал обліку переведення (переміщення) працівників на іншу посаду;
/ журнал обліку звільнення працівників;
/ інші похідні документи в залежності від специфіки підприємства. Книга реєстрації наказів
 |
Усі накази по особовому складу реєструються в книзі реєстрації наказів за формою:
Зразок
Книга реєстрації наказів повинна бути пронумерована, прошнурована, скріплена підписом керівника та сургучною печаткою підприємства. Вилучення аркушів з книги та виправлення не допускаються.
У разі відміни наказу чи зміни пункту наказу пишеться новий наказ, який реєструється в цій книзі на загальних підставах.
Кількість записів у книзі повинна відповідати наявності наказів.
Книга реєстрації наказів є документом суворої звітності та постійного зберігання. Ведеться працівником кадрової служби, який готує і веде облік наказів з особового складу. Заповнення граф необхідно робити коротко відповідно до змісту наказу.
Журнал обліку ознайомлення працівників з посадовою
інструкцією та умовами праці
Уклавши трудовий договір, працівник повинен виконувати доручену йому роботу особисто з дотриманням правил внутрішнього трудового розпорядку. Власник або уповноважений ним орган чи фізична
особа зобов'язаний виплачувати працівникові заробітну плату і забезпечувати умови праці, необхідні для виконання роботи, передбачені законодавством про пралдю, колективним договором.
Роботодавець перед працівником ставить відповідні завдання, надає відповідні права та Створює умови праці, необхідні для виконання дорученої роботи. Після зарахування працівника на роботу у відділі кадрів його ознайомлюють з посадовою інструкцією, внутрішнім трудовим розпорядком і колективним договором. У відділі кадрів у наявності повинні бути:
• посадові інструкції, "затверджені керівником, на всіх працюючих;
• внутрішній трудовий розпорядок, затверджений на загальних зборах трудового колективу підприємства, установи, організації;
• колективний договір, укладений згідно із Законом України „Про колективні договори і угоди".
З метою уникнення непорозумінь у правовідносинах працівник-роботодавець у відділі Кадрів ведеться „Журнал обліку ознайомлення працівника з посадовою інструкцією і умовами праці" за наведеною нижче формою.
Зразок
Журнал обліку ознайомлення працівника з посадовою інструкцією
та умовами праці
Штатно-посадова кцИГа
На всіх підприємствах, в організаціях і установах ведеться штатно-посадова книга, зразок якої наведено нижче. Вона складається на підставі штатного розкдаду. Але якщо у штатному розкладі вказується можлива загальна кількість штатних одиниць, то у штатно-посадовій книзі фіксується наявна кількість цих одиниць. У книзі записуються прізвище, ім 'я, по батькові працівника, який займає певну посаду, його кваліфікаційна категорія, посадовий оклад, фіксується номер наказу про прийняття цього працівника на роботу (про переведення, звільнення).
Штатно-посадова книга повинна бути пронумерована, прошнурована і скріплена підписом керівника підприємства і печаткою.
Замість штатно-посадової книги можна вести штатно-посадовий список за тією ж формою, що і посадова книга.
Зразок
Штатно-посадова книга
| № з/п | ПІБ | Структурний підрозділ | Посада | Посадовий оклад | Дата народження | Освіта | Кваліфікація, категорія, розряд | Дата і номер наказу про прийняття на роботу, переведення |
Наявність книги та сумління її ведення забезпечує: / постійний точний облік кадрів відповідно до штатного розкладу; / наочність якісного складу кадрів та їх розміщення по підрозділах
згідно з освітою, кваліфікацією, розрядом, категорією; / постійний контроль за укомплектованістю кадрами та облік вакантних посад;
/ наявність оперативного складання звітів та різної інформації; / єдину систему обліку особових справ та особових карток.
Алфавітна книга й алфавітна картка
За невеликої кількості працівників зручно вести алфавітну книгу, зразок якої наведено нижче. До цієї книги заносять записи по всіх працівниках за структурними підрозділами або категоріями персоналу залежно від структури підприємства, організації, установи. Крім прізвища, імені та по батькові працівника в алфавітній книзі вказується номер особової справи, особової картки цього працівника, місце роботи, посада, номер наказу про призначення, переведення на іншу роботу, загальний трудовий стаж і номер наказу про звільнення. Як і всі облікові книги, алфавітна книга нумерується, прошнуровується, скріплюється підписом керівника і печаткою
На підприємствах, в організаціях і установах з великою кількістю працівників доцільно вести алфавітні картки, що значно полегшує роботу з картотекою. Типова форма алфавітної картки наведена нижче. Картотека алфавітних карток ведеться на всіх працівників. А картки в ній розкладаються в алфавітному порядку
Для вирішення проблем управління підприємством, установою, організацією керівництву необхідно мати загальні та аналітичні дані про особовий склад, його чисельність, про плинність кадрів, про зв'язок з державними службами зайнятості населення тощо. Керівник щоденно повинен знати рух кадрів у структурних підрозділах і загалом, щоб своєчасно приймати рішення щодо укомплектування, особливо спеціалістами.
У кадровому діловодстві, особливо для підготовки державної звітності, підрахування плинності кадрів, необхідно вести журнали руху кадрів з обліку прийнятих, переведених, звільнених. Для цього у відділі кадрів ведуться: >- журнал обліку прийняття на роботу; >- журнал обліку переведення (переміщення) працівників; >- журнал обліку звільнення працівників
Наявність похідних облікових документів надає можливість, з одного боку, забезпечити орган управління всією необхідною інформацією про кадри, з іншого - забезпечити формування статистичної звітності по кадрах, а також забезпечити працівників необхідною для них інформацією
Інструкції про порядок ведення трудових книжок працівників
Відповідно до ст. 48 Кзот України і п. п. 1.1, 2.20 і 2.20-1 Інструкції про порядок ведення трудових книжок працівників (далі Інструкція), затвердженою наказом Міністерства праці України №58 від 29.07.93 р., трудові книжки ведуться на всіх працівників, які працюють по трудових договорах на підприємствах, в установах, організаціях всіх форм власності (далі підприємства), зокрема в іноземних представництвах, або у фізичний осіб, зокрема осіб, підприємств, що є співвласниками (власниками), селянських (фермерських) господарств, у іноземних кореспондентів, співробітників міжнародних організацій і інших прирівняних до них іноземців на території України, понад п'ять днів, а також на сезонних, тимчасових і позаштатних працівників, за умови, що останні підлягають державному соціальному страхуванню.
На осіб, що працюють за сумісництвом і цивільно-правовим договорам, трудові книжки на підприємстві не ведуться.
Трудові книжки зберігаються на підприємствах як документи строгої звітності, видаються працівникам лише при звільненні під розписку.
Трудові книжки осіб, що працюють по трудових договорах в іноземних представництвах, у іноземних кореспондентів, співробітників міжнародних організацій і інших прирівняних до них іноземців на території України, зберігаються: У м. Києві - в Генеральній дирекції Київської державної адміністрації по обслуговуванню іноземних представництв, в Республіці Крим і областях - в департаментах зовнішніх зв'язків обласних державних адміністрацій, в м. Севастополі - в міській державній адміністрації.
Трудові книжки працівників, що працюють на умовах трудового договору у фізичний осіб - суб'єктів підприємницької діяльності без створення юридичної особи з правом найму, і фізичний осіб, що використовують працю, пов'язану з наданням послуг (кухарі, няні, водії і тому подібне), зберігаються безпосередньо у працівників.
Доцільно трудові книжки працівників зберігати і тримати в сейфах за абеткою, на великих підприємствах - по структурних підрозділах і за абеткою.
Трудові книжки (дублікати), які не були отримані працівниками при звільненні, зберігаються в кадровій службі впродовж двох років окремо від трудових книжок працівників, які працюють, а потім передаються в архів підприємства, де зберігаються впродовж 50 років, а після закінчення зазначеного терміну знищуються.
При зміні посадових осіб, що відповідають (згідно посадової інструкції або наказу) за ведення трудових книжок, передача чистих бланків трудових книжок (вкладишів), а також заповнених трудових книжок оформляється актом.
Бланки трудових книжок (вкладишів до них) зберігаються в бухгалтерії підприємства як документи строгої звітності і видаються по заявці в підзвітну суму посадовій особі, що відповідає за видачу трудових книжок.
Для обліку бланків трудових книжок і вкладишів до них, а також контролю їх руху на підприємстві наказом Мінстата України від 27 жовтня 1995 року N 277 затверджених відповідних типових форм.
Облік бланків трудових книжок і вкладишів до них ведеться бухгалтерією в книзі обліку бланків трудових книжок і вкладишів до них форми П-9. Облік руху трудових книжок і вкладишів до них ведеться кадровою службою або спеціально уповноваженою посадовою особою в книзі обліку руху трудових книжок і вкладишів до них форми П-10.
Книга обліку руху трудових книжок і вкладишів до них має бути пронумерована, прошнурована і що скріпляє підписом керівника підприємства і друком.
Кожного місяця посадова особа, що відповідає за ведення трудових книжок, подає бухгалтерії звіт про наявність бланків трудових книжок і вкладишів до них (які бралися їм раніше) і про суми, отримані за видані трудові книжки і вкладиші до них, з додатком прибуткового касового ордера підприємства.
На зіпсовані під час заповнення бланки трудових книжок і вкладишів до них складається акт по Пформе-11.
Про порядок оформлення трудової книжки і внесення до неї записів дивися в "Інструкції про порядок ведення трудових книжок працівників", затвердженою наказом Міністерства праці України №58 від 29.07.93 р.
