Ведення особової документації 2 страница

Вкладиш до трудової книжки було затверджено постановою Економради при РНК СРСР від 28 травня 1940 року. Інструкція про порядок ведення трудових книжок на підприємствах, устано­вах і організаціях була затверджена 9 липня 1958 року. До 1970р. ця Інструкція поповнилась багатьма змінами, доповненнями і роз'ясненнями.

З метою подальшого вдосконалення порядку ведення трудо­вих книжок, а також підвищення виховного значення трудових книжок в справі укріплення трудової дисципліни у вересні 1973 року була прийнята постанова «О трудових книжках рабочих и служащих», в якій зазначалось, що трудова книжка є основним документом про трудову діяльність. Вручати трудову книжку призначалось в урочистій обстановці в присутності трудового ко­лективу і представників громадських організацій.

В Україні першим директивним документом, покликаним регу­лювати трудові відносини між працівником і працедавцем шляхом провадження трудових книжок стала Постанова Кабінету Мініс­трів України № 301 від 27.04.1993 р. «Про трудові книжки працівни­ків». Цією постановою запроваджено новий зразок бланків трудо­вих книжок та вкладок до них, встановлено порядок забезпечення

ними всіх підприємств, установ та організацій незалежно від форм власності [132].

Сьогодні у трудовій книжці містяться відомості про всю тру­дову діяльність працівника, про одержані ним заохочення і наго­роди, про темп і рівень професійного зростання. Це допомагає адміністрації підприємства (організації, установи) у визначенні придатності чи непридатності певного працівника до його вико­ристання на вакантній посаді (робочому місці).

Практичне значення трудових книжок цим не обмежується: вони стали також основним документом для встановлення за­гального, безперервного і спеціального стажу роботи, що містить доволі важливу інформацію для трьох сторін — працівника, пра­цедавця і держави, оскільки на його підставі вирішуються основ­ні питання соціального страхування: рівень оплати тимчасової непрацездатності, пільги за роботу в ішадливих умовах чи в пев­них регіонах, оплата за вислугу років (де це передбачено законо­давством), пенсійне забезпечення тощо.

Трудова книжка стала трудовою біографією працівника, яка відображає його освіту і кваліфікацію, інтенсивність просування по службі чи виробництву, ставлення до виконання своїх обов'яз­ків, загальний трудовий внесок у суспільну справу.

Особливості ведення трудових книжок

Трудова книжка — основний документ працівника, призначе­ний для встановлення його загального, безперервного та спеці­ального трудового стажу. Трудова книжка — це своєрідний трудо­вий паспорт працівника.

Ведуться трудові книжки на всіх працівників, які працюють понад 5 днів на підприємстві, в установі, організації усіх форм власності або у фізичної особи, у тому числі осіб, які є власника­ми (співвласниками) підприємств, сільських (фермерських) гос­подарств, сезонних і тимчасових працівників, а також позаштат­них працівників за умови, якщо вони підлягають державному со­ціальному страхуванню (ст. 48 КЗпП України).

На осіб, які працюють за сумісництвом, трудові книжки ве­дуться тільки за місцем основної роботи. Не заводяться трудові книжки й на працюючих за трудовою угодою.

 

Працівники, що стають до роботи, повинні особисто подати власникові чи керівникові підприємства трудову книжку, оформле­ну в установленому порядку. Особи, які приймаються на роботу вперше, отримують трудову книжку на місці приймання на роботу.

Особи, які вперше стають до роботи й не мають трудової книжки, повинні пред'явити паспорт, диплом або інший доку­мент про освіту чи професійну підготовку, інші передбачені за­коном документи.

Військовослужбовці, звільнені зі Збройних Сил України, Націо­нальної гвардії України, Служби безпеки України, Прикордонних військ Украши, Цивільної оборони України, Управління охорони вищих посадових осіб України та інших військових формувань, створених відповідно до чинного законодавства Украши (далі Збройні Сили Украши та інші війська), та військовослужбовці, звільнені зі Збройних Сил колишнього Союзу РСР і Збройних Сил держав — учасниць СНД, пред'являють військовий квиток.

Звільнені з місць відбування кримінального покарання зобо­в'язані пред'явити довідку про звільнення.

Питання, пов'язані з порядком ведення трудових книжок, їх зберігання, постачання і обліку регламентує ст. 48 КЗпП України та «Інструкція про порядок ведення трудових книжок працівни­ків» затверджена спільним наказом Міністерства праці України, Міністерства юстиції України та Міністерства Соціального за­хисту населення України від 26 березня 1996 р. №26 з послідую-чими змінами і доповненнями [137].

Заповнення відомостей про працівника

Заповнення трудової книжки вперше провадиться власником або уповноваженим ним органом не пізніше тижневого строку з дня прийняття на роботу.

До трудової книжки заносять відомості про:

♦ працівника: ім'я, прізвище та по батькові, дату народження;

♦ роботу: переведення на іншу роботу, звільнення з роботи;

♦ нагородження і заохочення: відзначення державними нагоро­дами та відзнаками Украши, заохочення за успіхи вроботі та ін­ші заохочення відповідно до чинного законодавства України;

♦ відкриття, на які видано дипломи, винаходи та раціоналіза­торські пропозиції та виплачені у зв'язку з цим винагороди.

Відомості про стягнення до трудової книжки не заносять.

Записи в трудовій книжці нумерують арабськими цифрами (число і місяць двозначними). Запис про звільнення та відомості про нагородження і заохочення засвідчують відбитком печатки.

З кожним записом, який вноситься до трудової книжки на підставі наказу чи розпорядження про призначення на роботу, переведення і звільнення, керівник підприємства зобов'язаний ознайомити працівника під розписку в особовій картці (П-2), в якій повинен повторюватись відповідний запис з трудової книж­ки чи вкладиша до неї.

Відомості про працівника записують на першій (титульній) сторінці трудової книжки. Прізвище, ім'я, по батькові, дату на­родження записують повністю. Після зазначення дати заповнен­ня трудової книжки працівник своїм підписом мусить засвідчити правильність внесених відомостей.

Першу сторінку підписує особа, яка відповідає за видачу тру­дових книжок, після чого ставиться відбиток печатки підпри­ємства, де вперше заповнювалась трудова книжка.

Відповідальна особа також робить потрібні зміни на титульній сторінці трудової книжки. Однією рискою закреслює старі дані і за­писує нові, посилаючись на відповідні документи, які вказуються на внутрішньому боці обкладинки. Нові записи на першій сторінці трудової книжки завіряються відбитком печатки підприємства.

Внесення записів про роботу

Записи в трудовій книжці про прийняття на роботу, переве­дення на іншу постійну роботу або звільнення, а також про наго­роди та заохочення вносяться власником або уповноваженим ор­ганом після видання наказу (розпорядження), але не пізніше тижневого строку, а при звільненні — у день звільнення і повин­ні точно відповідати тексту наказу (розпорядження).

У графі «Відомості про роботу» (додаток 4.1) у вигляді заголов­ка записується найменування підприємства. Під цим заголовком у графі 1 ставиться порядковий номер запису, що вноситься. У графі 2 зазначається дата прийняття на роботу.

У графі 3 записується:

«Прийнятий або призначений на таку-то посаду чи роботу» із зазначенням її конкретного найменування, а також роботи, про­фесії чи посади і присвоєного розряду.

 

Записи про найменування роботи, професії чи посади, на яку прийнятий працівник, виконуються для робітників і службовців, відповідно до найменування професій і посад, зазначених у На­ціональному класифікаторі професій ДК 003:2005 [144].

Зразки формулювань записів у трудових книжках відповідно до змісту того чи іншого наказу наведені в додатку 4.2.

Якщо працівник на пільгових умовах виходить на пенсію за ві­ком, то запис у трудовій книжці робиться на підставі наказу, ви­даного за результатами атестації робочих місць, із посиланням на «Списки виробництв, професш, посад і показників при обчисленні стажу роботи, що дають право на пенсіїо за віком на пільгових умовах [155].

Показники, зазначені в цих списках, обов'язково мають бути підтверджені в «Карті оцінки умов праці робочого місця за ре­зультатами атестації» й можуть записуватися в дужках.

Якщо робітникові (пращвникові) присвоюється черговий роз­ряд (категорія), то в трудовій книжці про це робиться запис.

Запис відомостей про роботу за сумісництвом, яка оформлена в установленому порядку, вноситься власником або вповноваже­ним ним органом окремим рядком на бажання працівника.

Переведення працівника на іїппу постійну роботу в межах од­ного підприємства оформляється в такому самому порядку, як і прийняття на роботу.

Якщо за час роботи працівника змдшлася назва підприємства, то про це у графі 3 трудової книжки окремим рядком робиться запис: «Підприємство (назва) з (дата) перейменовано на (нова назва)», а в графі 4 зазначається підстава для перейменування — наказ (розпорядження), його дата й номер.

Для студентів, слухачів курсів, учнів, аспірантів та клінічних ординатори*, які мають трудові книжки, навчальний заклад (нау­кова установа) вносить записи про час навчання на денних відді­леннях (у тому числі підготовчих) вищих навчальних закладів. Підставою для таких записів слугують накази навчального закла­ду (наукової установи) про зачислення на навчання та про від­числення студентів, слухачів курсів, учнів, аспірантів, клінічних ординааорів.

Робота студентів, учшв, аспірантів та клінічних орданаторш у студентських таборах, під час проходження виробничої практики

чи виконання науково-дослідної договірної тематики підтвер­джується відповідними довідками. В довідках зазначається спеці­альність, кваліфікація, посада та час роботи, які слугують підста­вою для внесення навчальними закладами (науковими установа­ми) відомостей про роботу в трудові книжки. Довідки зберігають­ся в справах як документи суворої звітності.

Якщо студенти, учні, аспіранти та клМчні ординатори раніше не працювали й не мають трудових книжок, то відомості про їх­ню роботу в студентських таборах, під час проходження виробни­чої практики, а також про виконання науково-дослідної госпдо-говірної тематики на підставі довідок вноситимуться підприємс­твом, де вони надалі працюватимуть.

До трудових книжок за місцем роботи вносяться окремим ряд­ком (до занесення відомостей про роботу на даному підприємс­тві) з посиланнями на дати, номери та назви відповідних доку­ментів такі записи:

♦ про час служби у складі Збройних Си|іУкраїни та інших вій­ськах, де на тих, хто проходить службу, не поширюється за­конодавство про працю й державне соціальне страхування, із зазначенням дати призову (зачислення) й дати звільнення зі служби;

♦ про час навчання у професШних навчально — виховних та інших закладах, у навчально — курсових комбшатах (цен­трах, пунктах тощо);

♦ про час навчання у вищих навчальних закладах (сюди вхо­дить і тривалість роботи в студентських таборах, на вироб­ничій практиці, виконання науково-дослідної госпдоговір-ної тематики) та про час перебування в аспірантурі й клініч­ній ординатурі, крім випадків, зазначених вище;

♦ про роботу як членів колгоспу (якщо чинним законодавс­твом передбачено зарахування цієї роботи в загальний тру­довий стаж працшникш);

♦ про час догляду за інвалідом 1-ї групи або за дитиною-інва-лідом висом до 16 років, а також за пенсіонером, який згідно з висновком медичного закладу потребує постійного сто­роннього догляду (п. Е ст. 56 Закону України «Про пенсійне забезпечення»), в тому числі час догляду за престарілим, який досяг 80-річного віку (згідно з медичним висновком);

 

♦ безробітним особам про період одержання допомоги по без­
робіттю, що вноситься в трудову книжку відповідним орга­
ном державної служби зайнятості населення.

У разі відновлення в установленому порядку безперервного стажу для визначення допомоги за державним соціальним страху­ванням у графу 3 розділу «Відомості про роботу» трудової книжки за останнім місцем роботи вноситься запис: «Безперервний трудо­вий стаж відновлено з (дата)», а в графі 4 робиться посилання на відповідну постанову президії відповідної ради профспілок або президії ЦК відповідної галузевої профспілки.

Розглянемо особливості ведення трудових книжок окремих категорій громадян:

♦ У трудових книжках працівників, зайнятих на сезонних робо­
тах у тих галузях народного господарства, де чинним зако-

• нодавством допускається підсумовування періодів сезонної роботи та збереження безперервного трудового стажу в разі повернення в установлений строк на сезонну роботу після міжсезонної перерви, у графі З розділу «Відомості про робо­ту» записують: «Безперервний трудовий стаж зберігається*.

♦ Трудові книжки громадян, які працюють за трудовими дого­
ворами в іноземних представництвах, в іноземних кореспон­
дентів, співробітників міжнародних організацій та інших при-
рівнених до них іноземців на території України, зберігаються:

^— в м. Києві — в Генеральній дирекції Київської державної ад­міністрації з обслуговування іноземних представництв;

—у Республіці Крим та областях — у департаментах зовнішніх зв'язків обласних державних адміністрацій;

—ум. Севастополі — в міській державній адміністрації.

Ці організації роблять записи в трудових книжках про прий­няття на роботу й про звільнення з роботи відповідно до трудових договорів і довідок від наймачів.

У разі прийняття на роботу робиться, наприклад, такий запис:
«Прийнятий на посаду _______________ (назва представництва).

У випадку звільнення: «Звільнено з роботи __________________

(зазначається причина) із посиланням на відповідні статті КЗпП України.

Запис, зроблений у трудовій книжці іноземними представництва­ми, іноземними кореспондентами, співробітниками міжнародних

організацій та іншими прирівняними до них іноземцями на тери­торії України, вважається недійсним.

♦ Трудові книжки працівників, які працюють на умовах трудо­
вого договору у фізичних осіб — суб'єктів підприємницької ді­
яльності без створення юридичної особи з правом найму та
у фізичних осіб, які використовують найману працю,
пов'язану з наданням послуг (кухарі, няньки, водії тощо)
зберігаються безпосередньо у працівників.

Фізична особа під час прийняття на роботу працівника відпо­відно до укладеного з ним письмового трудового договору, заре­єстрованого в службі зайнятості, вносить, наприклад, запис: Прийнята на роботу кухаркою за трудовим договором від 15 квіт­ня 2008 року за №4, зареєстрованим в Макарівському районному державному центрі зайнятості Київської області.

При цьому у графі 4 зазначається на підставі чого вноситься за­пис (дата і номер реєстрації договору державною службою зайня­тості), наприклад: Трудовий договір зареєстровано 17.04.2008№431.

В разі звільнення працівника з роботи робиться, наприклад, запис: Звільнена з роботи за власним бажанням, стаття 38КЗпП України.

У графі 4 зазначається дата зняття з реєстрації договору дер­жавною службою зайнятості), наприклад: Трудовий договір №431 знято з реєстрації 15.05.2009.

Внесені фізичною особою до трудової книжки працівника за­писи підтверджуються підписом посадової особи органу держав­ної служби зайнятості, який зареєстрував трудовий договір, і зас­відчується відбитком печатки.

Розірвання трудового договору повинно бути підтверджене підписами сторін трудових відносин (фізична особа-роботода-вець та найманий працівник) в усіх (трьох) примірниках трудово­го договору. Зняття трудового договору з реєстрації у державнш службі зайнятості за відсутності однієї зі сторін трудових відно­син можливе лише за умови, якщо до центру зайнятості буде по­дане ріїпення суду, що набрало чинності, в якому містяться від­повідні зобов'язання до державної служби зайнятості.

♦ До трудових книжок осіб, які перебували на виправних робо­
тах без позбавлення волі, власник або вповноважений ним
орган підприємства за місцем роботи вносить у графу З

 

розділу «Відомості про роботу» запис про те, що тривалість роботи в цей період не зараховується до загального і безпе­рервного стажу.

У разі, коли рішенням суду в установленому законом порядку строк відбування виправних робіт без позбавлення волі включено до загального трудового стажу, в трудових книжках робиться запис про те, що цей час не зараховується в безперервний трудовий стаж.

Зазначені записи вносяться у трудову книжку після закінчен­ня фактичного строку відбування покарання, що встановлюється за довідками органів МВС України.

При звільненні засудженого з роботи в порядку, передбаченому чинним законодавством, і влаштуванні його на нове місце, роботи відповідні записи вносяться тим підприємством, на яке було прий­нято або направлено засудженого. Підставою для внесення до тру­дової книжки відповідних записів є наказ (розпорядження) керів­ника підприємства, виданий згідно з вироком (ухвалою) суду.

У розділі трудової книжки «Відомості про роботу» робляться такі записи:

у графі 1 зазначається порядковий номер, запису;

у графі 2 — дата внесення запису;

у графі 3 пишеться: «Часроботи з (дата) по (дата) не зарахо­вується у загальний та безперервний трудовий стаж».

У разі зарахування судом часу відбування виправних робіт до загального трудового стажу в графі 3 пишеться; «Час роботи з (да­та) по (дата) не зараховується в безперервний трудовий стаж».

У графі 4 зазначається підстава для внесення запису в трудову книжку — наказ (розпорядження) керівника підприємства, дата його видання та номер.

Порядок внесення записів про нагородження й заохочення

До трудової книжки згідно з підпунктом 2.2 Інструкції з веден­ня трудових книжок вносяться відомості про нагородження і за­охочення, про нагородження державними нагородами України та відзнаками України, заохочення за успіхи в роботі та інші заохо­чення відповідно до чинного законодавства України

Записи про премії, що передбачені системою заробітної плати або виплата яких має регулярний характер у трудових книжках не робляться.

Усі записи в трудовій книжці про нагороди та заохочення вно­сяться власником або уповноваженим ним органом після видан­ня наказу (розпорядження), але не пізніше тижневого строку, і повинні точно відповідати тексту наказу (розпорядження).

Відповідно до підпункту 2.23 Інструкції про ведення трудових книжок [137] до трудових книжок працівників у розділ «Відомос­ті про нагородження» вносяться відомості про нагородження державними нагородами України та відзнаками України; у розділ «Відомості про заохочення» вносяться відомості про заохочення за успіхи у праці.

Не має значення, в якій формі призначена премія — у відсот­ках до заробітної плати чи сума премії вказана загальною сумою до виплати. Занесення цих даних до трудової книжки винятково залежить лише від того, чи передбачена премія системою заробіт­ної плати, встановленою на підприємстві.

Порядок внесення відомостей про нагороди і заохочення, від­повідно до підпункту 2.24 зазначеної Інструкції про ведення тру­дових книжок, такий:

♦ у графі 3 відповідного розділу трудової книжки пишеться у вигляді заголовка назва підприємства;

♦ нижче у графі 1 зазначається порядковий номер запису (ну­мерація, що зростає протягом усього періоду трудової діяль­ності);

♦ у графі 2 ставиться дата нагородження або заохочення;

♦ у графі 3 записується, ким нагороджений або заохочений пра­цівник, за які досягнення і якою нагородою або заохоченням;

♦ у графі 4 зазначається, на підставі чого внесений запис (з по­силанням на дату, номер і найменування документа).

 

Порядок представлення працівника до будь-якого виду заохо­чення подібний до наведеного вище, хоча і має свої особливості, однак у трудовій книжці відображається аналогічно.

Працівникам, які успішно й сумлінно виконують свої трудові обов'язки, надаються у першу чергу переваги та пільги в галузі соціально-культурного і житлово-побутового обслуговування (путівки до санаторіїв та будинків відпочинку, поліпшення жит­лових умов тощо). Таким працівникам надається також перевага при просуванні по роботі.

За особливі трудові заслуги працівники представляються у ви­щі органи до заохочення, до нагородження орденами, медалями, почесними грамотами, нагрудними значками і до присвоєння по­чесних звань і звання кращого працівника за даною професією.

Зразок внесення до трудової книжки відомостей про нагород­ження працівника наведено в додатку 4.3.

У випадку звільнення працівника всі записи про роботу і наго­роди, що внесені до трудової книжки за час його роботи на під­приємстві, засвідчуються підписом керівника або уповноваже­ною особою та посвідчуються печаткою.

Працівникам на їхнє прохання власник підприємства або упов­новажений ним орган видає завірені витяги з трудових книжок.

Порядок внесення відомостей у разі звільнення

Записи про причини звільнення у трудовій книжці мають точ­но відповідати формулюванням чинного законодавства і містити посилання на статтю, пункт закону.

Наприклад: «Звільнений у зв'язку з прогулом, п. 4 ст.40 КЗпП України».

У разі розірвання трудового договору з ініціативи працівника з причин, за яких законодавством передбачено надання певних пільг і переваг, запис про звільнення вноситься із зазначенням цих причин.

Наприклад: «Звільнений за власним бажанням у зв'яжу з зачис­ленням до вищого навчальною закладу, ст.38 КЗпП України».

Запис про звільнення працівника робиться за такими правилами:

♦ у графі 1 ставиться порядковий номер запису;

♦ у графі 2 — дата звільнення;

 

♦ у графі 3 зазначається причина звільнення, наприклад: «Звільнено за скороченням штатів, п.1 ст. 40 КЗпП України»;

♦ у графі 4 — підстава — наказ (розпорядження), його дата і номер.

Днем звільнення вважається останній день роботи даного пра­цівника.

У випадку переведення працівника з одного підприємства на інше за погодженням між керівниками підприємств у графі 3 запи­сується посилання на погодження: «Звільнено у зв'язку з переведен­ням на роботу на (назва підприємства), п.5 ст. 36 КЗпП України».

У разі переходу на виборну посаду в графі 3 робиться запис: «Звільнений у зв'язку з обранням на виборну посаду в (назва органі­зації), п.5 ст. 36 КЗпП України».

У разі розірвання трудового договору з ініціативи власника або вповноваженого ним органу у зв'язку зі здійсненням заходів щодо вдосконалення організації управління промисловістю та іншими галузями народного господарства, крім зазначення під­став, передбачених чинним законодавством, робиться посилання на відповідне рішення Уряду України. Наприклад, у графі 3 запи­сують: «Звільнено за скороченням штатів (чисельності) працівни­ків, п. 1 ст. 40 КЗпП України» і далі в дужках зазначають відповід­ну постанову Кабінету Міністрів України:

(постанова Кабінету Міністрів України від (дата) № _______ ).

У випадку призначення пенсії за віком, пенсії за вислугу років у розділі «Відомості про призначення пенсії» трудової книжки органами соціального забезпечення ставиться штамп

Пенсію призначено

Якщо прапдвник звільняється, всі записи про роботу й нагоро­ди, внесені до трудової книжки за час роботи на цьому підпри­ємстві, засвідчуються підписом керівника підприємства або спе­ціально вповноваженої ним особи та печаткою підприємства чи відділу кадрш.

Якщо працшник працездатного вису протягом останніх двох
років перед звільненням підвищував кваліфіїсацію, то треба це
також зазначити. «*»и

Уразі звільнення осіб, які працювали в селянському (фермер­ському) господарстві за трудовим договором, або припинення

 

членства в селянському (фермерському) господарстві після від­повідних записів у трудових книжках, зроблених головою селян­ського (фермерського) господарства, трудовий стаж у цьому гос­подарстві підтверджується підписом керівника, заступника, ін­шої уповноваженої на це особи та засвідчується відбитком печат­ки місцевого органу державної виконавчої влади.

Власник або вповноважений ним орган зобов'язаний видати працівникові його трудову книжку в день звільнення із внесеним у неї записом про звільнення.

У разі затримки видачі трудової книжки з вини власника або вповноваженого ним органу працівникові сплачується середній заробіток за весь час вимушеного прогулу. Днем звільнення в та­кому разі вважається день видачі трудової книжки. Про новий день звільнення видається наказ і вноситься запис у трудову книжку працівника. Раніше внесений запис про день звільнення визнається недійсним у встановленому порядку.

Якщо працівник був відсутній на роботі у день звільнення, то власник або вповноважений ним орган у цей день надсилає йому поштове повідомлення про необхідність одержати трудову книжку.

Пересилання трудової книжки поштою з доставкою на зазна­чену адресу допускається тільки з письмової згоди працівника.

У разі смерті працівника трудова книжка видається на руки його найближчим родичам під розписку або надсилається пош­тою на їхню вимогу. У трудовій книжці померлого працівника в розділі «Відомості про роботу» зазначають дату запису і в графі З записують: «Роботу припинено у зв'язку зі смертю».

Далі заповнюють графу 4, де зазначають дату й номер наказу (розпорядження). Цей запис засвідчується в установленому по­рядку.

Порядок виправлення записів ^трудових книжках

Якщо виявлено неправильний або неточний запис відомостей про роботу, переведення, нагородження, заохочення тощо, вип­равлення виконує власник підприємства або уповноважений ним орган, який зробив відповідний запис. Власник підприємс­тва або уповноважений ним орган за новим місцем роботи зо­бов'язані подати працівникові в цьому потрібну допомогу.

Коли підприємство, що зробило неправильний або неточний запис, ліквідоване, відповідний запис повинен робити правонас­тупник й засвідчувати відбитком печатки, а в разі його відсутнос­ті — вища організація, якій було підпорядковано підприємство, в разі її відсутності — облдержархів, держархів м. Києва, держархів м. Севастополя тощо.

Виправлені відомості про роботу, переведення на іншу роботу, нагородження та заохочення і таке інше мають повністю відпові­дати оригіналові наказу або розпорядження.

У разі втрати наказу чи розпорядження або невідповідності Ш змісту фактичним даним виправлення відомостей виконується на підставі інших документів, що підтверджують ці дані. Пока­зання свідків не можуть бути підставою для виправлення зробле­них раніше записів.

У розділах «Відомості про роботу», «Відомості про нагород­ження», «Відомості про заохочення» трудової книжки (вклади­ша) закреслення внесених раніше неточних або неправильних за­писів не допускається.

Якщо потрібно, наприклад, змінити запис відомостей про ро­боту, після зазначення відповідного порядкового номера й дати внесення запису в графі 3 пишуть: «Запис за№... недійсний. Прий­нято за такою професією (посадою)»,

а у графі 4 повторюють дату і номер наказу (розпорядження) власника підприємства або уповноваженого ним органу, запис з вини якого неправильно внесено до трудової книжки.

У такому ж порядку визнається недійсним запис про звільнен­ня і переведення на іншу постійну роботу внаслідок незаконного звільнення або переведення, встановленого органом, який роз­глядає трудові спори, і робиться запис про поновлення на попе­редній роботі або зміну формулювання причини звільнення.

Наприклад, пишеться: «Запис за №... недійсний, поновлено на попередній роботі».

При зміні формулювання причин звільнення в трудовій книж­ці пишеться: «Запис за№... недійсний. Звільнено...» й вказують но­мер і дату наказу.

Якщо в трудовій книжці є запис про звільнення або переве­дення на іншу роботу, визнаний не дійсним, то на прохання пра­цівника йому видається дублікат трудової книжки, в який не вно­ситься цей запис.

 

Оформлення дублікату трудової книжки

Особа, яка втратила трудову книжку (вкладиш до неї), зо­бов'язана негайно повідомити про це власника підприємства за місцем останньої роботи. Через не пізніше як 15 днів після пові­домлення, а в разі ускладнення — в інші строки, керівник під­приємства чи відповідальна особа повинні видати працівникові іншу трудову книжку (вкладиш до неї) з написом,

Дублікат

І------------------------

що проставляється у правому верхньому кутку її першої сторінки.

Дублікат трудової книжки або вкладиш до неї заповнюється за загальними правилами. У розділах «Відомості про роботу», «Відо­мості про нагородження» й «Відомості про заохочення» дубліка­та вносяться записи про роботу, а також про нагородження й за­охочення за місцем останньої роботи на підставі раніше виданих наказів (розпоряджень).