Поиск: Рекомендуем: Почему я выбрал профессую экономиста Почему одни успешнее, чем другие Периферийные устройства ЭВМ Нейроглия (или проще глия, глиальные клетки) Категории: Астрономия Биология География Другие языки Интернет Информатика История Культура Литература Логика Математика Медицина Механика Охрана труда Педагогика Политика Право Психология Религия Риторика Социология Спорт Строительство Технология Транспорт Физика Философия Финансы Химия Экология Экономика Электроника	Главная О нас Популярное ТОП Новые страницы Случайная страница Контакты FAQ ЗАКАЗАТЬ РАБОТУ Вимоги до кадрової документації та її види 2 страница ⇐ Предыдущая891011121314151617Следующая ⇒ За базовими для кадрової служби ознаками можна виділити чо­тири основні класи кадрової документації: особова документація первинно-облікова документація звітно-статистична документація організаційно-розпорядча документація Крім перелічених функцій управління, кадрова документація реалізує цілий ряд таких не менш важливих функцій: планову, з юридичного підтвердження трудових відносин, з питань організації праці та заробітної плати, соціального розвитку та забезпечення, організації навчання (підготова, перепідтотова, підвищення кваліфікації) тощо. Навіть наведені на рис. 2.1 позиції не дають вичерпної інфор­мації щодо ознак класифікації кадрової документації. Наприк­лад, за призначенням кадрова документація може поділятися на директивні (накази, розпорядження, вказівки) та запитальні до­кументи (листи-запити, листи-вимоги) документи, а також на ті, що слугують для передання інформації (інформаційні листи, рек­ламації) і ті, що призначені для її фіксування (акти, звіти). Крім того, наведений поділ кадрової документації є досить умовним, оскільки кожна з ознак може мати певну кількість оз­нак будь-якого іншого блоку. Первинно-облікова кадрова документація Первинно-облікова кадрова документація забезпечує функцію обліку працівників і є накопичувачем даних, які постачає первин­на реєстрація, та наступне оновлення необхідних відомостей про склад і переміщення кадрів. За призначенням первинно-облікОва кадрова документація є найбільшою за обсягом її поділяють на такі групи документа: 1) з обліку особового складу; 2) з обліку використання робочого часу; 3) з фіксації заробітної плати; 4) з оформлення дисциплінарних стягнень; 5) з організації навчання; 6) з оформлення відпусток, відряджень тощо; 7) щодо проведення службової атестації кадрів; 8) щодо роботи з резервом кадрів; 9) з призначення пенсій та соціальних допомог; 10) з нагороджень, присудження державних премій тощо. Значна частина первинно-облікових кадрових документів входить до складу уніфікованої управлінської документації, що призначена для заповнення змінною інформацією. Так, у чинно­му Державному класифікаторі управлінської документації (ДК 010-98) первинно-облікова кадрова документація розміщена в класі 03 й складається з двох підкласів: облік особового складу (підклас 0301) та облік використання робочого класу (підклас 0302). Перелік документів, що належать до первинно-облікової документації з обліку особового складу та обліку використання робочого часу з їх кодами наведено на рис. 2.2.                 03 ПЕРВИННО-ОБЛІКОВА ДОКУМЕНТАЦІЯ (з кадрових питань)   Документа­ція з обліку особового складу   0301001,0301005 0301006,0301008 НАКАЗИпро приймання на роботу, переведення, надання відпустки та звільнення (П-1, 5, 6, 8)         0301002,0301004 0301012 ОСОБОВА КАРТКА (П-2,2-ДС, 4)     АЛФАВІТНА КАРТКА (П-3)       0301009-0301010 КНИГИобліку та руху бланків і вкладок до них (П-9, П-10)		АКТна списання бланків трудових книжок (П-11)
		0302001-0302003	ТАБЕЛІ ОБЛІКУ РОБОЧОГО ЧАСУі розрахунку заробітної плати (П-12, 14)
Документа-1 ція з обліку викорис­тання робо­чого часу
	СПИСОК ОСІБ,які працювали в надурочний час (П-15) 14)
	ЛИСТОК ОБЛІКУпростоїв (П-16)

Рис. 2.2. Підкласи первинно-облікової кадрової документації

Первинно-облікові кадрові документи містяться також у під­класі 0714 «Освіта та культура» (документи щодо підвищення кваліфікації та перепідготовки кадрів), а також серед документа­ції з праці, соціальних питань і соціального захисту населення в підкласах 1501 та 1502 (документація з призначення пенсій та до­помог).

Особова документація

До особової документації умовно віднесено особові та особисті документи, оригінали або копії яких зберігаються в кадровій службі.

До особових документів за юридичним призначенням можна віднести заяви працівників про прийняття на роботу, звільнення чи переміщення, автобіографію, а також документи особової спра­ви, що характеризують ділові та моральні якості працівника — атестащійний лист, подання про призначення на посаду, докумен­ти про нагородження, присвоєння почесних звань, рангу тощо.

До особистих документів працівників належать такі докумен­ти: паспорт, трудова книжка, військовий квиток, диплом, сві­доцтво про освіту, атестат та копії інших документів, які юридич­но підтверджують відомості, що їх працівники повідомляють про себе. До них можна також віднести посвідчення особи, докумен­ти про сімейний стан, стаж роботи, спеціальність, наукове зван­ня тощо.

Особистими також є документи, видані установами своїм пра­цівникам для цільового відрекомендування: перепустка, посвід­чення, довідка, що підтверджує місце роботи, посаду, заробітну плату, сертифікат про курсову підготовку тощо.

Користувачами особової документації можуть бути юридичні і фізичні особи, які звертаються до її власника за отриманням необ­хідних даних без права передання та розголошення. До таких ко­ристувачів належать державні та недержавні функціональні структури — органи статистики, податкові інспекції, правоохорон­ні органи та органи безпеки, відділи місцевих держадміністрацій, військкомати, страхові агенцїї, туристичні фірми та організації ре-акреаційной сфери. Ними також можуть бути співробітники фун­кціональних підрозділів, яким ці дані необхідні для виконання службових обов'язків (бухгалтерія, плановий відділ, спецслужба).

Власник особистих документів самостійно вирішує питання щодо ЇХ передання роботодавцю в обмін на гарантії захисту від несанкціонованого доступу і протиправного використання. Ро-ботодавець в свою чергу має право розпорядчим актом делегува­ти частину своїх прав та обов'язків своєму заступнику із роботи з персоналом або керівнику кадрової служби, який повинен вжити всіх необхідних організаційних і технічних заходів для збережен­ня особових документів працівника.

Організаційно-розпорядча документація

Організаційно-розпорядча документація з кадрових питань зак­ріплює трудові правовідносини громадян з установами, організа­ціями, підприємствами. Умовно її можна поділити на ті ж самі види документів, що застосовуються у загальному діловодстві.

До організаційно-розпорядчої документації з кадрових питань належать такі документи:

А. Організаційні:

♦ статут, штатний розпис, структура і штатна чисельність, рег­ламент;

♦ положення про кадрову службу, положення про проходження атестації, положення про зарахування до резерву, положення про конкурсний відбір, положення про нагородження;

♦ колективний договір, колективна угода;

♦ посадові інструкції, інструкції щодо роботи із заявами гро­мадян;

♦ правила внутрішнього розпорядку, правила роботи із заява­ми та скаргами, регламенти.

Б. Розпорядчі:

♦ накази з особового складу;

♦ розпорядження щодо надання відпустки, відрядження;

♦ рішення колегіальних органів;

♦ вказівки заступника керівника з персоналу тощо.

В. Інформаційно-довідкові:

♦ службові та рекомендаційні листи, пропозиції;

♦ довідки, доповідні та пояснювальні записки;

♦ списки працівників установи, графіки відпусток;

♦ подання про призначення, переміщення або заохочення;

♦ плани робіт із зазначенням термінів їх виконання;

♦ огляди, оголошення тощо.

За вищезазначеним класифікатором ДКО10-98: Державний класифікатор управлінської документації (ДКУД) [62] — органі­заційно-розпорядча документація, значну частину якої стано­вить кадрова документація містить три підкласи:

0203 Документація 0204 Документація
з управління з оцінки трудової

кадрами діяльності

Документи, що належать до зазначених підкласів організацій­но-розпорядчої документації, для наочності зведені в таблицю на рис. 2.3.

Організаційні та розпорядчі документи мають бути юридично обгрунтованими, стислими, грамотними, в разі потреби погод­женими із зацікавленими установами чи посадовими* особами, які згідно з власною компетенцією безпосередньо причетні до вирішення порушених питань.

Закінчені виробництвом та узгоджені з усіма зацікавленими сторонами проекти розпорядчих документів з особового складу передаються на підпис керівнику. В разі невиявлення порушень правил підготовки та оформлення кадрові документи підписує ке­рівник установи. Особливу увагу необхідно звернути на розроб­лення посадових інструкцій працівників з роботи з персоналом. Зокрема, визначення критеріїв оцінювання праці, навантаження; раціональну організацію робочих місць, забезпечення персональ­ними ЕОМ, новітніми технологіями тощо.

Звітно-статистична документація

Звітність — це періодичне складання суб'єктами господарю­вання звітів про свою діяльність. Залежно від суб'єкта господа­рювання готують звітність із питань праці та її оплати, зайнятос­ті, використання робочого часу, про попит на робочу силу, про підготовку, перепідготовку і підвищення кваліфікації кадрів, про зайнятість молоді, про стан умов праці, про номінальну і реальну заробітну плату, продуктивність праці тощо.

Рис. 2.3. Підкласи організаційно-розпорядчої документації з кадрових питань

Піприємства зобов'язані безкоштовно подавати органам ста­тистики у повному обсязі, за встановленими формами та у визна­чені терміни достовірну статистичну інформацію, в тому числі з обмеженим доступом. Для того, щоб інформація, яка надається органам статистики, не була використана на шкоду респонден­тів, закон передбачає захист конфіденційної інформації.

До звітно-статистичної документаці з кадрових питань належать звіти за формами державної статистичної звітності «Звіт з праці» (форма №1-ПВ), «Звіт про використання робочого часу» (форма №3-ПВ), а також згідно із наказами Мінстату звіти № 1 ПВ та № 6-ПВ. Службі зайнятості за місцем розташування підприємства надають щомісячні подання про наявність вакансій за формами 4-ПН та 3-ПН, інформація про вивільнення працівників тощо.

Згідно з чинним законодавством, за неподання статистичних даних для проведення державних статистичних спостережень або подання їх із запізненням, або за недостовірні відомості, незабез­печення належного рівня первинного обліку на посадових осіб накладається штраф від трьох до п'яти, а при повторному пору­шенні протягом року — від п'яти до десяти неоподатковуваних мінімумів доходів громадян. Перелік форм державної статистич­ної звітності наведено в додатку 1.5.

Під час заповнення форм статистичної звітності працівники кадрових служб повинні проводити записи чітко, згідно з питання­ми у рядках. Зразок форм статистичної звітності: Форма № 6-ПВ (річна) та Форма № 1 -ПВ (умови праці) подано в додатках 1.6 та 1.7.

Поділ документації за функціональними ознаками

Завдяки кадровій документації уможливлюється виконання низки управлінських функцій, що здійснюються як вищим керів­ництвом організації, лінійними керівниками так і працівниками кадрової служби.

За функціями, що передбачені в посадових інструкціях пра­цівників кадрових служб й виконуються безпосередньо ними кадрову документацію можна поділити скориставшись для цього Переліком типових документів, що утворюються в діяльності ор­ганів державної влади та місцевого самоврядування, інших під­приємств, установ та організацій, із зазначенням строків збері­гання документів (далі — Перелік) [145].

Кадрову документацію за функціональними ознаками можна поділити на декілька основних видів:

♦ Документація щодо прийому, переміщення та обліку кадрів.

♦ Документація щодо підготовки кадрів та підвищення їх ква­ліфікації.

$ Документація щодо атестації кадрів і роботи з резервом кадрів.

♦ Документація щодо нагородження та присвоєння почесних
звань.

Зазначені види кадрової документації частково відображені в розділі 6 вищезгаданого Переліку під назвою «Робота з кадрами».

Крім перерахованих функцій кадрова документація реалізує ще цілу низку додаткових функцій по роботі з персоналом й міс­тить такі підвиди:

♦ Документація щодо набору і використання трудових ресурсів.

♦ Документація з організації праці та трудової дисципліни.

♦ Документація з встановлення заробітної плати та охорони праці.

Перераховані види кадрової документації частково відображені в розділі 5 Переліку під назвою «Організація використання трудо­вих ресурсів». _ч

Підвидами кадрової документації можуть бути також:

♦ Документація зі соціального страхування та соціального за­хисту

♦ Документація з житлово-побутових питань та профілактич'-но-оздоровчої роботи.

Зазначені підвиди кадрової документації частково відображе­ні в розділі 7 Переліку під назвою «Соціально-культурний розви­ток населення».

Питання безпосередньої побудови кадрових служб відобра­жені у документації з організаційних основ управління (див. під­розділ 1.3 розділу 1 Переліку під назвою «Організація системи управління»).

Зведена система кадрової документації за функціональними ознаками подана в таблиці 2.1.

Таблиця 2.1

Продовження таблиці 2.1

Закінчення таблиці 2.1

2.3. Створення організаційної документації

каш питань: рофчйщ/щріаисипп' ти тцоги.ііп^, {шКу/т/пті по чідовиь шш/пкціи, сшадаіїня правил внутрішнього розпорядку

Організаційні документи слугують для організування, упоряд­кування та погодження будь-якої діяльності. Вони дають змогу створити узгоджену програму дій, об'єднати людей, підрозділи, установи для досягнення спільної мети, надаючи при цьому їхній діяльності планомірний та узгоджений характер.

З розроблення організаційних документів розпочинається не тільки функціонування установи, але й виникає управлінська ді­яльність, що врегульовується за допомогою норм права.

Перед розробкою організаційних документів відбувається значна робота з вивчення різноманітних аспектів діяльності уста­нови Ж1 структурних підрозділів, а також чинного законодавс­тва з цих питань.

Питання розробки організаційних документів детально роз­глянуті в посібнику «Організація загального діловодства» цієї са­мої серії книг автора «Культура діловодства».

Форми організаційних документів: статуту, структури і штат­ної чисельності подано в додатках 2.3 та 2.4.

Розглянемо більш детально питання розробки положення рег­ламенту, посадової інструкції та правил внутрішнього розпорядку.

Розробка регламенту

Регламент — це організаційно-правовий акт, який регулює організаційні та процедурні питання діяльності установ та підві­домчих підрозділів, а також організацій, що належать до сфери їх управління.

Широкого розповсюдження регламенти набули в діяльності органів місцевого самоврядування. Так, наприклад, сьогодні діє Типовий регламент місцевої державної адміністрації, який зат­верджено постановою Кабінету Міністрів України від Пгрудня 1999 року № 2263 зі змінами від Зіжовтня 2007 року [116].

Зазначений документ містить такі розділи:

♦ Загальні положення.

♦ Планування роботи місцевої держадміністрації.

♦ Організація роботи апарату місцевої держадміністрації.

♦ Кадрова робота.

♦ Організація роботи з документами та контролю за їх вико­нанням.

♦ Організація звернень громадян та проведення особистого прийому громадян.

♦ Організація правового забезпечення діяльності держадмі­ністрації.

♦ Консультативні, дорадчі та інші допоміжні органи, служби і комісії місцевої держадміністрації.

♦ Порядок підготовки та проведення нарад.

♦ Порядок внесення та розгляду проектів розпоряджень голо­ви місцевої держадміністрації.

4* ИуШічнЙШговорення проекту розпорядження"""кйюви- міс­цевої держадміністрації.

♦ Взаємовідносини місцевої держадміністрації з іншими орга­
нами державної влади та органами місцевого самоврядування.

Згідно * цим документом організована діяльність та вирішу­ються процедурні питання в обласних, Київській та Севасто­польській міських, районних, районних у містах Києві та Севас­тополі державних адюністраціях.

Підготовка положень

Положення — це нормативно-правовий акт, який визначає по­рядок створення та діяльності, функції, права, обов'язки, органі­зацію роботи та взаємовідносини підприємств, установ, організа­цій, їх структурних підрозділів, а також організацій, що належать до сфери їх управліїшя.

Положення про організацію бувають типові та індивідуальні.

Типові положення зазвичай розробляють організації вищого рівня для системи підпорядкованих їм підприємств, установ, ор­ганізацій.

Індивідуальні положення створюють безпосередньо на підпри­ємствах, в установах та в організаціях на підставі типових.

Індивідуальне положення про організацію обов'язково має бути затверджене розпорядчим документом організації вищого рівня. У кожшй організації мають бути розроблені положення про всі її структурні підрозділи (департаменти, управління, відді­лення, відділи, сектори, служби, групи тощо).

Дата добавления: 2016-07-29; Мы поможем в написании ваших работ!; просмотров: 1898 | Нарушение авторских прав

Лучшие изречения:

Логика может привести Вас от пункта А к пункту Б, а воображение — куда угодно © Альберт Эйнштейн
==> читать все изречения...

1361 - | 1327 -