З метою здійснення внутрішнього аудиту підприємство може створювати аудиторську службу або наймати внутрішніх аудиторів. У ході своєї діяльності внутрішні аудитори проводять звичайні перевірки на відповідність або здійснюють операційний аудит.
Внутрішні аудитори як суб’єкти аудиту підпорядковуються керівництву підприємства, а тому проводять планові і позапланові перевірки згідно з його розпорядженням.
Права, обов’язки і відповідальність спеціалістів відділу внутрішнього аудиту регламентують посадові інструкції. Так, для забезпечення належної якості внутрішнього аудиту внутрішні аудитори повинні мати такі права:
- самостійно (з урахуванням норм діючого законодавства) обирати форми і методи аудиторської перевірки;
- мати можливість знайомитись з необхідними для перевірки документами, копіювати їх тощо;
- отримувати пояснення від керівництва підприємства та його працівників;
- залучати співробітників інших підрозділів або експертів до проведення аудиту;
- робити запити третім особам щодо отримання необхідних доказів;
- здійснювати заходи документального і фактичного контролю. Серед основних обов’язківможна виділити наступні:
- дотримуватись цілей і завдань підприємства;
- проводити аудит кваліфіковано і якісно;
- здійснення контрольних заходів безперервно;
- дотримуватись конфіденційності щодо інформації отриманої під час проведення внутрішнього аудиту;
- документально оформлювати результати перевірок;
- повідомляти керівництво про результати перевірок;
- розслідувати факти порушення законодавства;
- розробляти рекомендації по усуненню виявлених недоліків та запобіганню порушень.
Відділ внутрішнього аудиту сприяє виявленню та профілактиці помилок і шахрайства. Внутрішній аудит контролює витрачання матеріальних, трудових, фінансових ресурсів, дотримання законності господарських операцій, виявлення допущених зловживань чи порушень.
Запорукою ефективного функціонування служби внутрішнього аудиту на підприємстві є проведення такого комплексу робіт:
- укомплектування штату внутрішніх аудиторів;
- оптимальний розподіл контрольних функцій;
- розробка вказівок з питань внутрішнього аудиту;
- складання графіків складання звітів матеріально-відповідальними особами;
- розробка планів проведення інвентаризації;
- забезпечення співпраці внутрішнього аудитора з юрисконсультом з питань дотримання нормативної бази.
Роль і функції внутрішнього аудиту визначається керівництвом підприємства і метою його розвитку. Ефективна діяльність служби внутрішнього аудиту дозволяє зовнішньому аудитору змінювати характер запланованих аудиторських процедур, скорочувати їх термін і обсяги.
Внутрішній аудит має проводитись особами, які мають відповідний рівень професійної освіти, досвід, компетенцію.
Існують такі типи структур апарату внутрішнього аудиту:
1) лінійно-адміністративне підпорядкування (працівники служби внутрішнього аудиту прямо підпорядковуються керівнику підприємства; доцільно застосовувати на малих і середніх підприємствах);
2) лінійно-штабне підпорядкування (служба внутрішнього аудиту поділяється на сектори, а керівник цього органу дає розпорядження керівникам сектора; застосування доцільно на великих підприємствах зі складною організаційною структурою);
3) комбінована структура (передбачає передачу окремим службам управління частини прав і функціональних обов’язків внутрішніх аудиторів).
Функціонування служби внутрішнього аудиту на підприємстві відбувається згідно з розробленим і затвердженим планом робіт. Основні цілі планування внутрішнього аудиту спрямовані на зосередженні уваги аудитора на найбільш важливих проблемах, що підлягають детальній перевірці. Планування допомагає здійснювати координацію і контроль за процесом аудиту, а також сприяє раціональному розподілу обов’язків і ефективному витрачанню часу.
З метою підвищення якості планування доцільно використовувати заздалегідь розроблені стандартні плани перевірки, які аудитор повинен детально відкоригувати, враховуючи конкретні обставини. В процесі проведення аудиту в план можуть вноситись зміни і уточнення.
По закінченню планування служба внутрішнього аудиту розпочинає безпосередньо контрольні дії на об’єкті аудиту відповідно до затвердженого плану. Процедура перевірки, отримані по її результатам докази і відповідні висновки зроблені аудитором обов’язково мають бути задокументовані, тобто відображені у робочих документах.
Робочі документи мають бути складені з урахуванням таких вимог:
- наявність повної і детальної інформації (інформація має бути висвітлена таким чином, щоб навіть особа, яка не брала участі у перевірці, змогла зрозуміти її зміст);
- відображення інформації безпосередньо в ході її отримання;
- врахування інформації не лише звітного періоду, а й попереднього та наступного за звітним періодів, якщо ця інформація має відношення до періоду, що перевіряється;
- можливість оцінки фінансової звітності відповідно до встановлених критеріїв та ознак;
- наявність інформації, що може бути корисна при наступних аудиторських перевірках;
- чіткість і розбірливість при складанні документів;
- наявність посилань на джерела отримання тих чи інших доказів; ^ наявність таких реквізитів, як номер, дата, місце складання документа, прізвище аудитора, його підпис.
Результати внутрішнього аудиту мають бути узагальнені аудитором і зроблені відповідні висновки. Чітко встановлених форм для звіту внутрішнього аудитора не існує, але, як правило, у них має бути висвітлена така інформація:
- перелік виявлених відхилень;
- оцінка виявлених відхилень;
- розроблені пропозиції по усуненню виявлених відхилень;
- рекомендації щодо удосконалення окремих аспектів діяльності суб’єкта господарювання.
Отже, внутрішній аудитор за результатами своєї роботи складає звіт, який дає можливість звернути увагу керівництва на виявлені проблеми. Звіт має бути стислим, чітким, точним, зрозумілим і своєчасним. Як вже було зазначено, стандартної форми для цих звітів не існує через багатогранність об’єктів перевірки, відмінність інтересів керівництва тощо, але в структурному відношенні підсумкові документи внутрішнього аудиту мають три частини:
- вступна частина (містить інформацію про об’єкт перевірки, дату складання звіту, мету аудиту, період діяльності, що перевіряється, інформацію про осіб, що брали участь у перевірці тощо); ^ аналітична частина (містить інформацію про хід перевірки, виявлені порушення, недоліки, позитивні і негативні риси об’єкту перевірки, зібрані докази та їх джерела тощо);
- підсумкова частина (містить висновок аудитора про стан досліджуваного об’єкту, в розрізі тих завдань які були поставлені перед аудитором на початку перевірки, а також пропозиції по усуненню виявлених недоліків і профілактиці порушень).
Тільки після отримання звіту внутрішня перевірка вважається закінченою.
