Виды официальных документов и их жанры

Официально-деловой стиль русского литературного языка представлен в различного рода документах.

Документ (от латинского documentum – свидетельство, доказательство) – деловая бумага, имеющая юридическую значимость и служащая доказательством чего-либо или подтверждающая право на что-либо.

Каждый документ имеет определенную текстовую форму.

Форма служебного документа – это совокупность элементов его оформления и содержания, оцениваемых с точки зрения их состава, объема, последовательности расположения и взаимной связи.

Форма документа включает в себя постоянные элементы содержания – реквизиты.

Реквизиты – это формальные элементы, обязательные данные в составе документа. Набор реквизитов определяется видом и назначением документа.

Служебные документы по своему функциональному назначению делятся на несколько групп:

1) личные (частные) (заявление, доверенность, расписка, объяснительная записка, автобиография, резюме);

2) директивные и распорядительные (приказ, постановление, распоряжение);

3) административно-организационные (договор);

4) информационно-справочные (протокол, справка, докладная записка);

5) деловые письма разных типов.

 

Особенности составления заявления.

Заявление – документ, содержащий просьбу, предложение или жалобу какого-либо лица и адресованный организации или должностному лицу учреждения.

Заявление обычно пишется от руки в одном экземпляре.

Реквизиты заявления:

1. Наименование адресата (помещается в правой трети листа). Если адресат должностное лицо, то следует указать его должность, фамилию и инициалы в дательном падеже (Ректору...). Если адресат – учреждение, то его наименование необходимо писать в винительном падеже с предлогом «В» (В ОАО «Прогресс»…).

2. Наименование адресанта (заявителя) помещается под наименованием адресата в форме родительного падежа без предлога с указанием должности, фамилии, имени, отчества полностью (студента Павлова Алексея Ивановича). Если заявление адресовано в какую-либо иную организацию, то подающий заявление вместо должности указывает свой адрес (Павлова Алексея Ивановича, проживающего по адресу…). После наименования адресата и заявителя перед словом «заявление» не ставится никаких знаков.

3. Наименование документа (заявление) располагается в центре страницы. Слово «заявление» пишется строчными буквами; после него ставится точка.

4. Текст заявления пишется с красной строки и обосновывается. Обоснование просьбы может быть помещено как после прямого изложения просьбы («Прошу Вас предоставить мне … в связи с…»), так и перед ним («В связи с … прошу Вас предоставить…»).

5. Опись прилагаемых документов (если имеются). Обычно прилагаемые документы перечисляются в отдельном абзаце заявления после слов «К заявлению прилагаются …».

6. Дата (слева). Число и год пишутся цифрами, а месяц словами (17 марта 2010 г.).

7. Подпись (справа).

В заявлении не принято писать предлог «от» (кого), а также употреблять архаизмы и канцеляризмы (прошу не отказать).

Наиболее распространенными языковыми средствами в заявлении являются глагол просить, выражения «Довожу до Вашего сведения…», «В случае неполучения ответа…» и др.

Запомните: в тексте заявления, а также в текстах других документов местоимения Вы, Вас, употребляющиеся при обращении к должностному лицу, пишутся с заглавной буквы.

Образец заявления:

Декану экономического факультета

Воронежского государственного

аграрного университета

им. К. Д. Глинки

профессору Терновых К. С.

студента группы Э -1-1

Лаврова Станислава Павловича

 

заявление.

 

Прошу разрешить мне досрочную сдачу экзаменов за II семестр в связи с отъездом на лечение.

К заявлению прилагается копия направления в больницу.

 

14 мая 2009 г. Лавров