Сортировка и фильтрация записей в режиме таблицы

Фильтр - набор условий применяемых для отбора подмножества данных или для сортировки данных.

Виды фильтров:

В СУБД MicrosoftAccess 2003 (далее Access) предусмотрено несколько механизмов выборки необходимой информации из таблиц базы данных. Простейшим из них является фильтрация, которая предназначена на отбор группы записей, удовлетворяющих некоторому условию. В программе Access существует несколько разновидностей фильтров:

• Фильтр по выделенному. В режиме просмотра таблицы в некотором поле выделяется значение, которое является условием отбора, например, название факультета в таблице описания студентов вуза. Далее вызывается команда Фильтр по выделенному из меню Записи|Фильтр (ее можно также вызвать с панели инструментов или из выпадающего по нажатию правой кнопки меню). Все записи таблицы, содержащие выделенное значение, отобразятся на экране. Остальные будут скрыты от пользователя. В данном режиме также можно произвести фильтрацию по части значения. (например, можно выделить первые буквы некоторого слова).

• Фильтр по исключенному выделенному. В режиме просмотра таблицы в некотором поле таблицы выделяется значение, используемое в качестве критерия фильтрации, и вызывается команда Исключить выделенное из меню Записи|Фильтр (ее можно также вызвать из выпадающего по нажатию правой кнопки меню).

• Фильтр по сложному критерию. Данный вид фильтра вызывается в режиме просмотра таблиц командой Записи|Фильтр|Изменить фильтр. На вкладке Найти (расположена в нижней части) в окне фильтра вводятся значения, по которым будут отбираться записи. Например, для выбора всех заказчиков по фамилии Иванов в поле «Наименование» следовало бы ввести “Иванов”. Кроме того, в поля фильтра можно вводить простые выражения, которым должны соответствовать отбираемые записи – например, указать: Between "А" and "В" для выбора всех заказчиков, чья фамилия начинается на букву Б. Для того, чтобы указать альтернативный вариант отбора записей, включаемых результирующий набор, выбирается вкладка Или. При этом открывается новое поле фильтра для задания альтернативного варианта. Набор условий, введенных в разные поля, связывается логической операцией ИЛИ. Фильтр будет отбирать записи, содержащие в полях все значения, указанные на вкладке Найти, и записи, содержащие в полях все значения, указанные на вкладке ИЛИ. Для выполнения фильтрации необходимо выбрать команду Фильтр|Применить фильтр из меню.

• Расширенный фильтр вызывается в режиме просмотра таблиц командой Записи|Фильтр|Расширенный фильтр. При этом в окне расширенного фильтра выводится список полей активной таблицы. В нижней части окна выводится бланк запроса. В строку бланка запроса Поле из списка перетаскиваются мышью роля, по которым необходимо задать условия отбора записей. Кроме того, бланк запроса позволяет выбрать тип сортировки для одного или нескольких выбранных полей.

Все перечисленные вилы фильтров сохраняются автоматически при сохранении таблицы. При повторных обращениях к объекту этот сохраненный фильтр является текущим и может использоваться по команде Записи|Применить фильтр. Если создается новый фильтр, он заменяет ранее сохраненный. Отключить фильтр и вернуться к просмотру всех записей таблицы можно при помощи команды меню Записи|Удалить фильтр.

25. Создание простой и подчиненной форм в Access:

Создание простой формы:

Выберите таблицу на основе которой создается форма. Нажмите кнопку форма в группе формы на вкладке создания. Автоматически будет создана форма. Существует несколько режимов просмотра форм, по умолчанию после создания, форма отображается в режиме макета. Кроме того она может быть представлена в режиме конструктора и формы. Переключение режимов, кнопка вид. В режиме формы, вы можете вводить данные, на экране будут отображаться поля для ввода. Для перехода к следующей записи служит специальная кнопка. Просмотреть структуру формы можно в режиме конструктора, данные при этом видны не будут. Основное назначение данного режима макетирование. В режиме конструктора можно изменит подписи и расположение полей в форме, а так же добавить управляющие элементы, текстовые подсказки, рисунки, диаграммы. Форма состоит из следующих разделов: заголовок, области данных, примечание. Заголовок и примечание расположены в начале первой и в конце последней страницы формы. Это могут быть текстовые графики, подпись автора. В области данных формы, размещены записи таблицы отображенной формы.

Создание подчиненной формы:

При работе со связанными таблицами часто возникает необходимость просмотреть форму данных не первой таблицы но и тех которые с ней связанны. В этом случае используется подчиненная форма. Запустите мастер форм и откройте главную. Выберите поля для отображения их в форме в списке таблицы и в запросе, укажите подчиненную таблицу и отберите ее поля. Затем определите способ отображения данных.для создания подчиненной формы оставьте переключатель в положении подчиненной формы. Затем выберите шаблон и стиль и укажите имя основной и подчиненной формы.