Протокол – це документ, в якому фіксується хід обговорення питань і рішення, прийняті колегіальними органами на зборах, нарадах, конференціях тощо.
Це первинний офіційний документ, на підставі якого керівництво має право вимагати від підлеглих виконання доручених їм завдань, видавати розпорядчі документи.
Протокол веде технічний секретар чи обрана особа.
За обсягом протоколи можуть бути:
- стислими – містять лише назви обговорених питань та рішення з цих питань; рубрики «Слухали» та «Ухвалили»;
- повними – назви обговорених питань, стислий виклад виступів та питань, які ставилися доповідачам і виступаючим, рішення з обговорених питань; рубрики «Слухали», «Виступили», «Ухвалили»;
- стенографічними – дослівно фіксуються виступи, запитання, зауваження, рішення, пропозиції тощо.
Протоколи складаються з таких реквізитів:
1. Назва документа.
2. Номер.
3. Назва колегіального органу із зазначенням характеру його роботи (загальні збори, виробнича нарада, засідання кафедри тощо).
4. Назва підприємства, організації.
5. Дата й місце проведення зборів.
6. Кількісний склад учасників (якщо учасників багато, то вказується кількість присутніх і до протоколу додається реєстраційний лист).
7. Посади, прізвища й ініціали керівників зборів, наради тощо (голови, секретаря, членів президії).
8. Порядок денний (питання можуть формулюватися в називному відмінку).
9. Текст.
10. Перелік додатків до протоколу із зазначенням кількості сторінок.
11. Підписи керівників зборів, наради (голови й секретаря).
Приклад протоколу
Відкрите акціонерне товариство «Будівельник»
ПРОТОКОЛ №12
2002 р. м. Харків
засідання ради директорів
ГоловаЖуравльов О.Я.
Секретар Корженевська К.Г.
Присутні: Аверинцев М.Д., Закіров Р.Т., Лівощенко І.К., Тимощук В.В.
Відсутні: Зальцберг М.І. (у відрядженні).
Запрошені: Джон Кеннет Лі, директор СП «Інвест» (Бельгія).
Порядок денний:
1.Про створення СП «Траст компані» (доповідач – генеральний директор Аверинцев М.Д., директор СП «Інвест» Дж.К.Лі.).
2.Про призначення виконавчого директора СП «Будмен».
СЛУХАЛИ: 1. Про створення СП «Траст компаній (доповідач — генеральний директор Аверинцев М.Д., директор СП «Інвест» Дж. К. Лі).
ВИСТУПИЛИ:
Аверинцев М.Д. (текст доповіді додається).
Дж. Кеннет Лі (текст доповіді додається).
Закіров Р.Т.: Розширення міжнародної діяльності ВАТ «Будівельник» дасть змогу не тільки впроваджувати новітні технології й матеріали, знайти нових партнерів і ринок збуту, а й суттєво зміцнити внутрішні позиції ВАТ.
УХВАЛИЛИ:
1.1. До 16.01.2003 р. підготувати всі необхідні для створення СП документи; завершити організаційну роботу до 26.01.2003 р. (відповідальний — Закіров Р.Т.).
1.2. Розробити бізнес-плани перспективних напрямків співробітництва на ринках СНД та Західної Європи до 20.01.2003 р. (відповідальний — Лівощенко І.К.).
СЛУХАЛИ: 2. Про призначення виконавчого директора СП «Будмен».
ВИСТУПИЛИ:
Аверинцев М.Д. запропонував на посаду виконавчого директора СП «Будмен» Наконечного О.Л., директора Одеської філії ВАТ.
Лівощенко І.К.: Наконечний О.Л. практично тільки за рік роботи вивів Одеську філію ВАТ у число найкращих дочірніх підприємств. Він зможе плідно працювати також як виконавчий директор СП.
Джон К. Лі.: Цілком,підтримую кандидатуру Наконечного О.Л. і сподіваюся на плідне співробітництво.
УХВАЛИЛИ:
Призначити Наконечного О.Л. виконавчим директором СП «Будмен» й укласти з ним контракт на виконання обов’язків директора терміном на два роки.
Голова (підпис) О. Я. Журавльов
Секретар (підпис) К. Г. Корженевська
Витяг з протоколу
Витяг з протоколу — це певна частина (уривок) протоколу, що відображає конкретне окреме питання порядку денного, оформлена належним чином.
Один із наймасовіших видів документів, що надсилається (передається) окремим посадовим особам (установам).
Реквізити витягу з протоколу:
1. Назва й номер документа.
2. Назва колегіального органу, засідання, наради.
3. Дата.
4. Питання порядку денного.
5. Текст з цього питання.
6. Підписи голови й секретаря.
Приклад
Витяг з протоколу № 12
засідання ради директорів ВАТ «Будівельник»
від 2.12.2002 р.
Голова Журавльов О.Я.
Секретар Корженевська К.Г.
Присутні: Аверинцев М.Д., Закіров Р.Т., Лівощенко І.К. Тимощук В.В.
Відсутні: Зальцберг М.І. (у відрядженні).
Запрошені: Джон Кеннет Лі, директор СП «Інвест» (Бельгія).
СЛУХАЛИ: 2. Про призначення виконавчого директора СП «Будмен».
ВИСТУПИЛИ:
Аверинцев М.Д. запропонував на посаду виконавчого директора СП «Будмен» Наконечного О.Л., директора Одеської філії ВАТ.
Лівощенко І.К.: Наконечний О.Л. практично тільки за рік роботи вивів Одеську філію ВАТ у число найкращих дочірніх підприємств. Він зможе плідно працювати і як виконавчий директор СП.
Джон К. Лі.: Цілком підтримую кандидатуру Наконечного О. Л. і сподіваюся на плідне співробітництво.
УХВАЛИЛИ:
Призначити Наконечного О.Л. виконавчим директором СП «Будмен» і укласти з ним контракт на виконання обов’язків директора терміном на два роки.
Оригінал протоколу підписали:
Голова (підпис) О. Я. Журавльов
Секретар (підпис) К. ґ. Корженевська
