Під час аудиту розрахунків з підзвітними особами перевіряється своєчасність і правильність звітності підзвітних осіб, порядок видачі авансів, законність і доцільність використання підзвітних сум.
Об'єктом аудиту операцій з підзвітними сумами є авансові звіти, додані до них підтверджувальні документи - рахунки, чеки, посвідчення про відрядження, закордонні паспорти, квитки на проїзд, акти та інші виправдовувальні документи, накази, розпорядчі документи, а також бухгалтерські записи за рахунком 37 "Розрахунки з різними дебіторами" на субрахунку 372 "Розрахунки з підзвітними особами" у Головній книзі та у відповідних журналах.
Під час аудиту розрахунків з підзвітними особами в наведеній нижче послідовності перевіряється:
- сума залишків на субрахунку 372, яка зіставляється з даними аналітичного обліку, при цьому звертається увага на своєчасність розрахунків з підзвітними особами, своєчасність внесення в касу залишків підзвітних сум та правильність відображення їх у національній та іноземній валютах;
- чи немає простроченої заборгованості за підзвітними сумами у працівників, які звільнилися з підприємства;
- правильність та своєчасність складання авансових звітів;
- чи не мали місце випадки видачі в підзвіт коштів за наявності залишків підзвітних сум або несвоєчасне звітування про використані кошти;
- своєчасність повернення в касу залишків підзвітних сум, а також своєчасність утримання несвоєчасно зданих сум в іноземній валюті - в трикратному розмірі;
- чи не допускалися випадки передання підзвітних сум від однієї особи до іншої;
- правильність оформлення документів на відрядження;
- законність, доцільність та обґрунтування витрат на відрядження, а також відображення їх у бухгалтерському обліку за наявністю рішення або наказу керівництва;
- правильність відображення розрахунків з підзвітними особами в бухгалтерському обліку.
Аудитор звертає особливу увагу на правильність віднесення витрат, які відшкодовуються, на рахунки бухгалтерського обліку, їх справжність, достовірність виправдовувальних документів.
Оскільки фактичний час перебування за кордоном у відрядженні визначається за відмітками контрольно-пропускних пунктів Прикордонних військ України в закордонному паспорті або документі, що його замінює, а також за відмітками сторони, яка відряджає та приймає, у посвідченні про відрядження, аудитор має змогу перевірити правильність нарахування добових. При цьому відмітки у посвідченні про відрядження щодо прибуття та вибуття працівника мають бути завірені тією печаткою, якою користується у своїй господарській діяльності підприємство для засвідчення підпису відповідної посадової особи.
Аудитору слід урахувати, що у разі транзитної зупинки за період проїзду територією України, що виявляється перевіркою проїзних документів, відшкодування витрат на відрядження здійснюється у порядку, передбаченому законодавством України про службові відрядження в межах території України, якщо при цьому підзвітні особи вчасно звітували про витрачені кошти і подали необхідні підтверджувальні документи до авансового звіту.
Складання авансових звітів ґрунтується на даних підтвердних документів - проїзних квитків, чеків, рахунків. Норми добових розраховуються згідно із законодавством та терміном перебування у відрядженні, який визначено відповідно до відміток у закордонних паспортах та посвідченнях про відрядження.
Записи в регістрах синтетичного обліку за субрахунком 372 в частині розрахунків за закордонними відрядженнями здійснюються на підставі авансових звітів та інших первинних документів. Дані в первинних та зведених документах записуються у двох валютах (українській та іноземній) паралельно, при цьому відображаються курсові різниці, які визначаються згідно з установленим курсом НБУ на дату проведення операцій чи на останнє число звітного періоду.
Списання витрат на закордонні відрядження здійснюється на підприємстві в передбаченому державою порядку за наявності розпорядчих документів щодо відшкодування затрат. При цьому записи за кредитом субрахунку 372 збігаються з записами за дебетом відповідних рахунків витрат у сумі, зазначеній в авансових звітах підзвітних осіб.
