ОФОРМЛЕННЯ ТА ПРОВЕДЕННЯ ПЕРЕГОВОРІВ, КОНФЕРЕНЦІЙ, ПРЕЗЕНТАЦІЙ ЇХ ДОКУМЕНТАЦІЙНЕ ЗАБЕЗПЕЧЕННЯ
Переговори – дієвий засіб спілкування партнерів з вирішенням проблем, питань, які становлять загальний інтерес, з метою прийняття взаємовигідного рішення.
Процес переговорів складається з кількох етапів:
o підготовка до переговорів;
o процес переговорів;
o аналіз результатів переговорів і виконання досягнутих домовленостей.
Слід враховувати:
Перше правило: мета – попереду, і власна точка зору тільки один з варіантів мети. Отож, мета, якої хочеться досягнути під час переговорів, повинна бути реальною.
Друге правило: планування переговорів означає пошук найкращого шляху і детальне визначення всіх можливостей його досягнення. План повинен передбачати час, мету і засоби, які можна використати в процесі підготовки.
Отже, підготовка до переговорів передбачає клопітку роботу зі збору інформації – створення банку даних у максимальному обсязі.
Якщо спільної мети у партнерів немає, то можливі зриви, які можуть супроводжуватися стресовими ситуаціями, особливо з зарубіжними партнерами.
Підготовка до переговорів повинна проходити досить ретельно і включати ряд суттєвих моментів:
Вивчення свого потенційного партнера.
При цьому важливо скласти необхідний перелік питань і опрацювати їх якомога детальніше.
Окрім того, важлива умова – створення партнерові таких умов, за яких він почуватиметься комфортно, розкуто. При цьому слід пам’ятати, що люди є контактні і не дуже контактні.
Ліквідація непорозумінь.
Щоб легше було орієнтуватися в процесі переговорів, необхідно пам’ятати про схему, яка набуває вигляду умовного чотирикутника (для різної інформації):
Суть справи
Саморозкриття ПОВІДОМЛЕННЯ Заклик
Відносини
Повідомлення при переговорах – це будь-яка фраза, запитання і навіть безсловесна дія (грюкіт дверима, посмішка, міміка, сердитий погляд та ін.).
Непорозуміння виникає тоді, коли партнер не зрозумів реакції іншого партнера, коли не так відреагував на неї, коли відправник і одержувач не з’ясували для себе реальний зміст повідомлення.
o визначте приблизні строки;
o визначте галузь чи сферу спеціальних інтересів.
Планування переговорів.
o планування окремих аспектів;
o з’ясування мети та завдання для себе:
а) повна інформація про себе (свої можливості);
б) продовження угоди, якщо вона буде укладена;
в) інформаційний перегляд угоди, якщо вона вимагає змін;
г) внесення корективів, якщо вони необхідні.
o намітьте стратегію;
o проведіть фінансовий аналіз справи;
o підготуйте технічну й довідкову інформацію (записки, повідомлення та ін.);
o визначте можливі варіанти вирішення;
o сформулюйте свої пропозиції і аргументуйте їх;
o визначте свою позицію на переговорах;
o підберіть запасні варіанти;
o підготуйте документи, що розкривають зміст ваших інтересів (проект контракту, проект бізнес-плану та ін.);
Планування організаційних моментів.
o виберіть місце для переговорів;
o визначте склад делегації (рекомендується невеликий)
Перші контакти з партнером.
o покажіть свою зацікавленість у зустрічі з партнером (партнерами);
o погодьте з партнером місце проведення переговорів, склад учасників;
o дайте ваші пропозиції щодо порядку денного.
ВЕДЕННЯ ПЕРЕГОВОРІВ
Протокольна частина ведення переговорів.
o розмістити учасників;
o намітити характер бесіди (спокійний, без сильних емоцій);
o у процесі переговорів подбати про сервісне обслуговування учасників (чай, кава, мінеральні води).
Технологія ведення переговорів
Перший етап – конкретизація запитань, інтересів, позиції, мети (задаються питання, на які чітко дається відповідь);
Другий етап – обговорення пропозицій з аргументацією пропонованих рішень;
Третій етап – погодження пропозицій (виробляється загальна схема, контури рішення);
Четвертий етап – редагується текст рішення, угоди.
Психологічний підхід
М’який Жорсткий
учасники-друзі учасники-суперники
мета-угода мета-перемога
робити поступки вимагати поступок
легко змінювати позицію не здавати позицію
уникати суперництва волі застосувати силовий тиск
Принциповий підхід:
o разом вирішити проблему;
o мета-розумний альтернативний варіант;
o продовжуйте переговори незалежно від ступеня довіри;
o концентруйтеся на рішеннях, а не позиціях;
o аналізуйте власні інтереси у співвідношенні з потребами партнера;
o розробіть ряд варіантів, які можна використати як запасні;
o під час переговорів слухати, а не замикатися в собі;
o не намагайтеся обігнати партнера, а тим паче – його обдурити.
ЗАВЕРШЕННЯ ПЕРЕГОВОРІВ
o проведіть аналіз переговорів, успіхів та невдач (занотуйте їх, тобто розкладіть на складові частини і оформіть у вигляді схеми, графіка тощо);
o розробіть, з урахуванням вже набутих практичних навичок, власний принцип ведення переговорів;
o чітко виконуйте домовленості;
Документування процесу переговорів здійснюється:
o з використанням технічних засобів (диктофон, мікрофон, відеокамера);
o стенографуванням переговорів. Після погодження сторін вибирається вид протоколу – складний або стенографічний.
Протокол друкується не менше як у 2-х примірниках. За бажанням партнера один примірник протоколу переговорів відсилається для даного виду документа.
