Технологія ведення переговорів

ОФОРМЛЕННЯ ТА ПРОВЕДЕННЯ ПЕРЕГОВОРІВ, КОНФЕРЕНЦІЙ, ПРЕЗЕНТАЦІЙ ЇХ ДОКУМЕНТАЦІЙНЕ ЗАБЕЗПЕЧЕННЯ

Переговори – дієвий засіб спілкування партнерів з вирішенням проблем, питань, які становлять загальний інтерес, з метою прийняття взаємовигідного рішення.

Процес переговорів складається з кількох етапів:

o підготовка до переговорів;

o процес переговорів;

o аналіз результатів переговорів і виконання досягнутих домовленостей.

Слід враховувати:

Перше правило: мета – попереду, і власна точка зору тільки один з варіантів мети. Отож, мета, якої хочеться досягнути під час переговорів, повинна бути реальною.

Друге правило: планування переговорів означає пошук найкращого шляху і детальне визначення всіх можливостей його досягнення. План повинен передбачати час, мету і засоби, які можна використати в процесі підготовки.

Отже, підготовка до переговорів передбачає клопітку роботу зі збору інформації – створення банку даних у максимальному обсязі.

Якщо спільної мети у партнерів немає, то можливі зриви, які можуть супроводжуватися стресовими ситуаціями, особливо з зарубіжними партнерами.

Підготовка до переговорів повинна проходити досить ретельно і включати ряд суттєвих моментів:

Вивчення свого потенційного партнера.

При цьому важливо скласти необхідний перелік питань і опрацювати їх якомога детальніше.

Окрім того, важлива умова – створення партнерові таких умов, за яких він почуватиметься комфортно, розкуто. При цьому слід пам’ятати, що люди є контактні і не дуже контактні.

Ліквідація непорозумінь.

Щоб легше було орієнтуватися в процесі переговорів, необхідно пам’ятати про схему, яка набуває вигляду умовного чотирикутника (для різної інформації):

Суть справи

Саморозкриття ПОВІДОМЛЕННЯ Заклик

Відносини

Повідомлення при переговорах – це будь-яка фраза, запитання і навіть безсловесна дія (грюкіт дверима, посмішка, міміка, сердитий погляд та ін.).

Непорозуміння виникає тоді, коли партнер не зрозумів реакції іншого партнера, коли не так відреагував на неї, коли відправник і одержувач не з’ясували для себе реальний зміст повідомлення.

o визначте приблизні строки;

o визначте галузь чи сферу спеціальних інтересів.

Планування переговорів.

o планування окремих аспектів;

o з’ясування мети та завдання для себе:

а) повна інформація про себе (свої можливості);

б) продовження угоди, якщо вона буде укладена;

в) інформаційний перегляд угоди, якщо вона вимагає змін;

г) внесення корективів, якщо вони необхідні.

o намітьте стратегію;

o проведіть фінансовий аналіз справи;

o підготуйте технічну й довідкову інформацію (записки, повідомлення та ін.);

o визначте можливі варіанти вирішення;

o сформулюйте свої пропозиції і аргументуйте їх;

o визначте свою позицію на переговорах;

o підберіть запасні варіанти;

o підготуйте документи, що розкривають зміст ваших інтересів (проект контракту, проект бізнес-плану та ін.);

Планування організаційних моментів.

o виберіть місце для переговорів;

o визначте склад делегації (рекомендується невеликий)

Перші контакти з партнером.

o покажіть свою зацікавленість у зустрічі з партнером (партнерами);

o погодьте з партнером місце проведення переговорів, склад учасників;

o дайте ваші пропозиції щодо порядку денного.

ВЕДЕННЯ ПЕРЕГОВОРІВ

Протокольна частина ведення переговорів.

o розмістити учасників;

o намітити характер бесіди (спокійний, без сильних емоцій);

o у процесі переговорів подбати про сервісне обслуговування учасників (чай, кава, мінеральні води).

Технологія ведення переговорів

Перший етап – конкретизація запитань, інтересів, позиції, мети (задаються питання, на які чітко дається відповідь);

Другий етап – обговорення пропозицій з аргументацією пропонованих рішень;

Третій етап – погодження пропозицій (виробляється загальна схема, контури рішення);

Четвертий етап – редагується текст рішення, угоди.

Психологічний підхід

М’який Жорсткий

учасники-друзі учасники-суперники

мета-угода мета-перемога

робити поступки вимагати поступок

легко змінювати позицію не здавати позицію

уникати суперництва волі застосувати силовий тиск

Принциповий підхід:

o разом вирішити проблему;

o мета-розумний альтернативний варіант;

o продовжуйте переговори незалежно від ступеня довіри;

o концентруйтеся на рішеннях, а не позиціях;

o аналізуйте власні інтереси у співвідношенні з потребами партнера;

o розробіть ряд варіантів, які можна використати як запасні;

o під час переговорів слухати, а не замикатися в собі;

o не намагайтеся обігнати партнера, а тим паче – його обдурити.

ЗАВЕРШЕННЯ ПЕРЕГОВОРІВ

o проведіть аналіз переговорів, успіхів та невдач (занотуйте їх, тобто розкладіть на складові частини і оформіть у вигляді схеми, графіка тощо);

o розробіть, з урахуванням вже набутих практичних навичок, власний принцип ведення переговорів;

o чітко виконуйте домовленості;

Документування процесу переговорів здійснюється:

o з використанням технічних засобів (диктофон, мікрофон, відеокамера);

o стенографуванням переговорів. Після погодження сторін вибирається вид протоколу – складний або стенографічний.

Протокол друкується не менше як у 2-х примірниках. За бажанням партнера один примірник протоколу переговорів відсилається для даного виду документа.