Як збільшити ефективність роботи?

Автор: Даніца Пург
Дата: Чет, 09/10/2008 - 11:32

Стаття написана на основі виступу Даніци Пург,президента асоціації розвитку менеджменту в Центральній та Східній Європі [CEEMAN], а також директора-засновника IEDC-Bled School of Management [Словенія].

Типові проблеми, з якими сьогодні найчастіше зустрічається менеджер – це постійна зміна характеру робіт та управління великою кількістю підлеглих. Пітер Друкер влучно зауважив: “Поки ми не навчимось управляти найобмеженішим з усіх ресурсів – часом – ми не зможемо контролювати будь-що інше.”

Можна скласти набір характеристик, якими повинен володіти сучасний менеджер. До них належать:

1. Аналітичні навички (розуміння зв’язку між функціями).
2. Навички ведення управлінського процесу (ведення переговорів, оцінка роботи працівників, управління часом, встановлення пріоритетів).
3. Особисті якості (завзятість, цілісність, орієнтованість на результати, творчість, вміння надихати інших людей, навички командної роботи, відчуття критеріїв правильності своїх дій та дій підлеглих).
4. Знання галузі, в якій працює менеджер (насамперед знання товару чи послуги, просуванням якої займається організація).

З огляду на велику кількість завдань, з якими доводиться працювати менеджеру, планування часу набуває особливої ваги. Важливо не просто спланувати розклад роботи, а й вміти визначитися з пріоритетними і другорядними завданнями. Ефективним в цьому випадку буде розписати всі завдання в наступну таблицю:

Найважливішим є другий квадрант (важливі-нетермінові справи). У ньому повинен перебувати менеджер, який вважає себе ефективним та організованим. Робота зі справами, які належать до цього квадранту дозволяє вчасно і відповідально виконувати необхідні дії.

У наступній таблиці показано відсотки часу, які а) менеджер повинен приділятися кожному квадранту та б) менеджер насправді приділяє кожному квадранту:

Як видно з таблиці, найбільші відхилення спостерігаються в другому (найважливішому для менеджера) та третьому квадрантах. Вони багато в чому пояснюють головні недоліки в роботі менеджера. Зсув пріоритетності дій від стратегічно важливих до короткострокових і непланованих зменшує ефективність всієї роботи управлінця. Для того щоб подолати такі недоліки, менеджер повинен навчитися бути у потрібному місці в потрібний час і вдосконалювати ефективність своєї роботи.

Починати слід з найважливішого елементу планування – встановлення довгострокових професійних та особистих цілей, аби визначити напрямок свого руху.

Стосовно підвищення ефективності роботи менеджера, то тут насамперед потрібно пам’ятати про планування свого часу, при цьому не забувати підлаштовувати його під власні біоритми. Також варто делегувати частину завдань тим людям, які можуть виконати їх настільки ж добре, як і Ви. Для успішності виконання завдань важливо встановлювати кінцеві терміни, до яких потрібно завершити роботу.

Потребує вирішення і проблема постійного відривання від роботи: варто притримуватися політики коротких зустрічей, які б дозволили обговорити лише найвагоміші аспекти роботи. Не дозволяйте, щоб під час зустрічі Вас перебивали телефонні дзвінки. Потрібно дати зрозуміти людям, що Ваш час є обмеженим і цінним ресурсом. Заохочуйте і відзначайте людей, які не "розтринькують" свого часу.

Важливо періодично витрачати деяких час на те, щоб зрозуміти процеси, які відбуваються у Вашій організації, дізнатися більше про бізнес-середовище, галузь та споживачів, з якими Ви маєте справу.

Кожен менеджер може самостійно визначити для себе й інші можливості ефективного використання часу - для цього потрібно просто задуматися над тим, як і де його втрачається найбільше. Можна, наприклад, з користю використовувати час поїздки у транспорті. Особливо корисними є навички ведення переговорів (цінним є, зокрема, вміння завершувати розмову).

Зрештою, починати слід з найважливішого елементу планування – встановлення довгострокових професійних та особистих цілей, аби визначити напрямок свого руху. Далі – визначте, яка діяльність або які заходи у Вашому бізнесу чи особистому житті приносяті найбільшу віддачу від вкладених Вами зусиль. І знову ж таки, окресліть свої пріоритети. Довгострокові цілі розбийте на етапи з конкретними межами в час та запишіть перелік того, що Ви запланували зробити.