Начиная с января 2010 года согласно Постановлению правления Пенсионного фонда Украины от 05.11.2009 № 26-1, зарегистрированной в Министерстве юстиции Украины 24.11.2009 № 1136/17152 персонифицированная отчетность подается ежемесячно.
При этом используется программа Пенсионного Фонда «Единый взнос», в которой формируются отчеты и подаются ежемесячно согласно ст.31 Постановление Пенсионного Фонда.
В данной программе создан отдельный модуль Ежемесячная персонификация, в котором создаются, хранятся и экспортируются для представления к ПФУ документы ежемесячной персонифицированной отчетности. В этом модуле есть отдельная Инструкция из представления ежемесячной персонификации.
В программе можно не только создать все документы персонифицированной отчетности, но и импортировать их в программу из других бухгалтерских систем - 1С, БЕСТ О, БЕСТ Зарплата, АРМ ПФУ.
При работе с программой в первую очередь необходимо создать карточку страхователя, в которой представлена информация о предприятии.
Затем создать карточку работников, в которой указать гражданство, спецстаж, идентификационный номер.
В данной таблице формируется реестр работников, который в отчетном месяце были приняты на работу или уволены.
Если документы импортируются из других бухгалтерских систем, предварительно заполнять карточки сотрудников ненужно, данные о сотрудниках также импортируются из файлов и помещаются в Реестр сотрудников. Импортированные документы помещаются в соответствующие закладки модуля.
Модуль содержит несколько закладок, непосредственно в которых формируются отчетные документы. Закладки названы коротким названием этих документов.
На панели инструментов расположенные группы кнопок для вызова основных функций и панель выбора отчетного периода, за который подается персонифицированная отчетность. Основные операции вызываются также из текстового меню модуля.
Закладки Инданные, (СП) Список лиц, Список оснований и БСВ предназначены для создания основных документов группы, закладка Итоги по сведениям за отчетный год содержит итоговые сведения а в закладке Пачки документов формируются пачки документов согласно нормативным требованиям ПФУ. Только из этой закладки происходит гуртовая печать документов, сохранения их на электронном носителе и отправления электронной почтой.
В таблицу закладки (СП) Список лиц автоматически вносятся записи о новых сотрудниках и тех, в которых в проходящем году изменились регистрационные данные (то есть те, в строке которых в Реестре сотрудников отсутствующая отметка "Отчитывался ПФУ"). Из данных в этой закладке формируется документ СП ("Список лиц, которые работают или работали у страхователя в отчетном году").
В таблицу закладки Список оснований заносятся сведения о наличии у работодателя рабочих мест, условия труда на которых в соответствии с законодательством предопределяют право на считывание специального стажа при расчете пенсии застрахованным лицам. В этой закладке заполняются льготы, которые будут использоваться в 2-х формах,: Инданные и БСВ. Из данных этой закладки формируется документ СПП «Список оснований», который дает право на применение льгот рабочим предприятия при определении пенсии.
В таблице закладки БСВ вносятся сведения о лицах, которые имеют основания для зачисления стажа работы без уплаты страховых взносов. Из данных этой закладки формируется документ «Ведомость по лицам», которые имеют основания для за страховки стажа работы без платы страховых взносов.
В таблицу закладки Итоги по сведениям за отчетный год автоматически вносятся соответствующие суммы, страховые взносы и формируются итоговые данные по мере заполнения форм Инданные для сотрудников учреждения. В этой закладке можно лишь пересмотреть данные, НАПЕЧАТАТЬ И СОХРАНИТЬ их можно из Итоговой ведомости, которая формируется из данных закладки и открывается ПОСЛЕ СОХРАНЕНИЯ ДОКУМЕНТОВ на диске или отправлении электронной почтой.
 |
В закладке Пачки документов формируются пачки документов в соответствии с требованиями ПФУ. Из этой закладки модулю происходит печать документов, сохранения на электронном носителе и отправления электронной почтой.
2.3. Последовательность работы при создании документов персонифицированной отчетности в программе
Сначала в модуле в соответствующих закладках вносятся данные для формирования документов персонифицированной отчетности, а уже потом создаются пачки документов для экспорта на диск, печати и отправления электронной почтой.
Перед созданием документов персонифицированной отчетности необходимо проверить наличие отметок «Отчитался в ПФУ» в Реестре сотрудников для тех сотрудников, данные по которым уже предоставлялись в ПФУ в предыдущем отчетном периоде.
Формирование списка документов персонифицированной отчетности начинается с внесения данных в таблицу закладки Список оснований, поскольку справочники со списком выбранных оснований для льгот используется при создании документов в закладках БСВ и Инданные.
Формирование документа "Список оснований, которые дают право на использование специального стажа для назначения пенсии" (форма СПП).
Форма СПП предназначена для ежегодного подтверждения страхователем наличия у него рабочих мест, условия труда, на которых, в соответствии с законодательством, предопределяют право на учитывание специального стажа при расчете пенсии застрахованным лицам.
.
В строке Код оснований подключен справочник Основания для льгот страхователя, в котором необходимо избрать нужную льготу.
Справочник Основания для льгот страхователя упорядочен по категориям льгот: по условиям труда, по выслуге лет и без уплаты взносов (БСВ) - это отображено в колонке Наименования справочника.
Другие колонки в строке заполняются самостоятельно: начало и конец действия основания в соответствующих колонках может избираться из подключенного календаря или вводиться вручную на клавиатуре.
В последней колонке обязательно вносится информация относительно обоснования основания (нормативный акт, приказ по предприятию).
Форма БСВ предназначена для учета периодов стажа застрахованных лиц, в течение которых страховые взносы в Пенсионный фонд не платились.Формирование документа "Список лиц, которые работают или работали у страхователя в отчетном году" (форма СП)
Этот документ формируется в закладке (СП) Список лиц.
Документ по форме СП предназначен для регистрации застрахованных лиц в СПОВ.
При первой отчетности страхователя к ПФУ документ "Список лиц, которые работают или работали у работодателя в отчетном году" (дальше - список работающих) должен включать все лица какие работают или работали у страхователя на протяжении отчетного года.
В отчете за каждый следующий отчетный год список работающих должен включать сведения лишь о новых лицах и лицах, в которых на протяжении отчетного года изменились фамилия, имя отчество или идентификационный номер. Если никаких изменений не было, предоставлять этот отчет в ПФУ не нужно.
Если Реестр сотрудников учреждения заполнен и правильно установленные отметки "Отчитывался к ПФУ", данные в закладку Список лиц будут внесены автоматически, то есть у таблицы будут присутствующие записи лишь новых сотрудников и тех, в которых изменились данные в текущем отчетном периоде.
Из этой закладки также существует возможность прибавить запись нового сотрудника к Реестру, заполнив карточку Физическое лицо. После заполнения карточки запись нового сотрудника автоматически добавляется в таблицу Реестра сотрудников.
Также при редактировании данных сотрудника в строках этой закладки, изменения вносятся сразу и к Реестру сотрудников.
При отмене пачек документов также корректно обновляется Реестр сотрудников, то есть информация в нем возвращается к той, когда были выставленные отметки: для тех лиц, данные которых подавались в ПФУ в 2007 году будет присутствующая отметка "Отчитывался в ПФУ" для новых - она снимается после отмены пачек.
Документы Инданные формируются в одноименной закладке.
При небольшом количестве сотрудников можно поочередно создавать и заполнять отчеты по каждому работнику.
Также можно сразу создать отчеты для всех работников, внесенных в Реестр сотрудников, с помощью функции "Создания отчетов по реестру работников".
Все созданные документы помещаются в таблицу закладки, они имеют статус Новый и будут обозначены шрифтом серого цвета, их нужно открывать и заполнять.
В закладке Инданные существует возможность одновременно выделить несколько записей обычным образом (для одновременного удаления, копирования), группового обновления полей (дата, руководитель и бухгалтер) в отчетах Инданные и доступная сортировка записей в колонках
Если документы создаются последовательно по каждому работнику, в открытом окне формы необходимо сначала заполнить поля с основными сведениями о застрахованном лице (Номер учетной карточки, Фамилия, Имя, Отчество). Если же сразу создается комплект отчетов Инданные по всему реестру работников, эти поля в открытом документе уже будут заполнены по каждому сотруднику.
При внесении данных о заработке в таблицу формы предоставляется возможность копировать суммы помесячно.
Если заполнены все поля карточки Физическое лицо, данные в полях о начале и конце трудовых отношений и стаже заполняются автоматически при внесении данных о доходах в соответствующих строках.
Из подключенного справочника нужно избрать код типа ставки страхового сбора.
Данные во вторую таблицу заносятся в случае, если работник имеет основания для учета специального стражу код основания избирается из подключенного справочника Список оснований для применения льгот, другие колонки заполняются внесением данных на клавиатуре.
После заполнения формы необходимо обязательно проверить ее, обновить данные и сохранить.
Отчет У-РОБ - Сведения о работодателе подается при первой отчетности страхователя в Пенсионный фонд и в случае, если в течение года изменились регистрационные данные работодателя.
Поскольку этот документ, обычно подается один раз, его формирование происходит не в модуле Персонификация, а в Реестре документов в отчетном периоде.
Большинство полей данной формы при открытии автоматически заполняются данными из карточки учреждения.
Проверить и сохранить созданную форму. Из Реестра документов отчет можно лишь распечатать. Этот отчет не принимается Пенсионным фондом по электронной почте и на дискете.
После создания всех документов персонифицированной отчетности необходимо сформировать пакеты документов в одноименной закладке.
Пользователь может самостоятельно присваивать начальные номера пакетов в специальном окне, которое открывается сразу при их формировании:
При формировании пакетов документов создаются ярлыки-расписки. По окончании формирования пакетов появится соответствующее сообщение.
Сразу будет предложено записать на диск созданные файлы персонифицированной отчетности. Если вы согласны, дальше избирается носитель, на котором будут записаны эти файлы.
Если возникли ошибки (в документах, при заполнении закладок, из которых формируются документы), нужно упразднить созданные пакеты и создать их опять после исправления ошибок.
После отмены пакетов обновляется информация в закладках модуля и в Реестре документов.
Данные в Реестре сотрудников также обновляются.
В программу можно импортировать подготовленные в других бухгалтерских системах документы отчетности в Пенсионный фонд (1С, ИС О, АРМ ПФУ, АРМ-Р, БЕСТ ЗАРПЛАТА).
 |
Импортированные документы помещаются в соответствующие закладки модулю Персонификация в текущем отчетном периоде. Формы Инданные без ошибок будут иметь статус Проверенный, а формы с ошибками - статус Ошибочный и будут выделены красным цветом.
В закладку Итоги по сведениям за отчетный год переносятся соответствующие суммы из форм Инданные.
Данные о сотрудниках также импортируются из файлов и помещаются в Реестр сотрудников.
Особенностью при импорте является то, что в закладку Список лиц будут перенесены данные сразу обо всех сотрудниках, а не новых, как нужно.
Документы персонифицированной отчетности могут предоставляться к СПОВ на электронном носителе (дискете), в бумажном виде и отправляться электронной почтой.
Для сохранения данных необходимо отметить сформированные пакеты документов.
После сохранения на электронном носителе или отправлении электронной почтой также открывается Итоговая ведомость с общими итогами в отчетном периоде (этот документ формируется из данных закладки Итоги по сведениям за отчетный год). Эту ведомость можно распечатать и сохранить.
Отправление отчетов электронной почтой происходит из закладки Пакеты документов.
Поскольку при отправлении электронной почтой документы должны подписываться сертифицированными ЕЦП к началу представления эти сертификаты должны быть получены и загружены в программу, в закладке Общие Параметров системы в поле [Каталог с секретными ключами] должен быть указан каталог, где хранятся секретные ключи подписчиков.
Первой накладывается подпись бухгалтера (при наличии в учреждении). Программа предлагает установить дискету с секретным ключом бухгалтера и ввести пароль к ключу.
После наложения подписи бухгалтера отчеты подписываются ключом директора.
Дальше накладывается подпись печатью учреждения.
После наложения всех ЕЦП открывается адресная книга, в которой нужно избрать получателя - запись Пенсионный фонд.
После этого запускается режим отправления почты, и в случае успешного завершения этой операции документы будут отправлены, о чем будет выдано соответствующее сообщение.
Информация о подписанном файле помещается в модуль Документы на подпись и будет иметь статус "Подписано ключом учреждения".
Запись о подписании и отправлении файла отчетов электронной почтой помещается в Журнал передачи пакетов.
На отправленные отчеты в Пенсионный фонд должны поступить Сообщения о получении отчетности и двух квитанциях.
Первая квитанция из ІЦ СПОВ содержит результат проверки корректности сформированного файла отчета и легитимности подписей. Вторая квитанция - информацию от инспектора о принятии или не принятии отчета к базе данных ПФУ.
Квитанции также помещаются в журнал передачи пакетов к группе записей документов, на какие они получены.
Отчет создается по всему реестру работников, которые работали в отчетном месяце. В таблице 6 отчета «Ведомости начисления заработной платы застрахованных лиц» показана фамилия, имя, отчество каждого работника, отчетный период, общая сумма начисленного дохода, сумма Единого Социального Взноса. Информация с этой таблицы вносится в базу данных Пенсионного Фонда Украины ежемесячно по каждому работнику. В отдельной таблице 1 проводятся начисления взносов на общегосударственное социальное страхование, информация, с которой впоследствии переносится в сводный отчет.
