Сбор практического материала

Инвентаризация затрат рабочего времени

Эффективная загрузка рабочего времени руководителя (специалиста) означает соответствие структуры затрат этого времени целям и задачам, стоящим перед ним. Только при таком соответствии можно говорить о рациональном или нерациональном использовании рабочего времени.

Отличительной особенностью времени как ресурса является то, что его нельзя запасти впрок, и то, что оно расходуется помимо нашего желания. Личность может только управлять тем, на что оно расходуется. Поэтому, мы либо пытаемся управлять направлением наших временных затрат, либо пытаемся все выполнить одновременно и теряем намного больше времени.

Отечественные и зарубежные исследования показывают, что основной причиной дефицита времени личности является неумение выделить главное, на что необходимо его тратить в данный момент, и нежелание или неумение его планировать. Каждому из нас необходимо видеть общую картину и структуру своих дел и чувствовать, что ситуация находится под контролем. Данное положение помогает избавиться от постоянной спешки, избежать стрессовых состояний.

Выполнение курсового проекта возможно в двух вариантах.

В соответствии с I вариантом студенту предлагается проанализировать структуру затрат рабочего времени специалиста (руководителя) и определить соответствие (несоответствие) этих затрат функциональным обязанностям специалиста (руководителя).

С этой целью студент, пользуясь методом фотографии, заполняет карту самофотографии рабочего времени (приложение 1) в течение двух-трех рабочих недель. Типовой классификатор затрат рабочего времени представлен в приложении 2 (для руководителя) и в приложении 3 (для специалиста). Карта самофотографии рабочего времени заполняется фиксированием на бланке момента времени начала и окончания конкретной работы или вида деятельности руководителя, специалиста с указанием шифра выполненной работы.

Если в типовом классификаторе (приложения 2, 3) не представлены работы или виды деятельности, выполняемые на практике специалистом (руководителем), то перечень работ дополняется необходимыми видами деятельности (работами) с указанием их шифров, начиная с № 24 (приложение 2) или с № 14 (приложение 3).

После сбора первичных данных производится обработка карт самофотографии. Суммируются все затраты рабочего времени на выполнение i -го вида работ за весь период наблюдения (N_i):

N_i = å n_ij (1)

j

где n_ij – затраты рабочего времени в j -й день наблюдения по i -ому виду работ, мин.

Определяется удельный вес каждого вида затрат в суммарных затратах рабочего времени каждого рабочего дня, а также в суммарных затратах рабочего времени за весь период наблюдений.

На основании полученных данных заполняются таблицы: "Структура фактических затрат рабочего времени специалиста (руководителя)" (табл. 1) и "Анализ соответствия фактических затрат рабочего времени выполняемым функциям специалиста (руководителя)" (табл. 2). Графа 2 табл. 2 (плановые затраты) заполняется на основании экспертного опроса руководителя и специалистов соответствующей службы, с учетом их мнения о целесообразной структуре затрат рабочего времени. Экспертный опрос позволит определить рациональную структуру затрат рабочего времени с точки зрения задач отдела и функций, порученных конкретному специалисту. Например, каковы должны быть затраты рабочего времени на обработку корреспонденции у старшего инженера конструкторского отдела? Или каковы допустимые затраты рабочего времени у заведующего сектором для участия в производственных совещаниях? Однозначный ответ дать достаточно сложно, многое определяется спецификой деятельности организации, хотя возможно учесть опыт передовых фирм.

С использованием результатов сравнения рекомендуемой (плановой) структуры затрат рабочего времени и фактической проводится анализ рациональности использования рабочего времени специалистом (руководителем), заполняется таблица, представленная в приложении 4. Данный анализ следует проводить на основании рекомендаций, представленных в разделе 4.2 настоящих методических указаний. На базе полученных аналитических данных разрабатываются организационно-технические мероприятия, позволяющие снизить нерациональные потери рабочего времени специалиста (руководителя), в соответствии с разделом 5 настоящих указаний.

Таблица 1

Структура фактических затрат рабочего времени
специалиста (руководителя)

Наименование работ (перечень элементов затрат)	Всего за период наблюдения, мин	Удельный вес, %

Таблица 2

Анализ соответствия фактических затрат рабочего времени
выполняемым функциям специалиста (руководителя)

Наименование работ (перечень элементов затрат)	Плановые затраты рабочего времени, %	Фактические затраты рабочего времени, %	D (±)

 

II вариант выполнения курсового проекта предполагает изучение содержания труда и проведение анализа структуры затрат рабочего времени студента в период обучения в институте и выполнения должностных обязанностей на рабочем месте, определение соответствия существующей структуры затрат рабочего времени целям и задачам, которые студенты ставят перед собой.

В этой связи студенту предлагается сформулировать цель своей деятельности на ближайшие 2–3 года (можно больше или меньше) и конкретизировать ее, используя метод "дерева целей".

Данный метод служит основным инструментом для выявления взаимосвязи и отношений между целями, увязки целей высшего уровня с конкретными средствами их достижения на низшем уровне. Структура дерева целей является, в первом приближении, моделью системы, указывая на взаимосвязь и взаимоподчиненность ее звеньев.

Дерево целей представляет собой связанный граф без циклов, вершины которого интерпретируются как цели, а ветви (ребра) – как связь между ними.

Необязательно, чтобы из каждой вершины дерева исходило одинаковое число ветвей. При этом длины цепей, соединяющих главную цель (цель высшего уровня) с целями самого нижнего уровня, могут быть различными. Число уровней дерева целей, также как и число ветвей, исходящих из одной вершины, не ограничивается.

Таким образом, сформулированная студентом общая цель представляет собой “ствол” дерева, а подцели (задачи), вытекающие из общей цели, представляют собой ветви – подцели II, III и т.д. уровней.

Подцели II уровня являются ключевыми областями, на которых необходимо сосредоточиться, чтобы достичь поставленной главной цели.

Подцели III уровня представляют собой задачи, которые необходимо решить в каждой из ключевых областей, конкретные результаты, которых студент хочет добиться.

Подцелями IV уровня являются практические мероприятия, виды работ, необходимые для решения основных задач.

Например, общая цель на ближайшее время – стать грамотным специалистом. Это – цель I уровня. Подцель II уровня – расшифровка данного понятия: иметь хорошие знания, навыки управленческой и организаторской деятельности, знания иностранного языка, крепкое здоровье и т.д.

Подцели III уровня предполагают уточнение того, что студент хочет изучить, какие дисциплины: современные информационные технологии, иностранный язык, экономический анализ и т.д., а также как собирается получить навыки практической деятельности: работа в коммерческих структурах, общественная деятельность и т.д.

Подцели IV уровня – доведение поставленных общих задач до конкретных общих мероприятий по дням: в какой день недели изучается иностранный язык, когда начинаются занятия спортом.

Возможные формулировки других глобальных целей: добиться признания и уважения окружающих, стать обеспеченным человеком и др.

Формирование дерева целей позволит представить полную картину взаимосвязей и взаимозависимостей будущих событий, связанных с достижением главной цели. Оно служит основой для разработки задач на соответствующий плановый период, а, следовательно, может быть использовано для формирования плановых затрат рабочего времени студента на период наблюдений. Данные плановые затраты в дальнейшем могут быть использованы как база сравнения с затратами фактическими, полученными в ходе заполнения и обработки карты самофотографии рабочего времени.

Формирование плановых затрат рабочего времени с использованием дерева целей становится возможным, потому что осознание цели включает в себя и способ ее осуществления, т.е. предполагает определение необходимых средств, методов и сроков решения поставленных задач.

Универсальных процедур построения дерева целей не существует. Выбор способа построения дерева зависит от представления исследователя (студента) о решаемых задачах. Однако при формировании дерева целей следует помнить о том, что:

1. Главная цель формулируется достаточно широко путем синтеза целевых установок, отвечающих объективным потребностям.

2. По мере перехода на каждый последующий нижний уровень иерархии цель детализируется и переформулируется в более конкретные понятия, приобретая при этом сначала определенные качественные, а затем и количественные характеристики.

3. Достижение главной цели обеспечивается выполнением частных подцелей и задач. Ни одна цель высшего уровня иерархии (кроме самого нижнего уровня) дерева целей не достигается непосредственно, а лишь посредством достижения подцелей (задач), на которые она разбивается.

4. Дерево целей не должно содержать изолированных вершин, т.е. целей, не связанных ни с какими другими целями.

5. Ветви дерева целей характеризуются последовательностью индексов, однозначно определяющих связь любой подцели с целями и подцелями данного дерева. Каждая цель характеризуется некоторым кодовым обозначением (индексом, шифром), указывающим на ее связь с целями более высокого уровня. Система кодирования может быть буквенная, буквенно-цифровая, двоичная.

6. Каждая цель рассматриваемого уровня должна быть представлена в виде полного перечня подцелей следующего нижележащего уровня. Этот перечень должен полностью определять исходную цель и быть достаточным для ее описания.

7. Из каждой вершины дерева исходит, по крайней мере, две ветви, т.е. каждая цель расчленяется не менее, чем на две подцели. Число ветвей, исходящих из каждой вершины дерева, необязательно должно быть одинаковым.

8. Для каждой цели на каждом уровне должно быть предусмотрено соответствующее ресурсное обеспечение – кадровое, материальное, финансовое, информационное, временное. Средства и способы достижения целей вытекают из самой цели. Поскольку цель верхнего уровня достигается после выполнения всех ее подцелей, то рассмотрение конкретных средств реализации целей и затрачиваемых на это ресурсов целесообразно только на целях самого нижнего уровня.

Опираясь на данные положения, и следует вести разработку дерева целей.

Разработанная структура дерева целей с необходимыми пояснениями должна быть представлена в расчетно-пояснительной записке.

После того, как общая цель доведена до конкретных мероприятий, необходимо составить плановый бюджет расхода времени, т.е. определить, сколько времени необходимо тратить на каждое мероприятие для реализации общей цели. Плановый бюджет расхода времени по каждому из мероприятий разрабатывается в абсолютном выражении и процентном отношении к идеальным недельным (месячным) затратам и может быть представлен в табличной форме. При формировании бюджета следует воспользоваться типовым классификатором затрат рабочего и личного времени студента (приложение 5). В случае необходимости перечень элементов затрат, представленный в классификаторе, можно расширить.

Очевидным является тот факт, что для достижения поставленных целей необходимо ясно представлять себе, насколько ограничен бюджет личного времени. Решению этой проблемы и способствует планирование, представляющее собой проект процессов труда на предстоящий временной период.

Разрабатывая плановый бюджет расхода времени, следует иметь ответы на следующие вопросы: Какова основная цель данного временного периода? Каким количеством времени Вы располагаете? В какой очередности должны быть выполнены основные задачи периода? Какие подготовительные мероприятия должны быть выполнены?

План должен составляться лишь на определенную часть рабочего времени, как показывает опыт, лучше всего на 60%. Эта часть рабочего времени носит название период запланированной активности. Оставшиеся 40% рабочего времени условно следует разделить на две части по 20%. Первая часть – период непредвиденной активности. Это резерв времени на превышение фактической продолжительности работ периода запланированной активности над плановыми значениями. Вторая часть – период спонтанной активности. Резерв времени на рабочие действия и мероприятия, которые не включены в план.

При разработке недельного плана следует уточнить конечные цели предстоящей недели и определить необходимые работы в порядке их значимости. Вся разновидность работ предстоящей недели условно может быть представлена следующими тремя группами:

работы обязательные (важные и срочные) с точки зрения достижения конечных целей;

работы важные, но не срочные, к их выполнению следует приступить в том случае, если хватит времени на предстоящей неделе;

работы менее важные и не срочные, они будут выполнены, если останется время на неделе.

В процессе недельного планирования рекомендуется уточнить заранее намеченные контакты и определить способы их осуществления.

Важнейшим из всех периодов планирования является день. Планирование дня включает в себя определение конкретного действия в заданный момент времени, а не должно ограничиваться только выявлением цели, желания или намерений, как это может быть применительно к прочим периодам планирования. План на день должен создать обзор всех дел дня и помочь эффективно использовать рабочее время. План на день, как правило, определяет конечные цели работы в порядке их значимости.

В рамках курсового проекта плановый бюджет рабочего времени следует разработать, исходя из принятого периода наблюдения.

Рациональная организация рабочего времени требует обязательного учета всех выполняемых работ и систематического наблюдения за использованием этого времени с последующим анализом.

Для получения фактических данных студентам рекомендуется применять метод самофотографии рабочего времени. Данный метод предполагает проведение учета и анализа затрат времени с целью выявления резервов для обеспечения более рациональной организации личного труда. Рекомендуется в течение двух-трех календарных недель фиксировать затраты времени, используя для этого карту самофотографии рабочего времени студента (приложение 1), и заполнить табл. 3.

При проведении самофотографии следует фиксировать все виды деятельности, используя классификатор затрат времени студента, в форме результатов за пятнадцатиминутные отрезки временя. Старайтесь производить немедленную регистрацию, избегая записей по памяти, т.к. это может исказить аналитический материал.

При заполнении карты самофотографии необходимо записывать не только внешние помехи, но и те случаи, когда инициатором нарушения хода запланированного процесса являетесь вы сами.

Следующим этапом работы над курсовым проектом является проведение сравнительного анализа плановых затрат времени студента с фактическим.

 

Таблица 3

Структура фактических затрат времени студента

Наименование работ (перечень элементов затрат)	Всего за период наблюдения, мин	Удельный вес, %

 

 

4.2. Анализ затрат рабочего времени (обработка собранных данных)

Для обеспечения возможности анализа затрат времени все виды затрат необходимо сгруппировать в отдельные, относительно самостоятельные группы. Для этого определяются затраты времени по каждому виду затрат, используя шифры классификаторов, представленных в приложениях 2, 3 и 5:

n_i = å n_ij (2)

j

где n_ij – затраты рабочего времени в j -и день наблюдений по i -му виду работ, мин.

Определяется удельный вес каждого вида затрат (М_i) в суммарных затратах

М_i = n_i /N ´ 100, (3)

где N – общее время наблюдений, мин.

Для нахождения величины N можно использовать формулу

N = å(24 – S_j) ´ 60, (4)

j

где S_j – количество часов, в течение которых в j -й день наблюдения не проводились, час.

На основании полученных данных заполняется таблица "Анализ соответствия затрат времени поставленной цели” (табл. 4).

По данным табл. 4 производится либо корректировка общей цели, либо пересматриваются направления затрат времени, определяются потери времени с точки зрения выбранной общей цели.

 

Таблица 4

Анализ соответствия затрат времени поставленной цели

Формулировка цели Ш уровня	Плановые затраты времени, %	Фактические затраты времени, %	D (±)

 

Для оценки уровня организации труда могут использоваться такие показатели, как структура затрат, использование фонда рабочего времени, величина потерь и непроизводительных затрат и др. – отражающие как положительные стороны, так и существенные недостатки.

При анализе затрат рабочего времени необходимо использовать их классификацию. Известно несколько классификаций близких по содержанию, но отличающихся степенью детализации затрат. В процессе выполнения курсового проекта рекомендуется использовать классификацию затрат рабочего времени, представленную в учебном пособии Л.Н.Зудиной “Организация управленческого труда”.

Согласно данной классификации все рабочее время в процессе анализа следует подразделить на время работы и время перерывов.

Время работы – это период, в течение которого выполняется работа, соответствующая достижению тех или иных целей. Затем время работы должно быть подразделено на время выполнения должностных обязанностей или время работ, включенных в план; время на работу, не предусмотренную должностными обязанностями или время выполнения работ, не включенных в план; и время непроизводительной работы или время на выполнение работ и мероприятий, не нашедших отражение в дереве целей.

Время перерывов охватывает время, когда исследователь не занят какой-либо деятельностью и включает в себя как регламентированные, так и нерегламентированные перерывы.

Регламентированные перерывы – это время на отдых и время на личные надобности. Оно предназначено для поддержания работоспособности и предотвращения утомления. Время перерывов на личные надобности не должно превышать 30 мин в день.

Нерегламентированные перерывы – это перерывы, вызванные нарушением трудовой дисциплины и посторонними разговорами, зависящими от исследователя, а также организационно-техническими причинами, не зависящими от него. К числу последних следует отнести все перерывы, вызванные нарушением режима работы.

Данную классификацию необходимо использовать для выявления величины и удельного веса различных видов затрат рабочего времени в общих его затратах (структуры затрат), для определения и анализа занятости отдельными видами работ (определение содержание труда), установления продолжительности и периодичности выполнения отдельных видов работ и мероприятий, уровня их автоматизации и механизации.

В рамках курсового проекта анализ использования рабочего времени следует проводить в двух направлениях. Первое дает характеристику экстенсивности использования рабочего времени, т.е. отражает использование фонда рабочего времени; второе направление отражает степень рациональности его использования с точки зрения выполнения различных видов работ, т.е. оценивается структура затрат рабочего времени.

Для оценки результативности использования рабочего времени можно применить коэффициент экстенсивности (К_Э), рассчитываемый по формуле:

К_Э = (Ф – П) / Ф = 1 - П / Ф, (5)

где П – регламентированные и нерегламентированные перерывы в работе, (мин);

Ф – фактический фонд рабочего времени (мин).

Далее следует определить показатели, характеризующие величину потерь рабочего времени по различным причинам.

Коэффициент потерь рабочего времени, зависящих от исследователя, К_ПР:

К_ПР = ПР / Ф, (6)

где ПР – потери рабочего времени, зависящие от исследователя, (мин).

Коэффициент потерь, вызванных причинами, не зависящими от исследователя, К_ПО:

К_ПО = ПО / Ф, (7)

где ПО – потери рабочего времени из-за нарушений режима работы, (мин).

Коэффициент потерь рабочего времени на регламентированные перерывы, К_ОТ:

К_ОТ = ОТ / Ф, (8)

где ОТ – время на отдых и личные надобности, (мин).

Учитывая, что регламентированные перерывы в работе по принятому нормативу составляют 6% от фонда рабочего времени, максимально возможное значение К_Э может составлять 0,94. Если оно выше этой величины, значит, нарушается режим труда и отдыха, если ниже – это указывает на имеющиеся резервы лучшего использования фонда рабочего времени и в ходе дальнейшего анализа необходимо установить конкретные причины потерь и определить меры по их устранению или сокращению.

Степень рациональности использования рабочего времени с точки зрения занятости студента различными видами работ можно определить путем сравнения фактических затрат времени с плановыми, установленными в плановом бюджете. При этом рассчитывается коэффициент рациональности использования рабочего времени К_Р по формуле:

(9)

 

где У_iф – фактический удельный вес i -го элемента затрат рабочего времени;

У_iпл – плановый удельный вес i -го элемента затрат рабочего времени.

В оптимальном случае значение показателя К_Р должно быть близким к единице. Чем ниже значение показателя К_Р, тем, следовательно, хуже использовано студентом его время.

Общая оценка степени рациональности использования студентом времени может быть представлена показателем, определенным по формуле:

К_И = К_Э ´ К_{Р .} (10)

Для анализа содержания труда и оценки отдельных сторон организации труда следует провести расчет показателей, характеризующих структуру затрат времени по различным признакам его классификации, по соответствию выполненной работы запланированным мероприятиям, по содержанию работы, однородности выполненных работ, характеру деятельности, уровню механизации труда, которые также дают качественную характеристику использования рабочего времени.

Анализ затрат времени на выполнение работ, включенных и не включенных в план (дерево целей), дает материал для совершенствования процедур планирования в будущих периодах.

Уровень затрат времени на выполнение работ, не включенных в план (К_НП), определяется делением затрат времени на выполнение данных работ (НП) на все время работы:

К_НП = НП / Р = НП / Ф – П (11)

Коэффициент, характеризующий затраты времени на выполнение работ, включенных в план, находится по формуле:

К_ВП = 1 – К_НП (12)

Далее следует проанализировать затраты времени на выполнение работ, нашедших отражение в дереве целей. В соответствии с принятой классификацией, они распадаются на подготовительно-заключительное время, время оперативной (основной) работы и время обслуживания рабочего места. Определив их величину и удельный вес в общем времени, затраченном на выполнение данной группы работ, студент получает представление о фактической укрупненной структуре затрат по содержанию труда. Дальнейшая задача – определить на сколько эта структура рациональна. При проведении анализа в этом направлении следует считать, что на подготовительно-заключительное время и время обслуживания рабочего места может приходиться по 2-4% фонда рабочего времени. Если фактическая величина этих затрат значительно больше, то следует определить причины превышения.

Данный анализ дает необходимый исходный материал для разработки конкретных мероприятий по улучшению организации и обслуживанию рабочих мест.

Определив затраты времени на основную (оперативную) работу, следует проанализировать их по характеру деятельности.

В процессе анализа необходимо рассчитать показатели, характеризующие структуру занятости студента. Для этого определяется значение коэффициентов, характеризующих удельный вес соответственно творческой (К_Т), организационно-административной (К_ОА), формально-логической (К_ФЛ) и исполнительской (К_И) работы в затратах времени на основную работу.

К_Т = Т / О (13)

К_ОА = ОА / О (14)

К_ФЛ = ФЛ / О (15)

К_И = И / О (16)

где Т, ОА, ФЛ и И – затраты времени на выполнение соответственно творческой, организационно-административной, формально-логической и исполнительской работы, (мин);

О – время основной работы, (мин).

Рассчитав эти коэффициенты, студент получает необходимый материал для оценки рациональности разделения своего труда и дополняет качественную характеристику использования рабочего времени с позиций оценки рациональности его структуры.

Принимая во внимание представленную систему количественных и качественных показателей использования рабочего времени, студенту предоставляется возможность определить приоритетные направления и комплекс мер по совершенствованию организации труда.

В ходе дальнейшего анализа рекомендуется получить ответы на следующие вопросы:

Сколько времени тратится на специально выделенные важнейшие работы? Перечень важнейших работ (не более 2-х) определяется из принятых при построении дерева целей исходных установок. В процессе анализа следует просуммировать время, потраченное на выполнение важнейших работ за весь исследуемый период. Затем более тщательно анализируется соотношение затраченного времени и полученной выгоды (пользы) от выполнения важнейших работ.

Где выполнялась работа? Ответ на этот вопрос показывает количественные затраты времени в зависимости от места пребывания.

С кем я связан по работе, учебе? Данный вопрос связан с отношениями как в процессе основной деятельности, например, учеба, так и вне ее. Одновременно следует установить, как осуществляются отношения: по телефону, личные контакты, через посредников.

Как формируется мой рабочий день? Или рабочий день складывается из непродолжительных по времени отрезков, либо состоит из заранее запланированных функциональных блоков. В каком случае и почему наиболее приемлемым является тот или иной вариант формирования рабочего дня?

Какие затраты связаны с выполняемой работой? Если имеется возможность, то анализируется соответствие затрат времени затратам финансовых или других ресурсов, необходимых для выполнения анализируемых работ.

Кто загружает мое время? Анализируется зарегистрированное время в соответствии с тем, от кого зависело использование рабочего времени по данному варианту затрат. Важно выяснить, в какой мере Вы сами определяете структуру затрат рабочего времени и какова доля в использованном Вами рабочем времени других лиц. Затем анализируется перечень лиц, оказавших существенное влияние на расходование Вашего времени.

В какие дни недели и в какие часы, в какое время дня Вами были достигнуты наилучшие результаты?

В какие дни недели и в какое время Вам не удалось достичь поставленной цели?

В целях проведения детального изучения содержания труда и анализа структуры затрат рабочего времени в течение каждого дня исследуемого периода необходимо дать оценку каждой выполненной Вами работе по следующим критериям:

● необходимость выполнения работы;

● оправданы ли затраты времени на ее выполнение;

● целесообразность выполнения работы;

● сознательно ли определен временной интервал для выполнения работы.

По данным критериям анализируется каждая из работ соответствующего дня периода наблюдений. В процессе анализа определяется соответствует ли данная работа критерию или нет, в зависимости от этого формулируется ответ "да" или "нет".

Определяется общая продолжительность работ соответствующего дня.

По каждому из критериев определяется продолжительность работ, по которым получен ответ "нет".

Проводятся расчеты по следующим соотношениям:

 

 

(17)

где – суммарная продолжительность совокупности работ к-го дня наблюдений, по которым получен ответ "нет" при анализе по j -му критерию (j =1¸4), мин.;

å ПД_К – суммарная продолжительность работ к-го дня периода наблюдений, мин.

Если в результате анализа окажется, что более чем на 10% Ваша деятельность являлась необязательной, то можно сделать вывод о том, что Вы имеете больше проблемы с установлением приоритетов в своей повседневной работе.

Если более чем в 10% случаев расход времени был велик, то особое внимание Вам следует обратить на вопросы организации труда (технические приемы, самодисциплина и т.п.).

Если более чем в 10% случаев исполнение работ было нецелесообразным, то Ваше внимание должно быть обращено на проблему планирования затрат времени в течение рабочего дня.

Если более чем в 10% случаев момент исполнения работы был определен случайно, то Вы испытываете трудности с составлением планов дня.

После выполнения аналитической работы по каждому дню периода наблюдений следует выполнить соответствующие расчеты по отношению ко всему периоду наблюдений применительно к каждому из предложенных критериев.

Анализ общих затрат рабочего времени в течение всего периода наблюдений целесообразно провести, используя специальную форму, которая представлена в приложении 6.

 

4.3. Причины, мешающие рациональному использованию рабочего времени

Анализ использования рабочего времени позволил выявить потери и непроизводительные затраты рабочего времени, недостатки сложившейся организации труда. Это дает возможность обосновать конкретные мероприятия и предложения по их устранению, что, в свою очередь, позволит не только добиться сокращения затрат, но и повысит эффективность труда в целом. Объясняется это тем, что наличие потерь – это не просто не занятое работой время, это неосуществимые идеи и замыслы, обеспечивающие эффективность деятельности.

Данные раздел концентрирует в себе выводы по результатам разработки аналитической части курсового проекта. В нем целесообразно определить причины, мешающие рациональному использованию рабочего времени. Успешному выполнению этого этапа работ может помочь рабочая таблица “Факторы помех” (табл. 5), в которой следует зафиксировать все помехи, внутренние и внешние, которые мешают эффективно трудиться или нарушают запланированный трудовой процесс. К числу этих помех следует отнести телефонные разговоры, не связанные с выполняемой работой; личные контакты в рабочее время; время, потраченное на ожидание и т.п.

 

Таблица 5

Факторы помех

Виды помех, занятия	Продолжительность, мин	Возможные причины потерь времени	Меры по устранению

При заполнении таблицы “Факторы помех” следует помнить о том, что фиксированию подлежат не только внешние, но, и так называемые, внутренние помехи, когда студент сам нарушает ход трудового процесса. Эти данные позволят определить вредные привычки и наиболее часто повторяющиеся ошибки того стиля работы, который практикуется.

Перечень наиболее часто встречающихся в практике работы “расточителей времени” приводится в таблице 6. Здесь также приведены возможные причины потерь рабочего времени и советы, как от них избавиться. Однако следует помнить о том, что “расточители времени”, как правило, у всех одинаковы, а причины и принимаемые решения по их устранению могут быть разными.

 

5. Проектные предложения.
Пути улучшения использования рабочего времени

Полученные в результате исследования данные и проведенный их анализ позволили сделать выводы о том, как Вы используете свое рабочее время, определить основные причины, мешающие Вам рационально использовать его.

В данном разделе курсового проекта Вам надлежит знания, полученные на базе проведенном анализа, приспособить к своим нуждам с тем, чтобы последовательно применять их в повседневной практике. В данном случае речь идет о том, чтобы закрепить положительные стороны стиля работы, который Вы практикуете, и отказаться от тех отрицательных его черт, которые удалось установить с помощью проведенного анализа.

Таблица 6

“Расточители времени”

Вид помехи	Возможная причина потерь рабочего времени	Меры по устранению
Отсутствие планирования	Ориентация на действия, а не на достижение поставленной цели. Отсутствие приоритетов выполнения работ в течение рабочего дня.	Составление плана рабочего дня. Использование дневника рабочего времени. Выполнение работ в зависимости от их важности, а не срочности.
Работа в условиях кризиса	Нереалистическая оценка времени, отводимого на выполнение отдельных работ Ориентация на проблему	Реалистическое планирование затрат рабочего времени. Ориентация на имеющиеся возможности.
Обычные дела и “текучка”	Отсутствие планирования. Отсутствие самодисциплины.	Ставьте цели и стремитесь к их достижению.

Проектные предложения должны обеспечить реализацию поставленной цели и определить практические шаги по ее достижению.

Проектные предложения следует представить в виде плана организационно-технических мероприятий в форме табл.7.

 

Заключение

В заключении формулируются выводы по выполненной работе, характеризуется степень решения тех задач, которые были поставлены в процессе разработки курсового проекта.

 

Литература

После заключения приводится список (перечень) использованной литературы. Данный перечень может содержать как книги и монографии, так и брошюры и статьи, опубликованные в периодической печати по теме курсового проекта.

 

 

Таблица 7

План организационно-технических мероприятий по улучшению
использования рабочего времени

Раздел плана мероприятий	Мероприятия по улучшению использования рабочего времени	Меры по улучшению не нужны, так как... (обоснование)	Меры по улучшению нужны	Вид конт-роля
			немед-ленно (какие)	в течение года (какие)
1. Планирование рабочего времени	1.1. Составление плана дня в письменной форме 1.2. Последовательное планирование рабочего дня 1.3. Использование метода “Альпы” 1.4. Использование дневника времени
2. Факторы помех	2.1. Бумажная работа 2.2. Посетители 2.3. Телефон ... и т.д.

 

ОФОРМЛЕНИЕ КУРСОВОГО ПРОЕКТА

Курсовой проект состоит из титульного листа, текстовой части, табличного материала и перечня использованной литературы.

В начале курсового проекта приводится оглавление.

Текстовая часть проекта выполняется на листах стандартного формата с оставлением полей чернилами одного цвета. В тексте не допускается применение сокращений слов, за исключением общепринятых. Если в тексте приводятся цифровые данные или заимствованные из литературных источников, то обязательно дается ссылка на источник (в конце цитаты ставится в квадратных скобках номер источника по списку литературы).

Приводимый в текстовой части или в приложении табличный материал должен иметь наименование и быть пронумерован. Номер и название таблицы приводятся над ней (в верхней части).

В перечне использованной литературы дается заголовок: литература. По каждому литературному источнику указываются: автор (или группа авторов), полное название монографии или статьи, место и наименование издательства (для монографий и брошюр), год издания; для журнальных статей указывается наименование журнала, год выпуска и номер. По сборникам трудов (статей) указывается автор статьи, ее название и далее название сборника и его выходные данные. В библиографии литературные источники располагаются по алфавиту.

На включенные в перечень использованной литературы монографии, брошюры и статьи должны быть обязательно ссылки в текстовой части курсового проекта.

Все страницы работы должны быть пронумерованы. Нумерация начинается с титульного листа.

В оглавлении указываются заголовки всех разделов и параграфов курсового проекта, включая список литературы и приложений с указанием номера страницы, с которой начинается каждый раздел. Названия разделов в оглавлении должны точно соответствовать заголовкам в тексте проекта.

 

ОРГАНИЗАЦИОННЫЕ ВОПРОСЫ КУРСОВОГО ПРОЕКТИРОВАНИЯ

Курсовое проектирование начинается с выдачи задания в регламентированное учебным планом время.

Для оказания помощи студентам при выполнении курсового проекта кафедра выделяет руководителя. Руководитель оказывает студентам методическую помощь на всех этапах выполнения проекта. При выдаче задания на выполнение курсового проекта руководителем определяются сроки готовности отдельных разделов, сдачи проекта на проверку и его защиты.

Готовность проекта на 25% соответствует выполнению работ по предварительному ознакомлению с литературными источниками по теме проекта и составлению списка литературы.

50% готовности означает выполнение работ по сбору практического материала и проведению инвентаризации затрат рабочего времени.

75% готовности фиксируется после завершения аналитических работ по изучению содержания труда, анализу структуры затрат рабочего времени и выделению основных причин, мешающих рациональному использованию рабочего времени студента или специалиста.

Стопроцентная готовность означает написание проекта в полном объеме, предусмотренном структурой расчетно-пояснительной записки.

Срок 100%-ой готовности курсового проекта соответствует моменту сдачи его на проверку. Руководитель проверяет качество выполнения проекта и делает необходимые замечания. В соответствии с ними студент вносит необходимые исправления в содержание курсового проекта.

Законченный курсовой проект защищается студентом перед комиссией, назначенной заведующим кафедрой.

При неудовлетворительной защите студентом курсового проекта руководитель по согласованию с заведующим кафедрой решает вопрос о возможности его повторной защиты.

ЛИТЕРАТУРА

а) Основная литература

1. Зайверт Л. Ваше время – в ваших руках: (Советы деловым людям как эффективно использовать рабочее время): Пер. с нем. – М.: Интерэксперт, 2012.

2. Резник С.Д., ред. Персональный менеджмент. Учебник, - М.: ИНФРА-М, 2006.

3. Управление персоналом организации: Учебник. / Под редакцией А.Я. Кибанова. – М.: ИНФРА-М, 2005.

4. Федотов В.В. Рациональная организация умственного труда. – М.: Экономика, 1997.

 

б) Дополнительная литература

5. Вудкок М., Фрэнсис Д. Раскрепощенный менеджер. Для руководителя – практика. Пер. с англ. – М.: «Дело», 1991.

6. Красовский Ю.Д. Организационное поведение. – М.: ЮНИТИ, 2003.

7. Кричевский Р.Л. Если Вы – руководитель… – М.: “Дело”, 2003.

8. Ниссинен И. Время руководителя: эффективность использования. – М.: ИНФРА-М, 2005.

 

в) программное обеспечение и Интернет-ресурсы:

9. Учебный видеокурс «Персональный менеджмент»

10. www.improvement.ru

11. www.koob.ru

12. www.superidea.ru/intel/timm.htm

 

 

Приложение 1

КАРТА
самофотографии рабочего времени руководителя (специалиста, студента)

Часы наблюдений	День недели
	Понедельник	Вторник	Среда	Четверг	Пятница	Суббота	Воскресенье
	ДАТА
	0–15
	16–30
	31–45
	46–60
	0–15
	16–30
	31–45
	46–60
.
.
.
N	0–15
	16–30
	31–45
	46–60

Примечание: Фиксирование затрат рабочего времени по элементам и видам деятельности
следует производить шифром, соответствующим выполненной работе,
согласно используемому классификатору.

Приложение 2

ТИПОВОЙ КЛАССИФИКАТОР
ЗАТРАТ РАБОЧЕГО ВРЕМЕНИ РУКОВОДИТЕЛЯ

Перечень элементов затрат	Шифр затрат
Изучение текущих (нормативных, директивных и др.) документов
Поиск и работа с научно-технической, экономической информацией
Работа с корреспонденцией	0З
Работа с Интернет
Подготовка отчетов, докладов и справок
Осуществление переписки
Телефонные разговоры
Прием посетителей из других подразделений, организаций
Участие в производственных совещаниях
Участие в собраниях общественных организаций
Подготовка собраний совещаний
Служебные разъезды
Повышение квалификации
Общественная работа
Проведение собраний, совещаний
Беседы с подчиненными
Решение оперативных вопросов
Решение перспективных вопросов
Обход рабочих мест
Прием по личным вопросам
Личные дела
Потери рабочего времени (нерегламентированные перерывы)
Прочие затраты времени
Регламентированные перерывы
…
…

Приложение 3

ТИПОВОЙ КЛАССИФИКАТОР
ЗАТРАТ РАБОЧЕГО ВРЕМЕНИ СПЕЦИАЛИСТА

Перечень элементов затрат	Шифр затрат
Изучение рабочих документов, литературы
Подготовка нормативных документов, справок
Подготовка материалов к изданию (печати), отчетов
Работа с Интернет
Консультации по работе (в других подразделениях организации)
Участие в совещаниях по теме
Встреча с коллегами из других подразделений
Разговоры по телефону
Повышение квалификации
Служебные командировки
Выполнение общественной работы
Регламентированные перерывы (обед, отдых, физпаузы)
Прочие работы (указать какие конкретно)
Потери рабочего времени (нерегламентированные перерывы)
…

 

 

Приложение 4