Для обеспечения производственной программы соответствующими материальными ценностями на предприятиях и в организациях создаются специализированные склады для хранения основных и вспомогательных материалов, топлива, запасных частей, малоценных и быстроизнашивающихся предметов и других материальных ресурсов.
Целесообразно также располагать материальные ценности по партиям закупок, что во многом может облегчить применение методов ЛИФО и ФИФО. На складах (кладовых) товарно-материальные ценности размещаются по секциям, а внутри них — по группам, типу и сорту, размерам вестибюлей, ящикам, на полках, стеллажах, что обеспечивает быстрый их прием, отпуск и контроль за соответствием фактического наличия установленным нормам запаса (лимиту).
Учет движения и остаток материальных ценностей ведут в карточках складского учета материалов. На каждый номенклатурный номер открывают отдельную карточку, поэтому учет называют сортовым учетом и осуществляют его только в натуральном выражении.
Карточки открывают в бухгалтерии или вычислительной установке и записывают в ней номер склада, наименование материала, марку, сорт, профиль, размер, единицу измерения, номенклатурный номер, учетную цену и лимит. Затем карточки передают на склад, и кладовщик заполняет данные прихода, расхода и остатка материалов. Ведение учета материальных ценностей допускается также в книгах сортового учета, которые содержат те же реквизиты, что и карточки складского цеха.
Запись в карточках кладовщик делает на основании первичных учетных документов (приходных ордеров, требований, накладных и др.) в день совершения операции. После каждой записи выводят остаток материальных ценностей.
Все первичные документы по движению материальных ценностей со складов и структурных подразделений предприятия поступают в бухгалтерию, где они после соответствующего контроля формируются в пачки и передаются на вычислительную установку. Именно на этой стадии учетного процесса работники бухгалтерии обязаны осуществлять надлежащий контроль за законностью, целесообразностью и правильностью документального оформления операций по движению товарно-материальных ценностей. После проверки первичные документы подвергаются таксировке (умножению количества материалов на цену).
Существует несколько вариантов учета материальных ценностей в карточках складского учета, в которых записывают на основании первичных документов операции по бухгалтерии.
При первом варианте в бухгалтерии открывают карточку на каждый вид и сорт по поступлению и расходу материалов. Эти карточки отличаются от карточек складского учета лишь тем, что учет материалов в них ведут не только в натуральном, но и в денежном выражении. По окончании месяца по итоговым данным всех карточек составляют сортовые количественно-суммовые оборотные ведомости аналитического учета и сверяют их с оборотами и остатками на соответствующих синтетических счетах и данными карточек складского учета.
При втором варианте все приходные и расходные документы группируются по номенклатурным номерам и в конце месяца подсчитанные по документам итоговые данные о поступлении и расходовании каждого вида товарно-материальных ценностей записывают в оборотные ведомости, составляемые в натуральном и в денежном выражении по каждому складу отдельно по соответствующим синтетическим счетам и субсчетам.
Этот вариант существенно уменьшает трудоемкость учета, поскольку отпадает необходимость ведения карточек аналитического учета. Однако и в этом случае учет остается громоздким, поскольку в оборотную ведомость приходится записывать сотни, а иногда и тысячи номенклатурных номеров товарно-материальных ценностей.
Более прогрессивным является оперативно-бухгалтерский или сальдовый метод учета материалов, при котором бухгалтерия не дублирует складской сортовой учет ни в отдельных карточках аналитического учета, ни в оборотных ведомостях, а использует в качестве регистров аналитического учета карточки складского учета материалов, ведущиеся на складах. Ежедневно или в другие установленные сроки работник бухгалтерии проверяет правильность произведенных кладовщиком записей в карточках складского учета и подтверждает их своей подписью на самих карточках. В конце месяца заведующий складом, а в отдельных случаях работники бухгалтерии переносят количественные данные об остатках на 1-е число месяца по каждому номенклатурному номеру материалов из карточки складского учета в ведомость учета остатков материалов на складе (без оборота, прихода и расхода). После проверки визирования работником бухгалтерии ведомость остатков передают в бухгалтерию, где остатки товарно-материальных ценностей фиксируют по твердым учетным ценам и выводят их итоги по отдельным учетным группам материалов и в целом по складу.
Сальдовый метод учета материальных ценностей — один из наиболее эффективных, особенно в условиях ручной обработки учетных данных и малой машинной обработки учетных данных.
