Создание схемы БД Контроль исполнения Средствами СУБД Access

Access 2007

 

1 Откройте Access. Создайте новую базу данных. Сохраните ее под названием Контроль исполнения.

2 Откройте вкладку [Режим таблицы] в группе [Режимы] нажмите [Режим] и выберите [Конструктор], сохраните таблицу под именем Входящие.

· переименуйте в столбце Имя поля первое название в Входящий номер;

· добавьте ниже следующие поля Дата, Форма документа, Корреспондент, Дата регистрации, Регистрационный номер, Заголовок.

· для полей Дата и Дата регистрации: тип данных – Дата/Время,

формат поля – Краткий формат даты,

обязательное поле для Дата – Да, для Дата регистрации – Нет

· для полей Форма документа, Корреспондент: тип данных – Текстовый,

размер поля для Форма документа – 20, для Корреспондент – 50

обязательное поле – Да,

· для поля Регистрационный номер установитетип данных – Числовой.

· для поля Заголовок: тип данных – Текстовый, и размер поля – 80.

· сохраните таблицу.

3 Откройте вкладку [Создание] в группе [Таблицы] нажмите кнопку [Таблица] исохраните таблицу под именем Сотрудники. Откройте вкладку [Режим таблицы] в группе [Режимы] нажмите [Режим] и выберите [Конструктор].

· переименуйте в столбце Имя поля первое название в Код сотрудника;

· добавьте ниже следующие поля Фамилия, Имя, Отчество, Отдел.

· для полей Фамилия, Имя, Отчество, Отдел: тип данных – Текстовый,

размер полей – 20,

обязательное поле – Да,

· сохраните таблицу.

4 Откройте вкладку [Создание] в группе [Таблицы] нажмите кнопку [Таблица] исохраните таблицу под именем Журнал контроля. Откройте вкладку [Режим таблицы] в группе [Режимы] нажмите [Режим] и выберите [Конструктор].

· переименуйте в столбце Имя поля первое название в Номер записи;

· добавьте ниже следующие поля Входящий номер, Исполнитель, Срок исполнения, Дата исходящего, Исходящий номер.

· для полей Входящий номер, Исполнитель установитетип данных – Числовой.

обязательное поле – Да.

· для полей Срок исполнения, Дата исходящего – Дата/Время,

формат поля – Краткий формат даты,

обязательное поле для Срок исполнения – Да, для Дата исходящего – Нет.

· сохраните таблицу.

5 Для всех полей описывающих даты создайте маску ввода: (выделите необходимую таблицу и откройте ее в режиме Конструктор)

Установите курсор возле Типа данных Дата/время. В окне Свойства полей на вкладке Общие установите курсор в поле Маска ввода, с помощью ПКМ открыть контекстное меню, выбрать Построить, подтвердить сохранение таблицы, выбрать краткий формат даты и Готово. Закрыть таблицу с сохранением.

6 Создание подстановочных списков для полей Форма документа, Отдел: (выделите необходимую таблицу и откройте ее в режиме Конструктор)

Установите курсор возле Типа данных Текстовый. Нажав на кнопку выбрать Мастер подстановки. Установите курсор Будет введен фиксированный набор значений, нажмите Далее, в поле под надписью Столбец1 внести элемент списка Письмо, в поля ниже внести Запрос, Указание, Приказ, Постановление и выбрать Готово. Закрыть таблицу с сохранением.

Для поля Отдел внести список: Правовой, Производственный, Социальный, Хозяйственный.

7 Создание подстановочного списка для поля Исполнитель таблицы Журнал контроля: (выделите необходимую таблицу и откройте ее в режиме Конструктор)

Установите курсор возле Типа данных Числовой. Нажав на кнопку выбрать Мастер подстановки.

Установите курсор Объект "столбец подстановки", нажмите Далее, выберите таблицу Сотрудники и нажмите Далее, переместите все поля с помощью >> и нажмите Далее, выберите необходимые поля для сортировки по возрастанию Фамилия, Имя, Отчество, нажмите Далее и Готово.

При создании подстановочного списка для поля внешнего ключа Входящий номер таблицы Журнал контроля действия идентичны кроме:

выберите таблицу Входящие вместо Сотрудники,

переместите поля Входящий номер, Дата, Форма документа с помощью >,

убрать галочку возле Скрыть ключевой столбец.

Закрыть все таблицы с сохранением.

8 Создание схемы БД:

· откройте вкладку [Работа с базами данных] в группе [Показать или скрыть] нажмите кнопку [Схема данных] ;

· установите курсор на связь между таблицами и нажмите ПКМ, выбрать [ Изменить связь…];

· убедитесь, что тип отношения один-ко-многим;

· в окне Связи установите опции [ Обеспечение целостности данных], [Каскадное обновление связанных полей], [Каскадное удаление связанных полей], обеспечивающие ссылочную целостность;

· повторите операции для другой связи;

· сохраните схему и закройте.

9 Ввод данных и исправление ошибок

· заполните базу данных по одной записи в следующем порядке

– введите данные об одном сотруднике;

– введите данные об одном входящем документе;

– введите данные об одной записи в Журнале контроля

· проверьте на введенных данных правильность описания схем отношений и схемы БД. Исправьте ошибки, если они есть.