В понятие культуры официального письма входит требование ясности и недвусмысленности.
Ясность и недвусмысленность языка сообщения достигается предметной и коммуникативной точностью. Предметная точность – это точность факта, соответствие обозначаемому. Предметная точность достигается точностью употребления слов, т.е. использованием слов в соответствии с их лексическим значением. Употребление слов без учета их значений может привести к инотолкованию или бессмыслице. Пример 1: * обсчитать данные (глагол обсчитать имеет значение "умышленно неверно сосчитав, недодать"). Правильно сказать: обработать данные. Пример 2: * отказать под благоприятным предлогом (прилагательное благоприятный имеет два значения: "способствующий, помогающий чему-л., удобный для чего-л."; "хороший, одобрительный"). Следовало написать: отказать под благовидным предлогом. Пример 3: * достигалось неугодными средствами (прилагательное неугодный имеет значение "нежелательный, не нравящийся кому-л." Оно сочетается только с одушевленными существительными, например неугодный квартирант). Требованию точности соответствует словосочетание... достигалось неприемлемыми (недопустимыми) средствами.
Под коммуникативной точностью понимают точность реализации замысла автора документа. Она достигается соотношением смысла слов, грамматических конструкций и частей текста. Нарушение коммуникативной точности высказывания ведет к непониманию, осложняет восприятие сообщения. Например: * Следует познакомиться с выводами комиссии, проведенной год назад. Эта фраза трудно воспринимается, так как не отвечает требованию точности: она содержит грамматические, стилистические и текстовые ошибки. Правильно следует сказать: Следует ознакомиться с выводами комиссии, работавшей год назад.
10. ДОКУМЕНТООБОРОТ: ОБЩИЕ ПРИНЦИПЫ И МЕТОДИЧЕСКИЕ ОСНОВЫ ОРГАНИЗАЦИИ ДОКУМЕНТООБОРОТА, ИХ РЕАЛИЗАЦИЯ В ДЕЙСТВУЮЩИХ ГОС. НОРМАТИВНЫХ ДОКУМЕНТАХ
Под делопроизводством или документационным обеспечением управления принято понимать отрасль деятельности, связанную с обеспечением документального оформления и организацией дальнейшей работы с различными официальными документами. (Определение приводится на основании ГОСТ Р 51141-98 «Делопроизводство и архивное дело. Термины и определения» - документа, утвержденный постановлением Госстандарта РФ от 27 февраля 1998 г. N 28.)
Документирование является одной из составляющих частей делопроизводства, напрямую связанных с процессом создания документации. Понятие «документооборот», в свою очередь, объединяет все вопросы, связанные с учетом и движением документов. Область делопроизводства, направленная на создание и поддержание функционирования системы организации и хранения документов, называется архивное дело. Деятельность человека в сфере управления всегда сопровождается разработкой и движением различной документации; в связи с этим делопроизводство сегодня может упоминаться и под названием ДОУ, что означает документационное обеспечение управления.
Должностным лицом, ответственным за организацию делопроизводства в рамках структурного подразделения, обязательное следование существующим правилам, а также за соблюдение установленного порядка работы чаще всего является руководитель предприятия или организации. Взаимосвязанная система управленческой документации служит основным средством обеспечения административно-хозяйственной деятельности любого предприятия. Состав и структура этой системы напрямую зависит от таких факторов, как компетенция (сфера деятельности организации), порядок и способы решения возникающих вопросов. Сложность системы управленческой документации также зависит и от специфики взаимосвязей, например, характера и объема взаимоотношений, конкретной организации с вышестоящими структурами, с предприятиями – деловыми партнерами, сотрудниками самой организации и другими физическими лицами.
Реализация процесса дела производства чаще всего обеспечивается должностными лицами, в сферу ответственности которых входит работа по организации своевременного учета и надлежащего хранения производственной и иной документации организации, связанной с ее деятельностью. Перечень материалов, входящих в состав организационно-распорядительной документации предприятия, определяется ОКУД – Общероссийским классификатором управленческой деятельности. Другим нормативным документом, устанавливающим базовые требования к формированию управленческой документации, содержанию процесса документирования и обеспечению документооборота, является ГОСТ Р 6.30-2003 “Унифицированные системы документации. Требования к оформлению документов “.
