Конфиденциальное делопроизводство распространяется на документы, которые содержат в себе сведения, составляющие коммерческую и служебную тайну. Стоит упомянуть, что информация, составляющая коммерческую или служебную тайну, не существует сама по себе. Она отображается в различных носителях, которые могут ее сохранять, накапливать и передавать. И защита этих видов тайны в итоге сводится к защите ее носителей.
Документы, содержащие информацию, составляющие коммерческую и служебную тайну, принято называть конфиденциальными, а процесс их изготовления и организацию работы с ними — конфиденциальным делопроизводством.
Организация и технология конфиденциального делопроизводства не описана ни одним государственным нормативным актом – технологию обладатель такой информации должен определить самостоятельно.
Конфиденциальное делопроизводство определяется как деятельность, обеспечивающая документирование конфиденциальной информации, организацию работы с конфиденциальными документами и защиту содержащейся в них информации.
При этом под документированием информации понимается процесс подготовки и изготовления документов, под организацией работы с документами – их учет, размножение, прохождение, исполнение, отправление, уничтожение, режим хранения и обращения.
Уязвимость документированной информации проявляется в различных формах:
• хищение носителя информации или отображенной в нем информации (кража);
• потеря носителя информации (утеря);
• несанкционированное уничтожение носителя информации или отображенной в нем информации (разрушение);
• искажение информации (несанкционированное изменение, несанкционированная модификация, подделка, фальсификация);
• блокирование информации;
• разглашение информации (распространение, раскрытие).
Конфиденциальное делопроизводство должно осуществлять решение двух задач:
1) документационное обеспечение всех видов конфиденциальной деятельности;
2) защита документированной информации, образующейся в процессе конфиденциальной деятельности.
Сущность конфиденциального делопроизводства обусловливает его организационные и технологические особенности, к числу основных из которых относятся:
• письменное нормативное закрепление технологии документирования, организации работы с документами и их защиты;
• жесткое регламентирование состава издаваемых документов и содержащейся в них информации, в том числе на стадии подготовки черновиков и проектов документов;
• обязательный поэкземплярный и полистный учет документов, проектов и черновиков;
• максимально необходимая полнота регистрационных данных о каждом документе;
• фиксация прохождения и местонахождения каждого документа;
• проведение систематических проверок наличия документов;
• разрешительная система доступа к документам и делам, обеспечивающая правомерное и санкционированное ознакомление с ними;
• жесткие требования к условиям хранения документов и обращения с ними, которые должны обеспечивать сохранность и конфиденциальность документированной информации;
• регламентация обязанностей лиц, допущенных к работе с конфиденциальной документированной информацией, к ее защите;
• персональная и обязательная ответственность за учет, сохранность документов и порядок обращения с ними.
Конфиденциальная деятельность должна обеспечиваться минимальным количеством документов при сохранении полноты и достоверности информации — предоставление пользователям всех необходимых документов, но только тех, которые действительно требуются для выполнения должностных обязанностей.
Особенности конфиденциального делопроизводства одновременно выступают и в качестве требований к нему.
