Информационное обследование профессиональной (управленческой) является творческим процессом и не имеет жёсткого алгоритма его проведения. Можно указать только основные этапы работ и их целесообразную последовательность.
В информационном обследовании участвуют должностные лица, деятельность которых автоматизируется, и специалисты по автоматизации управленческой деятельности, которых называют исследователями.
Основными приемами при информационном обследовании являются изучение исследователем документации, регламентирующей деятельность органа управления или должностного лица, а также проведение экспертного опроса конкретных должностных лиц.
Опрос должностных лиц чаще всего осуществляется в форме интервью. Вопросы интервью могут быть самыми различными и зависят от уяснения исследователем особенностей автоматизируемой управленческой деятельности.
В процессе информационного обследования опросы должностных лиц могут повторяться (чередуясь по мере необходимости с изучением документации) до полного уяснения автоматизируемой управленческой деятельности и составления её информационной модели.
Конечными целями информационного обследования являются:
· выявление (уточнение) объектов автоматизации в системе управления;
· построение их информационных моделей;
· составление перечня программных средств и баз данных, необходимых для автоматизации управленческой деятельности;
· определение порядка работы должностных лиц с использованием средств автоматизации;
· проведение предварительной оценки повышения производительности и качества управленческой деятельности должностных лиц с использованием предлагаемых средств автоматизации;
· оценка предполагаемых затрат различных ресурсов, включая необходимый состав технических средств.
Важнейшей целью информационного обследования является разработка информационных моделей управленческой деятельности и отдельных её элементов (объектов автоматизации). Информационная модель управленческой деятельности (объекта автоматизации) представляет собой описание информационных потоков, определяющих основное содержание деятельности органа управления и (или) должностных лиц.
Конкретный вид информационной модели определяется типом объекта автоматизации: при автоматизации деятельности органа управления или должностного лица — это перечень взаимосвязанных задач управления; при автоматизации задачи управления — перечень взаимосвязанных информационных процедур; при автоматизации информационной процедуры — это описание трёх взаимосвязанных элементов:
· входной информации, которая может (или должна) использоваться в процессе реализации данной процедуры;
· выходной информации, которая должна получаться в результате выполнения процедуры;
· механизмов переработки входной информации в выходную.
Информационные модели элементов управленческой деятельности, как правило, являются достаточно обобщёнными, не содержащими детализации описаниями информационных связей между объектами автоматизации и механизмов переработки информации. Детализация описания информационных связей между объектами автоматизации до конкретных параметров и документов, а также конкретных механизмов переработки информации осуществляется в процессе создания ИРЗ на этапе разработки технического задания и, что особенно важно, оперативных постановок задач.
Содержание информационной модели, помимо типа объекта автоматизации, зависит от принятого подхода к автоматизации управленческой деятельности и может описывать как существующий, так и требуемый (улучшенный) состав входной и выходной информации, а также механизм переработки информации. Окончательный вывод об адекватности информационной модели объекту автоматизации должны делать должностные лица органа управления, деятельность которого автоматизируется. Они знакомятся с информационной моделью и вносят, при необходимости, свои коррективы.
Построение информационной модели начинается с определения информации, которая должна получаться в результате управленческой деятельности в рамках рассматриваемого объекта автоматизации (выходной информации объекта автоматизации).
Как правило, информация, которая должна получаться в результате управленческой деятельности, хорошо известна должностным лицам для любого типа объекта автоматизации, и её получение не вызывает осложнений. Она составляет основу разрабатываемых в органе управления документов и поэтому в принципе может быть детализирована до конкретных параметров.
После того, как чётко определена выходная информация, следует переходить к определению исходных данных (входной информации) для решения задачи, а затем — к наиболее сложной части информационной модели — описанию механизмов переработки входной информации в выходную.
С учётом приведённого выше порядка построения информационной модели рассмотрим подробно содержание и порядок создания информационных моделей различных объектов автоматизации.
