Налаживание и поддержание контактов с поставщиками

Fashion-байер

Хелен Говорек
Глава из книги «Закупки в сфере моды»
Издательство «Гревцов Паблишер»

В различных компаниях функции специалиста по закупкам могут отличаться, однако в обязанности всех байеров без исключения входит формирование ассортимента продукции, предназначенной для конкретного типа потребителей и находящейся в пределах определенного ценового диапазона. Внутренняя иерархия команды закупок также специфична в разных организациях. Так, в маленьких независимых магазинах может работать один байер, который кроме этого участвует в продаже и продвижении товаров, а в крупных сетях модных магазинов, как правило, есть байеры-стажеры, ассистенты, собственно байеры и менеджеры по закупкам, работающие под началом директора отдела закупок. Названия должностей тоже отличаются, и самым ярким примером служит компания Marks and Spencer, в которой байеров называют селекторами¹. Члены команды закупок должны обладать высокоразвитыми коммуникативными умениями, поскольку значительная часть их работы состоит в поддержании связей с поставщиками и различными подразделениями внутри компании.

Обычно байеры занимаются закупками в определенной товарной области. В небольшой компании это может быть очень широкий спектр продукции, например повседневная женская одежда, включающая пиджаки, топы, юбки и брюки. Однако в рамках крупной розничной сети ассортимент, с которым работает байер, скорее всего, окажется более узким, например мужские рубашки. Как правило, чем больше компания, тем уже область товарной специализации байера. Несмотря на это, в крупной фирме в связи со значительными объемами продаж каждой модели специалист по закупкам, имеющий узкую направленность, несет ответственность за большие суммы оборота по сравнению со своим коллегой, который работает с более разнообразным товарным ассортиментом, но на менее крупного ретейлера. Если диапазон продукции широк, то большинство ретейлеров, включая Marks and Spencer и Bhs, предпочитают создавать разные отделы по закупкам для мужской, женской и детской одежды, которые в свою очередь имеют подразделения, занимающиеся конкретными ассортиментными группами, такими как вязаные изделия, трикотаж, одежда для отдыха, ночное белье, купальные принадлежности, костюмы, нижнее белье, одежда для торжественных случаев, обувь и аксессуары. В крупных компаниях функции байеров обычно определены более строго, чем в мелких, где их работа может быть разнообразнее и в том, что касается самих товаров, и в отношении его конкретных обязанностей. В связи с этим небольшие фирмы на должности байеров берут специалистов, обладающих широким спектром умений, поскольку их работа порой требует применения творческого подхода или технических навыков в таких областях, как дизайн или контроль качества.

Функции байера в мелких независимых розничных и некоторых универсальных магазинах отличаются от той роли, которую выполняют его коллеги в крупных сетях модных магазинов класса люкс, поскольку первые в основном закупают ассортименты брендовых товаров и не имеют возможности принимать участие в дизайне или разработке продукции. В Америке байеры обладают большим кругом административных функций и финансовых обязанностей, чем в Великобритании — здесь этими вопросами обычно занимаются мерчандайзеры (Clodfelter, 2003). В США отдел закупок часто входит в состав отдела мерчандайзинга, в то время как во многих британских компаниях самостоятельно занимает центральное место. Работа опытного байера неизменно связана с поездками, целью которых в большинстве случаев являются встречи с поставщиками одежды и сбор информации о модных тенденциях. Однако байера-стажера очень редко отправляют в заграничную командировку в течение первого года работы. Это дает новичкам возможность увидеть функционирование головного офиса и набраться опыта у других байеров, прежде чем отправиться в самостоятельную поездку. Как правило, в первый раз стажера или ассистента байера отправляют в Париж, где он знакомится с текущими тенденциями в моде на выставках-продажах и в магазинах. После двух-трех лет успешной работы специалист по закупкам может рассчитывать на несколько поездок в разные страны в течение одного сезона, что будет зависеть от ретейлера и области товарной специализации самого байера.

Качества успешного байера

Fashion-байер должен обладать самыми различными качествами, и наиболее важным является умение легко приспосабливаться к новым ситуациям. В его рабочем графике на день могут значиться составление отчетов, ведение телефонных переговоров и переписка по электронной почте, требующие все рабочее время провести в офисе; на следующей неделе ему, возможно, предстоит поездка в Париж с целью определить модные тенденции будущего сезона, а через месяц — путешествие на Ближний Восток для переговоров с поставщиками. Хорошему байеру необходимы стойкость характера, добросовестность, решительность, любовь к своему делу, а также он должен уметь творчески мыслить, иметь живое воображение, разбираться в цифрах и обладать высокой мотивацией. Для того чтобы преуспеть в карьере, байерам следует проявлять дальновидность и развивать в себе способность управлять отношениями с людьми и временем. Редко можно встретить человека, в котором были бы гармонично развиты все эти качества и умения. Как правило, преобладает какая-то одна характеристика, в то время как другие остаются на среднем уровне. И хотя весь этот список свойств может показаться обескураживающим, большая часть умений и навыков приходит со временем в процессе работы. Вероятно, увлеченность своим делом и высокая мотивация являются важнейшими составляющими, поскольку им нельзя обучить. Это те основные качества, которые вместе с опытом и необходимой квалификацией помогут будущему байеру получить самое главное — первую работу. На основании одного лишь резюме и собеседования очень трудно решить, обладает ли человек характеристиками, необходимыми байеру, так как их наличие или отсутствие проявляется только в процессе активной работы. Однако если у вас уже есть практически все эти качества, а главное — желание развить в себе недостающие, то вы имеете все шансы стать успешным специалистом по закупкам. Даже опытному байеру, обладающему необходимыми умениями, но недавно начавшему работу в компании, нужно время на обучение и переподготовку, ознакомление с новыми системами и терминологией. Фирмы, не принимающие в расчет данный фактор и не вносящие соответствующих изменений в план работы, могут потерять часть прибыли в результате выпуска на рынок неудачного ассортимента, подготовленного байером-новичком.

Налаживание и поддержание контактов с поставщиками

Закупщики регулярно, зачастую ежедневно, общаются с поставщиками одежды. Байер может тратить больше времени на переговоры с представителем компании-производителя, которым обычно является специалист из отдела дизайна или продаж, чем с другим байером из своего офиса. Следовательно, очень важно наладить с поставщиками хорошие рабочие отношения, поскольку атмосфера понимания, взаимопомощи и доверия пойдет на пользу обеим сторонам. Все байеры, с которыми мы беседовали в процессе написания этой книги, подчеркивали, что данный аспект является главным фактором успешной закупки ассортимента. Иногда байеры считают себя выше поставщиков по положению в иерархии, так как именно они принимают окончательное решение, а значит, обладают большей властью. Но такой подход может оказаться губительным для успеха закупочного процесса, поскольку при слишком авторитарном поведении байера поставщик утратит всякое желание предлагать ему новые оригинальные идеи и решения. Необходимо помнить о том, что ретейлеры и производители преследуют одну цель — продать как можно больше предметов гардероба, а сделать это они могут только в том случае, если ассортимент будет удовлетворять требованиям потребителей. Для эффективного общения байер и поставщик должны завязать отношения, основанные на честности, надежности и уважении. Закупщики смогут рассчитывать на своевременное получение образцов и калькуляций от производителя только в том случае, если они также будут быстро и профессионально реагировать на звонки и электронные письма своих поставщиков. Существует множество задач, для осуществления которых байеры должны держать связь с поставщиками в течение всего цикла закупок, — это отбор, заказ и доставка одежды, а также участие в процессе разработки новых продуктов в случае, если ретейлер продает товары под собственной торговой маркой.

Переговоры

Одной из основных составляющих работы байера с поставщиками является ведение с ними переговоров по поводу цен и сроков поставок, а потому многие крупные ретейлеры предлагают своим специалистам по закупкам пройти курсы обучения переговорным навыкам. Руководитель службы сбыта компании-производителя или главный дизайнер предлагают на рассмотрение себестоимость изделия определенной модели, которая основана на результатах калькуляции себестоимости товара, осуществленного на фабрике. Подобные расчеты могут быть представлены как в устной (во время личной встречи), так и в письменной форме. Байер вычисляет цену, по которой нужно продать эту модель в магазине, для того чтобы получить необходимую ретейлеру наценку, то есть разницу между ценой производителя и розничной ценой. Для определения розничной отпускной цены ретейлеры брендовых товаров обычно умножают себестоимость на 2,5, а те, которые продают товары под собственной торговой маркой, — на 3, что в Великобритании включает налог на добавленную стоимость (НДС). Может показаться, что такая наценка приносит ретейлерам невероятную прибыль, однако их доля от отпускной цены и должна быть довольно существенной, для того чтобы покрыть все накладные расходы — плату за аренду магазина, коммунальные услуги, зарплату продавцов, затраты на содержание головного офиса, включая зарплату байера, — и, если получится, обеспечить чистую прибыль компании.

Основываясь на предыдущем опыте, байер должен выяснить, сколько потребитель рассчитывает заплатить за конкретный предмет одежды и исходя из этого вычислить оптимальную цену, которую ретейлер готов предложить поставщикам. Подход поставщика к расчету цены иной, поскольку сперва он определяет, во сколько ему обойдется производство данного предмета одежды. Кроме того, опытный продавец способен представить, сколько закупщик рассчитывает ему заплатить. Совершенно очевидно, что байер хочет приобрести продукцию по минимальной цене, а поставщик — продать товар как можно дороже, поскольку и тот, и другой заботятся о прибыли своих компаний. Однако обе стороны должны подходить к делу трезво и не забывать о здравом смысле, чтобы предлагаемые ими условия оставались обоснованными. Даже если байер не сможет обеспечить ретейлеру намеченную торговую наценку, менеджеру по закупкам, вероятно, придется согласиться на покупку данной модели по предложенной цене, так как иначе она просто выпадет из ассортимента.