Структура окна СУБД MS Access

Окно БД состоит из 6 вкладок. В этом окне осуществляется все операции обработки входящих в базу объектов. Их перечень соответствует ярлыкам вкладок в верхней части окна БД. При создании новой базы данных список объектов пуст. В Access-базу данных могут входить разнородные объекты. Различают следующие типы объектов:

Таблица – это основной объект, в котором хранятся данные, она состоит из строк и столбцов. Строки называются записями или картежами, а столбцы называются полями или колонками.

Запрос – это средство выборки данных из одной или нескольких таблиц. Отбор осуществляется по условию заданному пользователем.

Форма – это средство отображения данных на экране, с их помощью можно оформлять таблицы.

Отчеты – это средства отображения данных и результатов при выводе на печать.

Макросы – это средства для автоматизации часто выполняемых операций. Макросы содержат одну или несколько макрокоманд.

Модуль содержит программы на языке Visual Basic, применяемые для настройки, оформления и расширения БД.

Всё это самостоятельные объекты, сохраняющиеся в общем файле БД.

Таблицы. Типы и свойства полей таблиц.

Таблицы

Реляционная база данных представляет собой множество взаимосвязанных двумерных таблиц. Совокупность реляционных таблиц, между которыми установлена связь, образуют логическую структуру реляционной базы данных. В таблицах реляционной базы данных должна сохраняться все данные, необходимые для решения задач предметной области, причём каждый элемент данных должен храниться в базе только в одном экземпляре. Поэтому таблицы являются основой базы данных. Таблицы содержат описание реальных объектов. Для создания таблиц соответствующих реляционной модели данных, используется процесс, называемый нормализацией данных. Нормализация – это удаление из таблицы повторяющихся данных путём их переноса в новые таблицы.

Структура реляционной таблицы определяется составом полей. Каждое поле определяет определённую характеристику сущности. Таблицы состоят из строк и столбцов. Содержимое поля указывается в столбце таблицы, в которых сохраняются свойства объектов, которые отражены в таблице. Столбец содержит записи одного типа. Содержание таблицы заключается в её строках, однотипных по структуре. Каждая строка содержит данные о конкретном экземпляре сущности и называется записью.

Для таблиц обычно используется режим таблицы, предназначенный для ввода данных, и режим конструктора, позволяющий просмотреть и модифицировать структуру таблицы. Переход от одного режима к другому производится щелчком на кнопке Вид (View).

После того, как выбран набор таблиц, необходимый для создания базы данных, определены поля таблиц, следует выбрать уникальные поля. Уникальные поля – это такие поля, в которых значения не могут повторяться. Поле, по значению которого можно идентифицировать запись в таблице, называется первичным ключом. В качестве первичного ключа может выступать порядковый номер записи, артикул товара и т.д. Если первичные ключ не будет выбран, Access проинформирует об этом и предложит указать ключевое поле, отказываться от этого предложения не стоит, потому что в случае связывания таблиц в любом случае придется решить эту задачу и установить первичный ключ.

У каждого поля таблицы есть свойства. Эти свойства определяют характеристики полей и особенности работы с ними. Наиболее важным свойством поля является тип данных. Тип данных поля определяет, какого рода данные можно в нем хранить. Например, в поле с типом данных "Текстовый" можно хранить данные, содержащие текстовые и числовые символы, а в поле с типом данных "Числовой" можно хранить только числовые данные.

Тип данных поля определяет много других важных характеристик поля. Например:

Использование поля в выражениях.

Максимальный размер значения поля.

Возможность индексирования поля.

Допустимые форматы данных поля.

При создании нового поля в режиме конструктора указывается тип данных поля и (необязательно) его другие свойства.

При создании поля в режиме таблицы тип поля задается автоматически. Если поле создается в режиме таблицы с помощью шаблона поля или с использованием существующего поля из другой таблицы, тип данных уже определен в шаблоне или в другой таблице. Если поле создается методом ввода данных в режиме таблицы, тип данных назначается полю приложением Microsoft Office Access на основе вводимых значений. Если вводятся значения, тип данных которых отличается от типа данных поля, пользователю может быть предложено выбрать тип данных.

В режиме таблицы можно изменить тип данных поля и его свойства Формат поля, Индексированное поле и Обязательное поле.

Типы данных

Тип данных поля можно представлять себе как набор характеристик, которые относятся ко всем значениям, содержащимся в поле, и которые определяют, какого рода могут быть эти значения. Например, значения, которые хранятся в поле с типом данных "Текстовый", могут состоять только из букв, цифр и ограниченного набора знаков пунктуации. Кроме того, в таком поле может содержаться не более 255 символов.

У текстовых полей и полей МЕМО размер значений поля может быть различным. Для этих типов данных свойство Размер поля задает максимальное место на диске, которое может быть

В приложении Access предусмотрено 10 различных типов данных:

Вложение. Файлы, например с цифровыми фотографиями. В одну запись можно вложить несколько типов данных. Этого типа данных не было в более ранних версиях Access.

Счетчик. Числа, автоматически формируемые для каждой записи.

Денежный. Значения денежных сумм.

Дата/время. Значения даты и времени.

Гиперссылка. Гиперссылки, например адреса электронной почты.

Поле МЕМО. Крупные текстовые фрагменты, а также форматированный текст. Например, для подробного описания продукта обычно используется поле МЕМО.

Числовой. Числовые значения, например расстояния. Обратите внимание, что для денежных значений предусмотрен отдельный тип данных.

Поле объекта OLE. Объекты OLE, например документы Word.

Текстовый. Короткие буквенно-цифровые значения, например фамилии или почтовые адреса.

Логический. Логические значения.

Свойства поля

После того как создано поле и указан его тип данных, можно задать дополнительные свойства поля. Тип данных поля определяет, какие могут быть заданы другие свойства поля. Например, можно управлять размером текстового поля, задавая его свойство Размер поля.

Для числовых и денежных полей свойство Размер поля играет важную роль, поскольку оно определяет диапазон значений поля. Например, однобайтовые числовые поля могут содержать только целые числа в диапазоне от 0 до 255.

Свойство Размер поля определяет также размер места на диске, которое требуется для каждого значения числового поля. В зависимости от размера поля число может занимать в точности 1, 2, 4, 8, 12 или 16 байтов.

У текстовых полей и полей МЕМО размер значений поля может быть различным. Для этих типов данных свойство Размер поля задает максимальное место на диске, которое может быть использовано для одного значения.