Одним з показників ефективної організації роботи складу є забезпечення повного збереження кількості та якості всіх товарів, які надходять на склад, зберігаються там і відпускаються оптовим покупцям. Тому основними завданнями складського обліку товарів є правильне і вчасне документальне відображення операцій і забезпечення достовірності даних щодо надходження, зберігання та відпускання товарів, а також контроль за збереженням товарів у місцях зберігання і на всіх етапах їх руху. При цьому облік товарів і їх руху на складі надає комерційній службі підприємства інформацію для оцінки якості виконання договірних умов з оптових закупівель та оптового продажу товарів і прийняття відповідних комерційних рішень. Організація та безпосереднє ведення обліку товарів на складі та в бухгалтерії підприємства здійснюються під керівництвом головного бухгалтера підприємства.
Для забезпечення раціональної організації обліку товарів необхідно:
> встановити чітку систему документообігу і суворий порядок оформлення операцій з руху матеріальних цінностей;
> проводити в установленому порядку інвентаризації та вибіркові перевірки наявності товарів і вчасно відображати в бухгалтерському обліку результати цих інвентаризацій та перевірок;
> дотримуватись норм та правил організації зберігання товарно-матеріальних цінностей;
> застосовувати засоби механізації та автоматизації обліково-обчислювальних робіт з використанням програм складського обліку.
Необхідними передумовами забезпечення збереження товарно-матеріальних цінностей на складах є:
> наявність належно обладнаного складу (приміщень) або спеціально об-лаштованих майданчиків для товарів «відкритого зберігання», проведення відповідної спеціалізації складів;
> розміщування товарів у відповідних товарних секціях (відділах), а всередині них — у розрізі окремих груп, типо- (сорто-)розмірів (у штабелях, стелажах, на полицях та ін.) з застосуванням таких способів і прийомів, щоб забезпечити можливість швидкого їх приймання, відпуску і перевірки наявності товарів; при цьому до місць зберігання кожного виду товару повинні прикріплюватися ярлики з інформацією про даний товар;
> забезпечення місць зберігання товарів необхідними ваговимірювальними засобами (вагами, вимірювальними приладами, мірною тарою), забезпечення їх регулярного повіряння та таврування;
> визначення кола осіб, відповідальних за правильне та вчасне виконання й оформлення цих операцій (завідувач складу, комірники, експедитори тощо) та за збереження довірених їм товарно-матеріальних цінностей на основі укладання з ними в установленому порядку письмових договорів про матеріальну відповідальність;
> визначення переліку посадових осіб, яким надається право підписувати документи на отримання та відпуск зі складу товарів, а також видавати дозволи (перепустки) на вивезення зі складу матеріальних цінностей.
Усі операції, пов'язані з прийманням, зберіганням та відпусканням товарів зі складу, повинні оформлятися первинними документами, форма та зміст яких відповідають вимогам чинного в Україні законодавства і забезпечують облік товарів як у кількісному, так і у вартісному виразі. Форми первинних документів для застосування їх на складах конкретного підприємства визначаються й установлюються адміністрацією підприємства з урахуванням застосовуваної системи облікової документації для реєстрації господарських операцій. При цьому важливо, щоб всі товари, які надходять на склад, були вчасно оприбутковані, натомість жоден товар не має залишити склад, якщо замість нього не залишається документів про його відпуск, підписаних матеріально відповідальними особами, які видали та отримали товар.
Товари, які надходять на склад від постачальників, приймаються на основі товаросупровідних документів, передбачених умовами постачання товарів і діючими правилами перевезень вантажів, — накладною, товарно-транспортною накладною, транспортною залізничною накладною, рахунком, рахунком-фактурою та ін.
Під час приймання товарів на склад матеріально відповідальна особа складу може заповнювати накладну, в якій відображаються такі дані: номер і дата виписування накладної; назви постачальника і покупця; назва і короткий опис товару, його кількість (в одиницях), ціна і загальна сума (з ПДВ). Накладна має бути підписана матеріально відповідальними особами, які здали й отримали товари, і завірена печатками підприємств — постачальника і покупця. Кількість примірників накладної залежить від умов отримання товарів покупцем, місця передачі товарів, статусу постачальника та ін.
Для оприбуткування товарів, які надходять на склад, матеріально відповідальна особа зобов'язана поставити підпис і скріпити його штампом на супровідному документі — товарно-транспортній накладній, рахунку-фактурі, рахунку та інших документах, які засвідчують кількість або якість отриманих товарів. Під час приймання товарів на склад необхідно перевірити також наявність у комплекті І документів на товари сертифіката відповідності (якості, походження тощо).
Облік первинних документів, які засвідчують отримання товарів на склад, матеріально відповідальні особи можуть вести в Журналі обліку надходження товарів. У цьому журналі (довільної форми) відображаються дані щодо назви прихідного документа, його дати і номера, короткої характеристики документа, дати його реєстрації та інформація про отримані товари.
Для оформлення операцій приймання товарів на складах можуть заповнюватися також акти приймання-здавання товарів на зберігання, акти про виявлення розбіжностей за кількістю (якістю) під час приймання товарів, прихідні ордери та ін.
Облік руху товарів на складах у розрізі кожного окремого найменування здійснюється матеріально відповідальними особами у картках обліку товарів, які заповнюються на підставі первинних документів у день завершення операції отримання або відпуску товарів. При застосуванні партійного способу зберігання на складах оформляють партійні карти. Такі документи складаються на кожну партію товарів для контролю за надходженням та відпуском за кількістю, масою, гатунками, вартістю товарів, отриманих як окрема партія за єдиним транспортним документом.
Відпускання товарів зі складу здійснюється на основі укладених договорів, нарядів, довіреностей та інших відповідних документів, які підтверджують право даної особи отримувати товари, і оформляється вимогами-накладними, накладними для відпуску товарів іншим організаціям, лімітно-забірними картами тощо. Традиційно комплект товаросупровідних документів, які оформляються під час відпуску товарів зі складу, включає рахунок-фактуру (рахунок), відвантажувальну специфікацію, комплект пакувальних листів на всі тарні місця, сертифікат якості або сертифікат відповідності, транспортну залізничну накладну (товарно-транспортну накладну) тощо. Для вивезення товарів з території складу (підприємства) виписується відповідна перепустка; в окремих випадках її може заміщувати один із екземплярів видаткового документа.
Узагальнені підсумки руху товарів на складі протягом певного календарного періоду наводяться в товарному звіті (звіті матеріально відповідальної особи про рух товарно-матеріальних цінностей в місцях зберігання), який подається в бухгалтерію і містить записи по кожному прибутковому та видатковому документу і залишках товарів на початок та кінець звітного періоду. Усі документи повинні бути належно оформлені і мати відповідні підписи.
Повнота і правильність ведення первинних документів перевіряються працівниками бухгалтерії підприємства способом проведення вибіркових перевірок наявності товарів та інвентаризацій. Результати звіряння підтверджуються підписами матеріально відповідальної особи та працівників бухгалтерії.
У разі комп'ютерної обробки даних первинних документів та карток обліку товарів на складі в комп'ютері створюється спеціальна картотека, на підставі якої реєструються та аналізуються дані про залишки, надходження та відпуск товарів зі складу і заповнюється відповідна статистична звітність.
