Организация управления. Структура организации. Определения, классификация, примеры

Организация - взаимодействие людей по поводу совместной организационной деятельности.

Организация – это выбор и формирование структуры системы и структуры управления, определение соотношений, взаимосвязей, взаимодействий, образующих систему компонентов.

Значение функции организации заключается в создании необходимых условий для реализации поставленных целей. Функция организации – это те за­дачи, которые должен выполнять менеджер в процессе организовывания работы, то есть:

· формирование, или уточнение структуры организации;

· определение способов управления;

· установление параметров организации, режимов работы ее подраз­делений и отношений между ними;

· обеспечение организации необходимыми ресурсами;

· создание внутренней культуры.

Выделяют два основных аспекта организационного процесса: деление организации на подразделения и определение полномочий, посредством которых осуществляется связь высшего руководства с низшими уровнями работающих. Средством установления отношений между уровнями полномочий является делегирование.

Делегирование -это передача части задач и полномочий, уже закрепленных за руководителем лицу, которое принимает на себя ответственность за их выполнение.

Полномочия – это ограниченное право использовать ресурсы организации и направлять усилия ее работников на выполнение задач. Полномочия закрепляются за должностью.

Ответственность представляет собой обязательство выполнять имеющиеся задачи и отвечать за их удовлетворительное разрешение. Ответственность означает,что работник отвечает за результаты выполнения задачи перед тем, кто передает ему полномочия.

Требования к делегированию:

1. Цели и задачи, которые ставятся подчиненным, должны быть ясными и понятными.

2. Права и обязанности должны делегироваться в конкретной форме.

3. Четкость в делегировании полномочий определяет содержание работы, понимание исполнителями роли в достижении конечных результатов системы в целом.

4. Следует определить систему показателей, отражающих результаты деятельности каждого работника.

5. Необходимо оговаривать сроки делегирования.

Делегирование полномочий не снимает с руководителя ответственности за выполнение задачи. Чем выше уровень занимаемой должности, тем больше объем ответственности.

Руководитель должен делегировать работнику полномочия, которые обеспечиваются возможностями их выполнения.

Сущность организации состоит в установлении постоянных и временных взаимоотношений между подразделениями организации, в определении порядка и условий их работы.

Организация, как объект, представляет собой сознательно координируемое социальное образование, то есть искусственное объединение людей, с определенными границами, которое функционирует на относительно постоянной основе и преследует свои конкретные цели.

Как объект, организация неизменно является элементом общественной структуры со своими функциями и методами. В следствие этого, любая организация способна оказывать некоторое влияние не только на своих членов, но и в целом на окружающий мир.

Рассмотрение организации, как объекта управления, не будет полным, если не рассмотреть роль организаций в обществе:

1. Любая организация выступает генератором ресурсов, за счет грамотного управления превращая издержки в ценности.

2. Организации создают полезные для общества блага, способствуя развитию общества в целом и каждого человека в частности.

3. Институт организации принимает на себя более значимую социальную ответственность, становясь центральным звеном общественной жизни (с точки зрения социальной ответственности бизнеса).

Все организации обладают двумя важнейшими свойствами - свойством открытости и свойством системности.

Открытость выражается в том, что организация испытывает на себе, практически ничем не экранируемое, воздействие факторов внешней среды. В свете данного свойства особенно важно:

· вычленить факторы внешней среды, которые могут оказывать или уже оказывают воздействие на организацию

· понять требования каждого отдельного фактора к организации

· ускорить адаптацию к требованиям выявленных факторов.

Системность - наличие внутренней среды организации, структуризация внутренней среды с учетом взаимосвязанности переменных и их способностей к изменениям.

Любой организации должны быть присущи следующие признаки:

1) Комплексность (сложность) - оперирует величинами, определяющими степень дифференциации в рамках каждой организации. Включает в себя уровень специализации (разделения труда), количество уровней в иерархии и степень территориального распределения подразделений (филиалы, представительства, посольства).

2) Формализация - заранее разработанные и установленные для организации правила, процедуры, определяющие поведение работников.

3) Соотношение централизации и децентрализации - данный показатель определяется уровнем, на котором вырабатываются и принимаются управленческие решения.

Система управления (СУ) организацией включает в себя совокупность всех служб организации, всех подсистем и коммуникаций между ними, а также процессов, обеспечивающих заданное функционирование.

Управление организацией - это непрерывный процесс влияния на производительность работника, группы или организации в целом для наилучших результатов с позиций достижения поставленной цели.

Процесс управления предусматривает согласованные действия, которые и обеспечивают в конечном счете осуществление общей цели или набора целей, стоящих перед организацией. Для координации действий должен существовать специальный орган, реализующий функцию управления. Поэтому в любой организации выделяются управляющая и управляемая части.

В управляющую часть входит дирекция, менеджеры и информационные подразделения, обеспечивающие работу руководящего звена. Эту часть организации принято называть административно-управленческим аппаратом. Входным воздействием и конечным продуктом управляющей части является информация. Управляющее звено - необходимый элемент любой организации.

Организационная структура системы управления организацией – совокупность управленческих звеньев, расположенных в строгой соподчинённости и обеспечивающих взаимосвязь между управляющей и управляемой системами.

1. Механические структуры управления - ооснованы на четком разделении работ и рационализации управления.

Механические структуры управления максимально приспособлены к стабильным условиям. В них главное внимание уделяется разделению работ на отдельные функции и соответствию ответственности работников управления предоставляемым полномочиям. Сферы управленческой деятельности и решаемые задачи разграничены по предметной специфике и направлениям деятельности. Обязанности специализированы и четко обозначены, сферы контроля определены.

2. Органические структуры управления - ориентированы на постоянное приспособление к условиям внешней среды.

В органической структуре управления главной характеристикой является групповая и индивидуальная ответственность каждого работника за общий результат. Управленческому персоналу все время приходится решать новые нестандартные задачи, четко не разделенные между существующими подразделениями, профессиональными и должностными позициями, специализированными ролями. Их деятельность слабо стандартизирована и специализирована.

Типы организационных структур системы управления:

1. Линейная - это такая организационная структура системы управления организацией, при которой каждый руководитель обеспечивает руководство нижестоящими подразделениями по всем видам деятельности. Достоинство - простота, экономичность, предельное единоначалие. Основной недостаток - высокие требования к квалификации руководителей

2. Функциональная - это такая организационная структура системы управления организацией, при которой подразделения выделяются по функциональному принципу (той функции, которую они выполняют в организации: по маркетинговой, кадровой. снабженческой, финансовой, производственной, сбытовой). Другими словами – это тип организационной структуры, построенный в соответствии с видами работ, выполняемыми отдельными подразделениями.

3. Линейно-функциональная - это такая организационная структура системы управления организацией, при которой линейные руководители являются единоначальниками, а им оказывают помощь функциональные органы. Линейные руководители низших ступеней административно не подчинены функциональным руководителям высших ступеней управления. Подразделения специализируются на выполнении основных функций управления.

4. Матричная - это такая организационная структура системы управления организацией, при которой формируются проектные группы (временные), реализующие целевые проекты и программы. Эти группы оказываются в двойном подчинении, создаются временно. Этим достигается гибкость в распределении кадров, эффективная реализация проектов. Недостатки — сложность структуры, возникновение конфликтов.

5. Дивизиональная - это такая организационная структура системы управления организацией, при которой распределение обязанностей происходит не по функциям, а по выпускаемой продукции или по регионам. В свою очередь в дивизиональных отделениях создаются свои подразделения по снабжению, производству, сбыту и т. д. При этом возникают предпосылки для разгрузки вышестоящих руководителей путем освобождения их от решения текущих задач. Децентрализованная система управления обеспечивает высокую эффективность в рамках отдельных подразделений. Недостатки: рост расходов на управленческий персонал; сложность информационных связей.