Отчет – отображение на бумаге или на экране информации из БД в виде, удобном для ее восприятия и анализа пользователем. В отчете можно сортировать и группировать данные, осуществлять расчеты в строках и проводить итоговые вычисления над группами строк и над всеми строками с использованием статистических функций. Отчет может основываться на таблице или запросе и представлять сложные зависимости между различными наборами данных. Он может быть составным – включать другие отчеты. Access предоставляет большие возможности по оформлению отчетов: шрифтовое, фоновое и цветовое оформление, обрамление, рисунки, деловая графика, вставка объектов других приложений. Существует 3 способа создания отчета: с помощью Конструктора, Мастера отчетов и автоматическое создание – автоотчет. Конструктор дает возможность самостоятельного проектирования отчетов. Мастер отчетов позволяет создать отчет на основе ответов пользователя на вопросы, касающиеся структуры, содержания и оформления отчета. Автоотчет создает отчет в столбец и ленточный. Для создания отчета с помощью Конструктора необходимо: открыть окно База данных / вкладка Отчеты / [Создать] /окно Новый отчет / выбрать Конструктор и указать источник отчета - таблицу или запрос / [OK]
Окно конструктора отчета содержит такие инструментальные средства конструирования: • панель Конструктора с набором графических кнопок, которая включается/выключается по команде Вид/Панели инструментов; • разделы проекта, в которых размещают различные графические объекты, определяющие вид и содержание отчета. Эти графические объекты называют элементами управления; • панель элементов управления, включаемая/выключаемая по команде Вид/Панель элементов; • список полей таблицы или запроса, служащих источником данных для отчета. Он включается/выключается по команде Вид/Список полей; • сетка, отображаемая в разделах проекта для удобства проектирования. Она включается/ выключается по команде Вид/Cетка; • линейки – горизонтальная и вертикальная, включаемые/выключаемые по команде Вид/Линейка. Они также предназначены для удобства проектирования.
По умолчанию в окне Конструктора отчета выводится раздел проекта Область данных, в котором размещают поля БД из таблицы или запроса, а также вычисляемые поля. Кроме данного раздела при конструировании могут быть востребованы и другие разделы: • Заголовок отчета и Примечание отчета, включаемые/выключаемые по команде: Вид / Заголовок и Примечание отчета; • Верхний колонтитул и Нижний колонтитул, включаемые/выключаемые попарно по команде Вид / Колонтитулы. При необходимости группировки строк в отчете в окно Конструктора отчета должны быть добавлены еще два раздела: Заголовок группы и Примечание группы. Они включаются/выключаются по команде: Вид / Сортировка и группировка. В разделе Заголовок группы отображается заголовок для групп строк отчета. Данный раздел вставляется перед Областью данных. Раздел Примечание группы служит для итоговых вычислений для групп строк и вставляется после Области данных.
Спроектированный отчет может быть предварительно просмотрен в одном из двух представлений: общий вид и страничный вид. Общий вид (команда Вид/Образец) позволяет оценить внешний вид отчета, не вникая в подробности. Страничный вид дает возможность увидеть отчет таким, каким он будет после печати (Вид / Предварительный просмотр). Отчет можно сохранить по командам: Файл / Сохранить как (или Сохранить), или произведя закрытие окна Конструктора. Печать отчета можно выполнить с помощью команды Файл/Печать. Установка параметров печати осуществляется перед печатью по команде Файл / Параметры страницы.
