Разработайте кнопочную форму-меню для работы с базами данных, в которой должны быть созданные вами формы и отчет

РАБОТА 5. СОЗДАНИЕ СЛОЖНЫХ ФОРМ И ОТЧЕТОВ

КРАТКАЯ СПРАВКА

Кнопочное меню представляет собой форму, на которой расположены элементы управления - кнопки с поясняющими надписями. Щелчок по кнопке открывает соответствующую таблицу, запрос, форму или отчет. Меню - это очень удобный инструмент работы с базами данных, и он практически всегда присутствует в базах, созданных для предприятий или фирм.

Кнопочное меню можно создать вручную (в режиме конструктора) или воспользовавшись диспетчером кнопочных форм. Меню, созданные вручную, могут обладать большими возможностями и выглядеть более привлекательно, чем меню, созданные диспетчером. Однако для создания красивого меню вручную требуется достаточно много времени даже для опытного разработчика, а создать простое меню с помощью диспетчера можно за несколько минут, тем более что впоследствии в режиме конструктора можно дополнить и изменить это меню. Остановимся на варианте создания меню с помощью диспетчеракнопочных форм.

ЗАДАНИЕ 1

Создание сложных форм.

1. Разработайте сложную форму, в которой с названиями дисциплин была бы связана подчиненная форма Студенты и подчиненная форма Оценки студентов.

2. Измените расположение элементов в форме в соответствии с рис. 4.12.

3. Вставьте в форму диаграмму, графически отражающую оценки студентов.

4. Отредактируйте вид осей диаграммы.

ТЕХНОЛОГИЯ РАБОТЫ

1. Для создания сложной формы;

• на вкладке Формы щелкните по кнопке <Создать>;
• выберите Мастер форм и, не выбирая таблицу или запрос, щелкните по кнопке <ОК>;
• в таблице Дисциплины выберите поле "Название дисциплины";
• в таблице Студенты выберите поля "Код студента", "Фамилия", "Имя", "Отчество", "Номер группы";
• в таблице Оценки выберите поле "Оценки" и щелкните по кнопке <Далее>;
• в появившемся окне вариант построения формы нас удовлетворяет, поэтому щелкните по кнопке <Далее>;
• оставьте табличный вариант подчиненной формы и щелкните по кнопке <Далее>;
• выберите нужный вам стиль оформления формы и щелкните по кнопке <Далее>;
• введите название формы Дисциплины и оценки,
• щелкните по кнопке <Готово> и просмотрите полученную форму.

2. Нас не удовлетворяет расположение полей на экране. Измените их в соответствии с рис. 4.13, оставив место для диаграммы.

Рис. 4.13. Форма Дисциплины и оценки

Для этого:

• перейдите в режим конструктора;
• стандартными средствами Windows (технология drag-and-drop) измените размеры подчиненной формы так, чтобы были видны все данные. Для этого надо (как правило, многократно) переключаться из режима конструктора в режим формы, смотреть на полученный результат и, если он не подходит, снова корректировать в режиме конструктора. Ширину столбцов в подчиненной форме можно изменить только в режиме формы.

3. Для того чтобы вставить в форму диаграмму оценок студентов по заданным дисциплинам, необходимо:

• переключиться в режим конструктора;
• выполнить команду Вид, Панель элементов;
• на этой панели щелкнуть по кнопке <Аа>;
• создать прямоугольник для надписи - заголовка диаграммы. Для этого переведите курсор в левый верхний угол будущего прямоугольника, нажмите левую кнопку мыши и, не отпуская ее, доведите до правого нижнего угла, затем отпустите кнопку;
• ввести надпись Диаграмма оценок;
• выполнить команду Вставка, Диаграмма;
• на свободном месте формы растянуть прямоугольник для диаграммы (нажмите левую кнопку мыши в левом верхнем углу и, не отпуская ее, растяните прямоугольник до правого нижнего угла, затем отпустите кнопку);
• выбрать таблицу Оценки и щелкнуть по кнопке <Далее>;
• выбрать поля "Код студента" и "Оценки";
• щелкнуть по кнопке <Далее>;
• выбрать вид диаграммы Гистограмма (по умолчанию он и стоит) и щелкнуть по кнопке <Далее>;
• дважды щелкнуть по надписи Сумма_оценки, выбрать Отсутствует и щелкнуть по кнопке <ОК>;
• щелкнуть по кнопке <Далее>;
• вновь щелкнуть по кнопке <Далее>, так как в строке Поля формы и в строке Поля диаграммы по умолчанию находится Код дисциплины (что нам и нужно);
• стереть название диаграммы Оценки (так как мы уже задали надпись для диаграммы) и щелкнуть по кнопке <Далее>,

4. Отредактируйте вид осей диаграммы. Для этого:

• дважды щелкните по диаграмме;
• дважды щелкните по значениям вертикальной оси;
• выберите вкладку Шкала;
• уберите "галочку" у надписи Минимальное значение, а в ячейке справа от этого названия введите 1
• уберите "галочку" у надписи Максимальное значение, а в ячейке справа от этого названия введите 5
• уберите "галочку" у надписи Цена основных делении, а в ячейке справа от этого названия введите 1 и щелкните по кнопке <ОК>;
• расширьте область диаграммы, перетащив правую границу окна диаграммы несколько правее (подведя курсор к правой границе до появления двойной стрелки и нажав левую кнопку мыши);
• закройте окно "Microsoft Graph", выбрав в меню Файл пункт Выход и возврат в дисциплины и оценки: форма.
• перейдите в режим формы (она представлена на рис. 4.14) и просмотрите форму для разных дисциплин (щелкая по кнопке перехода к следующей записи в нижней части формы). Вы увидите изменение названий дисциплин, а также оценок студентов по этим дисциплинам и изменение диаграмм, отображающих эти оценки;
• закройте форму.

Рис. 4.14. Форма Дисциплины и оценки с включенной в нее диаграммой

ЗАДАНИЕ 2

Создание сложных отчетов.

1. Создайте запрос, на основе которого будет формироваться отчет. В запросе должны присутствовать: из таблицы Студенты - поля "Фамилия", "Имя", "Отчество" и "Номер группы", из таблицы Дисциплины - поле "Название дисциплины", из таблицы Оценки - поле "Оценки".

2. Создайте отчет по итогам сессии. В отчете оценки студентов должны быть сгруппированы по номерам групп и дисциплинам. Для каждого студента должна вычисляться средняя оценка в сессию, а для каждой группы - среднее значение оценок по всем предметам.

ТЕХНОЛОГИЯ РАБОТЫ

1. Для создания запроса:

• на вкладке Запросы щелкните по кнопке <Создать>;
• выберите Простой запрос и щелкните по кнопке <ОК>;
• из таблицы Студенты выберите поля "Фамилия", "Имя", "Отчество" и "Номер группы", из таблицы Дисциплины - поле "Название дисциплины", из таблицы Оценки - поле "Оценки" и щелкните по кнопке <Далее>;
• щелкните еще раз по кнопке <Далее>;
• введите название запроса Сессия и щелкните по кнопке <Готово>;
• закройте запрос.

2. Для создания итогового отчета выполните следующее:

• на вкладке Отчеты щелкните по кнопке <Создать>;
• выберите Мастер отчетов, из раскрывающегося списка - запрос Сессия и щелкните по кнопке <ОК>;
• выберите все поля запроса и щелкните по кнопке <Далее>;
• тип представления данных нас удовлетворяет, поэтому щелкните по кнопке <Далее>;
• добавьте уровень группировки по номеру группы, выбрав в левом окне Номер группы и перенеся его в правое окно, щелкнув по кнопке;
• щелкните по кнопке <Далее>;
• щелкните по кнопке <Итоги>, так как надо вычислять средний балл;
• поставьте "галочку" в ячейке поля "AVG" (эта функция вычисляет среднее) и щелкните по кнопке <ОК>;
• щелкните по кнопке <ОК>, так как сортировка не требуется, потому что данными являются название дисциплины и оценки, порядок которых не столь важен;
• выберите макет отчета. Рекомендуем ступенчатый, так как он занимает меньше места и в нем наглядно представлены данные (хотя это дело вкуса). Щелкните по кнопке <Далее>; выберите стиль отчета и щелкните по кнопке <Далее>;
• введите название отчета Итоги сессии и щелкните по кнопке <Готово>. На экране появится отчет. Его можно просмотреть, изменяя масштаб (щелкнув по листу) и перелистывая страницы (в нижней части экрана). Его можно также распечатать, выполнив команду Файл, Печать. После завершения необходимых вам операций закройте окно просмотра отчета.

ЗАДАНИЕ 3

Разработайте кнопочную форму-меню для работы с базами данных, в которой должны быть созданные вами формы и отчет.

ТЕХНОЛОГИЯ РАБОТЫ

Для создания кнопочного меню выполните следующие действия:

• выполните команду Сервис, Надстройки, Диспетчер кнопочных форм;
• подтвердите создание кнопочной формы, щелкнув по кнопке <Да>;
• Access предложит вам работать с главной кнопочной формой или создать дополнительно новую. Создайте свою форму, щелкнув по кнопке <Создать>;
• введите имя Меню и щелкните по кнопке <ОК>;
• в окне выберите Меню и щелкните по кнопке <Изменить>;
• создайте элементы данной кнопочной формы, щелкнув по кнопке <Создать>;
• в строке Текст введите поясняющую надпись к первой создаваемой кнопке Преподаватели,
• в строке Команда выберите из списка Открытие формы в режиме редактирования;

Примечание. Диспетчер напрямую может связать кнопку с открытием формы или отчета. Чтобы открыть таблицу или запрос, надо создать соответствующий макрос и указать это в диспетчере.

• в строке Форма выберите из списка форму Преподаватели и щелкните по кнопке <ОК>; введите в меню все созданные формы и отчет, повторяя п. 6 - 9;
• закройте окно кнопочной формы, щелкнув по кнопке <3акрыть>;
• щелкните по кнопке <По умолчанию>;
• закройте диспетчер кнопочных форм, щелкнув по кнопке <3акрыть>;
• на вкладке Формы подведите курсор мыши к надписи Кнопочная форма, щелкните правой кнопкой мыши, выберите пункт Переименовать и введите новое имя Форма меню, затем нажмите клавишу <Enter>;
• откройте эту форму и просмотрите возможности открытия форм и отчета из меню.

Примечание. Для возврата из любой открытой формы или отчета в меню достаточно закрыть их.