Описание предметной области

Министерство образования и науки РФ

Московский государственный университет

Экономики, статистики и информатики

Институт компьютерных технологий

Кафедра ПИЭ

 

Курсовой проект по дисциплине «Проектирование

информационных систем» на тему:

«Автоматизация учета продаж товаров на предприятии оптовой торговли»

 

 

ФИО руководителя: Тельнов Ю.Ф

Дата защиты:

 

Москва 2015 г.

СОДЕРЖАНИЕ

 

 

ВВЕДЕНИЕ.. 3

1. Обоснование проектных решений. 4

1.1. Описание предметной области. 4

1.2. Постановка задачи. 11

1.3. План-график выполнения проекта. 12

1.4. Затраты на внедрение ИС.. 14

2. ПРОЕКТНАЯ ЧАСТЬ. 19

2.1.Описание компонент проектного решения. 19

2.2. Описание технологии автоматизации. 29

2.3. Реализация требований поддержки надежности системы и защиты данных. 33

ЗАКЛЮЧЕНИЕ.. 36

СПИСОК ИСПОЛЬЗОВАННЫХ ИСТОЧНИКОВ.. 37

ПРИЛОЖЕНИЯ.. 41

 

 

ВВЕДЕНИЕ

На современном этапе развития общества одними из важнейших направлений являются информационные технологии. С каждым годом объём информации неизменно увеличивается, вынуждая тратить на свою обработку все большее количество временных и трудовых затрат. В связи с этим все более необходимыми становятся современные автоматизированные информационные системы, которые способны за малые сроки обрабатывать исходную информацию и предоставлять ее в удобном для пользователя виде.

К таким информационным системам в первую очередь стоит отнести автоматизированные системы управления, главным элементом которых являются, прежде всего, базы данных, которые позволяют хранить и обрабатывать используемую информацию рационально, быстро и доступно.

Предмет исследования – бизнес-процессы оптовой торговли предприятия ООО «Карапузик».

Объект исследования – автоматизация учета оптовой продажи товаров.

Цель исследования: разработать автоматизированную информационную систему (АИС) предприятия (на примере ООО «Карапузик») для автоматизации отдела оптовых продаж.

Задачи исследования:

1) рассмотреть основные понятия и компоненты ИС

2) изучить основные технологии проектирования ИС

3) рассмотреть основные этапы проектирования ИС

4) провести обследование и анализ предметной области и разработать ИС предприятия для автоматизации отдела оптовых продаж ООО «Карапузик»

5) выполнить расчет экономической эффективности от внедрения разработанной ИС предприятия ООО «Карапузик»

Обоснование проектных решений

Описание предметной области

История компании началась в 2000 году с открытия ТРЦ «Галерея». Сегодня группа компаний объединяет сеть рознично-оптовых магазинов «Карапузик» и luxury-центр «Детская Галерея «Пятигорск».

Основным акционером компании является ООО «Синдика» - крупнейшая в России публичная диверсифицированная холдинговая компания, имеющая активы под управлением в таких отраслях как телекоммуникации, банковские услуги, розничная и оптовая торговля, туризм и медицинские услуги.

Рознично-оптовая сеть магазинов «Карапузик» занимает лидирующие позиции в на юге России на рынке детских товаров. На 1 января 2014 года компания «Карапузик» представлена 29 магазинами в 10 городах России. Общая торговая площадь сети составляет порядка 29 тыс. кв.м. В 2005 году компания запустила интернет-магазин (www.karapuzik.ru).

Бренд «Карапузик», которому в 2015 году исполнилось 15 лет, является одним из наиболее узнаваемых среди торговых сетей детских товаров.

Стратегия развития оптовой сети «Карапузик» до 2015 года предполагает укрепление лидирующих позиций компании в городах с высоким потенциалом роста.

Современный гипермаркет «Карапузик» включает около 50 тыс. наименований товаров детского ассортимента: игрушки, одежда и обувь, товары для новорожденных, канцелярские товары, наборы для творчества, товары для активного отдыха, автокресла, мебель.

Оптовая сеть магазинов работает в среднем ценовом сегменте.

Для поддержки конкурентного уровня цен компания заключает прямые договора с крупнейшими мировыми производителями. Сегодня в числе партнеров компании свыше 500 поставщиков, среди которых известные российские и зарубежные производители: LEGO, HASBRO, MATTEL, NEW BRIGHT, PEG-PERREGO, REIMA.

Магазины оптовой торговой сети предлагают покупателям полный ассортимент товаров для детей в возрасте от 0 до 14 лет.

Оптовая сеть «Карапузик» ориентирована на потребителей, которые заинтересованы в приобретении качественных товаров по доступным ценам.

Полное наименование: ООО «Карапузик»

Адрес: 141000 г. Нальчик, ул. Идарова, 121

Тел.: +7 (866) 91-07-07

Каждый из отделов магазина включает в себя программное и аппаратное обеспечение, которые обеспечивают:

1) извлечение данных из БД, связанных с соответствующим отделом;

2) изменение записей в БД или введение новых данных;

3) связь с внешними устройствами, которые необходимы для полноценного функционирования подсистемы.

В базе данных отдела оптовых продаж должно быть реализовано:

а) создание списков товаров, необходимых для заказа поставщикам; это необходимо для быстрого определения товаров, запас которых закончился и может быть пополнен заказом новых партий товара поставщику;

б) изменение цен товаров в БД.

Все указанные функции, выполняются операторами отдела оптовых продаж.

Пополнение запаса товаров магазина происходит через поставщиков, организующих доставку определенных товаров в определенные сроки по предъявляемым им заказам.

Стабильность работы отдела оптовых продаж в очень большой степени зависит от четкости и согласованности поставок товаров; функции, которые реализует данная подсистема:

а) составление списка поставщиков, с которыми заключены договора;

б) составление договоров с новыми поставщиками на поставку товаров определенного ассортимента на определенный срок;

в) расторжение договоров с поставщиками, которые не оправдали возложенного на них доверия;

г) оформление по спискам товаров, которые отсутствуют на складах или в магазинах, тем поставщикам, договоры с которыми на поставку этих товаров были заключены; при этом стоимость указанных в договоре товаров засчитывается в чистый убыток магазина.

Рост требований оптовых покупателей компании ООО «Карапузик» обуславливает усложнение оптового бизнеса.

Сегодня потребители предъявляют более высокие требования, рассчитывая на индивидуальный подход, повышения качества товаров при более низкой стоимости и широком ассортименте товара. При этом продукция должна выбираться в определенное время, в конкретном месте и только при надлежащем уровне обслуживания. Именно это делает работу компании ООО «Карапузик» эффективной. Этому благоприятствует управление цепочками поставок, сокращая затраты на логистику. В таком случае появляется возможность использовать различные схемы ценообразования и оптимизации продукции на складах и магазинах, а также уменьшать число неликвидных товаров.

Деятельность отдела оптовых продаж можно рассматривать как совокупность работ по различным направлениям. Деятельность в этих областях отражается в функциональных задачах, выполнение которых формирует направление развития отдела и регламентирует его деятельность. В таблице 1 представлены функциональные задачи, стоящие перед отделом оптовых продаж и функциональные подзадачи их составляющие.

Таблица 1 – Группы функциональных задач и подзадач

Функциональные задачи	Функциональные подзадачи
ФО1. Производственная (торговля)	ФП1.1. Закупка товара
ФП1.2. Реализация товара
ФП1.3. Хранение товара
ФО2. Управленческая	ФП2.1. Регулирование ценовой политики
ФП2.2. Осуществление кадровой политики
ФП2.3. Учет хозяйственной деятельности
ФО3. Обеспечивающая	ФП3.1. Доставка товара
ФП3.2. Привлечение клиентов

 

Необходимость в наличии информационной системы оптовых продаж растет пропорционально росту компании, расширением ее товарного ассортимента.

Внедряемаяинформационная система позволит совместить необходимый товар с нужным местом, подходящим моментом времени, с низкими издержками и высоким сервисом для клиента.

Подобные технологии используются в супер и гипермаркетах, с большим числом поставщиков и магазинов и широчайшим ассортиментом продукции, но могут быть применены и в небольших компаниях с широким ассортиментом оптовых поставок.

Процесс управления цепочками оптовых поставок представляет собой инструмент, повышающий конкурентные преимущества оптовых торговцев. Это охватывает сокращение издержек по работе с заказами и полного цикла работы с продукцией, сведение до минимума издержек, связанных с хранением продукции на складах и магазинах, и, как следствие, совершенствование процессов управления предложением и спросом. Невозможно заниматься отдельно только управлением поставками, запасами или оптовыми продажами. Вышеназванные процессы напрямую зависят от бизнес-процессов управления и ассортимента, а также ценообразования и т. д. То есть, речь идет о комплексном подходе в управлении деловыми процессами предприятия.

Сегодня технологии управления оптовыми продажами должны принимать во внимание все малейшие детали огромных объемов товарооборота. Поставки продукции должны планироваться до самого детального уровня. При этом должны учитываться всевозможные моменты, влияющие на спрос, параллельно с обработкой огромных объемов информации за короткие сроки.

Стремление усовершенствовать структурный метод привело к развитию новых идей, основанных на объектном разбиении информационной системы. Такой подход к разработке программных систем получил название объектно-ориентированного метода.

В модели объектов организации ООО «Карапузик» имеются 3 главных класса Склады, Магазины и Поставщики. Каждый класс содержит множество однотипных объектов. Например, класс Поставщики содержит множество Поставщиков, а класс Магазины содержит множество Магазинов. Каждый объект Магазин имеет 3 подкласса: Отделы, Сотрудники и Документы. В каждом из этих классов имеется множество однотипных объектов и т.д.

Когда объекты и связи определены, исследуется их поведение во времени. Каждый объект и связь могут иметь свой жизненный цикл.

Жизненный цикл формируется в виде модели, состоящей из множества состояний и событий. Состояние представляет собой совокупность сущностей, понятий и ситуаций предметной области в определенный момент времени.

Событие – это ситуация, при которой объект переходит из одного состояния в другое.

Модели состояний формируются для каждого объекта, который имеет интересующее с точки зрения решаемой задачи динамическое поведение.

Рисунок 1 – Пример модели состояний объекта «Сотрудник», имеющего свойство «Начальник отдела оптовых продаж магазина»

В данной модели кружком обозначаются состояния объекта Сотрудник, а прямоугольником обозначаются события. Для того, чтобы объект перешел из начального состояния «Потребность выполнить заказ клиента на покупку товара» в конечное состояние «Готовность выполнить заказ клиента на покупку товара» необходимо чтобы произошла цепочка событий с промежуточными состояниями.

Для того чтобы достигнуть согласованного поведения, различные объекты взаимодействуют между собой посредством посылки сообщений, вызывающих в других объектах определенные события, связанные с изменением состояния объектов.

Сообщения позволяют активизировать некоторое действие над объектом, задаваемое с помощью метода. Объект, принимающий сообщение, должен содержать механизм, позволяющий опознать сообщение, выбрать соответствующий метод, активизировать этот метод и обработать определенные аргументы. Обработка аргументов рассматривается как некоторая функция, значение которой возвращается в качестве ответа на сообщение объекту, пославшему сообщение. Выполнение метода может изменить состояние объекта или быть причиной посылки новых сообщений другим объектам в зависимости от состояния данного объекта.

Объекты, методы и сообщения обеспечивают универсальный принцип моделирования производственных процессов, т.к. ход событий осуществляется в зависимости от состояния объектов.

Информационная система отдела оптовых продаж ООО «Карапузик» предназначена для автоматизации ведения операций учета товаров торгового предприятия, по закупке и оптовым поставкам товара.

Целью создания системы является управление закупками и оптовыми поставками товаров.

Объект автоматизации – деятельность отдела оптовых продаж ООО «Карапузик».

Требования к системе

АИС представляет собой единую систему, разграничение прав доступа осуществляется на уровне сервера базы данных, где для каждого пользователя в зависимости от должности определяется уровень доступа к таблицам.

Для обеспечения надежности хранения БД необходимо обеспечить устойчивую и бесперебойную работу сервера, что достигается наличием источника бесперебойного питания. Периодически необходимо производить резервное копирование БД.

Пользовательский интерфейс должен быть простым и понятным для неподготовленных пользователей и выполнен в спокойных тонах.

При проектировании информационной системы необходимо применять стандартное общее и базовое программное обеспечение, включающее лицензионные ОС, СУБД, использовать утвержденные формы входных и выходных документов, применять унифицированные интерфейсы.

Требования к функциям (задачам), которые будут выполняться системой:

˗ анализ ассортимента товаров;

˗ формирование списка требуемых товаров;

˗ выбор поставщиков;

˗ формирование заявки;

˗ составление отчета о принятом товаре;

˗ списание товара;

˗ формирование документации о движении товара.

Постановка задачи

Информационная система отдела оптовых продаж ООО «Карапузик» предназначена для автоматизации ведения операций учета товаров торгового предприятия, по закупке и оптовым поставкам товара.

Целью создания системы является управление закупками и оптовыми поставками товаров.

Объект автоматизации – деятельность отдела оптовых продаж ООО «Карапузик».

Требования к системе

АИС представляет собой единую систему, разграничение прав доступа осуществляется на уровне сервера базы данных, где для каждого пользователя в зависимости от должности определяется уровень доступа к таблицам.

Для обеспечения надежности хранения БД необходимо обеспечить устойчивую и бесперебойную работу сервера, что достигается наличием источника бесперебойного питания. Периодически необходимо производить резервное копирование БД.

Пользовательский интерфейс должен быть простым и понятным для неподготовленных пользователей и выполнен в спокойных тонах.

При проектировании информационной системы необходимо применять стандартное общее и базовое программное обеспечение, включающее лицензионные ОС, СУБД, использовать утвержденные формы входных и выходных документов, применять унифицированные интерфейсы.

Требования к функциям (задачам), которые будут выполняться системой:

˗ анализ ассортимента товаров;

˗ формирование списка требуемых товаров;

˗ выбор поставщиков;

˗ формирование заявки;

˗ составление отчета о принятом товаре;

˗ списание товара;

˗ формирование документации о движении товара.

План-график выполнения проекта

Составим календарный план графика выполнения работ.

Предполагается начать проект с января 2015 года. Календарный график реализации проекта по всем работам представлен в таблице 2.

Таблица 2 – Календарный план реализации проекта

	01.01.2015	Разработка технического проекта	Длитель-ность, часов
1.1.	02.01.2015	Определение технико-экономических показателей, необходимых для построения АИС
1.2.	02.01.2015	Разработка структуры АИС
1.3.	03.01.2015	Обоснование состава задач, их взаимосвязей и разработка схем
1.4.	04.01.2015	Определение необходимых стандартов
1.5.	07.01.2015-08.01.2015	Разработка проектных решений по техническому обеспечению системы
1.6.	09.01.2015	Разработка логической структуры АИС
1.7.	11.01.2015	Разработка физической организации БД
1.8.	12.01.2015	Разработка алгоритмов формирования БД
1.9.	13.01.2015	Разработка алгоритмов ведения работ
1.10.	14.01.2015	Расчёт экономической эффективности системы
1.11.	15.01.2015	Уточнение плана мероприятий по подготовке объекта к внедрению системы и его частичная реализация
1.12.	01.01.2015	Постановка задачи и разработка алгоритма решения по группам сложности (2 я степень)
		ИТОГО
		Разработка рабочего проекта
2.1.	16.01.2015	Разработка технологического процесса работы АИС
2.2.	17.01.2015	Разработка программ и программной документации 2 - й группы сложности
2.3.	18.01.2015	Уточнение расчёта экономической эффективности
2.4.	19.01.2015	Завершение мероприятий по подготовке объекта к внедрению АИС
		ИТОГО
		Внедрение
3.1.	22.01.2015	Подготовка условий для обеспечения эксплуатации АИС
3.2.	23.01.2015	Комплексная проверка готовности задач, подсистем и системы к сдаче в промышленную эксплуатацию
3.3.	26.01.2015	Сдача задачи заказчику на контрольных примерах в зависимости от группы сложности: 2
3.3.	27.01.2015	Приёмо-сдаточные испытания задачи с использованием действующей на объекте информации
3.5.	28.01.2015	Оформление и утверждение документации о сдаче задач и подсистем в промышленную эксплуатацию
3.6.	02.02.2015	Приёмка системы в промышленную эксплуатацию
		ИТОГО
		общий итог

 

Внедрение АИС планируется на 3 февраля 2015 года.

Рисунок 2 – Диаграмма Ганта – календарный план графика выполнения работ

Затраты на внедрение ИС

Важность применения технологий управления оптовыми продажами объясняется особенностями самого оптового бизнеса. Некоторые оптовые предприятия имеют очень простую цепочку, в которую входит небольшое количество магазинов-складов, один распределительный центр и несколько поставщиков. Другие оптовые сети обладают более сложными цепочками, включающими в себя множество территориально распределенных магазинов и складов, большое число поставщиков, у которых нередко закупается одинаковая продукция. Закупка и перемещение товаров по цепочке осуществляется в ходе нескольких бизнес-процессов: распределение продукции, пополнение материальных запасов магазина, управление магазином. В ходе этих процессов продукция может перемещаться между любыми звеньями этой цепочки. Из всего выше перечисленного можно заключить, что управление процессами в цепочке оптовых продаж современных компаний приобретает все большую актуальность.

Необходимость в наличии информационной системы оптовых продаж растет пропорционально росту компании, расширением ее товарного ассортимента.

Внедряемаяинформационная система позволит совместить необходимый товар с нужным местом, подходящим моментом времени, с низкими издержками и высоким сервисом для клиента.

Сегодня технологии управления оптовыми продажами должны принимать во внимание все малейшие детали огромных объемов товарооборота. Поставки продукции должны планироваться до самого детального уровня. При этом должны учитываться всевозможные моменты, влияющие на спрос, параллельно с обработкой огромных объемов информации за короткие сроки.

Отметим следующие условия снижения затрат:

-оптимизация использования складских территорий и транспортной техники,

-снижение закупочных цен и увеличение прибыли от поставщиков посредством объединения заказов и более точного планирования времени поставок,

-сокращение материальных запасов,

-привлечение клиентов расширенным потенциалом по оптовых продажам продукции, которой в данный момент нет в наличии.

Вложения в ИТ можно рассматривать не как затраты, а как инвестиции в основной бизнес. Соответственно, для оценки экономической эффективности используются те же инструменты и процедуры, что и в любом инвестиционном проекте.

При создании автоматизированной системы управления предприятие несет единовременные затраты на ее разработку, приобретение необходимых технических и программных средств, текущие затраты на функционирование системы, подготовку и переподготовку кадров. Экономия от функционирования ИС определяется с учетом затрат на ее эксплуатацию [2].

Стандартная методика расчета показателей экономической эффективности включает в себя расчет суммы годовой экономии, коэффициента экономической эффективности капитальных вложений и срока окупаемости капитальных вложений.

Сумма годовой экономии от сокращения ручного труда по обработке информации рассчитывается по формуле:

S = OC1 – OC2 (3)

S – сумма годовой экономии от сокращения ручного труда по обработке информации, руб.;

OC1 – годовые эксплуатационные затраты до внедрения информационной системы, руб.

OC2 – годовые эксплуатационные затраты после внедрения информационной системы, руб.

Исходные данные можно свести в таблицу (табл.3).

Таблица 3 – Исходные данные для расчета показателей экономической эффективности проекта

Базисные показатели	Затраты
В месяц	В год
Временные, чел-час.	Тарифруб.	Итого, руб.	Всего, руб.
Данные при работе с клиентами до внедрения ЭИС
Трудозатраты персонала на ведение учета заказов			992,0
Начисления на фонд оплаты труда	х	х	158,72	1904,64
Расходные материалы	х	х	х	50,0
Амортизация оборудования	х	х	х	0,0
Итого, за базисный период	х	х	1150,72	13808,64
Данные при работе с клиентами после внедрения ЭИС
Трудозатраты персонала на ведение учета
Начисления на фонд оплаты труда	х	х	79,36	952,32
Расходные материалы	х	х	2,0	24,0
Амортизация оборудования	х	х	35,0
Итого, за расчетный период	х	х	612,36	7348,32

Система рассчитана на несколько лет, так как методика работы отдела оптовых продаж является достаточно устойчивой. Однако необходимо принимать во внимание тот факт, что в связи с изменением правовой, информационной и программной базы может возникнуть необходимость в принятии решения либо о её доработке, либо о создании нового программного комплекса.

Затраты, связанные с разработкой и внедрением системы являются единовременными, поэтому при расчетах экономической эффективности проекта не учитываются.

В базисном периоде для расчета заработной платы и заполнения необходимых документов менеджеру по работе с клиентами требовалось порядка 32 часов рабочего времени. После внедрения программы это время должно сократиться до 16 часов в месяц.

На основе данных таблицы проведём расчет основных показателей экономической эффективности системы.

- Годовая экономия текущих затрат.

1) Затраты базисного периода до внедрения системы:

С1 = 11904+1904,64+50+0=13808,64 руб.

2) Сравниваемого периода после внедрения системы:

С2= 5952+952,32+24+420=7348,32 руб.

3) Расчет прямой годовой экономии:

= 13808,64 – 7348,32 = 6460,32руб.

Из приведённых выше расчетов мы видим, что годовые текущие затраты в базисный период составили 13808,64 руб. в год, в сравниваемый период они принимают значение 7348,32 руб. в год, таким образом экономия за пять лет эксплуатации системы составит 32301,6 руб.

Таким образом, проектный вариант оказался эффективнее базового. Диаграмма, отражающая эффективность данного проекта, приведена на рис. 3.

Рисунок 3 – Показатель эффективности в стоимостном выражении

Кроме прямого эффекта от информационной сервисной системы отдела оптовых продаж будет получен и косвенный эффект. К данной категории можно отнести общекорпоративные эффекты, которые сложно поддаются прямому расчету и важны не только для компании, но и для его клиентов.

К косвенным эффектам в данном случае можно отнести следующие:

Получение конкурентных преимуществ на рынке.

Повышение лояльности клиентов.

 

ПРОЕКТНАЯ ЧАСТЬ.