ГЛАВА №16: КАК ЭФФЕКТИВНО ПРОВЕСТИ СОБРАНИЕ?
Эта тема очень многогранна и требует тщательного освещения. В ближайшем будущем я выделю ее в качестве отдельного исследования, где мы будем рассматривать следующие вопросы:
Как использовать «мозговой штурм» на собрании?
1. Как придерживаться тематики собрания?
2. Как бороться с «критиками» во время проведения собрания?
3. Как сделать собрание интересным для вашего персонала?
4. Как использовать собрание для построения команды?
Сейчас я хочу остановиться на основных моментах проведения собрания.
ОПРЕДЕЛИТЕ ЦЕЛЬ СОБРАНИЯ
Каждый человек, который идет на собрание, хочет знать, что там будет. Внеплановые собрания без темы всегда вызывают у персонала страх. Вспомните случай, когда ваш босс просил всех собраться сегодня в 17.00. Что вы при этом испытали? Не страх ли? Скорее всего, вы начали вспоминать, что вы сделали не так или что забыли сделать, Какие вопросы начали задавать своим коллегам: «Кого собирает босс? По какому вопросу?» Неизвестность рождает страх, который мешает продуктивно работать. Вы ни о чем другом не думаете, только о том, почему босс собирает всех, и ищете ошибки, за которые вас могут наказать. Не так ли?
То же самое происходит и с вашим персоналом. Если не хотите, чтобы ваш персонал весь день работал нерезультативно, тогда сделайте следующее. Сообщите утром одному из членов команды, что сегодня вечером будет собрание и явка всех обязательна. И все. Для усиления страха в середине дня скиньте персоналу сообщение на пейджер или пошлите SMS-сообщение: «Сегодня вечером всем срочно быть на собрании. Явка обязательна».
ПРОЧТИТЕ ЭТО ВНИМАТЕЛЬНО!
Худшее собрание то, которое вообще не имеет цели. Часто менеджеры устраивают собрания, чтобы в очередной раз «попилить» персонал, публично наказать «плохих» работников. Руководитель предполагает, что тем самым он учит других, как не надо поступать. Это самое непрофессиональное действие руководителя. Чем больше вы проводите таких собраний, тем больше вы теряете доверие своего персонала.
Когда вы сообщаете цель собрания, то получаете ряд преимуществ:
1. Вы даете персоналу определенность, избавляете от страха, тем самым сохраняя эффективность его работы.
2. Вы даете возможность персоналу подготовиться к собранию, тем самым увеличиваете результативность самого собрания.
3. Вы устанавливаете рамки собрания, что также повышает эффективность его проведения. Определите цель собрания и сообщите об этом персоналу. Целью собрания может быть:
* Подведение итогов работы за неделю, месяц, полугодие.
* Кадровые изменения в организации.
* Изменение ценовой политики.
* Изменение работы с поставщиками.
Цель собрания должна быть важной и носить общий характер. Не говорите на собрании того, что можно сообщить через доску объявлений. Лучшее собрание то, что можно отменить.
Информируйте персонал о собрании заранее через доску объявлений. В качестве примера приведу объявление, которое вы можете разместить на доске объявлений:
Вниманию торговых представителей!
Завтра в 19.00 состоится собрание.
Повестка дня:
1.Подведение предварительных итогов по продаже нового продукта «Спелый персик».
2.Новая схема работы с заказчиками.
3.Структурные изменения в организации.
Если вы внимательно прочли то, о чем говорилось выше, то, скорее всего, исключите первый пункт из повестки дня собрания. Для этого можно использовать доску объявлений, где и разместить данные, графики и свой маленький комментарий.
Или вы думаете, что лучше запоминается то, что произносится вслух? Только 7 % информации человек запоминает через аудиальный (слуховой) канал, а 55 % — визуально (зрительно).
Если цель собрания указана четко и понятно, если она имеет значение для конкретных участников собрания, то можете быть уверены — персонал прибудет на ваше собрание с желанием.
