Электронные таблицы Microsoft Excel

Краткая теория.

Для представления данных в удобном виде используют таблицы. Компьютер позволяет представлять их в электронной форме, а это дает возможность не только отображать, но и обрабатывать данные. Класс программ, используемых для этой цели, называется электронными таблицами (ЭТ).

Идея создания ЭТ возникла у студента Гарвардского университета (США) Дена Бриклина в 1979г. Выполняя вычисления экономического характера с помощью бухгалтерской книги, он и его друг, который разбирался в программировании, разработали первую программу электронной таблицы, названную ими VisiCalc.

VisiCalc скоро стала одной из наиболее успешных программ. Первоначально она предназначалась для компьютеров типа Apple II, но потом была трансформирована для всех типов компьютеров. В скоро появившихся электронных таблицах-аналогах (например, SuperCalc) основные идеи VisiCalc были многократно усовершенствованы.

Новый существенный шаг в развитии электронных таблиц - появление в 1982г. на рынке программных средств Lotus 1-2-3. Lotus был первым табличным процессором, интегрировавшим в своем составе, помимо обычных инструментов, графику и возможность работы с системами управления базами данных.

Следующий шаг - появление в 1987г. табличного процессора Excel фирмы Microsoft. Эта программа предложила более простой графический интерфейс в комбинации с ниспадающими меню, значительно расширив при этом функциональные возможности пакета и повысив качество выходной информации. Разработчикам Excel удалось найти золотую середину, максимально облегчив пользователю освоение программы и работу с ней. Благодаря этому Excel быстро завоевала популярность среди широкого круга пользователей. В настоящее время, несмотря на выпуск компанией Lotus новой версии ЭТ, в которой использована трехмерная таблица с улучшенными возможностями, Excel занимает ведущее место на рынке табличных процессоров.

Особенность электронных таблиц заключается в возможности применения формул для описания связи между значениями различных ячеек. Расчет по заданным формулам выполняется автоматически. Изменение содержимого какой-либо ячейки приводит к пересчету значений всех ячеек, которые с ней связаны формульными отношениями и, тем самым, к обновлению всей таблицы в соответствии с изменившимися данными.

Электронные таблицы применяют для:

- упрощения работы с данными;

- получения результатов без проведения расчетов вручную или специального программирования;

- проведения однотипных расчетов над большими наборами данных;

- автоматизации итоговых вычислений;

- решения задач путем подбора значений параметров, табулирования формул;

- обработки результатов экспериментов;

- проведения поиска оптимальных значений параметров;

- подготовки табличных документов;

- построения диаграмм и графиков по имеющимся данным.

Электронные таблицы Microsoft Excel.

Окно программы Excel имеет заголовок, на котором расположены кнопки, управляющие положением и размерами окна на экране. Взаимодействие пользователя с программой Excel осуществляется через главное меню, панели инструментов, строку ввода, строку состояния (рис.1).

С помощью меню команд и панелей инструментов пользователь управляет работой табличного процессора. Панели инструментов представляют собой наборы пиктограмм. Чтобы узнать назначение любого инструмента, достаточно установить указатель мыши на соответствующую пиктограмму, и на экране появится подсказка.

Строка формул разбита на три части. Первая часть содержит адрес текущей ячейки. Третью часть панели формул можно назвать строкой ввода и редактирования. Здесь высвечивается содержимое текущей ячейки и набираются данные, предназначенные для ввода в текущую ячейку. Средняя часть панели формул состоит из трех кнопок, которые появляются только при вводе и редактировании данных.

Строка состояния содержит индикатор состояния табличного процессора или расшифровку текущей команды меню, используемого инструмента. Могут быть следующие состояния табличного процессора: “Готов” - ожидание набора данных или команд; “Ввод” - ввод данных; “Правка” - редактирование данных.

Пользователь имеет возможность изменить вид экрана табличного процессора в соответствии со своими потребностями. Можно отключить панель формул, если не предполагается редактирование и ввод новых данных. Если вы обладаете достаточным опытом работы с программой Ехсеl и не нуждаетесь в указании текущих режимов работы табличного процессора, расшифровке команд меню, подсказке о предназначении инструментов, то можно отказаться от строки состояния. Можно отключить или выбрать другие панели инструментов. Такие изменения производятся с помощью команды Вид из меню команд.

Изменение размеров окна документа и перемещение окон производится согласно правилам, принятым в среде Windows.

Документ Excel называется рабочей книгой. Рабочая книга представляет собой набор рабочих листов, каждый из которых имеет табличную структуру и может содержать одну или несколько таблиц. В окне документа в программе Excel отображается только текущий рабочий лист, с которым и ведется работа (рис. 1).

Каждый рабочий лист имеет название, которое отображается на ярлычке листа, расположенном в его нижней части. С помощью ярлычков можно переключаться к другим рабочим листам, входящим в ту же самую рабочую книгу. Чтобы переименовать рабочий лист, надо дважды щелкнуть на его ярлычке.

Рабочий лист состоит из строк и столбцов. Имена строк - это их номера. Имена столбцов - это буквы латинского алфавита. Столбцы озаглавлены прописными латинскими буквами и, далее, двухбуквенными комбинациями. Всего рабочий лист может содержать до 256 столбцов, пронумерованных от А до ZZ. Строки последовательно нумеруются цифрами, от 1 до 65536 (максимально допустимый номер строки).

Пересечение стоки и столбца образует ячейку таблицы, имеющую свой уникальный адрес. Для указания адресов ячеек в формулах используются ссылки. Ячейка - область, определяемая пересечением столбца и строки ЭТ. Адрес ячейки - определяется названием столбца и номером строки.

Ссылка - способ указания адреса ячейки.

Блок ячеек (диапазон ячеек) - группа последовательных ячеек. Блок ячеек может состоять из одной ячейки, стоки, столбца, а также последовательности сток или столбцов. Наиболее часто используют прямоугольные диапазоны, образующиеся на пересечении группы последовательно идущих строк и группы последовательно идущих столбцов. Диапазон ячеек обозначают, указывая через двоеточие номера ячеек, расположенных в противоположных углах прямоугольника, например, А1:С15.

Типы данных

Отдельная ячейка может содержать данные, относящиеся к одному из типов или оставаться пустой. Программа Excel при сохранении рабочей книги записывает в файл только прямоугольную область рабочихлистов, примыкающую к левому верхнему углу (ячейка А1) и содержащую все заполненные ячейки.

В каждую ячейку пользователь может внести данные только одного из следующих возможных видов:

- Символьные (текстовые) данные имеют описательный характер. Они могут включать в себя алфавитные, числовые и специальные символы.

- Числовые данные не могут содержат алфавитных и специальных символов. Единственным исключением является десятичная точка и знак числа.

- Формулы. Ячейка с таким типом данных отображает результат формулы (правила подсчета), а сама формула видна в строке ввода.

- Функции. Функция представляет собой программу с уникальным именем, для которой пользователь должен задать конкретные значения аргументов функций, стоящих в скобках после ее имени.

- Даты. Особым типом входных данных являются даты. Этот тип данных обеспечивает выполнение таких функций, как добавление к дате числа (пересчет даты вперед и назад) или вычисление разности двух дат (длительности периода).

Тип данных, размещаемых в ячейке, определяется автоматически при вводе. Если эти данные можно интерпретировать как число, программа Excel так и делает. В противном случае данные рассматриваются как текст. Ввод формулы всегда начинает символа «=» (знака равенства).

Использование формул

Вычисления в таблицах программы Excel осуществляются при помощи формул. Ввод формулы всегда начинается со знака "=". Формула может содержать числовые константы, ссылки на ячейки и функцииExcel, соединенные знаками математических операций. Скобки позволяют изменять стандартный порядок выполнения действий. Если ячейка содержит формулу, то на рабочем листе отображается текущий результат вычисления этой формулы. Если сделать ячейку текущей, то сама формула отображается в строке ввода.

Правило использования формул в программе Excel состоит в том, что, если значение ячейки действительно зависит от других ячеек таблицы, всегда следует использовать формулу, даже если операцию легко можно выполнить в «уме». Это гарантирует, что последующее редактирование таблицы не нарушит ее целостности и правильности производимых в ней вычислений.

Формула может содержать ссылки, то есть адреса ячеек, содержимое которых используется в вычислениях. Это означает, что результат вычисления формулы зависит от числа, находящегося в другой ячейке. Ячейка, содержащая формулу, таким образом, является зависимой. Значение, отображаемое в ячейке с формулой, пересчитывается при изменении значения ячейки, на которую указывает ссылка.

Ссылку на ячейку можно задать разными способами. Во-первых, адрес ячейки можно ввести вручную. Другой способ состоит в щелчке на нужной ячейке или выборе диапазона, адрес которого требуется ввести. Ячейка или диапазон при этом выделяются пунктирной рамкой.

Все диалоговые окна программы Excel, которые требуют указания номеров или диапазонов ячеек, содержат кнопки, присоединенные к соответствующим полям. При щелчке на такой кнопке диалоговое окно сворачивается до минимально возможного размера, что облегчает выбор нужной ячейки (диапазона) с помощью щелчка или протягивания.

Для редактирования формулы следует дважды щелкнуть на соответствующей ячейке. При этом ячейки (диапазоны), от которых зависит значение формулы, выделяются на рабочем листе цветными рамками, а сами ссылки отображаются в ячейке и в строке формул тем же цветом. Это облегчает редактирование и проверку правильности формул.