Інформаційні системи і технології на підприємстві

Інформація (від лат. іпґогтаііоп - роз'яснення, виклад) - це відомості, повідомлення про будь-яку подію, діяльність тощо. У кібернетиці поняття "інформація" трактується як міра усунення невизначеності стану системи. У теорії машинної обробки "інформація" розглядається з точки зору технології її перетворення з метою забезпечення менеджменту, тобто як сукупність відомостей, які є об'єктом передачі, зберігання і обробки.

Інформація дуже різноманітна і поділяється за видами людської діяльності, в якій використовується: наукова, технічна, виробнича, управлінська, економічна, соціальна, правова тощо. Кожен з видів інформації має свою технологію обробки, смислове навантаження, цінність, форми представлення і відображення на матеріальних носіях, вимоги до точності, достовірності, оперативності відображення фактів, явищ, процесів.

У складних соціально-економічних системах, якими є підприємства, за допомогою інформації отримують відомості про внутрішній стан підприємства і оточуюче його середовище, про процеси, що відбуваються всередині і ззовні підприємства.

З кібернетичної точки зору кожен господарський суб'єкт (підприємство, організацію) можна розглядати як об'єкт регулювання з властивою йому інформаційною системою (див. розділ 1.2). До цієї системи надходить інформація, що поділяється на зовнішню і внутрішню.

Зовнішня інформація - дані про різні аспекти економічної, екологічної, політичної, соціальної та інших сфер, що оточують підприємство. Для зовнішньої інформації характерна неточність, суперечливість. Вона може описувати стан ринку і конкурентів, прогнози процентних ставок і цін, податкової політики і політичної ситуації. За своєю природою вона має імовірнісний характер, і тому її обробка стандартними засобами досить обтяжлива. Зовнішня інформація важкодоступна і дорого коштує. Канали отримання такої інформації різні: експертні опитування; статистичні дослідження кон'юнктури ринку; вивчення тенденцій у виробництві і збуті,тих чи інших товарів; засоби масової інформації тощо.

Джерелами зовнішньої інформації можуть бути постачальники, покупці, держава тощо, внутрішньої - підрозділи підприємства.

Внутрішня інформація на підприємстві - це дані, які виникли переважно в системі обліку, відображають різні тимчасові інтервали та стан об'єкта управління. Як правило, ці дані вимірюються, і точна інформація фіксується в управлінських документах. Характер та обсяг інформації також різні, але вона більш доступна, оскільки створюється на самому підприємстві. Якщо на підприємстві встановлено автоматизовану систему документообігу й обліку, то вся необхідна інформація знаходиться в корпоративних базах даних, які залежно від масштабів підприємства і встановленої системи автоматизації можуть бути як однотипними, так і скомбінованими з декількох типів баз даних.

Вихідна інформація також поділяється на зовнішню і внутрішню. Зовнішня вихідна інформація - відомості в загальновстановлених формах первинних і зведених документів, які надаються зовнішнім користувачам інформації. Внутрішня вихідна інформація - відомості, які надаються внутрішнім користувачам інформації і служать для управління підприємством, характеризуючи економічну ситуацію, що склалася.

Основою технології обробки інформації є три підходи до її розгляду:

-прагматичний - обумовлений необхідністю визначення цінності і корисності використання інформації для розробки правильного управлінського рішення, можливості відібрати необхідну інформацію для кожного рівня управління;

-семантичний - забезпечує вивчення змісту інформації, визначення зв'язків між окремими її складовими частинами;

-синтаксичний - дозволяє встановлювати параметри інформаційних потоків, розглядати форми подання інформації, її носії та способи кодування незалежно від змісту.

Інформація є одним з основних ресурсів зростання ефективності роботи підприємства, оскільки саме вона дозволяє:

-встановлювати стратегічну мету і завдання підприємства та використовувати можливості, які при цьому відкриваються;

-приймати своєчасні і обгрунтовані управлінські рішення;

-координувати дії розрізнених підрозділів, спрямовуючи їх зусилля на досягнення поставлених цілей.

Інформація, яка необхідна для управління підприємством представляє собою різні повідомлення економічного, технологічного, соціального, юридичного, демографічного та іншого змісту. Управлінська інформація -інформація, яка обслуговує процеси виробництва, розподілу, обміну і споживання матеріальних благ і забезпечує вирішення завдань організаційно-економічного управління народним господарством та окремими підприємствами. В інформаційному процесі, яким є управлінська діяльність, інформація виступає як один з найважливіших ресурсів поряд з енергетичними, матеріальними, трудовими та фінансовими. В технології обробки інформації первинні повідомлення про виробничі і господарські операції, людей, випуск продукції, факти придбання і продажу товарів виконують роль предметів праці, а результатна інформація, що отримується, - роль продукту праці; вона використовується для аналізу і прийняття управлінських рішень.

Економічна інформація є найважливішою складовою управлінської інформації.

Економічна інформація - це всі відомості в сфері економіки, які необхідно фіксувати, передавати, обробляти і зберігати для використання в процесі планування, обліку, контролю та аналізу.

Економічна інформація відображає процеси виробництва, розподілу, обміну і споживання матеріальних благ і послуг. У зв'язку з тим, що економічна інформація пов'язана з суспільним виробництвом, її часто називають виробничою інформацією.

Над економічною інформацією здійснюються багато операцій, які за ознакою однорідності і цільових функцій об'єднані в інформаційні процедури (процеси), які можна згрупувати в п'ять стадій обробки інформації: збір, передача, зберігання, перетворення і споживання (див. рис. 2.1).

Економічна інформація характеризується двома основними ознаками -кількісною та якісною. Якісна ознака дозволяє класифікувати її за ознаками знань, функціями управління тощо. Кількісна дає можливість з'ясувати одиниці виміру, на основі яких можна встановити її обсяги і трудомісткість отримання, а також технічні засоби для передачі, збору, зберігання і фіксації, технологію обробки.

Економічна інформація в основному дискретна і складається з окремих повідомлень, тобто комплексів значень, що характеризують конкретні факти, предмети, явища, господарські операції тощо. Кожне повідомлення може бути представлене у вигляді чергування імпульсів, літер, цифр або інших символів.

В системах організаційного управління виділяють економічну інформацію, пов'язану з управлінням людьми, і технічну інформацію, пов'язану з управлінням технічними об'єктами.

Економічна інформація містить повідомлення про склад трудових, матеріальних та грошових ресурсів і стан об'єктів управління на певний момент часу. Економічна інформація відображає діяльність підприємств і організацій за допомогою натуральних, вартісних та інших показників. Характерні особливості економічної інформації наведено на рис. 2.2.

Властивості економічної інформації визначають науково-технічну необхідність і економічну доцільність використання засобів обчислювальної техніки (комп'ютерів) при її зборі, накопиченні, передачі і обробці, що в свою чергу вимагає вміння визначати структуру і обсяги інформації, яка обробляється.

Основними вимогами до економічної інформації є: достовірність, своєчасність, повнота і точність, надійність (з певним ризиком), комплексність, адресність, багаторазове використання, висока швидкість збору, обробки і передачі, кодування і декодування, документальність.

Обробка інформації, і, передусім, автоматизована обробка,потребує струкгуризації і формалізованого опису окремих її сукупностей. Структурно інформація складається з простих і складних елементів. Складні елементи створюються внаслідок поєднання різних простих елементів, останні ж не піддаються подальшому поділу. Прості елементи називаються інформаційними одиницями, складні — складеними одиницями інформації або інформаційними сукупностями. Під інформаційною сукупністю розуміють групу даних, які характеризують об'єкт (процес, операцію). За структурним складом інформаційні елементи можна поділити на реквізити, показники, документи, інформаційні масиви.

Елементарними неподільними одиницями економічної інформації є реквізити, що виражають певні властивості об'єкта.

Реквізит - це логічно неподільний елемент показника, який відображає визначені властивості об'єкта або процесу. Реквізити відображають окремі властивості об'єкта. Символьна інформація може бути надана у вигляді назв об'єктів або кодових позначень.

Реквізит не можна поділяти на більш дрібні одиниці без руйнування його змісту. Кожний показник складається із реквізитів, останні поділяються на реквізити-ознаки і реквізити-підстави. Реквізити-ознаки характеризують якісні властивості об'єкта, що описується, (час і місце дії, прізвище, ім'я, по батькові виконавця, найменування роботи тощо) смислові значення показників і визначають його назву. Реквізити-підстави дають кількісну характеристику явищ, виражену у визначених одиницях виміру (сума внеску в гривнях, ставка податку у відсотках тощо). Реквізити-ознаки підлягають логічній обробці, а реквізити-підстави - арифметичній. Поєднання однієї підстави і всіх ознак, що до неї відносяться, створює показник.

Окремо взяті реквізити-ознаки і реквізити-підстави економічного смислу не мають, тому застосовуються тільки в поєднанні одного з іншим.

Сукупність логічно пов'язаних реквізитів-ознак і реквізитів-підстав, що має економічний зміст, утворює показник. Показник є контролюючим параметром економічного об'єкта і складається із сукупності реквізитів. Таким чином, показник є мінімальною за складом інформаційною сукупністю, достатньою для створення самостійного документа. Показники є основною одиницею інформації більшості документів.

На підставі показників заповнюються документи. Документи, що використовуються в процесі управління, планування і обліку, можуть включати один або декілька показників з обов'язковим зазначенням особи, яка відповідає за інформацію, що в ній розміщується.

Група однорідних документів, об'єднаних за певною ознакою, створює інформаційний масив. До масиву, наприклад, входять дані звітів за певний проміжок часу (товарні звіти, довідка тощо). Масив (файл) є основною структурною одиницею при автоматизованій обробці даних. Інформаційний масив, як упорядкована за певними ознаками сукупність усіх видів інформації, використовується для розробки управлінських рішень.

Об'єктом інформаційного забезпечення управління є організаційно-економічна, облікова та технологічна інформація, яка відображає процеси

Класифікація економічної інформації виробництва, розподілу, обміну та споживання матеріальних благ і послуг. Вона виникає в процесі виробничо-господарської діяльності і використовується для управління цією діяльністю при здійсненні всіх функцій управління. Вона відображає стан виробничо-господарської і фінансової діяльності підприємства в числовому вигляді через систему натуральних і вартісних показників.

Економічну інформацію можна класифікувати за багатьма ознаками (табл. 2.1).

Таблиця 2,1. Класифікація економічної інформації на підприємстві

№ 1 Класифікаційна ознака	Поділ інформації
1 2
1 По відношенню до структурних підрозділів	Ч» бухгалтерська "Ь складська Ч> виробнича	Ч> пов'язана з реалізацією "Ь інша
2 За періодичністю	Поточна: "^ квартальна Ч> за півроку Ч> за 9 місяців *Ь річна	Оперативна: Ч> добова Ч» 6-Ю днів Ч> місячна
3 По відношенню до підприємства як до системи	Ч> вхідна ^ вихідна	%> внутрішня Ч> зовнішня
4 За стабільністю	'Ь постійна "Ь умовно-постійна	Ч> змінна
5 За ступенем обробки	Ч> первинна Ч> проміжна	Ч> зведена
6 По відношенню до персоналу	*Ь Інформація матеріально відповідальних осіб: - комірника - касирів — завідуючих цехів - завідуючого виробництвом	Ч> інша: - директора - заступника директора - головного бухгалтера - адміністратора - завідуючого складом

 

/ 2
7 За об'єктом	Ч> за якістю товару Ч> за трудомісткістю Ч> за параметрами інфраструктури ринку	*Ь за організаційно-технічним рівнем виробництва Ч> за рівнем соціального розвитку колективу
8 За формою передачі	Ч> вербальна (словесна)	^ невербальна
9 За стабільністю способу передачі	'Ь умовно-постійна	Ч> умовно-змінна
10 За способом передачі	Ч> супутникова *Ь телефонна Ч» електронна	'Ь письмова Ч> тощо
11 За режимом передачі	Ч> у нерегламентовані терміни Ч> на замовлення	Ч> примусова у певні терміни
12 За стадіями життєвого циклу товару	"Ь стадія маркетингу Ч» стадія розробки продукції та послуг	Ч» стадія виробництва ^> стадія продажу
13 По відношенню об'єкта управління до суб'єкта	Ч> між підприємством і зовнішнім середовищем Ч> між підрозділами всередині підприємства по горизонталі та вертикалі	Ч> між керівником та виконавцем ^ неформальні комунікації
14 3 позиції об'єктивного відображення дійсності	^ достовірна	1> недостовірна (неякісна)
15 За ознакрю насиченості	Ч> корисна	Ч> некорисна
16 За функціями управління	Ч» планова (техніко-економічна і планово-виробнича) Ч> нормативна	1> облікова Ч> аналітична
17 3 позиції впливу економічної інформації на джерело	Ч> активна	"^ пасивна
18 За належністю до сфери виробництва	Ч» матеріального виробництва	"Ь нематеріального виробництва
19 За галузями народного господарства	Ч» харчової промисловості 1> легкої промисловості	Ч> хімічної промисловості Ч> тощо
20 За стадіями управління	Ч> прогнозована 'Ь планова "Ь облікова Ч> нормативна	Ч> інформація для аналізу 'Ь інформація для оперативного управління
21 За стадіями виникнення	Ч> Первинна: -виробничо-господарська — директивна, яка в свою чергу може бути колективна та індивідуальна	Повторна: - проміжна - результатна

 

1 2
22 За повнотою	Ч> надмірна % достатня	Ч> недостатня
23 За технологією розв'язування економічних задач	Ч> вхідна *%> проміжна	Ч? вихідна