Малоизвестная или недооцененная возможность. Если вы хотите сохранить запрос под рукой для последующего использования, по счи­таете это слишком опасным

Скрытие запроса

Если вы хотите сохранить запрос под рукой для последующего использования, по счи­таете это слишком опасным, программа Access предоставляет более безопасную воз­можность. Вы можете скрыть запрос так, что он не будет выводиться в области перехо­дов. В этом случае вы не воспользуетесь им по небрежности. Тот, кому он понадобится, вынужден будет отыскать его.

Для того чтобы скрыть запрос, щелкните его в области переходов правой кнопкой мыши и выберите команду Скрыть в данной группе (Hide in this Group). Запрос незаметно ис­чезнет из поля зрения.

Единственный способ вернуть в область переходов скрытый объект БД — щелкнуть правой кнопкой мыши заголовок области переходов (что-нибудь похожее на Все табли­цы) и выбрать команду Параметры переходов (Navigation Options). Затем можно уста­новить флажок Показывать скрытые объекты (Show Hidden Objects). Когда этот фла­жок установлен, скрытые объекты видны в области переходов, но они отображаются светло-серым цветом. Для возврата объекту нормального состояния видимости, щелк­ните его правой кнопкой мыши и выберите команду Показать в этой группе (Unhide in this Group).

Убедитесь в том, что вы не злоупотребили скрытием. Если это так, вы вынудите других включить режим Показывать скрытые объекты, который сделает видимыми и пригод­ными к использованию все запросы.

Если вас все еще беспокоит присутствие опасного запроса в вашей БД, рассмотрите возможность переноса запроса на изменение в совершенно отдельный файл БД и не разрешайте другим пользователям открывать этот файл. В разд. "Подготовка вашей ба­зы данных" главы 18 приведена дополнительная информация о разделении БД на не­сколько файлов.

Учебный пример: маркировка заказов на товары, которых нет в наличии

У компании Boutique Fudge есть проблема. Компания производит свои товары небольшими партиями, и они быстро распродаются. Например, если их источник импортного дуриана иссякает, то же происходит и со всемирно известным продуктом Mocha Malaysian Espresso Milk (малазийский кофе Мокко эспрессо с молоком).

Однако активные покупатели продолжают заказывать товары, которых нет на складе. В конечном счете они получают их, но заказ продукта, которого нет на складе, может быть более долгим, одиноким и забытым в БД на недели. Компания Boutique Fudge могла бы уберечь клиента от неразберихи (не говоря уже о жажде), если бы смогла учесть клиентов, заказавших товары, которых нет в наличии, и предупредила их о необходимости ожидания.

Разработчики БД в компании Boutique Fudge подумали над этой проблемой и решили, что им нужно поле в таблице Orders, позволяющее пометить заказы, находящиеся в состоя­нии ожидания из-за отсутствия на складе ингредиентов. Решено было использовать поле с Логическим типом данных, названное OnHold (в ожидании). В этом случае, когда рабочие склада подготавливают заказ, они могут сэкономить время, игнорируя заказы, находящиеся в состоянии ожидания. А отдел обслуживания клиентов может отследить клиентов, помес­тивших эти заказы, и объяснить им причину задержки.

Пока в этом примере нет ничего нового. Но в нем есть одна хитрость: компания Boutique Fudge хочет автоматизировать процесс задания значений в поле OnHold. Она рассчитывает выполнить запрос, который проверит поле UnitsInStock (единиц на складе) в таблице Products и затем установит значение Да в поле OnHold для всех находящихся в работе за­казов, включающих товары, которых "нет в наличии" (out-of-stock). Теперь, когда вы научи­лись создавать запросы на изменение, вы можете рассмотреть эту хитроумную головоломку.

Как и многие проблемы в программе Access, эту задачу можно решить шаг за шагом. В данном примере вы решите ее созданием двух отдельных запросов:

■ запроса на выборку, отбирающего заказы, содержащие продукты, которых нет в наличии;

■ запроса на изменение, обновляющего поле OnHold для продуктов, которых нет в наличии.