Основные сведения о запросах

Как следует из названия, запросы позволяют сформировать вопросы о ваших данных, на­пример, какие продукты приносят больше всего денег, где живет большинство клиентов и

кто заказал разукрашенную зубную щетку? Программа Access сохраняет каждый запрос в вашей БД, как любой другой ее объект (см. разд. "Что такое базы данных Access" главы 1). Сохранив запрос, вы можете выполнить его в любое время, когда захотите взглянуть на ре­альные данные, отвечающие заданным вами критериям.

Основное достоинство запросов заключается в их способности многократно выполнять тяжелую работу за вас. Кроме того, запросы открывают новые функциональные возможно­сти, которых вы лишены при использовании только листа данных.

■ Запросы могут объединять связанные таблицы. Такая возможность невероятно полезна, т. к. позволяет при поиске принимать в расчет связанные данные. В примере с компанией Boutique Fudge благодаря этой способности можно создать запросы, которые находят заказы конкретных продуктов или заказы клиентов, живущих в определенных городах. Оба эти поиска должны использовать связи, т. к. они выходят за пределы таблицы Orders и включают данные из других таблиц (например, Products (товары) и Customers (клиенты)). Как действуют такие запросы, вы узнаете в разд. "Запросы и связанные таблицы "далее в этой главе.

■ Запросы могут выполнять вычисления. В таблице Products БД Boutique Fudge приведены сведения о ценах наряду с данными о количестве товаров на складе. Запрос может перемножить эти данные, а затем вставить столбец, в котором представлена вычисленная стоимость товара, находящегося у вас под рукой. В главе 7 вы попробуете выполнить такой подсчет.

■ Запросы могут подсчитывать итоги. Для анализа больших массивов данных вы можете сгруппировать строки с подобными данными. Можно сгруппировать вместе заказы одного клиента, чтобы узнать его максимальные затраты. Или вы можете сгруппировать зака­зы по продуктам, чтобы на лету построчно сравнить объем продаж товара ThermoNutcular Fudge с объемом продаж продукта Vanilla Bean Dream. С этим методом вы познакомитесь в главе 7.

§ Запросы могут автоматизировать внесение изменений. Если нужно найти все заказы, сделанные определенным человеком, и снизить стоимость каждого на 10%, запрос можно применить сразу к группе записей. Это действие требует применения запроса другого типа, запроса на изменение (action query), с которым вы познакомитесь в главе 8.

В данной главе рассматривается простейший и самый распространенный тип запроса: запрос на выборку (select query), который извлекает подмножество данных из таблицы. По­сле получения этого подмножества вы можете напечатать или отредактировать его с по­мощью листа данных так же, как таблицу.

Создание запросов

Программа Access предлагает три способа создания запросов.

■ Мастер запросов предоставляет самый легкий способ построения простого запроса. Но
этот метод обладает минимальным набором средств управления.

Примечание

Если вы решите использовать Мастер запросов для формирования вашего запроса, возможно, впоследствии вам придется переопределить этот запрос с помощью Конструктора.

■ Конструктор предлагает самый общий метод построения запросов. Он обладает удобным графическим инструментом, который можно применять для улучшения вашего запроса.

■ В Режиме SQL вы можете увидеть скрытую команду запроса, представляющую собой текстовый фрагмент (состоящий из одной строки или десятка строк), который задает конкретные действия программе Access. Многие профессиональные разработчики творят именно в Режиме SQL, и хотя на первый взгляд он кажется мудреным, на самом деле в нем не так трудно разобраться.