Создание простого списка подстановок, состоящего из констант

Простые списки подстановок имеют смысл, если у вас короткий простой список, не нуж­дающийся в частых корректировках. Отличным примером может служить список префик­сов в адресе, обозначающих штаты. В данном случае это набор 50 двухбуквенных сокраще­ний (AL, AK, AZ и т. д.).

Для опробования процесса создания списка, состоящего из перечисленных далее дейст­вий, можно воспользоваться таблицей Bachelors (холостяки), входящей в примеры к дан­ной главе, размещенные в Интернете (см. файл БД DatingService.accdb). Можно перейти непосредственно к конечному результату, просмотрев файл DatingServiceLookup.accdb.

1. Откройте таблицу в Конструкторе.

Если вы используете файл DatingService.accdb, откройте таблицу Bachelors.

2. Найдите поле, в которое нужно вставить список подстановок.
В таблице Bachelors это поле State.

3. Убедитесь в том, что у поля корректный тип данных.

Подстановки применяются чаще всего для данных Текстового и Числового типов.

4. Выберите в списке типов данных Мастер подстановок. Это действие на самом деле не изменяет заданный тип данных. Оно лишь сообщает программе Access о том, что вы хотите запустить мастер Создание подстановки, базирующийся на текущем типе данных. Как только выбран описанный вариант, на экране появляется окно мастера Создание подстановки (рис. 4.17).

5. Выберите переключатель Будет введен фиксированный набор значений (I will type in the values that I want). В разд. "Поиск в связанных таблицах" главы 5 описывается другой вариант: список подстановок из другой таблицы.

6. Щелкните мышью кнопку Далее.

В следующем окне Создание подстановки вы можете ввести список значений, которые следует использовать по одному в каждой строке (рис. 4.18). В данном случае вводится список сокращенных названий 50 американских штатов.

Как вы могли заметить, в списке можно заполнить несколько столбцов данных. Пока ог­раничимся одним столбцом. Вы узнаете, зачем использовать несколько, разд. "Поиск в связанных таблицах" главы 5.

Рис. 4.17. Сначала вы выбираете источник для ваших подстановок: константы или данные из другой таблицы

 

Рис. 4.18. Этот список подстановок содержит сокращенные названия всех американских штатов. Он вряд ли будет меняться в ближайшем будущем, поэтому безопаснее хранить его как набор констант, а не в другой таблице

7. Щелкните мышью кнопку Далее.

На экране появляется последнее окно мастера Создание подстановки.

8. Укажите, можно ли хранить в столбце подстановки множественные значения.

Если вы разрешили наличие множественных значений, список подстановок отобразит флажок рядом с каждым элементом. Вы сможете выбрать несколько значений для одной записи, установив несколько флажков.

В поле State нет смысла разрешать множественные значения — помимо всего прочего физически человек может обитать только в одном штате (не принимая во внимание квантовую телепортацию). Но можно придумать примеры, в которых наличие множест­венных значений вполне оправданно. Например, в таблице Products, используемой ком­панией International Cinnamon, подстановка множественных значений позволила бы нам сформировать заказ нескольких изделий. (Вы узнаете больше о выборе нескольких зна­чений и связях между таблицами в главе 5.)

9. Щелкните мышью кнопку Готово.

Перейдите в Режим таблицы (щелкните правой кнопкой мыши заголовок вкладки и вы­берите Режим таблицы) и сохраните изменения. На рис. 4.19 показана подстановка в действии.

 

Рис. 4.19. Когда вы перейдете в поле со списком подстановок, то справа увидите стрелку, направленную вниз. Щелкните ее кнопкой мыши, и на экране появится раскрывающийся список со всеми введенными вами вариантами. Выберите один из них для вставки в поле