Вимоги до оформлення звіту

РОБОЧА ПРОГРАМА

Виробничої практики для студентів спеціальності

6.020105 «Документознавство та інформаційна діяльність»

 

 

УХВАЛЕНО:

На засіданні кафедри Управління

документно-інформаційними комунікаціями

Протокол № ____від «___»_____20___р

Завідувач каф.__________

 

Погоджено:

Зав. навчально-методичним

відділом _______ Л.Ю.Бородінова

 

 

Київ -2011

 

Робоча програма виробничої практики для студентів спеціальності

6.020105 «Документознавство та інформаційна діяльність» / Укл. Ю. М. Кобиліна, І.А.Колотигіна,– К.: АМУ, 2011.

 

 

Укладачі:

 

Ю.М. Кобиліна, старший викладач кафедри Управління документно-інформаційними комунікаціями

 

І.А.Колотигіна,старший викладач кафедри Управління документно-інформаційними комунікаціями

 

 

Ухвалено на засіданні кафедри Управління документно-інформаційними комунікаціями, протокол № ____від «_____» ___________2010р.

ЗМІСТ

 

1. ЗАГАЛЬНІ ПОЛОЖЕННЯ... ……………………………………………. 4

2. МЕТА І ЗАВДАННЯ ПРАКТИКИ………………………………………… 5

3. ЗМІСТ ПРАКТИКИ.......... ……………………………………………… 7

4. ОРГАНІЗАЦІЯ ПРАКТИКИ……………………………………………......... 9

5. КЕРІВНИЦТВО ВИРОБНИЧОЮ ПРАКТИКТИКОЮ СТУДЕНТІВ …….. 10

6. ПРАВА І ОБОВЯЗКИ СТУДЕНТІВ………………………………………….. 10

7.ПІДСУМКИ ВИРОБНИЧОЇ ПРАКТИКИ……………………………………. 11

8. ЗАХИСТ МАТЕРІАЛІВ ВИРОБНИЧОЇ ПРАКТИКИ………………………. 14

9. КРИТЕРІЇ ОЦІНЮВАННЯ …………………………………………………... 15

10.РЕКОМЕНДОВАНА ЛІТЕРАТУРА……………………………………...... 18

ЗАГАЛЬНІ ПОЛОЖЕННЯ

Виробнича практика студентів Академії муніципального управління є невід'ємною складовою освітньо-професійної програми підготовки фахівців у галузі документознавства та інформаційної діяльності. Вона спрямована на закріплення теоретичних знань, отриманих студентами за час навчання, набуття та удосконалення практичних навичок і умінь з відповідної спеціальності.

Метою практики є формування та розвиток у студентів професійного вміння приймати самостійні рішення в умовах конкретного виробництва, оволодіння сучасними методами, формами організації праці, знаряддями праці в галузі їх майбутньої спеціальності.

У процесі підготовки до проходження виробничої практики студенту необхідно ознайомитися з відповідною законодавчою базою, нормативними документами, що регулюють процес документообігу та інформаційної діяльності у вибраній структурі з метою систематизації отриманих теоретичних знань і підвищення ефективності наступних практичних занять.

Виробнича практика є одним з етапів навчального процесу, спрямованим на закріплення теоретичних знань та набуття практичних навичок роботи з документною інформацією та інформаційними потоками. Теоретичні знання, що повинні бути узагальнені й закріплені під час виробничої практики, були здобуті студентами під час вивчення дисциплін: «Вступ до фаху», «Справочинство (Діловодство)», «Документознавство», «Управлінське документознавство», «Кадрове діловодство», «Основи організації праці документознавців», «Діловодство в органах державного управління та місцевого самоврядування», «Архівознавство», «Документне забезпечення діяльності організацій», «Аналітико-синтетична обробка інформації», «Теорія і практика референтської і офісної діяльності» - а також блоку дисциплін, що вивчають сучасні інформаційно-комунікаційні технології: «Документно-інформа-ційні комунікації», «Системи управління базами даних (СУБД)», «Системний аналіз інформаційних процесів», «Електронний документообіг», «Комп’ютерні технології діловодства», «Захист інформації», «Основи електронного урядування», «Експертні оцінки достовірності інформації».

Студенти проходять практику в одній з установ, організацій чи підприємницьких структур, визначених навчальним закладом або вибраних студентом за попереднім узгодженням з навчальним закладом.

Загальне навчально-методичне керівництво виробничою практикою здійснює кафедра управління документно-інформаційними комунікаціями відповідно до:

- Закону України «Про вищу освіту»;

- Указу Президента України від 04.07.2005 № 1013/2005 «Про невідкладні заходи щодо забезпечення функціонування та розвитку освіти в Україні»;

- Положення про проведення практики студентів вищих навчальних закладів України;

- «Положення про проведення практики студентів Академії муніципального управління».

Рекомендовані структури для проходження виробничої практики студентами спеціальності 6.020105 — «Документознавство та інформаційна діяльність» подано у схемі 1.

Схема 1.

 

Рекомендовані структури для проходження виробничої практики

Промислові підприємства

Державні та муніципальні органи управління

Органи юстиції

архівні відділи

архівні установи

судові органи

відділи кадрів

бюро технічної інвентаризації

органи нотаріату

підрозділи управління

виконавчі комітети

органи охорони правопорядку

структурні підрозділи ВК

підрозділи інформаційних технологій і програмних засобів

 

Мета і завдання практики

Мета практики:

- проаналізувати рівень розвитку сучасних технологій та збереження документів та інформації;

- ознайомлення з первинними посадами, що їх може займати фахівець підготовлений за напрямом 6.020105 - «Документознавство та інформаційна діяльність» (посадові інструкції, умови праці, коло обов'язків);

- ознайомити студентів з особливостями роботи з документами та сучасним діловодством в адміністративних установах, культурно-освітніх закладах та різноманітних господарських структурах;

- ознайомити студентів з особливостями функціонування різних типів документних фондів (в органах державного управління та місцевого самоврядування);

- набути практичних навичок збору, обробки та використання інформації.

Завдання практики:

У галузі справочинства (діловодстві):

· ознайомлення з установою (організацією) та її структурними підрозділами;

· вивчення особливостей організації діловодства в установі (організації);

· з'ясування особливостей роботи з документами;

· сучасні технології роботи з діловими паперами та стан автоматизації діловодства в установі (організації);

· рекомендації щодо впровадження сучасних інформаційних технологій у конкретному структурному підрозділі;

· аналіз структури підрозділу, де проходить практика;

· характеристика функцій спеціаліста з діловодства у даному підрозділі.

У галузі документотавства та документних фондів:

● вивчення основних напрямів діяльності документних фондів (архівна діяльність, музейна діяльність, державне управління та місцеве самоврядування та ін.);

● з'ясування особливостей організації зберігання, оцінювання та використання документів;

● ознайомлення з господарчою та науково-дослідною роботою документних підрозділів, архівних підрозділів;

● складання перспективного плану розвитку матеріально-технічної бази та впровадження сучасних форм фізичного збереження документних носіїв інформації;

● впровадження сучасних форм обробки, архівування та обміну документними ресурсами;

● взаємодія з іншими структурними підрозділами організації чи установи;

● аналіз структури підрозділу, у якому проходить практика;

● характеристика функцій документознавця у даному підрозділі.

У галузі інформаційних технологій:

● вивчення основних інформаційних потоків, що циркулюють в установі;

● проблеми аналітико-синтетичної обробки інформації в установі;

● аналіз перспектив комп'ютеризації виробничої діяльності установи чи
організації;

● програмне забезпечення, що використовується в процесі виробничої
діяльності структур та підструктур установи, що відповідають за документообіг та інформаційні потоки;

● аналіз структури підрозділу, у якому проходить практика;

● характеристика функцій спеціаліста з інформаційних технологій у даному підрозділі.

 

Зміст практики

У ході виробничої практики студент повинен набути практичних навичок у таких сферах:

- справочинство (діловодство) (адміністративні органи, господарчі структури);

- робота з документними фондами (архіви та архівні підрозділи; відділи обробки документної інформації);

- інформаційні технології (інформаційні підрозділи; відділи зв'язків з громадськістю; відділи зовнішніх зв'язків; відділи прес-служби).

Виробнича практика передбачає комплексний підхід, тому в жодному разі не може бути проігнорована одна з цих складових. Під час проходження практики студент повинен зібрати матеріали та вивчити інформацію з таких питань:

3.1 Діловодство

- законодавча та нормативно-правова база діяльності організації чи установи, вибраної для практики;

- установчі документи (паспорт, статут і т. ін.);

- апарат управління, структура;

- організація діловодства;

- історія організації діловодства в установі (організації);

- завдання і функції служб діловодства;

- посадовий і технічний склад працівників служби діловодства;

- функціональні обов'язки та посадові інструкції;

- особливості організації роботи з документами;

- особові справи працівників (у разі, коли на секретаря-діловода покладаються обов'язки працівників відділу кадрів);

- організація документообігу (типи документів, призначення), створення, використання, зберігання, опис, передача в архів, списання;

- реєстрація і контроль за використанням та виконанням документів в
установі;

- особливості роботи із зверненнями громадян;

- особливості роботи з епістолярною кореспонденцією;

- сучасні технології та електронний документообіг;

- матеріально-технічне забезпечення служб діловодства.

3.2 Документознавство та робота з документними фондами:

- законодавча та нормативно-правова база діяльності архівної установи чи відділу;

- історія становлення документознавих фондів установи;

- структура архіву (коротка характеристика фондів (кількість, головні
фондоутворювачі, найцікавіші, на вашу думку, фонди, хронологічні межі);

- принципи формування документальних фондів;

- систематизація документів на рівні фонду;

- систематизація документів у межах справи;

- одиниця зберігання (загальна кількість);

- архівний опис документів (виконати кілька зразків за погодженням з
працівниками архіву);

- елементи опису архівної справи (навести кілька зразків);

- загальні принципи і методи архівного опису;

- довідковий апарат архіву (різні типи каталогів та путівники);

- принципи та технологія зберігання документів;

- матеріально-технічна база архіву (основне технологічне обладнання,
приміщення, охоронна та протипожежна сигналізація, наявність інтернету, читального залу, бібліотеки, копіювальної техніки і т. п.);

- форми і методи використання документів, умови доступу;

- сучасні технології та інформатизація архівної справи;

- науково-дослідна діяльність та наукові зв'язки, публікації;

- господарча діяльність архіву (архівного відділу);

- структура, штати, кошторис видатків та прибутків, посадові інструкції
архівних працівників;

- планування, звіти та економічна діяльність архіву (архівного відділу)

 

3.3 Інформаційні технології

- організація інформаційних потоків, що циркулюють в установі;

- методи збору та характер інформації, необхідної для діяльності установи (організації);

- інформаційний менеджмент, структура відділу збору та обробки
інформації;

- аналіз структури підрозділу, у якому проходить практика;

- характеристика функцій спеціаліста з інформаційних технологій у даному підрозділі;

- маркетинг інформаційних послуг (характер інформаційної продукції та кінцевий споживач);

- аналіз перспектив комп'ютеризації виробничої діяльності установи (організації) з позиції оптимізації інформаційних потоків;

- програмне забезпечення, що використовується у процесі виробничої
діяльності структур та підструктур установи, що відповідають за документообіг та інформаційні потоки.

Індивідуальні завдання для практикантів встановлює керівник практики від підприємства згідно з виробничими функціями, типовими завданнями діяльності та вміннями, які повинен мати бакалавр зі спеціальності «Документознавство та інформаційна діяльність».

Організація практики

Виробнича практика триває протягом трьох тижнів та проходить у кілька етапів:

- організаційно-підготовчий (оформлення та отримання перепустки чи дозволу, інструктаж з техніки безпеки та охорони праці, ознайомлення з правилами внутрішнього розпорядку та посадовою інструкцією — 1-2 дні;

- оглядова екскурсія підприємством чи установою (лекція про підприємство чи установу) - 1 день *;

- робота в службі діловодства, ознайомлення з особливостями організації діловодства, виконання практичних виробничих завдань під керівництвом працівників підприємства чи організації, де відбувається практика – 4-5 дні;

- робота в архівному відділі установи, ознайомлення з особливостями архівної справи та виконання практичних виробничих завдань під керівництвом працівників архівної установи чи відділу — 4-5 дні;

- робота в інформаційному відділі, ознайомлення зі специфікою збору,
аналітико-синтетичної обробки та збереження матеріалу, виконання
практичних виробничих завдань під керівництвом працівників архівної установи чи відділу – 4-5 дні;

- оформлення письмового звіту - 3 дні;

- захист звіту - 1 день.

Після закінчення терміну практики студент зобов'язаний здати керівнику практики затверджений щоденник практики, завірений представником установи (організації), та письмовий звіт про практичну діяльність під час виробничої практики обсягом 20 — 25 сторінок формату А4 (шрифт Times New Roman;інтервал 1,5, поля: праве - 3см, згори, знизу – 2см, зліва – до 1,5см).

 

 

* ознайомча екскурсія може бути доповнена (замінена) ознайомчою лекцією.

5. Керівництво виробничою практикою студентів

Навчально-методичне керівництво практикою і контроль за роботою студентів здійснюється керівниками практики від Академії і підприємства.

Керівник практики від Академії:

- перед початком практики контролює процес вибору бази практики;

- забезпечує проведення всіх організаційних заходів перед вибуттям студентів на практику (знайомить про порядок проходження практики, перевіряє надання студентам-практикантам необхідних документів (скерування, програми, щоденника, індивідуального завдання тощо));

- спільно з керівником практики від підприємства складає календарний графік проходження практики для кожного студента;

- повідомляє студентів про систему звітності з практики, а саме подання письмового звіту та вимог до його оформлення;

- у тісному контакті з керівником практики від бази практики забезпечує високу якість її проходження згідно з програмою;

- консультує студентів з питань, пов'язаних з виконанням завдань з практики;

- у складі комісії приймає звіти про проходження виробничої практики;

Керівник практики від підприємства зобов'язаний:

- скласти календарний план проходження практики кожного студента (додаток 4);

- провести інструктаж з правил техніки безпеки на місці проходження практики;

- забезпечити умови виконання студентами програми практики та індивідуальних завдань;

- забезпечити дотримання студентами правил внутрішнього розпорядку;

- контролювати хід виконання особистих планів та підготовку звітів про практику.

 

6. Права і обов'язки студентів

6.1. Студенти під час проходження виробничої практики мають право:

- на методичне та організаційне забезпечення виробничої практики;

- на консультативну допомогу з боку керівників виробничої практики.

6.2 Студенти вищих навчальних закладів при проходженні практики зобов'язані:

- до початку практики одержати від керівника практики консультації щодо оформлення всіх необхідних документів;

- своєчасно прибути на базу практики;

- ознайомитися та виконувати правила внутрішнього трудового розпорядку відповідного органу, де вони проходить практику;

- у встановлений строк і в повному обсязі виконувати всі завдання, передбачені програмою практики і вказівками її керівників;

- акуратно і систематично робити в щоденнику виробничої практики записи про виконану роботу, фіксувати спостереження, узагальнення та висновки;

- належним чином оформити звіт та інші матеріали практики (додаток 3);

- своєчасно надати звіт та інші матеріали практики керівникові практики;

- захистити звітну документацію практики (додаток 2).

7. Підсумки виробничої практики

Підсумковий етап виробничої практики полягає у захисті щоденника практики та звітної документації, що мають бути оформлені відповідно до вимог даної програми.

7.1 Правила ведення й оформлення щоденника:

7.1.1 Щоденник - основний звітний документ студентів під час проходження практики.

7.1.2 Коли студент проходить практику за межами міста, у якому знаходиться навчальний заклад, щоденник для нього є також посвідченням про відрядження, що підтверджує тривалість перебування студента на практиці.

7.1.3 Під час практики студент повинен щодня коротко записувати в щоденник усе, що він зробив за день для виконання календарного графіка проходження практики. Докладні записи ведуться в робочих зошитах, які є продовженням щоденника.

7.1.4 Не рідше одного разу на тиждень студент зобов'язаний подавати щоденник на перегляд керівникам практики від навчального закладу й від підприємства, які перевіряють щоденник, дають письмові зауваження, додаткові запитання й підписують записи, що їх зробив студент.

7.1.5 Після закінчення практики щоденник разом із звітом має бути переглянутий керівниками практики, які складають відгуки й підписують його.

7.1.6 Оформлений щоденник разом із звітом студент повинен здати на кафедру у визначений час.

Без заповненого щоденника практика не зараховується.

Вимоги до оформлення звіту

7.2.1 Звіт повинен містити наступні розділи:

Титульна сторінка (додаток 1)

Вступ

Розділ 1. Загальні відомості про установу (організацію)

Розділ 2. Методи та форми проведення дослідження

Розділ 3. Характеристика документно-інформаційних потоків в установі (організації)

3.1 Діловодство в установі (організації)

3.2 Обробка та зберігання документної інформації

3.3 Інформаційна служба

Висновки

Література

Додатки

7.2.2. Внутрішня структура звіту

Вступ повинен містити:

- загальні відомості про практиканта;

- мотивацію вибору установи (організації) для проходження виробничої практики;

- узагальнений аналіз навчальних дисциплін, що подають необхідні теоретичні знання для виробничої діяльності (виходячи зі спеціалізації установи (організації), у якій проходила практика);

- загальний огляд законодавчої бази, що врегульовує виробничу діяльність (виходячи зі спеціалізації установи (організації) в якій проходила практика)

- визначити мету та завдання практики.

Розділ 1. Загальні відомості про установу (організацію) повинен містити наступні дані:

- повна назва установи (організації);

- юридична адреса;

- історія установи (організації);

- адміністративно-управлінський персонал;

- коротка характеристика всіх структурних підрозділів установи (організації);

- розгорнута характеристика структурних підрозділів, що відповідають за діловодство, документообіг та інформаційні потоки в установі (організації).

Розділ 2. Методи та форми проведення дослідження повинен містити наступні дані:

- перерахування методів дослідження з обґрунтуванням вибору;

- джерела дослідження (охарактеризувати по кожному з розділів завдань практики (див. розділ 3);

- доступ до джерелознавчої бази та методика роботи з нею.

Розділ 3. Характеристика документно-інформаційних потоків установи (організації) повинен містити розгорнуту характеристику трьох структурних підрозділів установи (організації): відділу діловодства (канцелярія, відділ кадрів), відділу обробки та зберігання документної інформації (архівний відділ, спеціалізований бібліотечний фонд та ін.) та інформаційного відділу (відділ зовнішніх зв'язків, відділ реклами, прес-служба та ін.).

Виходячи з кількісної характеристики штатних співробітників установи (організації) та її структурних особливостей, чіткого виділення вищезгаданих структур може не існувати (об'єднані відділи; зрощення посадових обов'язків; розширення сфер виробничої діяльності). У даному випадку практикант характеризує об'єднаний відділ загалом, при цьому чітко відділяючи спеціалізацію в сферах діловодства, документознавства та інформаційної діяльності.

Підпункти 3.1 — 3.3 даного плану є обов'язковими до виконання

Розгорнуту характеристику підпунктів 3.1 - 3.3 провести відповідно до завдань практики (див. розділ 3).

Висновки повинні базуватися на матеріалі, накопиченому під час виробничої практики, і містити;

- коротку узагальнену характеристику установи (організації), де проходила практика,

- коротку узагальнену характеристику внутрішніх структур, що працюють з документно-інформаційними потоками;

- авторський висновок про ефективність діяльності даних структур;

- авторські рекомендації щодо оптимізації діяльності внутрішніх структур установи (організації) з обов'язковим зазначенням шляхів розв'язання проблеми;

- стан впровадження сучасних технологій збору, обробки та зберігання документної інформації;

- авторські зауваження та пропозиції щодо організації виробничої
практики.

Література повинна містити бібліографічний опис:

- законодавчої бази (Закони України; Укази Президента; підзаконні акти);

- внутрішніх інструкцій;

- довідниково-енциклопедичної літератури;

- монографічної літератури;

- періодичних видань.

До списку подавати лише ту літературу, яка реально використовувалася при підготовці звіту та є нормативною, виходячи зі специфіки діяльності установи (організації).

Додатки повинні містити:

- структурну схему підрозділів установи (організації);

- структурно-логічну схему зовнішніх документно-інформаційних потоків установи (організації) (див. зразок структурно-логічної схеми);

- типові зразки документів (відповідно до розділів 3.1 — 3.2 звіту про практику);

- інший матеріал (таблиці, графіки, схеми та ін.), які, на думку практиканта, ілюструють специфіку документно-інформаційних потоків організації.

Зразок структурно-логічної схеми*