Тема 3. Информационное обеспечение экономического анализа

1. Информационное обеспечение

2. Организация аналитической работы.

3. Организация компьютерной обработки.

 

1. Состав, содержание и качество информации, которая привлекается к анализу, играют определяющую роль в обеспечении действенности экономического анализа.

Экономическая информация – это информация о процессах производства, распределения, обмена и потребления благ. Сведения становятся экономической информацией в случаях, когда:

А) получатель решает определенную задачу

Б) сведения снижают уровень неопределенности условий задачи.

Содержание экономической информации классифицируется:

- по процессам воспроизводства, например информация о производстве, обмене, об отдельных процессах на предприятии

- по факторам воспроизводства (по видам ресурсов, продукции и услуг, видам денежных средств)

- по отображаемым структурным единицам (экономическим районам, предприятиям и организациям, структурным подразделениям)

По назначению экономическую информацию делят на: управляющую – применяется для доведения до исполнителей подлежащих выполнению решений, и осведомляющую – для реализации обратной связи в системе управления.

Все источники данных для экономического анализа делятся на плановые, учетные и внеучетные.

К плановым источникам относятся все типы планов, которые разрабатываются на предприятии (перспективные, текущие, оперативные, хозрасчетные задания, технологические карты), а также нормативные материалы, сметы, ценники, проектные задания и др.

Учетные источники – это все данные, которые содержат документы бухгалтерского, статистического, оперативного учета, а также все виды отчетности и первичная учетная документация.

Ведущую роль в информационном обеспечении анализа принадлежит бух. учету и отчетности, где наиболее полно отражаются хозяйственные явления, процессы и их результаты. Своевременный и полный анализ данных, фиксируемых в учетных документах, обеспечивает принятие необходимых решений для достижения лучших результатов хозяйствования. Данные статистического учета, в которых содержится количественная характеристика массовых явлений и процессов, используется для углубленного изучения и осмысления взаимосвязей, выявления экономических закономерностей.

Оперативный учет и отчетность способствуют более оперативному обеспечению анализа необходимыми данными (о производстве и отгрузке продукции, о состоянии производственных запасов) и создают условия для повышения эффективности аналитических исследований. С расширением компьютерной техники появились и новые машинные источники информации.

К внеучетным источникам информации относятся документы, которые регулируют хозяйственную деятельность, а также данные которые не относятся к перечисленным ранее. В их число входят:

- официальные документы, которыми обязано пользоваться предприятие в своей деятельности - законы государства, указы президента, постановления правительства и местных органов власти, приказы вышестоящих органов управления, акты ревизий и проверок, приказы и распоряжения руководителей хозяйства;

- хозяйственно-правовые документы – договоры, соглашения, решения арбитража и судебных органов, рекламации;

- решения общих собраний коллектива, совета трудового коллектива предприятия в целом или отдельных его подотделов;

- материалы, приобретенные из разных источников средств массовой информации;

- техническая и технологическая документация;

материалы специальных исследований и наблюдений состояния производства (хронометраж, фотографии, опрос);

- устная информация, которая получена во время встреч с членами своего коллектива или представителями других предприятий.

В управлении различные функции связаны потоками информации, которые характеризуются направлением, составом, интенсивностью и временным режимом. По направлению различают горизонтальные потоки - соединяющие органы управления одного уровня, и вертикальные – восходящие и нисходящие – связывающие разные уровни управления. В хозяйствующей системе выделяют внешние и внутренние потоки информации.

Единицей экономической информации является экономический показатель – характеристика свойств отображаемых объектов, явлений, процесса или их результата. От того, насколько показатели полно и точно отражают сущность изучаемых явлений, зависят результаты аналитического исследования. Так как в анализе используется множество разнокачественных показателей, необходима их группировка и систематизация.

По содержанию показатели делятся на количественные (объем изготовленной продукции, число работников, площадь посевов, поголовье скота и др.) и качественные – характеризуют существенные особенности и свойства изучаемых объектов (производительность труда, себестоимость, рентабельность, урожайность культур и др.).

Одни показатели используются при анализе деятельности всех отраслей национальной экономики, другие – только в отдельных отраслях. По широте использования их подразделяют на общие (показатели валовой продукции, производительности труда, прибыли, себестоимости и др.) и специфические (может быть калорийность каменного угля, влажность торфа, жирность молока и др.)

По степени синтеза показатели делятся на: обобщающие - применяются для всесторонней характеристики сложных экономических явлений, частные – отражают отдельные стороны изучаемых явлений (например, затраты рабочего времени на производство единицы продукции определенного вида или количество произведенной продукции за единице рабочего времени), вспомогательные – используются для более полной характеристики того или оного объекта анализа.

Аналитические показатели делятся на абсолютные – выражаются в денежных, натуральных измерителях или через трудоемкость, и относительные – характеризуют соотношения каких либо двух абсолютных показателей, выраженных в процентах или безразмерных величинах.

Абсолютные показатели, в свою очередь подразделяются на натуральные – выражают величину явления в физических единицах измерения (масса, длина, объем) и стоимостные – выражают величину сложных явлений в денежном измерении.

При изучении причинно-следственных отношений показатели делятся на результативные и факторные. Если какой-либо показатель рассматривается как результат воздействия одной или нескольких причин и выступает в качестве объекта исследования, то при изучении взаимосвязей его называют результативным. Показатели, которые определяют поведение результативного показателя и выступают в качестве причин изменения его величины, называются факторными.

По способу формирования различают показатели:

- нормативные (нормы расхода сырья, материалов, топлива, энергии, нормы амортизации, цены и др.)

- плановые (данные планов экономического и социального развития предприятия, хозрасчетные задания внутрихозяйственным подразделениям)

- учетные (данные бухгалтерского, статистического, оперативного учета)

- отчетные (данные бухгалтерской, статистической, оперативной отчетности)

- аналитические (оценочные), которые исчисляются в ходе самого анализа для оценки результатов и эффективности работы предприятия.

Под информационным обеспечением экономического анализа понимается система данных и способов их обработки, позволяющих изучать реальное состояние управляемого объекта, измерять влияние факторов, а так же выявлять возможность осуществления управляющих воздействий.

К организации информационного обеспечения анализа предъявляется ряд требований, а именно: аналитичность информации, ее единство, объективность, оперативность, рациональность и др.

Аналитичность заключается в том, что вся система экономической информации независимо от источников поступления должна соответствовать потребностям экономического анализа, т.е. обеспечивать поступление данных именно о тех направлениях деятельности и с той детализацией, которая в этот момент нужна аналитику для всестороннего изучения экономических явлений и процессов, выявления влияния основных факторов и определения внутрихозяйственных резервов повышения эффективности производства. Поэтому вся система информационного обеспечения должна постоянно совершенствоваться.

Экономическая информация должна объективно отражать исследуемые явления и объекты. В противном случае выводы, сделанные по результатам анализа, не будут соответствовать действительности, а разработанные аналитиками предложения не только не принесут пользы предприятию, но и могут нанести ему вред.

Из принципа единства информации, поступающей из разных источников, следует необходимость устранения обособленности и дублирования разных источников информации. Это означает, что каждое экономическое явление, каждый хозяйственный акт должны регистрироваться только один раз, а полученные результаты могут использоваться в учете, планировании, контроле и анализе.

Эффективность анализа может быть обеспечена только тогда, когда есть возможность оперативно вмешиваться в процесс производства по его результатам. Это значит, что информация к аналитику должна поступать как можно быстрее. В этом и состоит сущность оперативности.

Система информации должна быть рациональной (эффективной), т.е. требовать минимума затрат на сбор, хранение и использование данных. Вместе с тем она должна максимально полно обеспечивать запросы анализа и управления. Обеспечению этих требований способствует отбор, проверка (техническая, проверка доброкачественности и встречная) и предварительная обработка информации.

Техническая проверка включает в себя: правильность оформления документации, правильность арифметических расчетов, согласованность повторяющихся и производных показателей, правильность статей баланса и расчетов по платежам и т.п.

Предварительная обработка информации включает в себя:

- пересчет абсолютных показателей в относительные величины (проценты, коэффициенты)

- сводку и группировку показателей. За счет расчленения сложного экономического явления на однородные группы, подгруппы достигается правильная оценка, объективность получаемых результатов.

- расчет средних величин. Позволяет оценить массовые, широко варьируемые характеристики объектов и явлений с точки зрения их общности и однородности.

- систематизацию и обобщение данных. Заключается в представлении информации в удобной, наглядной форме. Обычно используются различного рода аналитические таблицы, графики, диаграммы, схемы.

 

 

2. Организация аналитической работы.

 

В отличие от планирования и бухгалтерского учета методика и организация экономического анализа централизовано не регламентируются, поэтому экономический анализ индивидуален на каждом предприятии.

Организация аналитической работы может быть централизованной и децентрализованной. Централизованная форма предполагает наличие в аппарате управления специализированного звена, выполняющего функции экономического анализа. При децентрализованной форме эти обязанности распределяются между действующими функциональными отделами и службами предприятия.

На практике чаще всего применяется смешанный принцип организации аналитической работы, при котором обеспечивается единое методическое руководство и обобщение ее результатов в специально выделенном с этой целью подразделении на высшем уровне управления хозяйственной и финансовой деятельностью организации.

Анализ может осуществляться собственными силами при сравнительно большом аппарате управления или сторонними организациями. Он проводится в плановом или инициативном порядке. Инициатива, как правило, исходит от руководителя, однако в любом случае нужен конкретный заказчик.

При необходимости издается распоряжение, содержащее: основные и конечные результаты, которые должны быть достигнуты; рабочий план анализа; данные о руководителе и составе группы.

Экономический анализ проводят в следующей последовательности:

1. Подготовительный этап – составление программы работ:

- обоснование цели анализа

- определение периодичности деятельности, подлежащей аналитическому исследованию

- выделение перечня изучаемых вопросов

- установление методов и приемов анализа тех или иных показателей

- подбор имеющейся информации

- привлечение дополнительных источников данных

- проверка достоверности данных

- разработка календарного плана

- распределение работ по исполнителям

2. Непосредственный анализ или аналитический этап – аналитическая обработка информации:

- выбор и расчет технико-экономических показателей деятельности предприятия

- вертикальный и горизонтальный анализ – сравнение показателей, выявление причин, влияющих на отклонение

- факторный анализ – выявление взаимосвязей и взаимозависимостей

3. Заключительный этап – обобщение результатов и выдача рекомендаций:

- разработка вывода по результатам

- расчет эффективности рекомендаций и предложений

- контроль за выполнением рекомендаций.

Любые результаты аналитического исследования деятельности предприятия в целом или его подразделений должны быть оформлены в виде документов – это может быть объяснительная записка, пояснительная записка, справка, акт, заключение.

Наиболее прогрессивным является такая форма организации аналитической работы, при которой все структурные подразделения организации и все ответственные их исполнители участвуют в проведении анализа с закрепленными за ними пунктами программ анализа.

3. Организация компьютерной обработки.

Аналитическая обработка экономической информации трудоемка и требует большого объема разнообразных вычислений. С переходом к рыночным отношениям потребность в аналитической информации значительно увеличивается. Это обусловлено прежде всего необходимостью разработки и обоснования перспективных бизнес-планов предприятий, комплексной оценки эффективности краткосрочных и долгосрочных управленческих решений. Автоматизация аналитических расчетов стала объективной необходимостью.

Вычислительные средства, которые имеют сейчас предприятия и организации, позволяют целиком автоматизировать обработку всех экономических данных, в том числе и по анализу хозяйственной деятельности. Автоматизация аналитических расчетов:

- увеличивает продуктивность работы экономистов-аналитиков

- приводит к более глубокому и всестороннему исследованию экономических явлений и процессов, более полному изучению факторов и выявлению резервов повышения эффективности производства

- повышает оперативность и качество анализа, его общий уровень и действенность.

Необходимым условием создания автоматизированного рабочего места аналитика (АРМ) является наличие технической базы (ПК), баз данных (хозяйственной деятельности предприятия), знаний (методов и методик анализа), программных средств позволяющих автоматизировать решение аналитических задач.

Создание автоматизированного рабочего места аналитика требует решения многих организационных вопросов, которые связаны с информационным, математическим, техническим, программным обеспечением; оно включает в себя следующие этапы:

1) подбор кадров для разработки и внедрения АРМ

2) изучение действующей методики экономического анализа и его организации

3) обследование и изучение действующей информационной системы анализа

4) постановка и описание задач комплексного экономического анализа

5) разработка алгоритмов и моделей решения задач, т.е. математическое описание задач для ПК

6) создание новой информационной системы, банка данных для АРМ аналитика

7) разработка машинных программ решения задач экономического анализа на алгоритмических языках ПК

8) внедрение АРМ аналитика в практику управления производством.

Эффективность автоматизированного рабочего места аналитика во многом зависит от совершенства методик анализа, от того в какой степени они соответствуют современным требованиям управления производством, а также от технических возможностей ПК.

 

Комплексный экономический анализ выступает как средство получения целостного знания о хозяйственной деятельности.

Перечень основных аналитических работ, выполняемых в процессе комплексного экономического анализа:

1. Комплексный обзор обобщающих показателей производственно-хозяйственной деятельности.

2. Анализ организационно-технического уровня производства, процессов технической подготовки производства.

3. Анализ в системе маркетинга.

4. Анализ процессов снабжения и сбыта.

5. Анализ натуральных и стоимостных показателей объема производства и качества продукции.

6. Анализ использования основных фондов и работы оборудования.

7. Анализ использования материальных ресурсов.

8. Анализ использования труда и заработной платы.

9. Анализ себестоимости продукции.

10. Анализ прибыли и рентабельности.

11. Анализ финансового состояния и оборачиваемости оборотных средств.

12. Обобщающая оценка работы организации.