Проекти підготовлених документів перед їх засвідченням у ряді випадків погоджують із зацікавленими установами, структурними підрозділами, окремими посадовими особами.
Мета погодження — підвищити якість ділових паперів шляхом компетентної оцінки їх змісту, редакції, оформлення відповідними службовими особами.
Розрізнюють дві форми погодження документів — внутрішнє (з підрозділами та службовими особами) і зовнішнє (з підвідомчими та сторонніми організаціями). Внутрішнім погодженням проекту документа є візування.
Віза документа (реквізит 25)
Візи документа вказують на згоду або незгоду зацікавлених посадових осіб організації — автора документа з його змістом. Складається реквізит з назви посади, особистого підпису, ініціалів і прізвища особи, яка візує, і дати візування, наприклад:
Начальник техвідділу заводу
___________ В. В. Марченко
(підпис) 12.12.2009
На документах внутрішнього користування віза проставляється на лицьовому боці останього аркуша підготовленого до підпису документа. Якщо місця на лицьовому боці останього аркуша не вистачає, то візи проставляють на його зворотному боці.
Листи та інші вихідні документи візують тільки на примірниках, що залишаються в установі. Проекти розпорядчих документів переважно візуються на зворотному боці останього аркуша першого примірника. Місце візи — нижче грифа «Підпис».
Складові елементи візи, зазвичай, крім особистого підпису, можуть бути надруковані на проекті документа або написані власноруч посадовою особою під час візування. Зауваження, пропозиції й доповнення до проекту документа висловлюються на окремому аркуші, про що на проекті документа роблять відповідну відмітку.
У цьому випадку віза має такий вигляд:
Юрисконсульт___________ Р. В. Гурак
(підпис) 02.01.2009
Зауваження додаються.
Якщо обсяг зауважень невелиий (1-2 рядки), їх краще розташувати перед візою:
Вважаю за потрібне вилучити п. 5 через те, що він суперечить вимогам п. 1.
Інспектор___________ Н. І. Кононова
(підпис) 16.09.2009
Якщо під час візування з'ясовується, що у підготовлений до підписання проект документа необхідно згідно с пропозиціями і зауваженнями зацікавлених осіб внести суттєві зміни, він потребує повторного візування.
Установа мусить мати перелік документів із зазначенням осіб, які візують кожний із них. Такий перелік доцільно подавати в додатку до інструкції з діловодства. Складає його начальник канцелярії разой з юрисконсультом, з наступним погодженням з керівниками структурних підрозділів чи відповідальними виконавцями і затвердженням керівником установи. До переліку необхідно включати документи, візування яких передбачають нормативні чи інші акти, вказівки керівництва тощо На документах внутрішнього користування віза проставляється на лицьовому боці останього аркуша підготовленого до підпису документа. Якщо місця на лицьовому боці останього аркуша не вистачає, то візи проставляють на його зворотному боці.
Листи та інші вихідні документи візують тільки на примірниках, що залишаються в установі. Проекти розпорядчих документів переважно візуються на зворотному боці останього аркуша першого примірника. Місце візи — нижче грифа «Підпис».
Гриф погодження документа (реквізит 24)
Зазначений реквізит фіксує згоду іншої організації, структурного підрозділу або посадової особи, що не є автором документа, з його змістом.
Проекти підготовлених документів, перед тим;, як їх підписувати, у ряді випадків погоджуються з зацікавленими установами, структурними підрозділами, окремими посадовими особами. Це робиться для перевірки доцільності і своєчасності документа (відповідно до чинних законодавчих і нормативних актів) і є оцінкою проекту.
Використовується погодження також для поліпшення якості документа, уникнення недоречностей, чогось зайвого.
Погодження може проводитися як всередині установи, так і за її межами. Внутрішнє погодження проводиться з тими підрозділами, участь яких передбачена під час реалізації даного документа.
В установах, де є юридичні служби, документи до підпису керівником погоджуються з юрисконсультом. Документ погоджується також із заступником керівника установи, який контролює питання, що відображені в документі. Оформлюється погодження документа згідно з відповідними вимогами у двох варіантах:
♦ погодження з конкретною посадовою особою;
♦ погодження з колегіальним органом.
У першому випадку після слова «ПОГОДЖЕНО» зазначається назва посади службової особи, включаючи назву установи, з якою погоджується документ, особистий підпис, його розшифрування і дата погодження, наприклад:
ПОГОДЖЕНО
Директор гімназії №275
______ К.В. Коновалов
(підпис) 01.12.2009
У другому випадку після слова «ПОГОДЖЕНО» зазначаються вид документа, його номер та дата, наприклад:
ПОГОДЖЕНО
Протокол рішення зборів трудового колективу ЗАТ «АНТЛАНТ»
25.07.2009 №18
Слово «ПОГОДЖЕНО» друкується великими літерами без лапок на лицьовій сторінці документа на два-три міжрядкових інтервали нижче від реквізиту «Підпис», а якщо є візи, то під ними.
Залежно від змісту документа зовнішнє погодження рекомендується здійснювати у такій послідовності:
♦ з підпорядкованими та непідпорядкованими органами, якщо вони є зобов'язаною стороною у правовідносинах, або якщо зміст документа зачіпає їхні безпосередні інтереси;
♦ з організаціями, які займаються науковими дослідженнями в галузі, якої стосується зміст документа;
♦ з органами, які здійснюють державний підвідомчий контроль (нагляд) у певній галузі (санітарний, протипожежний та ін.);
♦ з вищими органами загальної або галузевої компетенції у випадках, коли законодавством передбачається можливість виконувати управлінські дії лише з дозволу цих органів.
Для зовнішнього погодження може застосовуватися аркуш погодження за такою формою:
АРКУШ ПОГОДЖЕННЯ Назва документа
| Назва посади із зазначенням установи ________ Розшифрування (підпис) підпису Дата Назва посади із зазначенням установи ________ Розшифрування (підпис) підпису Дата |
Назва посади із зазначенням установи
________ Розшифрування
(підпис) підпису
Дата
Назва посади із зазначенням установи
________ Розшифрування
(підпис) підпису
Дата
Засвідчення документів
Засвідчення документів здійснюється шляхом їх підписання, затвердження та проставлення відбитка печатки.
Підпис (реквізит 23)
Це обов'язковий реквізит службового документа, що розміщується під його текстом або відміткою про наявність додатків.
До складу підпису входять: зазначення посади (повна, якщо документ надруковано не на бланку), особистий підпис, ініціали й прізвище особи, яка підписала документ, наприклад:
Президент корпорації «Фаворит»_________ П. В. Харченко
(підпис)
Назву посади у реквізиті «Підпис» завжди друкують без відступу від межі лівого берега. Слід також звернути увагу на те, що відповідно до ДСТУ 4361-2003 у реквізитах документів дозволяється зазначати лише один ініціал, який відповідає першій літері імені посадової особи [71].
Доповідні записки, довідки, повідомлення, зведення, списки, переліки та інші документи аналітичного чи довідкового характеру може підписувати виконавець, якщо пропоновані до вирішення питання не виходять за межі його повноважень.
Якщо за зміст документа відповідають кілька осіб (вихідні документи від кількох установ, спільні накази, розпорядження тощо), ставляться два чи більше підписів. При цьому, якщо особи займають однакові посади однакового рівня, їхні підписи розташовують також на одному рівні, наприклад:
Директор школи № 125 Директор школи № 129
_________ К. Т. Петрусь ________ В. С. Семенюк
(підпис) (підпис)
Документи колегіальних органів (постанова, ухвала, протокол та ін.) підписують дві особи — голова та секретар колегіального органу, наприклад:
Голова профкому_________ А. В. Кукуй
(підпис)
Секретар_________ О. І. Антонік
(підпис)
Розпорядчі документи колегіальних органів, що видаються на основі єдиноначальності, мають один підпис, наприклад
Голова правління___________ А. О. Марчук
(підпис)
Якщо документи підписують члени комісій, зазначається їхній статус в комісії, а не посада, наприклад:
Голова комісії ___________ В. С. Симаков
(підпис)
Члени комісії __________ А. Б. Богданов
(підпис)
Секретар комісії_________ Р. М. Дорогонов
(підпис)
Підписи кількох службових осіб на документах розташовуються одна під другою у послідовності, що відповідає підпорядкованості займаних посад, наприклад:
Генеральний директор_________ В. І. Хмара
(підпис)
Головний бухгалтер _________ М. О. Рубан
(підпис)
У навчальних закладах та науково-дослідних установах прийнято вказувати наукові ступені та вчені звання тих, хто підписує документи.
Наприклад:
Завідувач кафедри філософії,
доктор філософських наук, професор_________ А. А. Герасимчук
(підпис)
При направленні ділових паперів одночасно кільком вищим установам керівник підписує всі примірники. Якщо документ надсилається одночасно кільком підвідомчим установам, то підписується тільки оригінал, який залишається у справі установи-автора, а на місця розсилаються примірники, засвідчені канцелярією або відділом кадрів.
Якщо посадова особа, підпис якої заготовлено на проекті документа, відсутня, його підписує заступник документ, та її прізвище (виправлення вноситься машинописним способом або чорнилом, наприклад: «в. о.», «заст.»).
Не допускається підписування документів з прийменником «за» або проставленням похилої риски перед назвою посади.
чи особа, яка виконує зазначені обов'язки. Обов'язково вказується фактична посада особи, яка підписала
Відбиток печатки (реквізит 26)
Відбиток печатки завіряє підпис відповідальної особи на документах, що засвідчують права громадян і юридичних осіб, фіксують факти витрати грошових коштів і матеріальних цінностей, а також у випадках, передбачених нормативно-правовими актами (трудові книжки, титульні списки тощо). Крім того, відбиток печатки проставляється на статутах (положеннях) організацій, штатних розписах, договорах, посвідченнях, дорученнях тощо.
Перелік документів, на які ставиться відбиток гербової печатки, визначається організацією на підставі чинних нормативних актів (див. додаток 2.4).
Печатки із зображенням Державного герба України не можуть використовуватися суб'єктами підприємницької діяльності недержавного сектора.
Проста печатка може бути різною за формою: кругла, квадратна чи трикутна. Вона відтворює найменування відповідної установи або її структурного підрозділу (негербова), проставляється на копіях документів, що надсилаються в інші установи, та на розмножених примірниках розпорядчих документів при їх розсиланні.
Проставляти відбиток печатки слід таким чином, щоб він охоплював частину (3-4 літери) назви посади особи, яка підписала документ. Відбиток печатки повинен добре читатися.
Для проставляння відбитка печатки на документі може бути відведено певне місце. Його позначають двома великими літерами — М. П. Наприклад:
Генеральний директор
Головний бухгалтер М.П.
Відбиток печатки на документі має бути чітким і добре читатися.
Питаня для самоконтролю:
1. З чого складається реквізит «Віза»? Де розташовується на документі реквізит «Віза»
2. Наведіть приклад візування документів за умови, що до проекту документа додаються декілька зауважень:
3. Наведіть приклад візування документів за умови, що обсяг зауважень невеликий:
4. Де розташовується реквізит «Пргодження» на документі?
5. Які два варіанти погодження документа ви знаєте?
6. Наведіть приклади погодження документа в обох випадках:
7. Де на документі друкують рекізит «Підпис»?
8. Наведіть приклад реквізиту «Підпис»?
9. Наведіть приклад реквізиту «Підпис», який накладається на документ колегіальних органів:
10. Наведіть приклад реквізиту «Підпис», який накладається на документ, що підписується членами комісії:
11. Наведіть приклад реквізиту «Підпис», який накладається на документ, що складається в університеті:
