Чтобы записи в таблице были расположены в алфавитном порядке, нужно вводить их в этой последовательности. Обычно так не делают. Записи вводят по мере поступления информации. Что же делать, если нужен, например, список клиентов, отсортированный по фамилиям в алфавитном порядке?
Сортировка по значениям одного поля
Чтобы расположить записи в алфавитном порядке, нужно выделить столбец, по значениям которого будут отсортированы записи, и запустить команду сортировки. Для сортировки записей используются две кнопки, расположенные в разделе Сортировка и фильтр (Sort and Filter) вкладки Главная (Home). Одна из них предназначена для сортировки по возрастанию, а вторая — по убыванию.
· При щелчке на кнопке По возрастанию (Ascending) записи сортируются начиная с первого символа.
o Если поля начинаются с букв, первыми (т.е. выше в таблице) располагаются записи, в которых поле начинается с буквы А, затем записи, начинающиеся с буквы Б, и так далее до буквы Я.
o Если столбец содержит числовые данные, сначала располагаются записи с меньшими значениями, а в конце — с большими значениями.
o Столбцы других типов сортируются в их естественной последовательности значений, например, даты располагаются, начиная с более ранних и заканчивая более поздними.
· При щелчке на кнопке По убыванию (Descending) записи сортируются начиная с последнего символа, т.е. располагаются в обратной последовательности.
Сортировка по значениям нескольких полей
В некоторых случаях записи нужно отсортировать по значениям двух или трех полей Например, клиентов можно отсортировать по странам, в пределах каждой страны — по городам, а в пределах города — по фамилиям.
Чтобы отсортировать записи по нескольким полям, выполните следующие действия!
1. Щелкните на заголовке столбца, по значениям которого записи будут сортироваться в первую очередь.
Столбец будет отмечен как выделенный.
2. Нажмите клавишу <Shift> и, удерживая ее, щелкните на заголовке столбца, по значениям которого записи должны быть отсортированы в последнюю очередь.
Все столбцы, расположенные между двумя указанными, будут отмечены как выделенные.
Щелкните на кнопке По возрастаниюили По убыванию.
Записи будут отсортированы сначала по значениям самого левого выделенного столбца, затем — следующего столбца и наконец, — по значениям последнего выделенного столбца.
Задать сортировку по столбцам в произвольной последовательности невозможно. Например, чтобы сначала отсортировать записи по 4-му столбцу, а затем по 3-нужно перед сортировкой поменять их местами в таблице.
Когда процедура сортировки анализирует цифры в текстовых полях, она интерпретирует их как текст, а не числа. В текстовом поле каждый символ (буква, цифра или специальный символ) представлен набором битов. Последовательность битов — это двоичное число, т.е. номер символа. Процедура сортировки использует номера символов для размещения записей Следовательно, если текстовое поле начинается с числа, записи сортируют не по числам, а по номерам символов. Например, какое поле окажется вышепри сортировке по возрастанию: 129 или 1029? Казалось бы, выше в таблице должно располагаться меньшее число. Однако Access думает иначе. Для нее содержимое текстового поля — это не число, а последовательность символов Первый символ (1) ничего не говорит о том, какое поле должно быть выше Процедура сортировки анализирует второй символ: 2 и 0. Поскольку номер символа 0 меньше номера символа 2, процедура располагает слово 1029 выше слова 129.
Задание 15.
Скопируйте бд Борей в отдельную папку. Откройте таблицу Клиенты в режиме таблицы. Отсортируйте таблицу по значениям полей Организация, Должность, Фамилия и Имя в порядке возрастания.
Таблицу Заказы отсортируйте по полям Тип платежа, Клиент Сотрудник и Доставка.
Фильтрация
Иногда из нескольких тысяч записей, присутствующих в таблице, пользователь хочетувидеть только записи, удовлетворяющие некоторому условию. Например, нужно увидеть только записи клиентов, проживающих в Сиэтле, или записи заказов, сделанных в январе текущего года. Как всегда, программа Access готова помочь пользователю исполнить любое его желание. На этот раз — с помощью команды фильтрации.
Фильтр создает небольшую таблицу, содержащую только те записи исходной таблицы, которые удовлетворяют заданному условию. То же самое может сделать и запрос, однако фильтр проще создать. Кроме того, запрос, делающий это, сам содержит точно такой же фильтр. Следовательно, фильтр — это компонент запроса, способный работать самостоятельно.
Команды фильтрации расположены в разделе Сортировка и фильтр (Sort & Filter) вкладки Главная (Ноте). С их помощью можно выполнять следующие операции:
· фильтрация по значениям;
· фильтрация по выделению;
· расширенная фильтрация по форме;
· расширенная фильтрация/сортировка;
· переключение фильтров.
Фильтр каждого типа выполняет некоторые базовые операции, немного отличающиеся от операций фильтров других типов. В следующих разделах рассматриваются фильтры первых трех типов. Инструмент расширенной фильтрации/сортировки можно запустить, кликнув на кнопке Параметры расширенного фильтра (Advanced Filter/Sort). В результатеего запуска активизируется окно, в котором фактически нужно создать запрос (выбрать таблицы и поля для фильтрации, установить критерий и т.д.).
Фильтры работают в таблицах, формах и запросах. Фильтр можно применить и к отчету.
