Сортировка от А до Я и от Я до А

Чтобы записи в таблице были расположены в алфавитном порядке, нужно вводить их в этой последовательности. Обычно так не делают. Записи вводят по мере поступления информации. Что же делать, если нужен, например, список клиентов, отсортированный по фамилиям в алфавитном порядке?

Сортировка по значениям одного поля

Чтобы расположить записи в алфавитном порядке, нужно выделить столбец, по зна­чениям которого будут отсортированы записи, и запустить команду сортировки. Для сортировки записей используются две кнопки, расположенные в разделе Сортировка и фильтр (Sort and Filter) вкладки Главная (Home). Одна из них предназначена для сортировки по возрастанию, а вторая — по убыванию.

· При щелчке на кнопке По возрастанию (Ascending) записи сортируются начиная с первого символа.

o Если поля начинаются с букв, первыми (т.е. выше в таблице) распо­лагаются записи, в которых поле начинается с буквы А, затем записи, начинающиеся с буквы Б, и так далее до буквы Я.

o Если столбец содержит числовые данные, сначала располагаются запи­си с меньшими значениями, а в конце — с большими значениями.

o Столбцы других типов сортируются в их естественной последователь­ности значений, например, даты располагаются, начиная с более ран­них и заканчивая более поздними.

· При щелчке на кнопке По убыванию (Descending) записи сортируются начиная с последнего символа, т.е. располагаются в обратной последова­тельности.

 

Сортировка по значениям нескольких полей

В некоторых случаях записи нужно отсортировать по значениям двух или трех полей Например, клиентов можно отсортировать по странам, в пределах каждой страны — по городам, а в пределах города — по фамилиям.

Чтобы отсортировать записи по нескольким полям, выполните следующие действия!

1. Щелкните на заголовке столбца, по значениям которого записи будут сортироваться в первую очередь.

Столбец будет отмечен как выделенный.

2. Нажмите клавишу <Shift> и, удерживая ее, щелкните на заголовке столбца, по значениям которого записи должны быть отсортированы в последнюю очередь.

Все столбцы, расположенные между двумя указанными, будут отмечены как выде­ленные.

Щелкните на кнопке По возрастаниюили По убыванию.

Записи будут отсортированы сначала по значениям самого левого выделенного столбца, затем — следующего столбца и наконец, — по значениям последнего вы­деленного столбца.

Задать сортировку по столбцам в произвольной последовательности невозможно. Например, чтобы сначала отсортировать записи по 4-му столбцу, а затем по 3-нужно перед сортировкой поменять их местами в таблице.

Когда процедура сортировки анализирует цифры в текстовых полях, она интерпретирует их как текст, а не числа. В текстовом поле каждый сим­вол (буква, цифра или специальный символ) представлен набором би­тов. Последовательность битов — это двоичное число, т.е. номер символа. Процедура сортировки использует номера символов для размещения записей Следовательно, если текстовое поле начинается с числа, записи сортируют не по числам, а по номерам символов. Например, какое поле окажется вышепри сортировке по возрастанию: 129 или 1029? Казалось бы, выше в таблице должно располагаться меньшее число. Однако Access думает иначе. Для нее содержимое текстового поля — это не число, а последовательность символов Первый символ (1) ничего не говорит о том, какое поле должно быть выше Процедура сортировки анализирует второй символ: 2 и 0. Поскольку номер символа 0 меньше номера символа 2, процедура располагает слово 1029 выше слова 129.

Задание 15.

Скопируйте бд Борей в отдельную папку. Откройте таблицу Клиенты в режиме таблицы. Отсортируйте таблицу по значениям полей Организация, Должность, Фамилия и Имя в порядке возрастания.

Таблицу Заказы отсортируйте по полям Тип платежа, Клиент Сотрудник и Доставка.

 

Фильтрация

Иногда из нескольких тысяч записей, присутствующих в таблице, пользователь хочетувидеть только записи, удовлетворяющие некоторому условию. Например, нужно уви­деть только записи клиентов, проживающих в Сиэтле, или записи заказов, сделанных в январе текущего года. Как всегда, программа Access готова помочь пользователю испол­нить любое его желание. На этот раз — с помощью команды фильтрации.

Фильтр создает небольшую таблицу, содержащую только те записи исходной табли­цы, которые удовлетворяют заданному условию. То же самое может сделать и запрос, однако фильтр проще создать. Кроме того, запрос, делающий это, сам содержит точно такой же фильтр. Следовательно, фильтр — это компонент запроса, способный работать самостоятельно.

Команды фильтрации расположены в разделе Сортировка и фильтр (Sort & Filter) вкладки Главная (Ноте). С их помощью можно выполнять следующие операции:

· фильтрация по значениям;

· фильтрация по выделению;

· расширенная фильтрация по форме;

· расширенная фильтрация/сортировка;

· переключение фильтров.

Фильтр каждого типа выполняет некоторые базовые операции, немного отличающие­ся от операций фильтров других типов. В следующих разделах рассматриваются фильтры первых трех типов. Инструмент расширенной фильтрации/сортировки можно запустить, кликнув на кнопке Параметры расширенного фильтра (Advanced Filter/Sort). В результатеего запуска активизируется окно, в котором фактически нужно создать запрос (вы­брать таблицы и поля для фильтрации, установить критерий и т.д.).

Фильтры работают в таблицах, формах и запросах. Фильтр можно применить и к отчету.