Распорядительные документы содержат решения, направленные в системе управления сверху вниз, т.е. от вышестоящего к подведомственному, от руководителя организации к его подчиненным.
Основанием для издания распорядительного документа может быть исполнение принятых законодательных, нормативных правовых актов и иных решений вышестоящих органов или реализация собственных решений в управленческой деятельности, вытекающих из функций и задач организации, задач по управлению персоналом.
С точки зрения порядка принятия решений все распорядительные документы делятся на две группы:
• документы, издаваемые в условиях коллегиальности: собранием, советом, правлением;
• документы, издаваемые в условиях единоличного принятия решения, когда право принимать решения по всем вопросам управления и организации принадлежит руководителю.
Можно выделить следующие стадии подготовки и издания распорядительного документа в условиях единоличного принятия решений:
• обоснование необходимости издания документа;
• изучение существа вопроса;
• подготовка проекта документа;
• согласование (визирование) документа;
• внесение проекта документа на рассмотрение руководства;
• подписание (удостоверение) документа;
• доведение распорядительного документа до исполнителя (лей).
Проект документа оформляется на общем или специальном бланке с проставлением на верхнем поле справа слова «Проект».
Текст распорядительного документа, как правило, состоит из констатирующей и распорядительной частей.
Констатирующая часть текста является введением в существо рассматриваемого вопроса. В ней перечисляются факты и события, даются оценки. Нередко в констатирующей части излагается суть акта вышестоящего органа управления, во исполнение которого издается данный распорядительный документ, содержатся ссылки на законы или ранее изданные распорядительные документы или нормативные акты.
Основную нагрузку несет распорядительная часть текста документа, которая излагается в повелительной форме. В зависимости от его вида она начинается соответствующими каждому виду документов зрительно выделяющимися глаголами (с новой строки (абзаца), прописными буквами, в разрядку) для отделения двух частей друг от друга.
Вид распорядительного документа предопределяет и характер изложения его текста. Если распорядительная часть предполагает различные по характеру действия и нескольких исполнителей, она делится на пункты. В каждом пункте указываются исполнитель и срок исполнения. В предпоследнем пункте указывается (при необходимости) документ, утративший силу или подлежащий изменению в связи с изданием данного документа. Последним пунктом в приказах, решениях, распоряжениях указывается лицо, на которое возлагается общий контроль за исполнением документа.
Если нет указания на дату вступления его в силу в тексте самого распорядительного документа, он вступает в силу с момента подписания или доведения до сведения. Постановления Правительства РФ и федеральных органов исполнительной власти вступают в силу после их регистрации и официального опубликования.
Постановление — правовой акт, принимаемый правительством, высшими и некоторыми центральными органами коллегиального управления по организационным и другим вопросам, связанным
с осуществлением высшими органами государственной власти своих полномочий.
Текст постановления может иметь вступительную часть, если требуется дать разъяснения целей и мотивов издания. Она заканчивается ключевым словом — «ПОСТАНОВЛЯЕТ:».
Решение — это также распорядительный документ коллективных руководящих и совещательных органов учреждений, предприятий, фирм, издаваемый в целях разрешения наиболее важных вопросов их деятельности.
Решениями называются также совместные распорядительные документы, принимаемые двумя и более неоднородными органами, действующими на основе коллегиального и единоличного принятия решения.
Оформляются решения аналогично постановлениям, за исключением ключевого слова. В решениях используются слова «РЕШИЛ:», «РЕШИЛА:» или «РЕШИЛИ:». Подписывается решение всеми членами коллегиального органа или только председателем и секретарем.
Приказ — правовой акт, издаваемый единоличными руководителями организаций, личных фирм, министерств, отделов и т.д. Приказ является самым распространенным видом распорядительного документа, применяемого в практике управления, он издается для решения основных и оперативных задач, стоящих перед данным органом. По юридической природе приказ может быть актом управления, содержащим нормы права, регулирующие определенные сферы общественных отношений, и актом применения норм права.
В деятельности организации различают приказы по:
личному составу;
текущим кадровым вопросам;
организационным вопросам;
основной деятельности.
Приказ издается по вопросам: создания, ликвидации, реорганизации учреждений или их структурных частей; утверждения положений, инструкций, правил и других документов, регулирующих финансирование деятельности организации, материально-техническое обеспечение, научно-техническую политику; касающимся специфики основных видов деятельности отдельного предприятия или организации; приема, перемещения, увольнения работников, предоставления им отгулов и отпусков и т.п.
Распоряжение — документ, издаваемый единолично руководителем коллегиального органа управления в целях разрешения оперативных вопросов повседневной производственно-хозяйственной и административной деятельности предприятия.
Распоряжения могут также издаваться ведомствами на основе и во исполнение законов, решений высших органов власти.
Указание — распорядительный документ по вопросам, связанным с исполнением приказов, постановлений и инструкций, издаваемый единолично руководителем организации или его заместителем преимущественно по вопросам информационно-методического характера. Указания, как правило, имеют ограниченный срок действия.
Указания составляются и оформляются аналогично распоряжениям, ключевыми словами в тексте указаний и распоряжений могут быть «ОБЯЗЫВАЮ:», «ПРЕДЛАГАЮ:», «ПОРУЧАЮ:», «ТРЕБУЮ:» и другие более подходящие к содержанию конкретного документа.
