Принципы построения торговой информационной системы

Так как основой для торговой фирмы служит движение товаров и денег, автоматизация торговой деятельности предусматривает многовариантность организации закупок и торговых схем, гибкую прозрачную схему складского учета, многокассовый и многобанковский учет денежных средств. В основу ряда комплексов положены общие схемы документооборота и основные принципы организации информационных потоков при реализации товаров. Условная схема документооборота показана на рис. 4.

При автоматизации управления складской деятельности необходимо учитывать следующие факторы:

· Товар может иметь несколько независимых единиц измерения (количество товара, количество упаковок, вес, стоимость);

· Товар может оцениваться в различных валютах;

· Товар может иметь несколько цен в зависимости от объемов, группы покупателей и поставщиков, состояния товара и др.;

· Товар может иметь различный статус (например, статус резервирования).

Особое значение имеет взаимосвязь с подсистемами торговых секций, бухгалтерией и представлением аналитической и управленческой отчетности. Например, анализ функционирования склада предусматривает получение полной картины о состоянии складов, магазинов и прочих подразделений фирмы, о закупках и продажах с формированием отчетных документов в разрезах:

· поставок с аналитикой по подразделениям, поставщикам, товарам или группам товаров;

· продаж по различным видам торговой деятельности с анализом по поставщикам, подразделениям, покупателям и товарам;

· загрузок складов товаров на любой день в ценах остатков или продаж в различных единицах измерения товара;

· переоценок, возвратов, перемещений по поставщику, покупателю.

В процессе проектирования информационной системы необходимо учитывать необходимость использования новых технологий, например, аппаратов считывающих и печатающих штрих -коды в качестве стандарта деятельности ТФ. Для использования штрих - кодов необходимо специальное оборудование: сканеры и принтеры штрих - кодов, устройства связи с электронными кассовыми аппаратами и сами аппараты. Уже повсеместно используются ИС со встроенным интеллектуальным оборудованием.

 

 

 

 

 

		бухгалтерия
		Финансовое положение

 

 

	центральный склад

 

 

 

Рис. 4. Схема документооборота торговой фирмы.

 

Основными характеристиками такого рода систем являются:

· обслуживание общим центральным компьютером нескольких электронных кассовых аппаратов;

· работа со сканерами и принтерами штрих - кодов и электронными весами;

· специально оборудованные рабочие места для персонала магазина, занимающегося учетом;

· автоматический поиск названия и стоимости товара по его коду, введенному с использованием сканера штрих - кода или кассового аппарата;

· возможность просмотра и обновления ассортимента без остановки работы кассира;

· автоматический учет всех кассовых операций и возможность оперативного просмотра учетной информации без остановки работы кассы;

· автоматическое формирование кассовых отчетов в финансовом, количественном разрезах и по материально ответственным лицам;

· настройка и управление кассовым аппаратом с любого рабочего места (пробивка чека, продажа/возврат товара и т.д.).

Интеллектуальные кассовые аппараты могут быть снабжены внешним устройством, подключаемым к аппарату с использованием последовательного или параллельного порта для обслуживания пластиковых карт.

В рамках единой технологии такая система дает возможность: вести внутрисекционыый расчет, осуществлять обмен данными со складом и бухгалтерией, вести оперативный внутрифирменный менеджмент. При этом автоматически обеспечивается:

· получение товарных отчетов;

· возможность редактирования и ввода дополнительной информации;

· проведение групповой обработки операций, отраженных в товарном отчете, в процессе бухгалтерского учета;

· Представление справок в различных разрезах в пределах внутрисекционного учета.