Так как основой для торговой фирмы служит движение товаров и денег, автоматизация торговой деятельности предусматривает многовариантность организации закупок и торговых схем, гибкую прозрачную схему складского учета, многокассовый и многобанковский учет денежных средств. В основу ряда комплексов положены общие схемы документооборота и основные принципы организации информационных потоков при реализации товаров. Условная схема документооборота показана на рис. 4.
При автоматизации управления складской деятельности необходимо учитывать следующие факторы:
· Товар может иметь несколько независимых единиц измерения (количество товара, количество упаковок, вес, стоимость);
· Товар может оцениваться в различных валютах;
· Товар может иметь несколько цен в зависимости от объемов, группы покупателей и поставщиков, состояния товара и др.;
· Товар может иметь различный статус (например, статус резервирования).
Особое значение имеет взаимосвязь с подсистемами торговых секций, бухгалтерией и представлением аналитической и управленческой отчетности. Например, анализ функционирования склада предусматривает получение полной картины о состоянии складов, магазинов и прочих подразделений фирмы, о закупках и продажах с формированием отчетных документов в разрезах:
· поставок с аналитикой по подразделениям, поставщикам, товарам или группам товаров;
· продаж по различным видам торговой деятельности с анализом по поставщикам, подразделениям, покупателям и товарам;
· загрузок складов товаров на любой день в ценах остатков или продаж в различных единицах измерения товара;
· переоценок, возвратов, перемещений по поставщику, покупателю.
В процессе проектирования информационной системы необходимо учитывать необходимость использования новых технологий, например, аппаратов считывающих и печатающих штрих -коды в качестве стандарта деятельности ТФ. Для использования штрих - кодов необходимо специальное оборудование: сканеры и принтеры штрих - кодов, устройства связи с электронными кассовыми аппаратами и сами аппараты. Уже повсеместно используются ИС со встроенным интеллектуальным оборудованием.
 |
 | |||||||
| |||||||
| |||||||
| |||||||
|
Рис. 4. Схема документооборота торговой фирмы.
Основными характеристиками такого рода систем являются:
· обслуживание общим центральным компьютером нескольких электронных кассовых аппаратов;
· работа со сканерами и принтерами штрих - кодов и электронными весами;
· специально оборудованные рабочие места для персонала магазина, занимающегося учетом;
· автоматический поиск названия и стоимости товара по его коду, введенному с использованием сканера штрих - кода или кассового аппарата;
· возможность просмотра и обновления ассортимента без остановки работы кассира;
· автоматический учет всех кассовых операций и возможность оперативного просмотра учетной информации без остановки работы кассы;
· автоматическое формирование кассовых отчетов в финансовом, количественном разрезах и по материально ответственным лицам;
· настройка и управление кассовым аппаратом с любого рабочего места (пробивка чека, продажа/возврат товара и т.д.).
Интеллектуальные кассовые аппараты могут быть снабжены внешним устройством, подключаемым к аппарату с использованием последовательного или параллельного порта для обслуживания пластиковых карт.
В рамках единой технологии такая система дает возможность: вести внутрисекционыый расчет, осуществлять обмен данными со складом и бухгалтерией, вести оперативный внутрифирменный менеджмент. При этом автоматически обеспечивается:
· получение товарных отчетов;
· возможность редактирования и ввода дополнительной информации;
· проведение групповой обработки операций, отраженных в товарном отчете, в процессе бухгалтерского учета;
· Представление справок в различных разрезах в пределах внутрисекционного учета.
