Деловые бумаги составляются, а не пишутся. Их составляют по определенной форме, стиль исключает сложную конструкцию, каждую новую мысль следует писать с абзаца, все слова пишутся полностью, за исключением общепринятых сокращений.
Особенности деловой речи - это широкое употребление в ней языковых формул (языковые формулы - это устойчивые, шаблонные языковые обороты, используемые в неизменном виде).
Наличие устойчивых языковых моделей деловой речи - это следствие регламентированной службы отношений, повторяемости управленческих ситуаций и тематической ограниченности деловой речи. Языковые формулы не редко выступают как юридически значимые компоненты текста, без которых документ не обладает достаточной юр. силой, т.е. эти языковые формулы являются элементами определяющими видовую принадлежность документа.
Особые условия делового общения, повторяемые управленческой ситуацией определяют общие требования предъявляемые к официально-деловому письму.
Эти требования лежат в основе понятия культура официальной переписи, она определяется тремя принципами: 1. Локализм. 2. Объективность. 3. Ясность (предметная точность, коммуникативная точность).
Основными особенностями языка служебных документов являются следующие:
1. Употребление канцелярских штампов -- воспроизводимых лексико-фразеологических единиц, которые соотносятся с часто повторяющимися ситуациями, распространенными понятиями (за отчетный период, принимая во внимание, выдана для предоставления, прослушав и обсудив..).
2. Использование слов-наименований лиц по действию, состоянию (вкладчик, квартиросъемщик); собирательных существительных (выборы, дети, родители); название лиц по профессии и социальному положению (граждане, служащие).
3. Введение специальной терминологии, не имеющий синонимов в общеупотребительной лексике (приказ, протокол, согласовано, в приказ, сторона, реализация...).
4. Ограничение возможности лексической сочетаемости слов. Например, служебное письмо -- составляется (не пишется, не направляется, не посылается).
5. Преобладание имен существительных.
6. Использование отглагольных существительных (проезд, выполнение).
7. Большинство форм глагола выступают в значении долженствования (считать, обязать).
8. Почти полное отсутствие личных местоимений 1 и 2 лица и соответствующих личных форм глагола.
9. Употребление преимущественно форм настоящего времени глагола в значении предписания или долженствования, а также форм глагола со значением констатации (комиссия осмотрела).
10.Широкое распространение сложных отыменных предлогов (в целях, в силу, по линии, в части).
11. Употребление по преимуществу следующих синтаксических конструкций: простые предложения (как правило, повествовательные, личные, распространенные, полные), с однородными членами, обособленными оборотами, с вводными и вставными конструкциями, преобладание в предложениях союзной связи над бессоюзной; безличные предложения.
12. Использование прямого порядка слов в предложениях.
Современный официально-деловой стиль относится к числу книжных стилей и функционирует в форме письменной речи. Устная форма официально-деловой речи - выступления на торжественных собраниях, заседаниях, приемах, доклады государственных и общественных деятелей и т. д. Официально-деловой стиль обслуживает сугубо официальные и чрезвычайно важные сферы человеческих взаимоотношений: отношения между государственной властью и населением, между странами, между предприятиями, учреждениями и организациями, между личностью и обществом. Фактически от рождения и до смерти человек находится в сфере действия официально-деловой речи.
