Суть, зміст та механізм управління проектом

Управління проектом - це діяльність, спрямована на реалізацію проекту з максимально можливою ефективністю при заданих обмеженнях за часом, ресурсам, а також якості кінцевих результатів проекту (документованих, наприклад, у технічному завданні).

Загальне управління включає планування, організацію, роботу з персоналом, виконання і поточний контроль за виробничими діями, а також допоміжні дисципліни: комп'ютерне програмування, право, статистику і теорію ймовірностей, логістику і роботу з персоналом. РМВОК пересікається зі знаннями із загального управління в багатьох галузях — організаційна поведінка, фінансове прогнозування, і методи планування становлять лише невелику частину суміжних питань.

Прикладні сфери - це категорії проектів, які містять загальні елементи, важливі для одних проектів, але не потрібні чи відсутні в інших проектах. Прикладні сфери, як правило, задаються в термінах:

• технічних елементів, таких як розробка программного забезпечення, ліків у фармацевтичній промисловості або проведення інжинірингу в будівництві;

• елементів управління, таких як державні контракти чи розробка продукту;

• промислових груп, таких як автомобільне будування, хімічна промисловість або фінансові послуги.

За більше ніж тридцять років, протягом яких застосовується технологія управління проектами, був розроблений цілий ряд методик і інструментів, покликаних допомогти менеджерам проектів управляти цими обмеженнями. Для того, щоб ефективно управляти обмеженнями проекту використовуються методи побудови і контролю календарних графіків робіт. Для управління ресурсними обмеженнями використовуються методи формування фінансового плану (бюджету) проекту і, у міру виконання робіт, здійснюється моніторинг, із тим, щоб не дати витратам вийти з під контролю. Для виконання робіт потрібне відповідне ресурсне забезпечення, для цього використовують спеціальні методи управління людськими і матеріальними ресурсами (наприклад, матриця відповідальності, діаграми завантаження ресурсів). З трьох основних обмежень трудніше усього контролювати обмеження по заданих результатах проекту. Проблема полягає в тому, що завдання часто важко і формулювати, і контролювати. Для вирішення даних проблем використовуються, зокрема, методи управління якістю робіт.

Отже, керівники проектів відповідають за три аспекти реалізації проекту: терміни, витрати і якість результату. Відповідно до звичайного принципу управління проектами, вважається, що ефективне управління термінами робіт є ключем до успіху по всіх трьох показниках. Часові обмеження проекту часто є найбільше критичними. Там, де терміни виконання проекту серйозно затягуються, дуже ймовірними наслідками є перевитрата коштів і недостатньо висока якість робіт. Тому, у більшості методів управління проектами, основний акцент робиться на календарному плануванні робіт і контролі за дотриманням календарного графіка.

Управління проектом – це процес управління людськими, фінансовими та матеріальними ресурсами протягом всього циклу здійснення проекту за допомогою сучасних методів управління.

Методи управління проектами дозволяють: визначити:

· цілі проекту та провести його обгрунтування;

· структуру проекту (підпроекти, основні етапи робіт);

· необхідні об’єми та джерела фінансування;

· виконавців –шляхом проведення тендерів та конкурсів;

· строки виконання проекту, скласти графік його реалізації;

· необхідні ресурси;

· рівень ризиків та розробити заходи щодо їх страхування;

підготувати кошторис та бюджет, підготувати та укласти контракти, забезпечити контроль за виконанням проекту, тощо.

В розвинутих країнах іде постійний пошук методів ефективної реалізації проектів, при цьому центральне місце приділяється функціям планування та контролю.

Перші інструменти для вирішення завдань управління проектами з’явились в середині 50-х років та були засновані на використанні методу критичного шляху (СПУ) та методу оцінки та перегляду планів (ПЕРТ). В сучасних умовах використовуються такі методи як календарне планування, логістика, поточне (стандартне) планування, структурне, ресурсне, імітаційне, стратегічне планування та інші.

Функції управління проектами (РМ Functions) полягають в наступному:

- планування;

- контроль;

- прийняття рішень;

- складання та супроводження бюджету проекту;

- організація реалізації;

- моніторинг;

- оцінка;

-звітність;

- експертиза;

- перевірка та приймання;

- бухгалтерський облік;

- адміністрування.