Лекция №20-21. МS Ассеss-деректер қорын басқару жүйесі

Дәрістің мақсаты: Acсess-те деректер қорын өңдеу мүмкіндіктерін үйрету.

Жоспар:

1. Жалпы сипаттама

2. АССЕSS –те деректер қорын өңдеудің негізгі кезеңдері

3. АССЕSS қосымшалары

Кілттік сөздер: ДҚБЖ, объектілер, конструктор, кесте, сұраныс, есеп беру, форма.

Иллюстрациялық материал: слайд.

МS АССЕSS - реляциялық мәліметтер қорын басқару жүйесі (МҚБЖ). МҚБЖ мәліметтер қорын құру, оларды өңдеу, қандай да бір шарт бойынша мәліметтерді таңдау, іздеу, сұрыптау және есеп беруді жүзеге асырады.

МҚБЖ негізгі объектілері: кесте, форма, сұрау, есеп беру.

Кесте - мәліметтерді жазба және өріс түрінде сақтауға арналған объект. Форма - мәліметтерді көрнекті түрде енгізу үшін қолданылатын объект. Сұрау - қажетті мәліметті бір немесе бірнеше кестеден алуға мүмкіндік беретін объект. Есеп беру - мәліметтерді баспаға шығаруға арналған объект.

МS Ассеss-маліметтер қорын басқару жүйесінде мәліметтер қорын кұру.

МҚ құруды мысалмен түсіндірейік. Алдымен белгілі бір атпен бума құрамыз. МS АССЕSS-ті іске қосып, Саймандар тақтасындағы мәліметтер қорың құру батырмасын басып немесе Файл мәзіріндегі Құру командасын таңдаңыз. Мәліметтер қорының аты бос орынсыз сегіз символдан тұруы мүмкін. Нәтижесінде сіз мәліметпттер қоры терезесін кересіз. Терезеден мәліметтер қорының кестелерін, формаларын және де басқа объектілерін құруға болады. Мәліметтер қорының терезесі келесідей элементтерден тұрады: Тақырып жолы - ашылған мәліметтер қорының аты шығады. Объектілер батырмалары - «Кесте», «Форма» және т.б. Шебер көмегімен кесте құру кезінде кестелер үлгісі ұсынылады. Олардың әрқайсысы сәйкесінше өрістер үлгілерінен тұрады. Өрістер үлгісін таңдағаннан кейін, Шебер автоматты түрде кесте құрады. Алгашқы кілт — кестедегі кез-келген жазу мәндерінің сәйкестігін бірмәнді анықтайтын бір немесе бірнеше еріс. Енгізу қалқасы — өріске бірдей форматты мәндерді енгізуге мүмкіндік беретін үлгі. Енгізу қалқасы өрістерде тұрақты символдарды автоматты түрде кескіндейді.

Кез-келген МS АССЕSS кестелері екі түрлі режимде берілуі мүмкін: 1) мәліметтерді енгізуге, керіп шығуға, түзетуге арналған кесте режимінде; 2) кестелерді өзгертуге және құруға арналған құрастырушы (конструктор) режимінде. Кейбір жағдайларда мәліметтерді кестеге емес, әрбір жазбаны жеке терезелерде көрсетілетін формаға енгізген ыңғайлы. Форманы құру үшін Форма белгішесін шертіп Құру батырмасын басу керек.

Іздеуді ұйымдастыруда қажетті жазбаларды кесте режимінде және форма режимінде де іздеуге болады. Оны Правка-Найти командасы арқылы іске асыруға болады. Жалпы іріктеу шартын қанағаттандыратын жазбалар тобын табу үшін Електен өткізу (фильтр) қолданылады. Фильтр - бұл жазбаларды іріктеу және сұрыптау үшін тағайындалған шарттар жиынтығы.

Шарттарды іріктеуді өрнектеуде төмендегідей операторлар үлгісісі пайдаланылады: Жұлдызша (*) – кез келген таңбаларды кез келген топтармен ауыстырады. Сұрақ белгісі (?) – кез келген бір таңбаны ауыстырады. Нөмір белгісі (#) - кез-келген бір цифрды ауыстырады.

МS Ассеss-мәліметтер қорын басқару жүйесінде сұрау құру. Кестелер арасындағы байланыс.

Сұрауды бір немесе бірнеше кестеден құруға болады. Сұраудың нәтижесі таңдау деп аталады. МҚ-да тандау сақталмайды. Ол әрбір сұрауды орындағанда жаңадан құрылады. Ақпараттарды таңдау үшін қандай ақпараттың таңдалатындығын және ол ақпараттың кандай кестеде сақталғандығын білу керек.

Сұраудың мынадай түрлері бар: бір және екі кестеден сұрау, қорытынды сқрау, кесте құруға сұрау, жазбаларды өзгертуге сұрау, жазбалады енгізуге сұрау, жазбаларды өшіруге сұрау, параметрлі сұрау, қиылысатын сұрау.

Бір кесте негізінде Сұраулар-Құру-Конструктор-Кестелерді қосу командаларын таңдау арқылы кандай кестеден алатынымыз анықталады және сол кестелердің керекті өрістерінің аты таңдалады.

Сұрау құрғанда шарт бойынша іріктеуді пайдалануға және сұрауға есептелетін өрісті қосуға болады.

Кестелер арасындағы байланыстарды пайдаланып екі немесе одан да көп кестелердегі мәліметтер алынып сұрау (отчет) күрылады. Кестелер арасындағы байланысты Мәліметтер схемасы терезесінде құруға, көрнекті бейнелеуге және өшіруге болады.

Кестелер арасындағы байланыстарды құру үшін Мәліметтер схемасы тер езесін ашып, Кестені қосу терезесіне өтіп осы терезеден керекті кестеледі таңдап алып, кестелерді қосу терезесін жабу керек. Содан кейін, көрсеткішті кестедегі байланысатын өріске қойып, тышканның көмегімен өрісті екінші кестедегі өріске сүйретіп апарамыз. Соңынан Байланыстар сұхбат терезесінде Құру командасын орындаймыз, нәтижесінде өрістер арасында байланыс сызығы көрінеді. Осылайша кестелер арасындағы байланысты орнатуға болады.

Есеп беру - қағазға басып шығаруға арналған, мәліметтерді көрудің ерекше формасы. МҚ баспаға шығармастан бұрын, қағаз бетінде қандай тұрде бейнелетіндігін және қандай жазбалар мен өрістер енгізілетінін алдын-ала көріп алу қажет. Кез келген кестеден, сұраудан Есеп беруді құруға болады.